行政人事部工作流程纲要及标准docWord文档格式.docx
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行政人事部工作流程纲要及标准docWord文档格式.docx
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1.
收集集团及本店的大事记,根据《重大事件管理制
度》,在店内发生重大事件后,事件责任部门负责人
大事记
A
收集
第一时间填写《大事记记录表》及相关资料(文件、
记录表
影音、照片等),人事行政部审核是否真实、完整,
之后上报集团。
将记录的大事记及相关资料以电子版形式存档;
B
整理、存档
2.
每个月对其进行分类整理;
3.
存档后做好目录,并在档案盒外表明,以方便日后查
询。
上报集团文件的流程与标准
工作流程操作及标准相关记录
1.根据集团要求,结合店内实际情况拟定上报文件初
A拟定初稿
稿。
打印初稿上交店领导审核,根据审核意见进行修改;
提交
2.将修改后的文稿提交店领导签字确认,分类保存文
C
上报
将文稿以邮件形式发送给集团相关部门,并确认;
如果上报文件需要加密,加密后上交集团。
A迎接、接待
B参观
C送客
接待重要宾客到店参观的流程与标准
行政人事部文件编号
行政人事文员文件批准人
操作及标准相关记录
1.得知重要宾客到店信息时,及时通知相关人员或店领导到正门口迎接,并简要介绍宾客情况;
2.需要时,引领宾客至包房或办公室稍事休息,并奉茶。
1.引领宾客按照计划路线参观;
2.为宾客介绍酒店相关信息和服务项目;
3.如需要店领导陪同参观,需提前通知。
1.参观完毕后,可根据需要引领宾客到包房或办公室稍事休息;
2.送客时,如遇有台阶需主动提醒宾客,“您好,小心台阶”;
3.如果宾客走侧门时,要迅速上前为其推开门;
4.目送宾客离开,并告别,“您路上开车慢点,欢迎下次光临”;
5.主动为宾客打开车门,挥手送客,直至看不见宾客时,方可归位。
文件接收及管理的流程与标准
文件接收渠道:
店内文件、集团及相关门店文件;
集团或相关门店文件接收:
我店人员到集团领取文件
A接收文件
或集团人员下店将文件带到本店,
签收责任人:
行
政人事部、店总。
收到集团下发的文件后,填写收文记录;
1.根据签收文件上的抄送部门确定复印、打印份数;
2.各类文件接收后两小时之内,通知各部门领取文件并文件
B下发文件
签字确认;
签收单
将文件签收单存档。
将文件原件进行归类、存档;
在接收文件目录上标明文件名、编号、页数、份数及
存档
行政文
抄送部门;
件目录
电子版类相关文件下发到个部门负责人后,原件进行
归类存档。
如需借阅各种文件,原件不得携带外出;
D
查阅文件
文件借
2.如需复印时,说明原因经店总同意后,由行政人事部
阅管理表
文员复印,并签收。
会议组织的流程与标准
行政人事文员、行政人事
主任
确定会议时间、地点、参加人员;
会议提前2天、临时会议提前4小时通知各部门负责
记录本
会议通知
人,包括会议主题、时间、地点及参加人员,由各部
门负责人传达;
重要会议提前2天通知集团办公室。
根据会议内容及会议形式,准备所需物品及资料;
提前1天完成物品准备工作,并由行政人事办公室逐
会前准备
一检查。
会议
根据会议形式及参会人数等提前半天布置会场;
流程
4.
提前半小时检查会场,查看各项准备工作是否到位,
重点检查电源、音响、话筒等设施设备。
引领参加人员按次序进场;
会中
2.会议开始时,安排专人维持会场纪律;
会议纪要
会议中,做好会议纪要。
会议完毕后,引导参加人员按次序退场;
会后
2.撤场,检查设备,并把物品放回原位或及时归还;
整理会议纪要,在4小时之内下发并存档。
A公章的使用
B用章
C借用公章
公章管理的流程与标准
行政人事主任文件批准人
1.公章使用分为用章和借用公章。
1.由使用者填写公章申请表,详细注明部门、用印原因及其他有关事项;
2.常规的银行汇总、结账、财务报表、行政人事相关业
公章
务报表等,由部门负责人签字后到行政人事部加盖公
申请表
章;
3.凡需加盖公章的文件、资料等,需店总签字后,行政人事部方可盖章。
1.集团或各部门需借用本店公章时,须事先填写公章申请表,使用部门经理签字-店总签字或授权人签字,提交行政人事部审核,并记录;
2.公章归还后借章人和领章人分别填写实际归还时间并
3.如在规定时间内未归还,跟催并确认归还时间,直至公章归还。
员工意见箱收集整理的流程与标准
行政人事主任
1.对新入职员工或对意见箱没有更好认知的员工进行
告知员工意
告知,以便更好的收集员工意见,力争使意见箱中意
见箱的作用
见可用率达85%。
1.每周一上午10点由行政人事主任开启意见箱,收集、
员工意
收集意见箱中
整理意见并填写《员工意见反馈表》;
见反馈表
将《员工意见反馈表》上交店总审核,并签署整改意
意见、整理2.
见,及时下发给相关部门负责人进行整改。
1.相关部门负责人,必须在规定时间内进行整改,如遇
特殊情况需及时告知员工,并将原因及具体整改时间
节点张贴在员工天地。
C落实、整改
见整改
对于多次反映的问题,在经理层例会上强调,提高重
告知书
视程度,确保不断提升员工满意度;
3.由行政人事部进行跟踪,重大问题需店总进行协调。
配合集团质检的流程与标准
了解本次
1.检查前,先同集团质检部人员了解本次质检重点。
质检重点
配合检查
同集团质检部一起进行店内检查,配合集团质检员记
并记录
录质检时发现的问题,由各部门负责人签字确认。
集团质检员将检查后的记录进行汇总,
下发给店质检
员;
次日上午9点将集团下发的质检汇总表打印,交给各
部门负责人和店总;
收到汇总表当天上午12点前,部门负责人根据质检存
在问题的轻重对责任人进行奖罚,同时在质检表中写
明整改措施及奖罚情况并签字,对一般问题当日查出
汇总并下发
当日整改;
质检整
改汇总表
当天下午5点前部门负责人落实整改措施,并将整改
措施填写在质检汇总表内且签字确认,
由店总审核后
签字,签字后原稿存档,复印件上报集团质检部;
5.
根据集团下发的质检汇总表,对各部门所辖区域进行
星级评比,根据星级评比结果作为部分绩效考核依据
并存档。
备注:
5星级不扣分,4星级扣二分,3星级
扣4份,2星级扣6分,2星级扣8分,未评星级扣10分。
责任人对质检检查存在的问题进行整改;
整改、复查
2.整改后由部门负责人或店质检员进行复查,如不合格
需继续整改,直至合格。
借用集团物品的流程与标准
事先询问集团办公室,是否可以借用所需物品;
派人到集团取回借用物品,并在集团《借还物品表》
借用
上签字,写明借用物品名称、数量、借用原因及归还
借还
时间;
物品表
如超时借用,需电话咨询集团办公室
,商量续借事
宜。
1.用完后在4小时内将借用物品归还,并在集团借还表
归还
上签字写明归还时间。
签订劳动合同的流程与标准
1.见习主管试用三个月后,由店内提出转正申请,上报
2.由集团宣布并下发任命通知。
1.行政人事部根据集团任命通知,同其签订劳动合同;
2.填写劳动合同书时,须由本人及店总签字、盖章后方
B签订合同可生效,合同书双方各执一份;
合同书
3.每月将劳动合同书的复印件上报集团人力资源部备案。
人事档案管理的流程与标准
部门名称行政人事部文件编号
执行人行政人事文员文件批准人
每周日上午10点前根据已入职、未入职、被淘汰和
正常离职的,分类整理人事档案;
分类
把已入职的人事档案根据部门进行分类整理;
把未入职人员的应聘登记表,根据面试结果进行分类
整理;
每月根据入职时间整理在职员工档案。
每周根据以上分类情况,将信息录入电脑(即入离职
档案表),确保人事档案表准确、无误;
2.电子版存档后,把在职员工的档案分部门放入档案
盒,并在档案盒外标明存放信息;
3.把初试中印象较好的未入职员工档案根据填表时间
存入档案盒并在档案盒外标明时间(例如:
2012年3
月—5月),作为储备人员;
离职员工的档案按离职日期排列放入档案盒,并在档
案盒外标明存放信息。
各部门查阅档案时,须经部门经理签字,行政人事部
管理
主任同意后方可查阅,员工无权查看自己的档案,档
案中的资料,不得擅自更改。
1.接收员工档案时,查看封条是否打开,审核档案内容,有无短缺资料,审核合格后,按部门分类存入相应档案盒;
2.员工离职时,必须把档案转出,转出人员必须持有转
D接收、转出档案
入企业的商调函,方可提取档案,提取档案时须认真核查保险是否结清,结清后行政人事部封存个人档案并加盖公章,由本人签字确认后方可转出,如无转入企业的商调函,需持有劳动局开具的商调函。
入职
登记表、
应聘
登记表
人事
档案表
档案
转出表
员工休假管理的流程与标准
工作流程操作及标准
1.休假包括婚假、探亲假、产假、丧假、计划生育假、
A休假类型
公休假、工伤假、病假、事假等。
请假1—3天者,提前1天向直接上级递交请假申请;
请假3—7天者,提前3天向部门经理递交请假申请;
需请长假者,提前1周向部门经理递交请假申请(根
据请假类型提供相关证明),部门经理批准后由其上
提交请假申请
报店总,由店总进行签批;
4小时
请假期间,未按时返回需临时续假的,需提前
上报负责人,负责人同意后方可续假,续假
1天以内
的上报区域主管,2天以上的上报部门经理和店总同
意后,方可续假,未经同意私自续假的,一律按旷工
处理。
到行政人事部领取请假条,请假条上需写清请假人姓
名、部门、职位、请假事由、请假天数,由直接上级、
请假流程
部门经理、店总逐级签字后,方可休假,并将请假条
上交行政人事部存档。
因急事请假未填写请假条者,返店后需及时补填。
婚假、探亲假、产假、工伤假、调休等需报行政人事
其他休假
部审核,员工所在部门经理同意、店总签批后上交行
政人事部存档,方可休假。
不得代请、电话请假(特殊情况除外)、短信请假视为无效。
请假
请假条
员工调动的流程与标准
因工作需要调整员工工作岗位时,所在部门经理提出
调动申请,上报店总审批;
内部调动
提交及审批
2.店总批准后交行政人事部;
申请单
行政人事部按照集团规定及时调整人员,并上报集团
人力资源部。
行政人事部根据调动申请调整人员档案,更换工服时
需填写工服发放表,并安排调动者去布草房办理相关
手续;
工衣
办理
2.调动者到调出部门办理工作移交手续,办理移交手续
发放表
时,按照员工离职交接手续流程与标准执行;
因岗位变动,需要调整工资的,按照湖滨壹号有关规
定执行。
员工应聘的流程与标准
A接待应聘员工
填写应
聘登记表
面试应聘员工
告知应聘员
工入职时所
携带物品及
注意事项
E应聘登记存档
1.如有人员来店应聘,由店内迎宾或行政人事人员把应聘人员引领到行政人事部,安排入座后填写应聘登记表。
1.向应聘人员问好;
2.将准备好的应聘登记表和笔交给应聘人员,并用礼貌语告知应聘人员进行填写(例如:
您好!
先填写一下您的个人简历);
3.浏览应聘人员填好的简历,如有重要项目漏填,提示应聘者及时填入相关信息。
1.根据人事标准编制表,确定此岗位是否缺编;
2.如果应聘人员所应聘的岗位已满,询问其是否考虑其他岗位;
3.行政人事部进行面试,各方面条件合格后,推荐到用人部门,由部门经理进行面试,初试合格后,安排店总进行复试;
(员工由部门经理面试合格后即可上岗,主管级以上需报店总复试签批后,方可上岗)
4.如果不符合岗位聘用标准,婉转告知应聘者,并推荐其到集团进行面试。
1.告知应聘员工入职所需准备的物品(工作所需鞋袜、头饰,住宿所需被子及个人洗漱用品);
2.告知新员工入职时须携带的证件(身份证复印件3张、一寸彩色照片8张、技能培训费按相关规定执行);
3.告知应聘员工入职时间、地点及到店后提供支持的负责人及联系方式;
4.让新员工详细了解员工告知书;
5.介绍集团企业文化及福利待遇。
1.将应聘登记表分类存档,存档方式参照《人事档案管理的流程与标准》。
员工
员工入职的流程与标准
1.到行政人事部报到并填写《入职登记表》(特别注意
填写入职表、检查员工的联系电话是否准确填写,尽量留下员工家
庭联系电话),并按要求贴1寸彩色照片;
交证件
2.将个人身份证复印件交到行政人事部登记存档。
1.引领新员工到财务部交技能培训费;
2.由财务部负责人在入职表上填写新员工所交金额并
B交技能培训费
签字;
3.将技能培训费的收据交给新员工保存。
1.通知新员工所在部门负责人安排迎领新员工领取工
领取工衣、工号衣,由本人签字确认;
牌、更衣柜2.行政人事部为新员工发放工号牌、更衣柜及钥匙,并记录存档。
1.如新员工需住宿,行政人事部填写《住宿通知
单》,由新员工所在部门负责引领新员工办理住宿手
安排住宿
续;
到宿舍管理员室领取褥子、枕头、床单、枕巾、脸盆
等物品,并由宿舍管理员登记;
由宿舍管理员为新员工安排床位并登记。
E
行政人事部分配至用人部门,并通知用人部门负责
安排上岗
人。
财务
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