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对于企业职员来说,在他人需要时,快速、言简意赅的提供所需要的信息,不仅能提高自己的办事效率,还能与他人相互促进,在不断的沟通协调中,互相影响,思路一致,把工作更高效、更高质量地完成。
对管理者:
迅速了解员工的优势和劣势,利用每个人的优势,可以准确明了的将工作分解、并且安排到每个人当中。
分工合作固然重要,但如果没有良好的沟通,只会事倍功半,只有和他人进行良好的合作,才能将成果最优化,大家齐心、其利断金。
通用电气CEO杰克·
韦尔奇认为管理就是沟通、沟通、再沟[1]。
因此,在人力资源组织管理中的每一个阶段,都不能忽视沟通的重要性,为了企业设定的目标,巧妙的把想要表达的信息、思想和情感在组织以及个人之间进行传递,并且达成共识。
二、沟通在人力资源管理中的目的
美国著名学者奈斯比特说过:
“未来的竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效共同上[2]。
”沟通是企业人力资源管理的重要组成部分与手段,是企业中管理艺术的精髓,是信息的交流与传递,在企业生产经营管理中,有效的沟通可以提高企业的综合竞争力,并且使企业更加稳固的发展[3]。
企业组织不是普通员工的简单集合,企业是有许多不同的成员组成的整体,在这个组织中,每个员工都会有不同的期望、目标、能力、人生观和价值观等。
因此在企业组织管理中,不同的员工会有不同的工作目标、个人利益要求,例如有人想实现自身的价值,有人就是单纯的工作、挣钱,继而对公司也会产生差异化的要求,如果企业人力管理人员不能及时了解每个员工的需求,并进行积极的沟通,就会容易导致员工之间、员工与企业之间产生形式各样的的矛盾,最终并激化矛盾,导致公司管理组织崩溃。
为了能顺利达到企业的最终目标,就需要管理人员积极主动与员工进行沟通,了解每位员工的实际需求,提前将人与人、人与企业之间的矛盾进行化解,使团队更容易形成一致的价值观,并形成超强的企业向心力,以及企业目标导向性的增强,必须保证所有员工之间,包含企业管理者,能够建立良好的沟通意识和行为。
所以,从人力资源管理研究的角度来讲,沟通能使企业行为得到统一协调,并达到高效率管理的目的,通过企业内部之间的信息流转互换,助力企业形成积极良好的人力资源管理状态。
三、沟通在人力资源管理中的重要作用
企业人力资源管理中的沟通,就是企业的成功目标与员工之间做好的桥梁,做好他们之间的沟通工作,也就离目标近了一半的距离,更是实现管理的真正意义。
员工的沟通,直接影响人力资源管理水平,也影响到公司的经营管理[4]。
企业中在整个生产经营过程中,管理层主要负责高级管理方面的问题指导及决策,而普通员工则负责具体的详细工作,并根据其自身不同的优势,组成各个团队,各尽其责。
在这一过程中,沟通就作为了管理层和普通员工之间的桥梁。
在各个任务进行的过程中,良好、有效的沟通,保证工作信息有效的上传下达。
为了激发员工的创新意识和协作理念,可以积极鼓励员工主动沟通,不同部门之间多交流、善于讨论并解决问题,这样,也有利于公司高层听取更多好的意见和建议,同时减小了人力资源管理的压力,真正意义上实现管理体系的畅通,而作为人力资源的管理者,良好、高效的沟通,另一方面的意义也体现在自身能力的有效提升。
四、企业人力资源管理的沟通现状与分析
【案例一】
某企业的零件加工生产部共分为五个部门。
根据销售部反馈的销售数据,企业将一个自然年度作为一个经营周期。
企业管理层给零件加工生产部制定了年度绩效目标与指标,并且根据下一年度的发展规划,和零件加工生产部的生产力、人员配备、资金流转等情况,对此做出适当的调整,特别是对主要的利润和销售收入制定了一个最低值。
企业负责绩效管理的领导就企业的意图和战略思考,代表公司与零件加工生产部总经理多次沟通,同时也将零件加工生产部在实际生产中存在的问题,以及需要公司给予支持的资源条件向企业高层充分反映,做到了上传下达的精神。
最后,企业高层与零件加工生产部达成了共识,形成了最终决议,确定了销售收入考核指标值、利润以及其他KPI指标值和考核办法。
在公司将制定的各项考核指标下发至零件加工生产部之后,后者需要将考核指标具体细化到各个部门。
而其中的两个部门,并没有按照公司下发的指标执行,而是双方根据部门实际情况商议后确定下来的一个折中数。
分析:
企业绩效管理工作的第一步是制定绩效目标计划。
在这一步骤中,企业高层领导、各部室负责人和人力资源管理者一同制定绩效目标计划,并得到员工们的肯定。
参与考核的各方人员需要就考核内容及考核等级达成统一意见,其中绩效目标计划制定中涉及多方的利益,实施的过程也比较复杂。
从计划开始到计划的落地,沟通在其中发挥的作用至关重要。
具体表现在以下几个方面:
第一:
在宏观与细部之间发现问题,纠正偏差。
一般来说,企业高层领导掌握的信息更多地偏向于内部的宏观管理以及外部的大环境,在企业战略层面、公司财务层面和市场层面考虑的事项会更多一些,各部室负责人更多地关注自身内部的管理和实际工作中切实存在的困难和问题,人力资源管着则更倾向于自身工作范围内的考虑,会更加的抽象与片面。
如果各方都只从自己的角度看问题,绩效目标计划的编制会产生很大的偏差;
如果只由高层领导制定绩效目标,会容易忽略在现场实际发生的事件,并会由事件引发出现实际的偏差;
但目标计划仅仅通过各个部门来制定,可能会存在看不到与外部环境存在的差距。
因此,有效的沟通能够起到良好的纠偏作用。
第二:
明确各方底线。
在企业管理中,并不是所有的决策都存在判断上的偏差,但每个人心中都存在自己能承受心理目标底线。
充分积极的沟通可能会导致员工的暂时性妥协,但人内心终归是有心里承受极限的,一旦突破极限,就会造成企业与员工之间不可逆反的伤害,而通过积极有效的沟通可以让企业准确的获知员工的心理极限,并最终在全部人员可以接受的可行性数值上制定合适的目标计划。
第三:
各方形成共识。
通过沟通,形成一个让各方都可以接受的结果,即各方消除了分歧,达成共识。
某些可以确定的值比较容易制定准确的指标,而有些任务,很难进行量化,则需要通过有效的沟通,来制定各方都能共同接受的标准,有利于公司高层的实际管理,更能达到预期的目标,避免各方面出现的理解误差,导致绩效考核失败。
结论:
在企业人力资源管理中,沟通起着举足轻重的作用,沟通是企业保证信息上传下达,增强企业凝聚力的重要手段之一[5]。
系统理论在企业的实际管理中要求每个成员都积极配合,这是因为现代企业分工日益精细,每个员工的工作都只是整个企业运行体系中的一小部分而已,工作中领导与员工之间、员工与员工之间的工作紧密链接,密不可分。
所以,在整个企业运行体系中应该建立并保持一套高效的信息沟通网,来保证各级、各部之间的信息的通畅。
良好的沟通,对于冲突事件的管理和解决,是最积极有效的手段。
为了使企业内部之间的同事有更深入的了解,就要保证一个良好、积极的沟通氛围,坦诚相待,消除隔阂,避免不满情绪,有效的解决问题,并增强员工对企业的认同感。
【案例二】
王刚是公司的项目经理,有着非常严厉的管理。
他要求团队的成员必须严格遵循他的指示,强调必须使用他制定的工作方法,在他带领的项目中,总会产生很多矛盾,很多项目成员感到很不愉快,甚至有项目组领队成员向公司提出调岗甚至辞职,经过多方协调,组员纷纷调到别的项目任职。
另一方面,王刚带领的几个项目完成得都超预期,不仅成本控制在预算范围内,客户对他所负责的项目成果的评价也很高,项目进度更是超前完成,项目回款也比较及时。
然而让部门经理非常苦恼的是,虽然当前项目完成状况很好,但是王刚做过的项目,很难找到接手的人选。
在对王刚的案例进行分析评价之前,首先我们来思考一个问题:
作为一个项目负责人,怎样算是做到项目的成功?
如果仅仅从以上单个项目的角度来看,进度超前、成本控制的合理合规、完成状况也很优异,那毋庸置疑这个项目已经很成功了。
但是作为公司运营的基本保障,每个项目都至关重要,如果以公司持续、长远的发展角度去分析,那么定义项目的成功还应该满足一些其他的条件,所以,从这种深层意义上来讲,我们认为,上述案例中,王刚的项目是存在管理问题的,因为项目人员没有得到成长、项目后期没有接班人。
简要分析,王刚的问题在于以下几点:
1、他的管理方式过于单一,对所有项目成员都采用一种强硬的管理方式,管理者过于强势,而没有考虑各个项目成员的特点和优势,采用更为合适的管理方法来处理项目中的人员关系。
2、他做事方法过于独断,即使方案可行,但是不善于听取和采纳其项目成员的意见,过于自负,导致其他人无法深入参与项目讨论、决策方案、解决问题。
3、团队内部缺乏必要的沟通,负责人和项目成员没有良好的沟通环境,只有负责人独自决策。
日常人力资源管理过程中,要想实现员工的需求满足,就要与其进行充分沟通[6]。
当领导者过分的“强势”,会使团队成员失去话语权,自身创造性受到了局限,不能拥有很好的发展空间,必然会造成人才的流失,导致没有合适的人才替代空缺的岗位,严重时导致团队的核心竞争力降低。
4、在工作中缺乏必要的交流和沟通,容易导致企业员工之间人际关系冷淡、部门之间缺乏合作精神,严重时会引发企业内部的矛盾。
另外,不积极沟通容易让员工对自己的团队和企业失去信任感,企业管理人员不了解员工的想法、员工也不能准确领会领导的真实意图,严重时会阻碍了企业的进步,制约公司的发展。
“聚是一团火,散是满天星”,只有团队之间团结合作,才能高效的发挥集体的作用和整体的力量。
人力资源管理水平是否提高与组织中人们的信息沟通程度是密切相关的[7]。
人力资源管理中的有效沟通,对于企业营造和谐气氛,吸引人才、留住人才、激励人才发挥了重要的积极作用[8]。
企业人力资源管理者要善于换位思考,推己及人,能尽可能多的站在员工的角度看问题再做分析,并通过多角度多方位全方面的了解员工的真实想法和实际诉求,从而更好的解决问题。
因为我们不光是企业的管理者,还是企业普通的员工,是被管理者,只有做到换位思考,更深度的了解员工本身的诉求,才能拉近企业管理者与普通员工之间的距离,使我们的管理工作更加得心应手。
员工通过意见箱、投诉箱、职工代表会等各种沟通渠道,既能发表有利于企业发展的意见和建议,也能得到企业对意见和建议的反馈,从而让员工感到自己被尊重,被重视,有发自内心的归属感,从而激发他们企业责任感。
这符合亚伯拉罕·
马斯洛需要层次理论中的尊重需要。
亚伯拉罕·
马斯洛认为内部尊重是指一个人希望在各种不同情境中有实力、能胜任、充满信心、能独立自主[9]。
五、解决策略
(一)设计沟通规划,建立通畅的沟通渠道
在众多因素之中,沟通作为员工与员工、员工与企业之间联系的“酶”,显得尤为重要[10]。
企业高层领导要重视目的性沟通,层次明确,逐级往下,大力培养员工的沟通意识,才能保证企业每个成员对管理沟通的重视。
另外,建立一套自上而下的切实完善、符合公司实际情况的沟通机制,其中最为代表性的就是,“意见反馈机制”和“沟通交流机制”。
通过制定的这套完整的沟通机制,让员工在工作中敢于大胆的提出自己的想法和意见,提高团队的凝聚力。
即使是不同部门,也可以根据所涉及的职能领域,参与管理意见,完成更优质的工作成果。
对于任务指令,公司高层应保证信息能自上而下、准确无误的传递给每位员工,当员工获得的信息与实际情况出现偏差时,各级管理者应当引起足够的重视,积极调查原因,并采取调控措施,及时纠正偏差。
(二)规范沟通的方法
管理的成效直接关系着企业的生存和发展质量,沟通作为人力资源管理中最为基础和核心的环节,实现有效沟通可使其发挥最大的潜能[11]。
在沟通的过程中,养成良好的沟通习惯,以最合适的语气和神态来完成一项表达,避免出现理解的偏差,最有效的方式,就是规范沟通的方法,作为信息的发布方,在沟通之前,要先明确自己的意愿,保证信息的准确性,更要善于巧妙的表达。
而作为接收信息的一方,在接收信息的过程中,要懂得倾听,并善于捕捉非语言信号,准确理解对方的直观想法,避免对信息产生误解。
(三)制定员工激励制度
激励是企业管理中的一种艺术体现,更是实现良好管理的重要手段。
各企业应当“对症下药”,对不同的人、事,使用不同的激励方法,并结合企业的实际情况,建立一套完善的奖罚、激励制度体系,重视并加强各部门与部门、以及不同员工之间的沟通管理,让企业的沟通、协调机制更加完善、灵活,在公司内部的沟通和决策中,不仅是管理者的决定,更有普通员工的意见和建议,这样,使得企业管理层的管理水平有明显的提升,又大大提高了员工对企业的归属感和向心力。
(四)善于协调人际关系冲突
企业内部各员工之间存在特长、爱好、期望、目标、人生观和价值观的差异,不可避免的存在着各种各样的人际冲突。
因此,管理者必须了解每个员工的意图,注重制定、组织以及完善相关制度、程序,管理才能一针见血,达到对症下药的效果。
预防和解决冲突的有效途径就是制定一套健全的组织章程,这项内容在企业管理中必不可少,不仅能有效地激励和约束员工,严肃处理违反规定者,同时还能以更加人性化的方式解决问题,让员工切实感受到企业从工作到生活中的关怀与支持,提高他们对自己工作的积极性,可以让他们把精力更多的放在工作上,多传递正能量,消除内心的负能量,避免企业各员工之间冷漠的工作关系。
(五)进行多样式沟通
平时应注重多样式的沟通方式,不应该拘泥于单一的沟通样式,并且要时掌握员工的思想动态和相关诉求,并针对不同员工、不同情况、不同问题采取差异化的沟通方式,让员工更易于接受,与非正式组织中关键人员进行有效的沟通,可以解决涉及多数员工关心的问题,甚至起到很好的作用。
很多有效的沟通方式,例如最为直接有效的沟通方式,就是进行面对面的沟通,这是领导者与被领导者之间最为常用的沟通方式,再此过程中,领导必须要给予被领导者一定沟通空间,才能够保证这项沟通工作的有效性。
另外,还可以选择进行生活性的沟通,例如工作聚餐、业外娱乐等,领导者与员工以这种方式进行沟通和交流,能够在轻松、愉快的氛围下表达更多的真实想法,更好达到沟通的目的,第三,还可以采取隐形的沟通行为,例如以匿名的方式,可以让员工将自己真实的内心想法表达出来给领导。
(六)定期开展专业的沟通技能培训
公司可以定期邀请专家进行一些专业性的沟通技能培训,通过这种形式,切实提高整体组织的沟通水平。
首先,无论哪一方,都要积极进行换位思考,企业管理层与普通员工,可以加深对彼此之间的理解;
其次,必须要注重非语言的沟通行为,例如,日常工作中,注重观察细节,通过员工的微表情等细微的情绪变化,来判断沟通的效果,此外,还可以以文字的形式,向员工表达一些重要信息,例如,在公司内部张贴表彰信,对优秀员工进行公开表扬,可以产生对员工激励的效果。
总之,沟通作为人力资源的工作基础,保证管理工作的顺利进行,更是成为了管理者职责的重点内容。
因此,沟通在管理中的作用非常重大,企业管理者必须清晰的认识到这一点,在实际工作中选择更为恰当的方式去进行,从而提高管理质量,实现企业利益的良好持续发展。
综上所述,沟通在企业人力资源管理中有着尤为重要的作用,不容忽视,沟通与管理两者之间相辅相成、密不可分,我们要有清晰的思路,可以理性的分析企业人力资源管理中存在的沟通问题,对于随时都可能出现的问题,及时采取有效的解决办法,制定并完善沟通机制,加强企业团队以及个人之间的沟通管理,根据企业发展形势,合理协调企业人力资源的关系,最终实现企业与个人的共赢。
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韦尔奇,通用电气CEO,管理沟通论;
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[11]王小存.如何在人力资源管理中做到有效沟通[J].经营管理者,2016(12):
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