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在有了这些先进的示例以后,虚拟团队自然就会模仿起这种时代产物。
可能你还对虚拟团队有些陌生,日常生活中虚拟团队已经暗暗广布扎根。
学习上,你可能已经参加了一个由虚拟团队推广小组宣传的网上英语教学;
生活中,你可能已经开了网店,在淘宝上有一个自己的网店,还组建了一支销售小组——有人专门通过网络寻找供货商,有人负责广告宣传,有人负责售后服务……休闲时,你可能酷爱打游戏,正组建了一只电子竞技小组,在网络上厮杀。
工作时,可能你已不在办公室朝九晚五,而是一条网线知天下……形形色色的虚拟团队遍布我们的生活,虚拟团队悄然兴起。
定义“虚拟团队”
根据美国学者杰西卡•利普耐克和杰弗里•斯坦普斯在《虚拟团队理论和案例》一书中,虚拟团队(VirtualTeams)的定义是“一群人为了实现共同的目标而跨越时间、空间和组织的边界通过技术进行的互动。
”
(1)现实社会中比较常见的就是淘宝网的网上销售体系或者雅芳的直销模式。
将对“虚拟”的解释调整到这里。
我们由此可以推断?
(学术论文不要使用不确定性的语言。
)出虚拟团队区别于其他网上组织的一些特点。
1人群相对固定。
虚拟团队中的人群是为完成特定目标而集合到一起的,人员相对固定,不同于网上团购人员。
团购人员虽然是为了集体购买降低成本,但其人员流动性大。
2为了完成特定的目的。
网上论坛成员并没有为了完成共同的目标,只是就某一话题发表言论,这就使之区别于虚拟团队。
3运用现代技术不等同于现代办公。
企业内部可能运用网络等技术传送资料等,甚至实现无纸化办公,但这不同于虚拟团队。
虚拟团队虽以现代技术作为传递信息的媒介,但是这种传递基于人员的分散,不等同于现代技术办公。
4人员地理上的相对分散。
这意味着人员之间面对面的人际交往很少,地理上的心理上的分散为我们管理带来新的挑战。
定义企业虚拟团队中的“虚拟”批注:
对虚拟内涵的分析调整到前面。
什么是“虚拟”?
在新华字典中,虚拟本意是指“设想,虚构”,是不真实的,虚幻的意思。
但从经济的角度来说,虚拟可以是指没有实体形式的,比如Q币或者点卡就是虚拟商品或者指经营销售方式上没有实体店铺,主要通过网络为平台的方式。
最典型的例子就是网店销售。
而在我们的课题中,关于虚拟的定义主要有以下几个方面:
1没有实体形式的。
这就意味着这个公司不需要有一个固定存在的实际工作场所,主要通过网络等技术传递信息。
2人员之间的交流比较少。
相对于传统的商业形式,人员面对面的交流来说,虚拟团队中的人员之间交流较少,倾向于点对点的联系,不似传统商业中点对面的联系。
这就给交流,信任建立,绩效考核带来了相应的分散管理盲点。
在接下来的篇章我们将具体分析问题。
个
人
个人
部门
3虚拟团队存在于“数字现实”当中。
数字现实是指信息技术的实现。
虚拟团队根本是扎根于现代技术的发展,企业可以通过网络,电话,传真,无线电等方式实现运作。
所以本次我们课题主要研究的就是企业中下层虚拟团队中的分散管理,由于人员之间的分散,可能带来管理上的盲点,比如员工如何保持工作效率,员工之间的离散感是否降低了企业的向心力,在这种分散的过程中我们如何评定一个员工的绩效等问题。
这里还要明确提出企业中下层虚拟团队的内涵。
企业虚拟团队的结构分析
三层模式结构图及说明
第一层:
这层主要是信息决策层,属于企业核心,人员交流密切。
发展任务,对某项工作(任务)仔细拆分以确保拆分后的每一项工作都清晰准确。
、各项工作之间具有一定的独立性,然后把拆分后的工作传达给第二层。
第二层:
主要是中层管理层,人员交流一般。
把工作分散分配到第三层,其功能类似信息中转站的功能,并负责对上层汇报情况,对下层进行监督管理。
第三层:
主要是实践层,人员交流较少。
个人进行每项工作,相互之间联系较少,但与上层(第二层)保持联系。
一般情况下我们认为企业虚拟团队基本适应“三层级模式”。
可能有些虚拟团队具有这三层,并且实现了完全的虚拟。
但这种情况在中国还是很少见的。
企业的发展情况不同,在信息决策层是一个企业的核心,主要是传统型团队,为了防止信息外泄,以面对面的交流为主。
而在第三层具体实践时,以虚拟团队为主,分工合作。
第二层可能是一个半现实半虚拟的状态。
而我们本次课题由于资料采集状况,主要是研究第二层与第三层的状态,既企业中下层虚拟团队管理。
下面我们将具体说明三层模式结构。
案例导入虚拟团队优势分析
浙江公司成立了14支信息技术“虚拟团队”
(2)发布时间:
2010-06-07
6月4日,来自浙江公司系统所属20家单位的104名信息技术人员,在培训中心ERP升级项目基地进行系统测试,为实施省市县一体化ERP系统全覆盖项目提供技术保障。
这批信息技术人员是公司跨地域、跨组织组建的第14支信息技术虚拟团队。
浙江公司高度重视信息人才工作,积极做好人才引进、培养、使用工作,初步形成了具有一定规模、专业较齐全、整体实力不断增强的IT人才队伍。
但随着国家电网公司信息系统集中建设、集中运维模式的推广,很多信息系统的建设和运维由地区向全省集中转变,带来了省、地、县三级供电企业IT人员数量比例失衡的问题。
IT人员分散在地市及以下的基层单位,难以调配投入到项目建设中,造成短期内系统上线压力增大。
为确保信息化项目的顺利实施,去年,浙江公司开展了《信息化电网企业IT人才队伍建设的研究》课题调研,通过在全省信息技术人员中开展问卷调查、基层走访等形式,从省、地、县三级信息技术人员的数量、学历层次、专业特长等方面进行调查摸底,借鉴国内外大型企业IT人才培养和使用机制,提出了根据信息技术专业及信息系统的分类,成立跨地域、跨组织虚拟团队的工作方案。
根据工作方案,信息技术虚拟团队受浙江公司信息化领导小组统一领导,由信息技术中心负责具体的团队建设与管理,根据信息系统的分类成立不同专业的虚拟团队,人员由公司本部、各地区相关业务部门和信息部门人员共同组成。
虚拟团队内部设立领导机构,负责制定团队目标、重大决策部署、资源调配与协调。
在需要集中工作的情况下,设立专门的后勤保障工作小组,负责异地虚拟团队成员的衣、食、住、行等生活保障服务。
浙江公司通过组建虚拟团队对分散在地市及以下基层单位内部的人力资源进行充分利用。
虚拟团队可根据实际需求临时组建,并能针对具体问题或者项目的需求而动态变化,当项目任务结束时,虚拟团队即可解散。
虚拟团队成员可以通过网络、邮件、移动电话、可视电话会议等技术及时地进行信息交流,“一呼天下应”可以防止信息滞留,从而缩短了信息沟通和交流所用的时间。
目前,由浙江公司信息技术中心组建成立的虚拟团队共有14支,其中业务类虚拟团队10支,平台类虚拟团队4支。
由于公司虚拟团队的建立,在人员合理利用方面取得了良好的成果,以地市级为单位的区域性虚拟团队也相继建立起来。
嘉兴电力局成立了信息网络平台、信息安全、应用系统关键用户三个虚拟团队。
(赵军宝吴惠芬)
信息来源:
浙江省电力公司
浙江电力公司组建虚拟团队的案例中我们可以看到虚拟团队发展的巨大空间,随着浙江省电力系统的升级带来人才需求的不足,浙江公司很好地组建虚拟团队来应对。
虚拟团队的发展相对于传统团队来讲,对企业来说有着他独特的优势。
1信息传递加快,企业高效率运作。
“虚拟团队成员可以通过网络、邮件、移动电话、可视电话会议等技术及时地进行信息交流,“一呼天下应”可以防止信息滞留,从而缩短了信息沟通和交流所用的时间。
”
传统团队的管理方式需要层层上报,信息在此过程中难免会出现失真和停滞,无疑为企业的高效运作拖了后腿。
虚拟团队实现了扁平化的组织结构,整个团队在运作管理上与传统的大不相同,可以最大限度的实现信息的自由交互。
2降低成本,提高利润。
传统团队运营成本高,写字楼,办公室,办公耗材…这些都是企业得力的助手,但是他们又是成本里不可忽视的一大部分;
没有固定的办公场所,没有敞亮的写字楼,大家只有一台电脑,和一些无线电传输系统,这与传统的办公室相比的确是一笔大的开支。
对于企业,降低了营业成本。
还有员工,降低了往来上班路上所花费的时间,精力与金钱。
当然企业时间成本也要归于其中,扁平化的组织形式实现了信息的自由流通,加快了决策的效率和质量,同时也使得广大员工的意见和建议得以顺利采纳,问题的执行就更加顺利和流畅,成员成为了企业的主人。
3资源优势更加得到发挥,提高企业的效率,增加企业的竞争力。
“浙江公司通过组建虚拟团队对分散在地市及以下基层单位内部的人力资源进行充分利用。
优秀的人才不必局限于狭小的空间,在虚拟团队中,不局限于人员在同一地点同一时间工作,而是需要在整个虚拟团队中充分发挥个人的优势。
此外,虚拟团队还有许多优势,例如人性化的考虑,这个特别适用于带有婴幼儿的女性员工。
一方面她们身兼工作的责任,另一方面她们承担家庭的责任。
在两者难以平衡之时,虚拟团队的组织形式成为很好的缓冲方式。
再如,虚拟团队可以很好集合不同地区的“社会资本”优势。
所为社会资本既是“指个体或团体之间的关联”。
我们的人际关系不仅局限在一个地区,更因技术跨越飞翔。
商业虚拟团队的分类(3)批注:
虚拟团队的分类应该归纳到定义分析之后,分类属于基础理论部分。
分类
定义
结构描述
特点
举例说明
自
组
织
团
队
自组织团队是指一个公司为了完成一个研发项目,联系所有与该项目有关的人员组成的团队。
团队的上层可能有设立指导委员会协调分歧。
项目负责团队,具体执行操作。
无项目经理。
项目执行团队人员之间地位平等
淘宝网店销售
雅芳的直销体系
集
成
协
调
比自组织团队多了一个中介团队,各地区的项目成员通过中介团队来交换信息
中介团队相当于一个知识转换器,可以通过与各地的交流,获得各地区的显性和隐性知识
集成协调团队的分散程度较小,成员之间的合作程度也较强
总公司制定目标,分公司接受目标下达给不同部门。
核
心
设立一个中央团队,由各地区研发项目经理(即各地区研发项目负责人和主要商业客户)组成
项目经理负责带一个虚拟团队,底下有自己的小组。
经理权力较大。
核心团队中成员相对比较集中,成员间的合作程度也较强,面对面交流的机会较多,时间上的安排也要严格精细些。
如本论文中青岛海信公司中关于手机促销中,区域经理负责整个地区销售
风
险
由各地区负责人成立的一个集中团队,它握有决策、控制、执行和监督等权力
风险团队制定新目标与具体措施,修改计划,评估防范风险
该团队成员之间的合作程度很高,他们对研发项目的目标都有明确的认识
相当于企业高层的高度虚拟化团队制定企业核心政策
当然企业的虚拟团队分类标准远不如此。
既可以按照企业部门分成营销,研究,生产等不同职能部门的虚拟团队;
也可以按照区域划分为本土虚拟团队,区域虚拟团队,一个国家内的虚拟团队与跨国虚拟团队。
而以上我们是根据“《研究与发展管理》杨乃定2007年11月”一文整理出了表格,举例部分是我们自己添加的。
由上可知,风险团队是属于虚拟团队第一层高度虚拟化的结果。
考虑到实际采访,我们本次课题主要研究的是第二三层虚拟团队的运作,既以前三种形式为主。
分析方法是案例分析,以实际采访为主,集合网上书上的资料,分析虚拟团队建设所出现的普遍典型的问题。
福建地区企业虚拟团队发展情况简介
福建地区企业发展虚拟团队的情况还是比较少的,更倾向的是运用现代技术办公。
而企在业中发展虚拟团队的主要集中在销售,网络这两大块部门。
福建地区企业虚拟团队发展主要有两种模式,一是自我组建虚拟团队,而是企业分公司的设立。
它们主要是以目标管理为主,人员之间的联系建立在个人认识与项目联系上,绩效考核以业绩为主。
我们相信虚拟团队的发展会成为一种趋势,现在它在福建的发展还属于新兴事物。
但随着经济的不断前进,远观欧美国家发展历程,以及虚拟团队本身降低成本,提高效率的优势,虚拟团队会茁壮成长!
而我们本次课题就是研究这一新兴事物可能或者已经产生的问题,我们不仅仅是提出问题,更是结合所学与生活经验,通过案例分析提出解决方法和我们的意见建议。
论文中采用了一些案例进行分析,这样做很好,但要注意方法。
在论文中案例主要是为主题分析服务的,所以主要介绍案例的主要内容,不应该将你们进行案例采访的全部内容不加选择的全部放在论文中。
这样处理:
这里要将案例的主要内容提炼出来,你们采访的报告以附件形式附在论文后面。
虚拟团队实例分析----信任建立
案例一淘宝分散网络销售体系
采访者:
欧阳亚兰以下简称(欧)
被采访者:
沈丽娟以下简称(沈)
南安流星站化妆品店长
淘宝网店经营者
采访时间:
2010年11月3日
视频:
摄像0004.3gp(电子资料中)
采访主要内容:
欧:
能先简单的介绍一下你自己么?
介绍一下你们店铺的情况,主要的经营情况。
沈:
我主要经营国货化妆品,像什么千纤草,百雀羚的我都有卖。
主要国货化妆品质量好,价钱还便宜比较有市场。
但是拿货不是很容易,特别像有的产品泉州拿不到货的,得去厦门才有。
比如那个宫灯的杏仁护肤的就得去厦门拿货。
所以,一般人想在实体店买到国货的化妆品是非常少的。
你去超市看看,除了货架上的百雀羚,大宝,其他的产品几乎很难买到。
大部分是欧美日韩品牌,什么资生堂啊,玉兰油之类的,我觉得这个东西有市场,所以一年前在淘宝开了家网店,主要经营国货化妆品。
现在实体店和网店都销售。
也就是说你实体店和网店同步销售国货化妆品的?
那么您当初是怎么接触到这个市场的?
特别是怎样拿货的?
您说过,有些货品很不好拿。
那你是怎么发现这个批发商的?
当初我这个店主要是经营精品店的,后来生意不是很好。
有次上网看到论坛上很推崇国货品牌但是很难买,我就萌发了那个念头。
(经营国货化妆品)一般论坛上有人推崇什么东西底下都会有些广告啊,代理啊之类的。
我那时主要通过这个联系上的。
也就是说您主要通过网络上的广告看见的,那您是怎么确认您要的产品是有质量保证的?
每次从南安跑去厦门进货光车费就要50(元)了,还不连运费,国货品牌价格都比较低廉,这样子成本会不会很高?
一般产品都有防伪标志,可以查询的。
记得当时第一次进货是先小批量试探性的进货。
后来查了一下东西没错,价格还行。
就直接让他从总部把货发过来。
你一开始就很信任他么?
直接就把钱交给他?
这样安全么?
当然不是,我第一次是把钱打到他的支付宝账号上。
他当时是千纤草的厦门总代理。
这样子如果有问题我也比较有保护。
第一次进货比较少,比较试探性的。
只是进了一种,就那个黄瓜水。
后来销售还不错,想多进一点同系列的产品。
当时也想开网店了,所以接下来的进货就比较大。
又一次大概是4000块左右的货吧,觉得比较不安全。
就去总部看了一下,签了合同。
不过之后有了前几次的合作,觉得他值得信任。
以后进货一般通过支付宝付账了。
那之后你的淘宝网店销售怎么样?
还不错,刚开始起步比较慢。
新店铺没什么人知道,后来自己亲戚朋友的过来都让他们通过网店买,攒了一些人气。
店铺销售比较好的时候就雇了几人帮忙。
那你们网店销售好还是实体店销售好?
南安市场还是比较小,网店后期销售比较好。
那么你们怎么销售?
难道从厦门拿货从你这里运出去?
这样快递费都不少啊。
后来就是和在厦门有个朋友,他也加入我们的网店。
一般,我们从网上得到订单,在厦门那边配送,如果有什么问题,比如人家询问化妆品的问题,这个我比较了解,我做销售服务和售后服务。
厦门的亲戚是个男的,对这方面比较不在行,主要负责物流。
也就是说你们分工,你管接订单,他负责配送?
差不多是这个意思吧。
你们有校园代理么?
有,有师范(泉州师范)的一个女生,用了我们的产品觉得不错,就想推广。
一般他有订单我们直接从我这里发货给他。
看来你们的团队人员之间的信任还是主要建立在个人认识上?
你总不能平白无故相信一个人。
自己人工作也比较上心。
以上我们采访的是一个典型的淘宝网络销售体系的例子。
这个团队主要是一种自我组建的,具有浓厚家庭色彩的半虚拟半现实的团队。
这个虚拟团队主要目标是增加网店销量,分工合作。
日常通信联系的主要方法是网络和电话。
人群相对固定,主要有厦门化妆品代理总部作为货源,南安流星站作为分销实体店,肩负销售服务。
厦门地区的朋友主要做物流。
人员之间的信任是建立在双方互守承诺,有一定认识的基础上。
在采访中,能深刻感受到网络给我们带来的无线商机。
同时也体会到网络产生的不信任感。
他们这个半虚拟团队主要的信任是建立在个人认识的基础上,这也充分反映了自我建立的虚拟团队上信任的建立是多么不易。
信任的建立一方面需要制度的保障,如案例中两人的交货主要通过支付宝,产品的质量可以通过网上查询。
另一方面,信任也需要认识,时间的沉淀。
针对虚拟团队层次的不同,关于虚拟团队信任问题,我们主要研究如下。
关于信任的建立
从广义来看,信任是对一个人、团队或组织正直、公平和可靠的信仰或信心。
这种感觉来自过去的实践经验,不论这种经验是多么短暂或长久。
信任感的重要性呈现在团队的整个生命周期过程中,但虚拟团队的成员缺少每天进行面对面互动的时间且通过网络来传送信息缺乏一定得可靠性,所以人们对其还持一定的怀疑态度,认为一个人仅通过屏幕可能不能完全表达自己的思想,同样,相隔一定的距离又很难对能力进行验证。
所以如何在成员间建立高效、真切的信任感是虚拟团队面临的首要问题。
关于信任的建立,我们从淘宝销售案例中可以看到,信任的第一步是信守承诺。
信守承诺不一定能立马带来效益,但不信守承诺就会失去接下来合作的机会。
尤其是在现代社会,更加注重商誉品牌。
当然,人际关系产生是基于现实的根基。
在虚拟团队中,信任的建立不仅仅是建立在虚拟的网络,也可以从现实中尝试后积累。
所以,虚拟团队信任的建立,特别是对于自主团队,信任源于实践,建立联系,在实践中对他人进行评价,形成不同的态度进而上升为信任,最后可能升华为忠诚。
但对于一个大企业来讲,特别是任务分工到第三层,人员之间相互独立时,信任的建立就是很好地根基于对他人的认识,而是源自企业的共同目标。
所以,目标是一个企业联系其他部门,联系其他人员的重要枢纽。
对于任务管理,提出了目标就特别需要把企业目标与个人目标联系起来,进行美好景愿描绘,增加员工的信心动力。
领导者也可以以其独特的人格魅力将整个团队牢牢地联系在一起。
案例引入2----虚拟团队建设对员工提出新的挑战
陈康以下简称:
陈
吴学长以下简称:
吴职位:
小组组长
北京图胜公司网络科技公司厦门分公司
2010年11月4日
音频:
(电子资料中)
采访方式:
电话访谈
陈:
学长你好非常感谢你接受我们的采访!
吴:
你好!
你是怎么定义你们公司整个团队的?
我们公司的工作地点分布于各地,虽然大家不是在一起工作生活,互不相识,但是大家的目标都是很统一的,为了公司的发展而齐心协力。
陈:
那你喜不喜欢这种组织管理工作方式,还有你的同事是什么态度?
怎么说呢,这个不能太绝对,传统的模式有利有弊,我们的这种模式也不例外,喜欢它自由的工作模式,但是有时候却又是非常辛苦和不自由的,这一些都不是很确定,这主要取决于这种模式的运作模式。
我的同事们也和我抱有相同的观点吧。
你们整个团队的角色分配和任务分工?
首先各个分部内部各有分工,有的人负责信息的更新,有的负责后台的运营维护,有的负责市场的开拓…我主要负责审核通过各种信息的准确和正确性。
其次,各个分部之间也有分工,比如说成都负责客服咨询,那我们厦门分部负责信息的更新和维护还有市场渠道的开拓,北京总部就是负责整体的把握和运作了。
你认为此种工作模式的弊端和存在在的问题是什么?
因为要整天的坐在电脑旁边,缺乏运动,又有电脑的辐射,所以对身体健康很有危害。
再者是成员之间缺乏沟通和交流,因此大家之间缺乏感情和信任,关系比较冷漠。
你们是怎么处理这些问题的,并让它带来的影响降到最低程、度?
公司会为大家提供一些器材来进行自我按摩,调节身体状态,还有就是会定期组织出游玩耍,以此来凝聚大家,增进感情。
你是怎么看待这种工作模式的?
这个毕竟来说算是一种新的事物,它的很多地方存在不足,还要不断改进才能适应时代的需求,但是它的发展潜力又是巨大的,以后传统模式有可能会被其取代,因为自由办公,信息化办公已经越来越成为一种潮流。
看来,虚拟团队也不是十全十美的。
长时间在电脑前面办公容易造成对脊椎的伤害,而办公时间与休闲时间的不分使得员工长时间处于一个待命的状态。
一方面虚拟团队的建设需要信息的高速有效传达,另一方面对于员工也提出了新的挑战----能否分清工作娱乐时间良好的调整自己的工作状态,能否适应这样的工作方式。
特别是在跨国公司中,不同地区的人适应不同区时,更加不易做到同步进行。
人员之间的疏离感是否让你不适应,毕竟
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