1225学校档案管理制度汇编Word格式.docx
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2、教学管理类、教学研究类、学籍类档案应按照常年归档立卷(9月1日至次年8月31日)。
三、归档要求
3、我校档案是由党支部、校长室、教导处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的。
因此,原则上哪个部门产生的文件材料就由其部门相关人员负责收集整理,归档立卷。
4、凡应归档的文件材料要尽量做到文件完整、准备、系统,并具有参考应用价值,能够起历史凭证作用。
5、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰;
不能使用易褪色(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等,字迹必须端正清楚,不得重写)、易变质的材料书写;
不能有金属物装订。
6、特别珍贵的档案,从安全与保管条件等方面考虑,可以随时归档。
7、各部门向综合档案室移交档案,必须填写移交清单一式两份,交接双方签字盖章。
归档单位与综合档案室各一份分别保存。
第四条档案统计制度
做好档案的登记和统计工作,使档案家底清楚,账务相符合,以便改进工作,提高档案管理水平。
一、准确统计我校各类档案的数量,库存档案的构成状况和变换以及提供利用情况,每年统计一次。
财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交综合档案室保管。
二、由专人做好统计工作,实行统一的统计方法。
三、加强对统计数据的综合分析,掌握利用动态、规律,根据利用的信息反馈内容,研究和改进工作,促进档案管理水平的提高。
四、填写档案利用情况统计表,做好档案利用效果的统计。
五、做好查阅登记、借阅登记以及各类归档的总账登记。
第五条档案的保管制度
一、综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放。
排放整齐,并编制必要的检查工具,为翻检利用创造条件,达到调卷迅速、准确。
二、档案库房应单独设置,不得兼办公室或其他用处。
未经档案员允许,任何人不得擅自进入库房。
三、档案室必须保持清洁,必须符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求;
定期检查保管情况,发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。
四、档案室对库存档案定期检查,及时改进工作缺点,补救问题。
对超过保管期限,需销毁的档案材料进行清理造册,经分管领导同意,报主管部门批准方可销毁。
销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。
第六条档案的保密制度
执行〈保密法〉,严格遵守国家工作人员保密守则,非档案室人员,未经许可,不得擅自进入档案室。
第七条档案的开放制度
一、我校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用,但是必须办理查阅手续(外单位人员持单位介绍信),填写查阅档案登记表。
二、档案原则上不外借,特殊情况需经分管领导书面批准,借阅时间一般以三天为期限,并办理借阅登记手续。
三、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料,不准查阅所需范围以外的档案材料;
如需摘录、复印,事先需经档案室人员同意,但只准摘录有关部分,抄写在专门纸上,并妥善保管。
不得将档案私自带出,不得转借他人,不得扩散档案内容。
四、前来查阅者必须遵守保密制度,爱护档案,严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等。
五、归还档案材料时,档案管理人员应对档案作详细检查,发现问题要当面指出,并问明情况及时处理。
六、室藏档案属下列情况之一者不开放:
1、涉及党和国家秘密的;
2、涉及专利或技术秘密的;
3、涉及个人隐私的;
4、档案形成部门规定限制使用的。
学校档案分类编号方案
为了统一本校档案实体分类,以适应档案管理、利用的需要和档案分类整理、排列、检查、编目标准化与规范化要求,根据广东省档案局印发的《广东省机关档案分类方法》和省、市档案局的要求,结合我校档案工作实际情况,制定本方案。
第一条分类原则
一、以本校工作活动形成的全部档案为对象,根据档案内容及其载体形态的特点进行科学分类。
二、本校综合档案室的档案分为七大类,大类采用英文字母为代号,大类以下的属类用阿拉伯数字代号,从左到右依次为一级属类,二级属类等,有类设类,无类空类。
第二条大类设置
一、党政工团档案(简称文书档案,代字:
A)
二、基建档案(代字:
B)
三、设备、仪器档案(代字:
C)
四、会计档案(代字:
D)
五、声像档案(代字:
F)
六、教学档案(代字:
G)
七、实物档案(代字:
H)
第三条分类编号方法
一、文书档案
文书档案采用单件归档的方式归档,一年设三个目录,按永久、长期、短期分类。
例如:
永久0001……n
2008长期0001……n
短期0001……n
每件文件加盖档号章,样式如下:
全宗号
类别号
A
期限
永久
年度
2008
机构
件号
0001
二、基建档案
基建档案按工程项目编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+项目代字+案卷序号。
B001-0001
案卷号
项目代字
大类代字
三、
设备、仪器档案
设备、仪器档案(C),按种类编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+属类代字+设备代号+案卷号。
属类代字分别为:
①、多媒体设备;
②、实验室设备;
③、办公设备。
C1·
01-0001
案卷号
设备代号
属类代字(多媒体设备为1)
大类代字(设备档案)
四、会计档案
会计档案(D),按种类编案卷顺序号,其结构模式为大类代字+属类代字+目录号+案卷号。
属类代字分为:
①、报表;
②、帐簿;
③、凭证;
④、其它。
D3·
1-001
目录号
属类代字(凭证为3)
大类代字(会计档案)
五、声像档案
设二级属类代号:
照片为F1;
底片为F2;
录音带为F3;
录像带为F4;
机读材料(包括计算机磁盘、光盘、幻灯片、缩微胶片等)F5。
按属类、形成时间编流水号。
F1·
1-0001
属类代字(照片为1)
大类代字(声像档案)
六、教学档案
教学档案包括:
教学管理档案为G1;
学籍档案为G2;
教学科研档案为G3。
采用单件归档的方式归档。
按“年度—保管期限”分类,每件文件加盖档号章,样式如下:
G1
七、实物档案
实物档案根据载体形式不同,分类如下:
H1奖牌,H2奖杯,H3奖状,H4荣誉证书,H5奖旗,H6题词书画。
H1-2001-0001
年度
属类代字(1为奖牌)
大类代字(实物档案)
学校文书档案归档制度
为保证本校档案的完整性,加强文书归档工作,特制定本制度。
第一条归档的文件材料必须按年度归档,本校各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别归档。
第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
办完后及时交部门本专(兼)职档案员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第三条文件材料的收集管理
一、坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。
人员变动应及时通知校综合档案室。
二、凡本校缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由本校办公室统一收集管理。
三、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
第四条各部门专(兼)职档案员的职责:
一、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
二、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将上年度归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
三、承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
第五条归档范围
一、党务、组织类材料。
二、宣传教育类材料。
三、工会类材料。
四、团委类材料。
五、行政、综合类材料。
六、德育工作类材料。
第六条归档
为统一归档规范,保证归档质量,归档工作由相关部门兼职档案员配合,综合档案室档案员负责编目。
一、归档要求
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
1、归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、凡是原来文件上有生锈的金属物,归档时都必须去掉,并用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝(粘)合,破损的文件应裱糊,字迹扩散的应复制与原文一并存档。
3、凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4规格进行折叠或或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱。
二、归档方法
1、顺其自然,单件归档。
即顺应文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
2、单份文件,一份文件为一件;
各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;
正本与定稿、正件与附件,两件作为一件;
文件处理单(表)与被处理文本合为一件。
3、归档的文件按年度——保管期限逐级进行分类。
4、在分“年度”时,应遵循以下方法:
一般的文件材料,放在其形成年度归档;
计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对的年度;
长远规划应放在文件内容针对的头一年;
多年的总结、报告,应放在文件针对的最后一年;
跨年度的案件,应放在结案的一年。
不同年度的文件应分开排放。
5、归档的文件先将归档文件材料按三个保管期限分开,并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。
6、同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;
不同文字的文本,原文本在前,译文本在后。
三、档案的编号
1、归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章,并填写有关栏目的内容。
2、档号章的内容包括全宗号、类别号、期限、年度,机构、件号。
其中件号指以年度为界线,一个保管期限编一个大流水号。
3、在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
四、档案装盒
1、档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒,并在盒的背脊上填上相关内容。
2、填写盒内备考表(主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。
)
五、编制档案检索工具
编制《档案目录》,包括“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。
1、“归档说明”的内容包括:
本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及校领导变化情况;
本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。
2、“归档文件目录”应汇编一式二份,其中一份是作为今后进馆的移交目录。
目录包括以下基本项目:
机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注,需要时还可增加其他项目。
学校文书档案归档范围和保管期限表
序号
归档范围
保管期限
一
党务综合
1
上级党组织有关党的建设的文件材料
1.1
针对本校的
1.2
一般的
长期
2
本校党代会文件材料
2.1
党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表、情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复
2.2
提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录
2.3
参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样
短期
3
校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会的会议记录、纪要、决议等文件
4
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结
5
党委发布的决定、指示、批转、通报和通知
6
以党委名义召开的工作会议材料
7
校党委和上级组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
8
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级有关会议的发言稿
9
党委工作简报
10
党委大事记
11
党群系统启用印章的文件和印模
12
党群系统重要统计材料
13
党委与有关部门、协商工作的来往文件
14
党委及上级表彰的优秀党员、先进支部材料
15
党员处分、复查材料
二
组织
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
本校组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知
落实政策的有关材料
干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)
副处级以上干部名单
总支、支部改选报告、审批材料
各总支、支部委员名册
党员名册
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
发展新党员、预备党员转正的名册
三
宣传教育
上级政府、教育机关关于宣传工作的文件
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
教职工政治思想工作动态及调查材料
理论学习的决定、通知、计划、总结
反映本校重大活动的剪报及图表
四
工会
上级有关工会工作的文件
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
教职工代表大会文件材料
会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发害等文件)
表彰工会先进集体个人的材料、名单
处分会员的有关材料
工会委员会议记录、纪要
基层工会干部名单
会员名册
会员会费、福利费管理
工会活动
妇女工作材料
五
团委
上级关于团的工作文件
本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、大会发言及大会通过的文件)
团委工作计划、报告、总结及规章制度
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
处分团员的材料及复查材料
批准入团、离团材料及名单
团干部名单
团员名册
团委会议记录
学生会文件、材料
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
团委牵头进行的重大活动的有关材料
社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料
团内情况统计年报表
六
综合行政
上级政府、教育机关关于学校管理的来文、会议文件
学校管理的各项制度
校歌、校训
学校行政分工、岗位职责
学校年度、学期工作计划、工很安排、报告、总结
学校学期月工作计划、日程安排
学校评估资料、学年报表及统计
学校组织沿革、大事记、情况介绍
学校教育规划、计划及上级批复
学校重大活动文件材料
学校下发的各种通知
11.1
重要的
11.2
学校与国内单位签订的友好协议、合同等材料
12.1
有历史意义和长远利用价值的
12.2
校史、校友工作材料
校庆工作材料
学校承办各种大型会议的文件材料
16
学校编印的报纸、刊物、画册、简报及杂志等
七
办公室工作
办公室及下属各处学期工作计划、工作总结
办公室人员岗位职责
有关招生工作的文件
转学、退学学生统诊
上级有关人事工作的文件
本校人事工作的规章制度
表彰、奖励先进教职员工的文件材料
处分教职员工的材料的复查、撤消处分的决定
人事统计报表
教职员工名册表
教职员工转正定级的文件材料
教职员工的录用、调入的文件材料(包括转移行政、工资关系介绍信)
八
总务工作
总务工作的各类规章制度
总务工作计划、总结、报告等文件材料
设备仪器购置计划、报告及主管领导批复、批示
医务室关于学生健康、视力等统计表
膳食科伙食调查及分析报告
总务部门与外单位签定的合同、协议
学生宿舍管理的规章制度
九
德育工作
学校德育工作领导机构、会计记录
学校、部门德育工作计划、总结、活动情况记录
学校有关德育方面的制度(如职业道德规范等)
学校贯彻《中学生行为规范》、《中学生守则》的措施、制度、检查、评比记录
班会活动情况记录
学生会、班会计划、总结、会议记录、经段等
后进生档案,帮教后进的措施、制度、总结
学生劳动教育和社会实践教育的计划、安排、总结
学校对学生及集体的表彰、奖励、处分材料
学生校外获奖记录,学生作品在校外发表情况记录及复印件
师生为贫困地区或个人捐款名单及金额
学校基建档案立卷归档制度
第一条为了做好本校基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、工程维护和改建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,结合本校实际,制定本制度。
第二条基建档案是指本校基本建设项目从酝酿决策到建成使用的全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料等不同形式的历史记录。
第三条基建档案作为本校档案全宗的组成部分,直接反映本校基本建设工作情况,应集中统一管理,以确保其完整安全和有效利用。
第四条每一项基建工程从研究决定兴建乃至建成过程中形成的具有保存价值的各种文件及材料均须归档。
具体范围:
一、报建文件材料:
依据性文件材料、项目建议书及批复、可行性研究、项目评估等。
二、设计基础文件材料:
设计基础文件材料、选址报告、水文气象、供水供电等。
三、设计文件材料:
设计文件材料、初步设计、技术设计等。
四、工程管理文件材料:
征地文件、红线图、各种合同、协议书。
五、施工文件材料:
施工组织设计、监理、开工招标等。
六、竣工文件材料:
项目竣工验收报告、全套竣工图、声像材料、竣工验收会议文件等。
第五条基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责。
基建档案管理工作,要与基本项目建设进程同步,从项目申请立项起,即应开始进行基建档案材料的积累、整理和审查工作。
项目竣工后,完成基建档案材料的收集工作。
第六条基建档案的归档要求。
一、范围:
是指在一个单位内,哪些科技文件材料应该归档。
二、时间:
基建档案应在项目竣工验收后三个月内,将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求整理好后,向档案部门移交,移交时双方办理交接手续。
三、份数,确定归档份数时应考虑三种情况:
1、满足日常查找利用的需要;
2、保护档案原件的需要;
3、报送专业档案馆的需要。
第七条基建档案材料的归档整理工作。
一、基建档案整理工作的内容
基建档案整理工作的内容包括文件材料形成、积累的指导;
收集;
整理;
保管;
鉴定;
统计;
利用以及归档后档案的修改、补充的监督检查工作。
二、基建档案材料的立卷整理工作由基建档案收集人负责整理。
每个项目可根据档案材料的数量及保存价值、不同的保管期限分别归档。
三、文件材料应按项目建设程序进行排列,图纸要折叠整齐。
图纸折叠一般采用正面折叠法,并把图纸标题栏露在右下角。
四、每个项目内按照先重要后一般的顺序排列归档。
五、基建档案的保管期限分为永久和长期两种。
长期保管的基建档案材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。
六、基建档案的整理步骤
1、分类:
先分项目,后分
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