采购管理手册资料Word文档格式.docx
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(5)主要产品及材料。
(6)主要客户。
(7)其他必要事项。
供应商问卷调查表,一般包括下列内容:
(1)材料零件确认。
(2)品质验收与管制。
(3)采购合同。
(4)请款流程。
(5)售后服务。
(6)建议事项。
2.4供应商开发流程
(1)寻找供应商。
(2)填写供应商基本资料表。
(3)与供应商洽谈。
(4)必要时作样品鉴定。
(5)供应商问卷调查。
(6)提出供应商调查评核之申请。
2.5后续工作
依《供应商调查》规定,由调查小组对供应商作实际调查评核,以确定其可否列入合格供应商之列。
3.附件
[附件]GA01-1《供应商基本资料表》
[附件]GA01-2《供应商问卷调查表(范例)》
GA02.供应商调查
1.总则
为了解供应商的制程能力、品管功能,确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力,特制定本规章。
1.2使用范围
对拟开发供应商之调查,及本公司合格供应商之年度复查,除另有规定外,悉以本规章办理。
2.供应商调查作业规定
2.1供应商调查程序
(1)采购部实施采购前,应对拟开发之厂商组织供应商调查工作,目的是了解供应商之各项管理能力,以确定其可否列为合格供应商名列。
(2)由采购、生技、品管、生管人员组成供应商调查小组,对供应商实施调查评核,并填写《供应商调查》。
(3)评核之结果由各单位作出建议,供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
(4)未经供应商调查认可之厂商,除总经理特准外,不可成为本公司之供应商。
2.2供应商调查评核
对供应商所提供之物料价格,由采购部依下列因素作评核:
(1)原料价格。
(2)加工费用。
(3)评估方法。
(4)付款方式。
对供应商之生产技术,由生技部依下列因素作评核:
(1)技术水准。
(2)技术资料管理。
(4)工艺流程与作业标准。
对供应商之品质,由品管部依下列因素作评核:
(1)品管组织与体系。
(2)品质规范与标准。
(3)检验之方法与记录。
(4)纠正与预防措施。
对供应商之生产管理,有生管部依下列因素作评核:
(1)生产计划体系。
(2)最短及最长之交货期限。
(3)进度控制方法。
(4)异常排除能力。
2.3供应商复查规定
(1)经调查认可之合格供应商,原则上每年复查一次。
(2)复查流程类同首次调查评核。
(3)复查不合格之供应商,除经本公司总经理特准外,不可列入次年合格供应商之列。
(4)若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时,可于一年中,随时对供应商作必要检查。
[附件]GA02-1《供应商调查表(范例)》
GA03.供应商评鉴
1.1制定目的
为规范对合格供应商之日常评鉴,使供应商管理更合理公正,特制定本规章。
1.2适用范围
仍在采购之合格供应商的评鉴,除另有规定外,悉依本规章执行。
1.3权责单位
2.供应商评鉴程序
2.1评鉴项目
供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下(100分):
(1)品质评鉴:
40分
(2)交期评鉴:
25分
(3)价格评鉴:
15分
(4)服务评鉴:
(5)其他评鉴:
5分
2.2评分办法
由品管部依进料验收的批次合格率评分,每个月进行一次。
(1)计算:
进料批次合格率=检验合格批数/总交验批数*100%
(2)评分:
得分=40*进料批次合格率率
由采购部依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:
(1)如期交货得分25分
(2)延迟1-2日每批次扣2分
(3)延迟3-4日每批次扣5分
(4)延迟5-6日每批次扣10分
(5)延迟7日以上不得分
本项得分以0分为最低分。
采购部每月将同一供应商当月各批次订单交货评分进行平均,得出该月的交期评鉴得分。
由采购部依供应商之价格水准评分,方式如下:
(1)价格公平合理,报价迅速10分
(2)价格尚属公平,报价缓慢8分
(3)价格稍微偏高,报价迅速6分
(4)价格稍微偏高,报价缓慢3分
(5)价格甚不合理或报价十分低效0分
由品管部对供应商之抱怨处理予以评分,评分如下:
(1)诚意改善8分
(2)尚能诚意改善5分
(3)改善诚意不足2分
(4)置之不理0分
由采购部对不良退货交换行动评分:
(1)按期更换7分
(2)偶尔拖延5分
(3)经常拖延2分
由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨,予以评分,满分5分。
2.3评鉴办法
(1)供应商之评鉴每月进行一次。
(2)将各项得分汇入《供应商评鉴表》,并合计总得分。
(3)每半年平均一次厂商得分,计算方式为:
半年平均得分=每月得分总和/评鉴月数
2.4评鉴分等
供应商评鉴等级划分如下:
(1)平均得分90.1~100分者为A等。
(2)平均得分80.1~90分者为B等。
(3)平均得分70.1~80分者为C等。
(4)平均得分60.1~70分者为D等。
(5)平均得分60分以下者为E等。
2.5评鉴处理
(1)A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单、检验之优惠奖励。
(2)B等厂商为良好厂商,由采购部提请厂商改善不足。
(3)C等厂商为合格厂商,由品管、采购等部门予以必要之辅导。
(4)D等厂商为辅导厂商,由品管、采购等部门予以辅导,三个月未能达到C等以上予以淘汰。
(5)E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。
(6)被淘汰厂商如欲再向本公司供货,需再经过供应商调查评估。
3.附件
[附件]GA03-1《供应商评鉴表》
GA04.供应商管理
为规范供应商管理,提高经营合理化水准,特制定本规章。
凡本公司之供应商管理,除另有规定外,悉依本规章办理。
2.供应商管理规定
2.1供应商开发
供应商开发程序如下:
(1)供应商资讯收集。
(2)供应商基本资料表填写。
(3)供应商接洽。
(4)供应商调查问卷。
(5)样品鉴定。
(6)提出供应商调查申请。
2.2供应商调查
供应商调查程序如下:
(1)组成供应商调查小组。
(2)分别对供应商之价格、技术、技术、生产管理作评核。
(3)列入合格供应商名列。
2.3订购、采购
订购、采购程序如下:
(1)请购。
(2)询价。
(3)比价。
(4)议价。
(5)定价。
(6)订购。
(7)交货。
(8)验收。
2.4供应商评鉴
供应商评鉴程序如下:
(1)每月对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。
(2)每半年进行一次总评。
(3)列出各供应商之评鉴等级。
(4)依规定奖惩。
2.5供应商复查
(1)每年对合格供应商进行一次复查。
(2)复查流程同供应商调查。
(3)有重大品质、交期、价格、服务等问题时。
随时可作供应商复查。
2.6供应商辅导
(1)对C等以下之供应商采取必要的辅导。
(2)不合格供应商应予除名。
(3)不合格供应商欲重新向本公司供货,应予辅导及重新作调查评核。
2.7供应商奖惩
对优秀之供应商有下列奖励方式:
(1)A等供应商,可优先取得交易机会。
(2)A等供应商,可优先支付货款或缩短票期。
(3)A等供应商,可获得品质免检或放宽检验。
(4)对价格合理化及提案改善、品质管理、生技改善推行成果显著者,另行奖励。
(5)A、B、C等供应商,可参加本公司举办之各项训练与研习活动。
(6)A等供应商,年终可获公司“优秀供应商”奖励。
(1)凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失,由供应商负责赔偿。
(2)C等、D等之供应商,应接受订单减量、各项稽查及改善辅助措施。
(3)E等供应商即予停止交易。
(4)D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商标准,视同E等供应商,予以停止交易。
(5)因上述原因停止交易之供应商,如欲恢复交易,需接受重新调查评核,并采用逐步加量之方式交易。
(6)信誉不佳之供应商酌情作延期付款之惩处。
[附件]GA04-1《合格供应商名录》
B采购管理制度
采购管理流程图
GB01.采购计划与预算
为制定采购计划与预算编制流程,配合公司预算制度的推行,特制定本规章。
本公司每年度之采购数量计划与资金预算,除另有规定外,悉依本规章处理。
(1)总经理负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
2.采购计划编制之规定
2.1采购计划的作用
编制采购计划有下列作用:
(1)预估用料数量、交期,防止断料。
(2)避免库存过多、资金积压、空间浪费。
(3)配合生产、销售计划之达成。
(4)配合公司资金运作、周转。
(5)指导采购工作。
2.2采购计划之编制
(1)公司于每年底制订次年度之营业目标。
(2)业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制订次年度销售计划。
(1)生管部根据销售预测计划、本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测生产计划。
(2)物控人员根据生产计划预测计划、BOM、库存状况,制订次年度之物料需求计划。
(3)各单位根据年度目标、生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量,作成预估计划。
(1)采购部汇总各种物料、物品之需求计划。
(2)采购部编制次年度采购计划。
采购计划要避免过于乐观或保守,应注意的事项:
(1)公司年度目标达成之可能性。
(2)销售计划、生产计划之可行性和预见问题。
(3)物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。
(4)物料标准成本之影响。
(5)保障生产与降低库存之平衡。
(6)物料采购价格和市场供需之可能变化。
3.采购预算编制规定
3.1一般原则
(1)采购预算分为用料预算与购料预算。
(2)财务部负责提供上年度材料价格、次年度汇率、利率等各项预算基准。
(3)本年底预计库存中之可用材料应计入次年度之用料预算,但不列入购料预算;
次年度预计库存不列入用料预算,但应列入购料预算。
(4)购料单价除特殊物料外,应以年度成本降低目标预估(如以上年度平均采购单价之95%计算)。
3.2用料预算
(1)物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。
(2)用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。
(3)同类物料不必细分(如不同颜色之塑料米)而以总用量预算。
(4)物料之损耗率应计入用料预算,但应以年度损耗率为目标制订,一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率,低于或等于年度损耗率目标。
(5)财务部负责汇总工作。
3.3购料预算
(1)采购部负责次年度各购料预算明细致编列。
(2)采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。
(3)购料预算应以付款月份为编列依据。
(4)购料预算应考虑安全库存与最大量库存,符合年度库存周转率之目标。
(5)购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。
4.附件
[附件]GB01-1《材料采购计划》
[附件]GB01-2《采购现金预算表》
GB02.采购方式
规范采购方式,制定询价、议价流程,使之有章可循。
凡本公司之物料采购方式,除另有规定外,悉依本规章办理。
2.采购方式规定
2.1采购方式确定依据
采购部根据下列因素确定最有利之采购方式:
(1)物料使用状况。
(2)物料需求数量。
(3)物料需求频率。
(4)市场供需状况。
(5)经验。
(6)价格。
2.2采购方式
本公司物料采购方式一般有下列几种:
(1)集中计划采购
本公司通用性物料,以集中采购较为有利,依定时或定量之计划进行采购。
(2)合约采购
经常使用之物料,采购部应事先选定供应商,议定供应价格及交易条件,办理合约采购,也确保物料供应来源,简化采购作业。
采购方法同上,依定时或定量之方式进行采购。
(3)一般采购
除
(1)
(2)之外的物料,采购部依《请购单》逐单办理询价,议价之作业。
3.询价、议价
3.1询价
(1)凡属一般采购,采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
(2)确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受
(1)条限制。
(3)凡属合约采购项目,采购部依合约之价格核价,不需另询价。
合约条件发生重大变化除外。
(4)如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表。
(5)凡属可作成本分析之采购项目,采购部应要求供应商作成本分析,以作议价之参考。
(6)选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。
(7)询价后,应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。
3.2议价
(1)议价后,选择两家以上供应商进行交互议价。
(2)议价时应注意品质、交期、服务兼顾。
3.3询价、议价注意事项
以下状况,采购部应加强与供应商议价:
(1)市场价格下跌或有下跌趋势时。
(2)采购频率明显增加时。
(3)本次采购数量大于前次时。
(4)本次报价偏高时。
(5)有同样品质、服务之供应商提供耕地价格时。
(6)公司策略需要降低采购成本时。
(7)其他有利条件时。
(1)专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购部应送请购部门确认后方可议价。
(3)询价之供应商应属合格供应商或总经理特准之供应商。
[附件]GB02-1《采购询价单》
GB03.订购采购流程
为落实物料、零件订购作业管理,确保采购工作顺畅,特制定本规章。
本公司物料、零件之订购、采购管理业务。
2.请购规定
2.1请购的提出
(1)生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立请购单。
(2)请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准。
(3)请购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。
(4)交期相同且同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份请购单内。
(5)紧急请购时,请购部门应于备注栏注明,并加盖“紧急”章。
2.2请购核准权限
(1)请购金额预估在人民币1万元以下者,由经理核准。
(2)请购金额预估在人民币1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。
(3)请购金额预估在人民币5万元以上者,由总经理核准。
(1)请购金额预估在美元1万元以下者,由经理核准。
(2)请购金额预估在美元1万元以上,5万元以下者,由副总经理核准。
(3)请购金额预估在美元5万元以上者,由总经理核准。
2.3请购的撤销
(1)已开具请购单,并经核准后因各种原因需撤销请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转采购部了解,必要时应先口头知会采购部。
(2)请购部门回收各联请购单,并加盖“撤销”单。
(3)采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。
(4)未能及时停止采购时,采购部门应通知原请购部门并协商善后工作。
3.采购规定
3.1采购方式
本公司采购方式一般有下列几种:
(1)集中采购
通用性物料,尽量采用集中采购方式。
经常性物料,尽量采用合约采购方式,以确保货源与价格之稳定。
除
(1)
(2)以外之物料,采用随需求而采购之方式。
3.2国内采购作业规定
(1)采购人员接获核准后之《请购单》,应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。
(2)供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送请购部门确认。
(3)专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价。
(4)采购议价应采用交互议价之方式。
(5)议价应注意品质、交期、服务兼顾。
(1)采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。
(2)标注拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。
(3)采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购经理审核,再呈总经理核准。
(1)采购人员接获经核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。
(2)若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。
(3)采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。
(1)依相关检验与入库规定进行验收工作。
(2)依财务管理规定,办理供应商付款工作。
3.3国外采购作业规定
参照国内采购作业方式进行。
(1)采购部接获核准之《请购单》后,应以《订购单》形式向供应商订购物料,并以传真或E-mail形式确认交期。
(2)需与供应商签订长期合同者,应事先办妥相关事项,并呈核示。
(1)依国家法规办理进口签证。
(2)办理进口保险与公证。
(3)进口船务安排。
(4)进口结汇。
(5)依国家法令申办进口税。
(6)提供提货文件。
(7)办理进口报关手续。
(8)报关。
(9)公证。
(10)退汇。
[附件]GB03-1《订购单》
GB04.采购价格管理
为确保材料高品质低价格,从而达成降低成本之宗旨,规范采购价格审核管理,特制定本规章。
各项原物料采购时,价格之审核、确认,除另有规定外,悉依本规章处理。
2.价格审核规定
2.1报价依据
(1)开发部提供新材料之规格书,作为采购部成本分析之基础,也作为供应商报价之依据。
(2)非通用物料之规格书,一般由供应商先提供样品,供开发部确认可用后,方予报价。
2.2价格审核
(1)供应商接到规格书后,与规定期限内提出报价单。
(2)采购部一般应挑选三家以上供应商询价,以作比价、议价依据。
(3)采购人员以《单价审核单》一式三份呈部门主管(经理)审核。
(4)采购部主管审核,认为需再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由主管亲自与供应商议价。
(5)采购部主管审核之价格,呈分管副总审核,并呈总经理确认批准。
(6)副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。
(7)《单价审核单》经核准后,一联转财务,一联由采购部存档,一联转供应商。
2.3价格调整
(1)已核定之材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据。
(2)本公司各有关单位,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参考。
(3)已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应以《单价审核单》形式重新报批,且附上书面之原因说明。
(4)单价涨跌之审核流程,应同新价格审核流程。
(5)在同等价格、品质条件下,涨跌后采购部应优先考虑与原供应商合作。
(6)为配合公司成本降低策略,原则上每年就采购之单价要求供应商作降价之配合。
(7)采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价。
3.采购成本分析
3.1成本分析项目
成本分析是就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。
一般包括以下项目:
(1)直接及间接材料成本。
(2)工艺方法。
(3)所需设备、工具。
(4)直接及间接人工成本。
(5)制造费用或外包费用。
(6)营销费用。
(7)税金。
(8)供应商行业利润。
3.2成本分析之运用
以下情形时,应进行成本分析:
(1)新材料无采购经验时。
(2)底价难以确认时。
(3)无法确认供应商报价之合理性时。
(4)供应商单一时。
(5)采购金额巨大时。
(6)为提高议价效率时。
3.3成本分析表的提供方式
成本分析表提供方式一般有两种:
(1)由供应商提供。
(2)由采购部编制标准报价单或成本分析表,交供应商填妥。
3.4成本分析步骤
成本分析意在降低成本、价格,其步骤一般如下:
(1)确认设计是否超过规格要求。
(2)检讨适用材料之特性与必要性。
(3)计算各方案之使用材料成本。
(4)提出改善建议并检讨。
(5)检讨加工方法、加工工程。
(6)选定最合适之设备、工具。
(7)作业条件的检讨。
(8)加工工时的评估。
(9)就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。
3.5成
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