项目管理工具箱第2版文档格式.docx

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具体来说，SMART原则包含如下内容。

一、明确性

所谓明确就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准。

明确的目标几乎是所有成功团队的一致特点。

很多团队不成功的重要原因之一就是因为目标定得不够清楚，或没有将目标有效地传达给相关成员。

如目标“增强客户意识”。

这种对目标的描述就很不明确，因为增强客户意识有许多具体做法，如减少客户投诉，过去客户投诉率是3％，现在把它减低到1.5％或者1％。

提升服务的速度，使用规范礼貌的用语，采用规范的服务流程，也是客户意识的一些方面。

有这么多增强客户意识的做法，所以只定义“增强客户意识”为目标，就显得不具体，目标不明确就没有办法评判、衡量。

实施要求：

目标设置要有项目的衡量标准、达成措施、完成期限以及资源要求，使考核人能够很清晰地看到部门或科室月计划要做哪些事情，计划完成到什么样的程度。

二、衡量性

衡量性就是指目标应该是明确的，而不是模糊的。

应该有一组明确的数据，作为衡量是否达到目标的依据。

如果制订的目标没有办法衡量，就无法判断这个目标是否实现。

比如领导有一天问“这个目标离实现大概有多远？

”团队成员的回答是“早实现了”。

这就是领导和下属对团队目标所产生的一种分歧。

原因就在于没有给目标一个定量的可以衡量的分析数据。

但并不是所有的目标都可以衡量，有时也会有例外，比如说大方向性质的目标就难以衡量，“为所有的老员工安排进一步的管理培训”，这里的进一步是一个既不明确也不容易衡量的概念。

是不是只要安排了这个培训，不管谁讲，也不管效果好坏都叫“进一步”？

因此，上述目标可以描述为：

在什么时间完成对所有老员工关于某个主题的培训，并且在这个课程结束后，学员的评分在85分以上，低于85分就认为效果不理想，高于85分就是所期待的结果。

这样就使目标可以用标准衡量。

目标的衡量标准遵循“能量化的量化，不能量化的质化”。

使制定人与考核人有一个统一的、标准的、清晰的、可度量的标尺，杜绝在目标设置中使用形容词等概念模糊、无法衡量的描述。

对于目标的可衡量性应该首先从数量、质量、成本、时间、上级或客户的满意程度五个方面来进行，如果仍不能进行衡量，其次可考虑将目标细化，细化成分目标后再从以上五个方面衡量，如果仍不能衡量，还可以将达到目标的工作进行流程化，通过流程化使目标可衡量。

三、可实现性

目标是要能够被执行人所接受的，如果上司利用一些行政手段，利用权利性的影响力一厢情愿地给下属分配目标，下属典型的反映是一种心理和行为上的抗拒，他们可以接受目标，但能否完成这个目标，有没有最终的把握，这个可不好说。

一旦有一天这个目标真完成不了的时候，下属有一百个理由可以推卸责任。

如今，员工的知识、学历和综合素质正逐渐提升，他们个性张扬，更加渴望得到尊重和重视。

因此，管理者应该注重吸纳下属来参与目标制定的过程，即便是团队整体的目标。

目标设置要坚持员工参与、上下左右沟通，使拟定的工作目标在组织及个人之间达成一致。

既要使工作内容饱满，也要具有可实现性。

四、相关性

目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联情况。

如果实现了这个目标，但对其他的目标完全不相关，或者相关度很低，那这个目标即使被达到了，意义也不是很大。

工作目标的设定，要和岗位职责相关联。

比如一个前台，让她学习社交英语以便接待外国客户，提升英语水平和前台接电话的服务质量有关联，即学英语这一目标与提高前台工作水准这一目标直接相关，若让她去学习“六西格玛”（是摩托罗拉公司发明的术语，用来描述在实现质量改进时的目标和过程），就显得关联度很低了，因为前台学习“六西格玛”这一目标与提高前台工作水准这一目标几乎没有交集。

目标设置要从项目全局考虑，把握各阶段目标的相关性和工作任务的关联，从而起到互补的效益。

五、时限性

目标特性的时限性就是指目标是有时间限制的。

例如，某个项目必须在2013年1月31日之前完成，那么1月31日就是一个确定的时间限制。

没有时间限制的目标没有办法考核，或带来考核的不公。

上下级之间对目标轻重缓急的认识程度不同，难免会带来一种矛盾，即上司心里很着急，希望项目进度加快，但下属却不知道，还在照常操作。

这样一来，当项目最终没能完成时，上司可能归咎于下属，而下属就会觉得委屈。

事实上，这种没有明确的时间限定的方式也会带来考核的不公正，既影响工作进度，又会伤害员工的工作热情。

目标设置要具有时间限制，根据工作任务的权重、事情的轻重缓急，拟定出达到目标项目的时间要求，定期检查项目的完成进度，及时掌握项目进展的变化情况，以方便对下属进行及时的工作指导，以及根据工作计划的异常情况及时地调整工作计划。

总之，无论是制定团队的工作目标，还是员工的绩效目标，管理者都要考虑上述五个原则。

实际上，制定项目目标，也是项目管理者掌控项目的关键步骤，达到目标的过程也是其在实践中提高管理能力的过程。

二、

项目策划书模板

前言（略）

1.项目的简要介绍

2.项目的内容

3.项目发起方概述

4.市场背景

5.技术可行性、人员、原材料供应和环境

6.投资预算、融资计划和效益分析

7.政府支持、管理和审批

8.项目准备和进展的时间表

正文

（1）项目的立项依据。

主要从国内外现状、存在的问题以及发展趋势进行阐述。

（2）项目意义。

就其对产业的进步、对经济建设和社会发展的推动作用方面进行论述。

（3）项目的内容及目标。

针对项目的内容和目标进行阐述。

（4）项目可行性分析。

①对项目的可行性方面的分析，包括项目已有的单位、实力情况、现有条件、工作基础以及优势。

②对项目可能存在的问题以及解决办法等进行分析。

（5）需求预测及分析。

①市场定位及市场分析。

②用户分析。

③市场环境及前景分析。

（6）完成项目采用的方法。

就完成项目需要采用的方法进行阐述。

（1）项目发起方的背景：

就项目发起方的情况进行说明。

（2）项目发起方的业务，包括近几年的财务报表。

①项目发起方的业务情况。

②项目发起方近几年的财务报表。

（3）项目发起方的主要股东和管理人员的简历。

主要是考虑带可以提供的技术支持。

（1）市场的基本情况。

①该产品的主要用途及市场发展空间。

②本地、国内和出口市场的目前容量、增长率，价格变化情况。

（2）该项目的主要销售对象。

生产成本，生产能力、单位销售价格、预计市场份额等。

（3）该产品的客户需求情况和销售渠道的安排。

①客户情况：

客户情况就客户的情况进行说明。

②销售渠道：

销售渠道介绍销售渠道的安排情况。

（4）目前市场竞争情况。

①其他现有生产厂商：

列举出其他生产厂商的情况，以及最具有威胁性的、值得借鉴的地方。

②计划新上的类似项目、替代产品的情况：

列举出这些厂商的类似项目、替代产品的具体情况，指出其对现在项目所存在的潜在威胁。

（5）类似产品进口的关税和管制情况。

（6）影响产品市场的主要因素。

对能够影响产品市场的因素进行详细的分析。

（1）项目计划采用的生产工艺。

（2）与其他公司合作的安排。

（3）项目的人员培训和关键技术的保证。

①人员培训就是对人员培训计划进行阐述。

②关键技术的保证就是对关键技术的保证方面做出阐述。

（4）当地的劳动力和基础设施状况：

就交通、水源、通信、能源和电力供应等方面进行详细说明。

（5）原材料供应的价格、质量、来源。

（6）计划生产设施与原材料供应、市场、基础设施的关系。

（7）计划生产设施与规划与现有同类生产设施的比较。

（8）生产成本和费用的分类数据。

（9）生产设施的环境因素和应对措施。

（1）项目投资和资金安排。

（2）项目的资金结构：

就股东的股本投入情况、股东贷款情况以及银行融资数额进行阐述。

（3）是否需要国际金融公司与银团参与和具体的参与方式，股本、贷款或两者兼有。

（4）项目的财务预测：

就生产、销售、资本和负债、利润、资金流动、效益的回报进行预测。

（5）影响效益的主要因素分析。

（1）当地政府对该项目可以提供的鼓励措施和支持。

（2）当地政府的产业政策和投资方向对项目的影响。

（3）该项目需经过的审批手续和时间。

（4）该项目对当地经济的贡献。

（1）进行项目分解：

就项目的实际情况将项目分解成几个比较小的模块。

（2）里程碑事件：

列出该项目可能经过的几个里程碑情况。

（3）进度安排：

就项目的具体进度安排进行分配。

（4）人员安排：

在各个项目模块以及时间段的人员安排情况。

（5）经费安排：

就项目的每个周期以及分解情况进行经费的分配。

落款（略）

附则（略）

三、

项目立项书（见表4-1）

表4-1项目立项书

项目编号

项目名称

审核意见

填表日期

项目目标

项目背景

项目计划启动时间

项目工期

项目计划完成时间

项目费用预算

项目经理

姓名

联系方式

部门

职责

权利

项目主要关系人

项目管理部经理意见：

签字：

日期：

项目主管意见：

项目经理意见：

四、

项目申请表（见表4-2）

表4-2项目申请表

项目基本信息

项目类型

项目预计完成时间

预计成果

项目

责任

单位

信息

单位名称

单位性质

通信地址

邮政编码

所在地区

单位主管部门

联系电话

组织机构代码

传真号码

单位成立时间

电子信箱

经理

性别

出生日期

职称

学历

从事专业

移动电话

固定电话

证件类型

证件号码

联合

组织结构代码

资金

来源

（万元）

总经费

自有经费

国家资助

地方政府资助

银行贷款

申请专项贷款

其他

备注

项目简介

项目立项的必要性

项目要达成的目标或要完成的任务

项目技术方案

基础条件和优势

项目组织和管理机制

项目预算及资金筹集方案

对项目可能存在的风险评估及其可以采取的对策

备注（或声明）

五、

项目需求分析表（见表4-3）

表4-3项目需求分析表

文档编号

总体描述

所需产品

环境描述

所需应用

需求业务

需求优先级

模块名称

功能描述

负责人

制定者

日期

批准者

六、

项目需求调查表（见表4-4）

表4-4项目需求调查表

调查人姓名

调查人所在部门

调查人职务

调查日期

建议项目名称

该项目成果的使用者

职能

主要任务

与成果运行有关的实体

实体名称

关系

与成果相关的系统环境

市场环境

技术系统

行业环境

体系结构

工具的要求

产品功能上的要求

产品性能上的要求

成果安全方面的要求

产品约束性要求

规章制度

使用中可能

存在的风险

需求变化的

可能与来源

产品使用方便的要求

用户帮助

用户向导

……

七、

项目范围说明书（见表4-5）

表4-5项目范围说明书

成果

完成时间

主要内容

项目论证

项目产品简述

项目可交付成果

决定项目成功的因素

编写者

编写日期

审核者

审核日期

批准日期

八、

项目任务书（见表4-6）

表4-6项目任务书

内容

成果要求

执行标准

售价（成本）

外观

专业指标

理化指标

成果对象

进度要求

项目负责人

执行人员

任务下达人

九、

项目内部验收报告（见表4-7）

表4-7项目内部验收报告

合同编号

项目实施

情况报告

内部

验收意见

结论

一十、

项目外部验收报告（见表4-8）

表4-8项目外部验收报告

项目可交付物目录

验收日期

交付产品

名称

客户验收意见

意见并签字

交付设备

交付文档

客户代表签字

一十一、

项目成果移交报告（见表4-9）

表4-9项目成果移交报告

产品

产品名称

产品功能

产品主要模块

协议书

总体

成果

目标完成情况

成功的经验

失败的原因和可以吸取的教训

交付

开发的系统

文档

设备

项目经理意见

一十二、

撰写项目进度报告

项目进度报告又称状态报告，它是实施进度控制的手段之一。

它通过不断记录工作进度，定期向有关部门报告相关信息，为时间管理和进度控制提供依据。

项目进度报告的内容主要由以下几部分组成。

1．项目基本情况（见表5-1）

表5-1项目基本情况

合同甲方

合同乙方

开发时长

注：

开发时长主要是指项目开始的时间及预计完成的时间。

2．项目人员

主要是记录参与项目的人员的相关情况，见表5-2。

表5-2项目人员情况

角色

所属单位

３．项目计划

定义各项目阶段的情况，如名称、目标、起止时间等，见表5-3。

表5-3项目计划

阶段名称

开始时间

结束时间

阶段目标

交付物列表

4．项目进度管理

（1）项目进展情况表

记录项目在实施过程中所达成的目标、存在的问题等，见表5-4。

表5-4项目进展情况表

记录人

工作事项

工作成果

待处理问题

（2）项目进度报告明细（见表5-5）

表5-5项目进度报告明细

基本情况

汇报批次编号

工作时段

项目所处阶段

汇报人

汇报日期

工作描述

（主要描述工作中的重要点）

工作计划

（下一步的工作计划）

工作小结

（对于本阶段工作的小结，包括优点总结以及没能完成计划的原因分析）

待处理的问题

（记录工作中出现的需要处理的问题）

一十三、

项目进度控制

项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。

进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。

进度限制即根据活动排序考虑如何定义活动之间的进度关系。

一般有两种形式：

一种是加强日期形式，以活动之间前后关系限制活动的进度，如一项活动不早于某活动的开始或不晚于某活动的结束；

另一种是关键事件或主要里程碑形式，以定义为里程碑的事件作为要求的时间进度的决定性因素，制订相应的时间计划。

在制定项目进度表时，先以数学分析的方法，计算每个活动最早开始和结束时间与最迟开始和结束日期得出时间进度网络图，再通过资源因素、活动时间和可冗余因素调整活动时间，最终形成最佳活动进度表。

关键路径法是时间管理中很实用的一种方法，其工作原理是：

为每个最小任务单位计算工期，定义最早开始和结束日期、最迟开始和结束日期，按照活动的关系形成顺序的网络逻辑图，找出必须的、最长的路径，即为关键路径。

时间压缩是指针对关键路径进行优化，结合成本因素、资源因素、工作时间因素、活动的可行进度因素对整个计划进行调整，直到关键路径所用的时间不能再压缩为止，得到最佳时间进度计划。

进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。

在控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。

一、项目进度控制原理

1.动态控制原理

项目进度控制是随时间推移不断进行的进度检查、监控与调整的过程，也是一个循环的工作过程。

在进度计划执行中，由于各种干扰因素的影响，实际进度与计划进度可能会产生偏差，分析偏差的原因，采取相应的措施，调整原来的计划，使实际工作与计划在新的起点上重合，继续按其实施活动。

但是在新的干扰因素作用下，又会产生新的偏差，有必要进行及时调整，整个实施进度计划控制就是采用这种循环的动态控制方法。

2.系统原理

在实际工作中，影响项目进度的因素很多，为了对项目进度进行有效控制，必须编制项目的各种进度计划，从整体到局部，项目、子项目，任务、子任务等，逐层进行进度控制目标分解，形成项目计划系统。

项目组织的各级负责人，都要按照进度计划规定的要求，进行严格管理、落实和完成各自的任务，形成一个纵横连接的项目控制组织系统。

3.信息反馈原理

项目进度控制过程是控制理论在项目管理中的具体应用。

按照控制论思想，任何控制过程必备信息反馈的过程，能够及时地将项目实施的真实信息反馈给项目管理人员，通过整理各方面的信息，与进度计划进行比较分析后做出判断与决策，调整进度计划，使其保障预定进度目标的实现。

4.弹性原理

项目进度计划工期长，影响因素多，在编制进度计划时，根据经验对各种影响因素的影响程度、出现的可能性进行分析，编制计划时留有余地，使计划具有弹性。

在计划实施中，利用这些弹性，缩短有关工作的时间，或改变工作之间的搭接关系，使已拖延的工期仍能达到预期的计划目标。

二、项目进度控制的方法

1.行政方法

用行政方法控制进度是指上级单位、上级领导及本单位的领导，利用其行政地位及权力，通过发布进度指令，进行指导、协调和考核。

行政方法控制进度的重点是进度控制目标的决策和指导，在实施中应由实施者自己进行控制，尽量减少行政干预。

2.经济方法

用经济方法控制进度，是指有关部门和单位用经济手段影响和制约进度，项目提前完工给予经济奖励，推迟完工要受到经济处罚。

例如，在承发包合同中，写进有关工期要求的条款；

业主单位通过招标的进度优惠条件鼓励实施（施工）承包商加快进度；

业主单位通过工期提前奖励和延期罚款实施进度控制。

3.管理技术方法

进度控制的管理技术方法是指规划、控制和协调。

通过规划确定项目的进度总目标和分目标；

控制就是在项目实施的全过程中，进行计划进度与实际进度的比较，发现偏差，及时采取措施进行纠正；

通过协调项目建设各方之间的进度关系达到控制进度的目的。

4.法律方法

项目实施与承包常以合同的方式推行。

承包合同中通常订有关于工期的条款，超期完工会承担违约责任，除受到经济惩罚外，对承包商