企业行政办公管理制度大全Word文档下载推荐.docx
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第6条接待用品管理
1.接待用品由部门经理负责把关。
2.接待用品采购依照公司的物资管理制度进行,由行政部具体实施。
第7条接待费用控制事项
1.接待规格:
根据客户的分类,安排相应的接待方式。
详情如下表所示。
客户接待费用标准表
客户类型
接待人员
接待费用标准
A类客户
公司高层
____元/人
B类客户
部门总监
C类客户
部门经理
D类客户
部门主管或业务负责人
注:
销售部门客户接待费用由本部门负责;
企业客户接待需填写“业务接待申请单”
2.接待费的使用遵循勤俭节约,效能优先的原则。
3.接待人员在完成招待任务之后须及时(____小时之内)凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。
第3章附则
第8条行政部对本制度拥有解释权。
第9条本制度自公布之日起实施。
修
订
记
录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
1.2参观接待规范
参观接待规范
为规范参观接待工作,保证参观接待工作有序进行,特制定本规范。
第2条参观接待种类
参观接待可以分定时接待和临时接待两类,详情如下图所示。
参观接待种类
第3条参观接待人员要求
1.接待人员必须使用文明、规范的语言,以友好的态度对待来访人员。
2.接待人员必须了解企业文化,熟悉公司的发展状况。
3.接待人员应仪表整洁、着装职业。
第4条参观接待程序规定
1.凡欲参观公司者,需事先和本公司行政部取得联系,并填写“参观申请表”。
2.行政部对“参观申请表”进行审核,经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。
(1)贵宾参观及团体参观接待:
由公司核准,并于参观前日将“参观通知单”填送交各部门,作为办理接待的凭证,如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。
(2)普通参观接待:
由各部门经理核准,并于参观前日将“参观通知单”送各部门,作为办理接待的凭证。
(3)临时参观接待:
由各部门经理核准,并于参观前小时以电话通知各部门安排好接待事宜。
3.对于未经核准的参观人员,一律谢绝参观。
第5条本规范由公司行政部负责解释。
第6条本规范自年月日起实施。
1.3前台礼仪规范
前台礼仪规范
为规范前台接待的职业形象,充分发挥前台接待的窗口展示作用,维护良好的公司形象,特制定本规范。
第2条适用范围
本规范适用于前台接待礼仪管理。
第2章仪容规范
第3条要求员工头发梳理整齐,面部保持清洁;
男员工不留长发,女员工不化浓妆;
保持口气清新,以适合近距离交谈;
手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳的指甲油;
宜使用清新、淡雅的香水。
第4条员工服饰礼仪要求参照公司《员工着装管理规定》。
第3章电话接听礼仪规范
第5条电话接听
1.接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。
接起电话首先要说“您好,×
×
(公司名称,如果公司名称较长,应用简称)”,如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。
对知道分机号码或者转至具体人员的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。
第6条代接电话
1.代接电话时,对方如有留言,应用纸笔记录。
2.电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止因记录错误或者偏差而带来的误会。
第7条做好电话记录
前台工作人员在接电话时,要随时记录电话内容,这些记录应简洁完整,最好具备以下六点内容:
何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。
第8条礼貌挂断电话
通话完毕后,可以询问对方:
“还有什么事吗?
”或者“还有什么要吩咐吗?
”既表示尊重对方,也是提醒对方。
谈话结束时,要表示感谢,并让对方先挂断电话。
第4章来访接待礼仪规范
第9条接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。
第10条客人到来进行来访登记后,要立即通知被访者,如需前台接待人员引导,则应使用正确的引导方法和引导姿势。
第11条为来访人员安排接待地点时,应遵循以下原则。
1.对于普通来宾,一般安排在公司会议室内接待。
2.对于贵宾来访,根据接见对象级别安排接待地点。
3.对于面试人员,在会议室允许的条件下,尽量安排在会议室内接待。
4.对于来公司学习培训的人员,由行政部协助相关部门进行接待。
第12条预约人员到达后,若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时,一定要说明理由与等待时间,若来访人员愿意等待,则应向其提供饮料和杂志,如果可能,还应该不时为来访人员更换饮料。
第13条如果预约来访人员要找的负责人不在,要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。
请来访人员留下电话、地址,并明确是来访人员再次来公司,还是由本公司人员到来访者单位。
第14条未进行预约人员来访时,应首先明确对方姓名,婉转询问对方来意。
前台人员经过初步判断后,并不能直接回答“在”或“不在”,而应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员进行沟通,最后决定是否安排被访者进行接待。
第5章附则
第15条本规范的最终解释权归行政部。
第16条本规范自年月日起实施。
2行政会议管理制度
2.1会议管理制度
会议管理制度
为规范公司会议管理,提高会议质量和效率,实现会议管理的规范化、制度化,特制定本制度。
公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第2章会议组织
第3条公司级会议,是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会,应由总经理批准,各相关部门组织召开,公司领导参加。
第4条专业会议,是指公司的技术、业务综合会议,由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织召开。
第5条各车间、部门召开的工作会议由各车间、部门领导决定并负责组织。
第6条班组(小组)会议由各班组长决定并主持召开。
第7条上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排,相关部门协助做好会务工作。
第3章会议安排
第8条为避免会议过多或重复,公司一律将正常性的会议纳入例会制,原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
第9条凡涉及多部门负责人参加的会议,均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后,报办公室汇总,并由公司办公室统一安排方可召开。
第10条行政部每周六应召开全公司例会和各种临时会议,统一编制会议计划并装订,分发到公司相关部门。
第11条对于已列入会议计划的会议,如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,召集部门应提前天报请公司行政部,并经公司相关领导同意。
第12条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,公司有权安排合并召开。
第13条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议,行政部有权拒绝安排。
第14条各部门会期必须服从公司统一安排,各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外),应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4章会场纪律
第15条开会前分钟与会人员必须到达会场,同时将手机调到振动状态或关闭。
第16条会场内严禁吸烟,未经批准,不得在会议期间进行私自讨论。
第17条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的,须在会前向会议组织部门请假,并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假),得到组织部门批准后才能请假。
第18条会议中途与会人员如有急事需离开,要向会议主持人提出申请,得到批准后方可离开。
第5章会议室管理
第19条会议室由行政部指定专人负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向行政部提出申请,由行政部统筹安排。
第20条会议室的卫生由行政部安排人员维护,在每次会议召开前后均要进行打扫,并做好日常保洁工作。
第21条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则如造成设备损坏应按价赔偿。
第6章附则
第22条行政部负责本制度的起草工作。
第23条总经理负责本制度的核准工作。
第24条本制度自发布之日起实行。
2.2会议室使用制度
会议室使用制度
第1条为加强会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,特制定本制度。
第2条公司会议室的使用与管理均应参照本制度执行。
第3条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。
如遇会议室被占用,行政部将负责协调。
第4条会议室由行政部派专人管理。
各部门若需使用,需提前向行政部提交申请,由行政部统一安排。
第5条一般情况下,会议室按照申请的先后顺序使用。
特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。
第6条如部门或个人临时取消会议室的使用申请,再使用时需重新申请。
第7条部门及个人应在所预约的时间到达会议室,如超过分钟未达到会议室,行政部有权对会议室的使用另作安排。
第8条参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生,禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
第9条参会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏公物由使用单位按价赔偿。
第10条会议室的所有设施设备,未经允许,不得带出会议室。
第11条会议结束后,使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系,关好门窗、空调、投影仪和音响设备。
第12条本制度由行政部负责解释。
第13条本制度自下发之日起执行。
2.3会议设备管理制度
会议设备管理制度
第1条为加强对会议设备的管理,确保会议设备的正常使用,特制定本制度。
第2条公司各项会议设备管理均应参照本制度执行。
第3条会议设备的使用与管理
1.公司会议设备由行政部统一管理,其他任何部门或人员未经行政部主管人员同意,不得接触和使用会议设备。
2.相关部门和人员在会议室召开会议时,应爱护室内各项设备,不得随意挪动会议室的设施设备;
如确需挪动位置,应在会议设备保管人员的技术指导下进行,否则造成的后果由当事人承担。
3.会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的,应及时向行政部报告,分析原因,明确责任,并要求责任人作出赔偿。
第4条会议设备的保管与维护
1.行政部指定专人负责办公设备的保管工作,当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时,应及时指派其他人员接管。
2.会议设备保管人员应定期开展检测工作,一般每周检查一次,并做好检查记录,发现问题及时处理,以确保会议设备正常运行。
3.会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报,严禁未经批准私自修理、拆卸。
会议设备因老化、损耗及其他原因报废时,由行政部提出申请,经专业人员检测后,报单位主管负责人审批,审批通过后方能办理报废手续。
第5条本制度由行政部负责制定。
第6条本制度自公布之日起执行。
3文件收发管理规范
3.1收文操作规范
收文操作规范
第1条为进一步规范收文管理工作,提高公文处理的效率,特制定本规范。
第2条收文范围
1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
2.公司内部公文。
第3条收文承办、催办
1.承办人员应按要求办理。
急件应马上处理,小时内予以答复;
一般要办理的文件,天应办理完毕,最迟不能超过天;
承办人员在规定期限内办不完的,应说明理由,并告知行政部。
2.已办结的收文,由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果,并在签署姓名、日期后及时交回行政部。
3.收文的催办由行政部负责,对送交有关职能部门办理的重要文件,要定期进行跟踪检查。
4.收文的处理、传阅,最多不能超过一周,阅文者应在当日返还行政部。
第4条收文整理归档
文书人员对来文每月进行一次正常性清理,每季度进行一次系统性清理,并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。
第5条收文保密工作
1.各部门文管人员应严格遵守保密制度,严防文件散失、泄密和失密。
2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者,要严肃处理,并追究部门领导的责任。
第6条本规范由行政部负责解释。
第7条本规范自颁布之日起实行。
修订
记录
3.2发文操作规范
发文操作规范
第1条为规范公司发文管理,提高发文效率,确保发文质量、文书安全、传递及时,特制定本规范。
第2条行政部统一负责公司文件的审核、发布工作。
第3条文稿起草
1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨,符合发文格式和行文规定。
2.文稿起草完毕后,需仔细审核,并打印,填写“发文签批单”,经相关部门负责人签字后送行政部审阅。
第4条会签
对于内容涉及多个部门的文件,发文前由拟稿人组织相关部门会签。
行政部负责对会签情况进行审核。
第5条签发
文稿核校无误后,送分管副总和总经理签发。
对于一般性业务文件,可由发文部门分管副总签发;
涉及公司重要事项的发文由总经理签发。
第6条装封、分发和递送
1.核送装订好的文件份额后,分别装入信封,写好收文单位,并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。
2.发出文件之前应填写“发文登记表”。
第7条文件存档
对已印发的文件,发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交行政部整理归档。
第8条本规范的最终解释权归行政部。
第9条本规范自发布之日起执行。
4员工出差管理规定
1员工出差管理制度
出差管理制度
为了进一步规范公司员工出差管理工作,强化成本管理意识,合理控制差旅费开支,特制定本制度。
本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。
第2章出差程序与审核
第3条出差程序
1.员工出差前应填写“出差申请单”,出差期限由遣派主管视情况需要限定日期,予以核定。
如遇特殊情形事前无法及时办理,亦应在出差完毕后尽快补办手续。
2.拟出差人员将填写好的“出差申请表”送行政部留存、记录考勤。
3.拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款单”,可向财务部暂借相当数额的差旅费。
待出差结束后日内结清暂借款项,超过日,财务部可将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回,待其报销时再行核付。
第4条出差的审核
1.当日出差:
如果出差当日可能往返,一般由部门经理核准。
2.远途国内出差:
____日内由部门经理核准,____日以上由主管副总核准,部门经理以上人员一律由总经理核准。
3.国外出差,一律由总经理核准。
第3章出差费用报销规定
第5条住宿费、午餐费按费用标准报销,超标自付,欠标不补;
由对方接待或公司安排的,午餐费、交通费、交际费不得重复报销。
第6条差旅费用一律凭证报销,不得虚报、冒领,否则一经查出,除追回报销款外,并视其情节轻重给予不同程度的处罚。
第7条不同级别的员工共同出差,住宿、交通工具可按高级别员工的标准执行,其他费用标准不变。
第8条国内外出差人员在同一城市出差停留____天以上的,自第____天起,住宿费、午餐费按____折给付,特殊情况由总经理审批。
第9条若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者,则按相应住宿费标准的一半支付。
第10条出差当日返回的不报销住宿费。
第4章附则
第11条本制度由行政部负责解释。
第12条本制度自发布之日起执行。
2出差报销管理制度
出差报销管理制度
为规范员工出差报销管理工作,合理控制差旅费用开支,参照公司相关规定,特制定本制度。
公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。
第2章差旅费报销管理
第3条交通费报销
1.出差人员乘坐汽车、飞机、轮船及火车,原则上应出具运输部门的车船发票。
2.对于出差人员乘坐飞机要从严控制,若因任务紧急需乘坐飞机,事前须经公司总经理审批,机票由公司直接联系订购。
3.如出差人员随车到目的地,未发生车船票,则不报销交通费。
出差人员出差期间,城市公共交通费凭票报销,但须说明事因,注明起点至终点。
第4条住宿费报销
1.出差人员的住宿标准依岗位级别确定,高层管理人员____元/天,中层管理人员____元/天,基层人员____元/天;
如有特殊情况经总经理批准,可提高住宿标准;
身兼多职的,按职别最高的标准执行。
2.由接待单位免费接待或无住宿费收据的,一律不予报销住宿费。
第5条其他费用
1.出差人员的伙食补助费不分途中和住宿,按不同地区差异给予补助;
一线城市每人每天补助____元,二线城市每人每天补助____元,三线城市每人每天补助____元。
2.市区内出差不论时间长短,均不发给出差补助费。
可发给午餐补助费,超出市区范围的,发给出差补助费____元/天。
第6条外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员,交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的,不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。
第3章差旅费报销有关注意事项
第7条凡公司开展业务需发生费用时,均应事先申请,经部门经理同意,报公司分管副总批准后方可办理或执行。
未经批准或超过预算范围内的费用、支出,财务部门有权拒绝办理,且费用由个人自理。
第8条车票遗失的须书面说明情况(注明乘坐的交通工具、起迄地点、时间和票价等)并由其部门经理签字证实后予以报销。
第9条出差人员应在回公司后____天内报账,需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。
第10条出差人员必须认真执行任务,在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务,凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销,同时,也不享受办私事期间的伙食补助费。
第11条本制度的最终解释权归行政部。
第12条本制度自颁布之日起执行。
5印照使用与保管制度
5.1印章保管使用制度
印章保管使用制度
第1章总则
第1条目的
为保障公司的合法权益,规范印章管理,减少因印章使用不当而带来的损失,依据国家的相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
第2条适用范围
公司内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。
第3条印章的种类
1.正式印章,是指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章。
2.专用印章,是指公司财务专用章、人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。
3.人名用章,是指公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。
第2章印章的刻制
第4条印章刻制依据
1.公司印章、董事会和监事会印章,由公司行政部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。
2.分公司印章,由分公司根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。
3.公司内部各部门之间的信函往来,以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。
若部门因工作需要而要求刻制印章,应另行申请,限定使用范围,经公司领导批准后方可刻制。
4.印章不能继续使用的,使用单位应向上级主管部门提出书面申报。
第5条印章的规格和材质
1.公司印章、董事会印章、监事会印章,外直径为毫米,圆形,带五角星,塑质。
2.公司专用章(除财务专用章外)和分公司印章,外直径为毫米,圆形,带五角星,塑质。
3.分公司人事专用章印章,外直径毫米,圆形,带五角星,塑质。
4.财务专用章、人名章的规格、材质根据有关主管机关的规定执行。
第3章印章的使用管理
第6
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