财务管理系统设计方案Word文档格式.docx
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相关表单文件
NG
报销人员根据公司费用报销制度要求,整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴。
根据报销内容填写《费用报销单》,外地出差的填写《计划出差申请表》。
报销人员
报销发票
报销单据
采购合同
出差计划书
借款单
《费用报销单》及相关单据准备完成后,报销人员提交给直接主管审核签字,直接主管须对以下方面进行审核:
1)费用产生的原因及真实性;
2)费用的合理性;
3)票据及单据的规范性。
若发现不符合要求,立即退还给相关报销人员重新整理提报。
相关部门主管
费用报销单
部门经理审核签字后,将报销单据提交给财务部,由财务部门会计人员进行报销费用的确认,主要内容包括:
1)产生的费用是否符合报销标准;
2)单据或票据是否符合财务规范要求(齐全合法有效).
若发现不符合要求,立即退还给相关部门重新整理提报。
财务部
财务部对审核符合要求的报销单据统一财务总经理,由总经理进行批准签字,主要内容包括:
1)产生的费用是否必须、合理。
2)单据是否符合标准(流程\授权)。
财务部经理
申请人将已经签字审批完毕的费用报销,统一给李总签字。
总裁办
将李总签字后的费用报销单交给财务部进行统一付款
2.2报销申请
⏹功能说明:
报销人拟制报销单,提交报销详细数据,数据录入完成后,可以直接提交审核,也可以选择保存到草稿箱,后续可以进行修改,此时审核人是不会看到此报销单据的。
如果提交审核了,且审核通过了,那么将无法再修改,此时可以选择作废单据(前提是报销流程尚未走完),如果尚未审核,那么可以直接修改单据。
报销时,如果有借款申请,可以选择借款记录,作为报销的冲抵。
⏹属性:
单据ID,单据编号(系统自动生成一串字母编号),单据名称,报销人,报销时间,附件(包括采购合同,比价单等,参照报销流程的要求),其他报销数据.
⏹界面参考:
2.3报销与借款冲抵
报销时,如果有借款申请的,可以在提交报销单时,选择借款记录,系统自动进行计算,进行报销与借款的冲抵处理。
2.4报销草稿
报销单录入完成后,可能不想立即提交审核,后续还需要修改,此时可以选择将报销单存入报销草稿,用户可以直接选择草稿,然后再修改,并提交。
2.5报销作废
对于已经提交的单据,发现单据有错误,需要重新修改或者不想提交报销了,此时,可以选择报销单作废,之后重新提交新的单据。
此条报销记录自动存入到草稿中,即将其状态修改为“已作废”。
报销单ID,报销状态,提交人,提交时间
2.6报销审核
审核人进入“待审核报销单”菜单后,查看报销单,进行审核,可以选择审核通过,也可以选择驳回,并填写驳回原因,驳回后,报销单回退到报销人的单据列表中,报销人可以重新修改,之后再提交。
单据ID,审核状态,审核人,备注,操作时间
2.7我的申请
可以查看当前报销的状态,以及历史审批记录,因为一个报销单可能需要经过多次审核。
报销单据详细信息,审批状态,审批人,审批时间,备注
2.8待审核报销
审核人可以在此列表中看到需要自己审批的报销单,然后进行审批。
⏹查询条件:
报销时间段,报销人,报销单据号
2.9已审核报销
功能说明:
报销人可以在此看到已经审批通过的报销单。
查询条件:
报销时间段,报销单名称
2.10报销统计
统计各阶段,各部门,个人的报销数据,以便进一步分析财务状况,企业运营状况等。
2.10.1部门报销统计
统计各部门的报销情况,便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析。
2.10.2项目报销统计
统计每个项目的报销情况。
2.10.3综合报销统计
可以根据需要,按部门,按人员,按时间段,按项目进行报销统计
3借还款管理
3.1借款流程
3.2借款申请
报销人拟制借款单,提交借款详细数据,数据录入完成后,可以直接提交审核,也可以选择保存到草稿箱,后续可以进行修改,此时审核人是不会看到此报销单据的。
如果提交审核了,且审核通过了,那么将无法再修改,此时可以选择作废单据(前提是借款流程尚未走完,即财务尚未支付借款),如果尚未审核,那么可以直接修改单据。
单据ID,单据编号(系统自动生成一串字母编号),单据名称,申请人,申请时间,申请金额,原因,备注,其他明细数据。
3.3报销与借款冲抵
如果有借款申请的,可以在提交报销单时,选择借款记录,系统自动进行计算,进行报销与借款的冲抵处理。
3.4借款草稿
借款单录入完成后,可能不想立即提交审核,后续还需要修改,此时可以选择将借款单存入借款草稿,用户可以直接选择草稿,然后再修改,并提交。
3.5借款作废
对于已经提交的单据,发现单据有错误,需要重新修改或者不想提交借款申请了,此时,可以选择借款单作废,之后重新提交新的单据。
当前借款记录自动存入到借款草稿中。
借款单ID,状态(作废状态),提交人,提交时间
3.6借款审核
审核人进入“待审核借款单”菜单后,查看借款单,进行审核,可以选择审核通过,也可以选择驳回,并填写驳回原因,驳回后,借款单回退到提交人的单据列表中,提交人可以重新修改,之后再提交。
3.7我的申请
可以查看当前借款单的状态,以及历史审批记录,因为一个借款单可能需要经过多次审核。
如果借款人申请了还款,并且审核通过,则这里的借款记录状态需要修改为“已还款”,并记录还款金额,还款日期。
借款ID,单据详细信息,审批状态,审批人,审批时间,备注,借款金额,还款金额,借款日期,还款日期,还款状态。
3.8待审核借款
审核人可以在此列表中看到需要自己审批的借款单,然后进行审批。
申请时间段,借款人
3.9已审核借款
借款人可以在此看到已经审批通过的借款单。
申请时间段,借款单名称。
3.10还款申请
还款时,只需要登记还款记录即可,不需要再进行审批了,在还款时,需要关联借款记录,系统需要显示出借款金额,已经还款的金额,以及本次还款金额。
3.11还款审核
借款人提交还款申请后,财务人员收到还款,则到“待审核还款”列表中,审批还款记录,同时,系统自动更新借款记录,将其状态修改为“已还款”。
3.12借还款统计
统计各阶段,各部门,项目,个人的借还款数据,以便进一步分析财务状况,企业运营状况等。
3.12.1部门借还款统计
统计各部门的借还款情况,便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析,包括借款金额,还款金额,欠款金额,借款日期,还款日期。
3.12.2项目借还款统计
统计每个项目的借还款情况。
3.12.3综合借还款统计
可以根据需要,按部门,按人员,按时间段,按项目进行借还款统计。
4资产申购
4.1
申购流程
详细的资产报销流程见下表:
资产购置申请单流程图
根据报销内容填写《固定资产购置付款单》
比价单
验收单
《固定资产购置付款单》及相关单据准备完成后,报销人员提交给直接主管审核签字,直接主管须对以下方面进行审核:
4)费用产生的原因及真实性;
5)费用的合理性;
6)票据及单据的规范性。
资产购置申请单
1)产生的费用是否符合报销标准、正确;
2)单据或票据是否符合财务规范要求.
财务部对审核符合要求的报销单据统一财务经理,由经理进行批准签字,主要内容包括:
3)产生的费用是否合理
4)单据是否符合报销标准
4.2采购申请
采购人拟制采购申请单,提交采购详细数据,数据录入完成后,可以直接提交审核,也可以选择保存到草稿箱,后续可以进行修改,此时审核人是不会看到此采购申请单据的。
如果提交审核了,且审核通过了,那么将无法再修改,此时可以选择作废单据(前提是采购流程尚未走完),如果尚未审核,那么可以直接修改单据。
采购完成后,进行报销时,如果有借款申请,可以选择借款记录,作为报销的冲抵,同时要选择采购申请单,比价单,以便财务审核。
单据ID,单据编号(系统自动生成一串字母编号),单据名称,申请人,申请时间,附件(包括采购合同,比价单等,参照报销流程的要求),其他采购数据.
4.3采购草稿
采购单录入完成后,可能不想立即提交审核,后续还需要修改,此时可以选择将申请单存入申请草稿,用户可以直接选择草稿,然后再修改,并提交。
4.4采购作废
对于已经提交的单据,发现单据有错误,需要重新修改或者不想提交申请了,此时,可以选择申请单作废,之后重新提交新的单据。
此条申请记录自动存入到草稿中,即将其状态修改为“已作废”。
申请单ID,申请状态,提交人,提交时间
4.5采购审核
审核人进入“待审核申请单”菜单后,查看申请单,进行审核,可以选择审核通过,也可以选择驳回,并填写驳回原因,驳回后,申请单回退到申请人的单据列表中,申请人可以重新修改,之后再提交。
4.6我的申请
可以查看当前申请的状态,以及历史审批记录,因为一个申请单可能需要经过多次审核。
申请单据详细信息,审批状态,审批人,审批时间,备注
4.7待审核申请
审核人可以在此列表中看到需要自己审批的申请单,然后进行审批。
申请时间段,申请人,申请单据号
4.8已审核申请
申请人可以在此看到已经审批通过的申请单。
申请时间段,申请单名称
4.9申请统计
统计各阶段,各部门,个人的申请数据,以便进一步分析财务状况,企业运营状况等。
4.9.1部门申请统计
统计各部门的申请情况,便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析。
4.9.2项目申请统计
统计每个项目的申请情况。
4.9.3综合申请统计
可以根据需要,按部门,按人员,按时间段,按项目进行申请统计
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