08成文信息控制程序知识讲解.docx
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08成文信息控制程序知识讲解
4.WWW。
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大学生政策2004年3月23日
附件
(二):
(1)位置的优越性
在我们学校大约有4000多名学生,其中女生约占90%以上。
按每十人一件饰品计算,大概需要360多件。
这对于开设饰品市场是很有利的。
女生成为消费人群的主体。
调研提纲:
上述所示的上海经济发展的数据说明:
人们收入水平的增加,生活水平的提高,给上海的饰品业带来前所未有的发展空间,为造就了一个消费额巨大的饰品时尚市场提供了经济基础。
使大学生对DIY手工艺品的时尚性消费,新潮性消费,体验性消费成为可能。
5、就业机会和问题分析
虽然调查显示我们的创意计划有很大的发展空间,但是各种如“漂亮女生”和“碧芝”等连锁饰品店在不久的将来将对我们的创意小屋会产生很大的威胁。
喜欢□一般□不喜欢□
一、消费者分析成文信息控制程序
1目的
对与质量管理体系有关的文件化信息实施控制,确保有关场所使用的文件化信息均为有效版本。
为质量管理体系的有效运行提供证据,为有追溯性要求的场合提供可追溯的依据,为采取纠正措施提供证据,特制订本程序。
2适用范围
本程序适用本公司质量管理体系有关的所需文件化信息的控制。
3职责
3.1总经理负责批准质量手册。
3.2质量部部长负责审核质量手册和批准程序文件。
3.3质量部负责程序文件的审核及质量文件的管理和控制。
3.4技术部负责公司技术标准、产品图纸、工艺文件等技术资料的控制和管理,包括对直接引用和依据的外来技术标准和资料的控制。
3.5各部门负责本部门收、发文件的管理。
4定义
4.1质量手册(一层文件):
描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量控制的文件,是公司质量管理体系的总纲领。
4.2程序文件(二层文件):
规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件。
4.3作业文件(三层文件):
为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件。
如:
作业指导书、操作规程、图样和技术文件、安全操作规程、管理办法、制度等管理文件。
4.4记录:
用于体系管理活动的记录,验证和确认体系管理活动,涵盖各部门业务、工序活动记录。
4.5外来文件(包括,产品标准、顾客提供的图样技术协议以及技术资料、国家及行业强制性法律法规等信息)。
4.6受控文件:
是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到控制的文件。
4.7非受控文件:
是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到控制的文件。
5工作程序
5.1成文信息的分类:
5.1.1从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种;
5.1.2从文件架构上分为四层:
一层文件为质量手册;
二层文件为程序文件;
三层文件为作业文件;
四层文件为表单、记录、资料等。
5.2成文信息的创建和更新
5.2.1成文信息的标识和说明,一个完整的成文信息应该包括标题、日期、作者、索引编号等;
5.2.2公司成文信息的形式可以是语言、软件版本、图标等形式,其载体可以是纸质的也可以是**的;
5.2.3成文信息在发布前应进行评审和批准,确保其适宜性和充分性,各类成文信息的批准权限如下:
a)质量手册:
由质量部组织人员编写;质量部部长评审文件的适宜性和充分性;由总经理批准,质量部发布;
b)程序文件,由质量部负责组织各部门进行本部门程序文件的编写;由各部门主管领导评审文件信息的充分性和适宜性;质量部部长批准,质量部发布;
c)作业文件:
由各部门负责指定专人编写,此类文件的编写要与质量手册、程序文件要求协调一致,要求内容明确、程序具体、可操作;由部门负责人评审文件化信息的充分性和适宜性;由各部门主管领导批准发布,质量部登记备案。
5.2.4技术文件和图样实行六级审签制度(编制、校对、审核、标准化审查、质量会签、批准)。
5.3成文信息的控制
5.3.1确保在需要的场合和时机,均可获得有效的成文信息,以指导过程的运行;
5.3.2应妥善进行保存,防止泄密和不当使用。
各部门对于涉密成文信息,应由各部门兼职保密员进行保管;
5.3.3技术部在编、审、批技术文件时,应确保技术文件和图样协调一致,且现行有效;
5.3.4记录应完整,可追溯,应能证明产品和服务满足要求的程度,其保存期限与产品同寿;
5.3.5对受控成文信息还应有状态标识、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容;质量体系文件加盖红色“受控”章,技术文件加盖蓝色“受控”
章,并标以受控号,需作发放统一使用《成文信息发放回收记录表》(GHJL-CX08-1(NO.04))进行登记;
5.3.6成文信息的编号
a)成文信息编号统一由质量部按本程序规定执行,各部门起草文件时应按5.3.7条款规定实施,并向质量部备案;
b)外来文件如:
国家标准、法律法规及其他要求等采用原文编号,不另行编号;
c)其他通知类文件由综合部按照5.3.7.3规定的编号规则执行;
d)质量管理体系内文件编号均按5.3.7条款规定实施。
5.3.7文件的编号
a)质量手册编号
b)程序文件编号
Q/GH—CX□□-2017
c)其他质量管理文件编号
Q/GH—ZY□□—2017
发布年号
作业文件代号
企业标准代号
d)记录表格的编号
1)程序文件规定的记录表格编号为:
本公司记录代号+程序文件代号+表格顺序号(版本号)。
如GHJL-CX01-01,GHJL-表示本公司记录代号CX01表示组织环境与相关方要求控制
程序,01表示《组织环境与相关方要求控制程序》中的第一种表格;
2)程序文件规定记录表格外,各部门形成的记录表格其编号为:
本公司记录代号+部门代号+顺序号(+版本号)。
如GHJL-ZL-001,GHJL-表示本公司记录代号,ZL-表示质量部,001表示第一
种自定表格;
各部门代号如下:
技术部-JS、质量部-ZL、综合部-ZH、生产部-SC、财务部-CW,物资部-WZ;
3)程序文件中规定的记录表格的流水号(NO.)编号方法:
4)各部门记录表格的流水号(NO.)编号方法:
记录内容拼音字母的简写
e)技术文件的编号按《技术文件管理办法》编号规定执行。
5.4成文信息的编写和审批
5.4.1质量手册由编写小组组织有关人员编写、质量部部长审核、总经理批准;
5.4.2程序文件由编写小组负责编写、相关职能负责人审核、质量部部长批准;
5.4.3部门级管理文件由各部门负责编写,部门负责人审核批准;
5.4.4成文信息的编制要符合标准的要求,相关部门在对成文信息的规定认可后进行会签,填写《成文信息会签表》(GHJL-CX08-2(NO.04)),所有编制的成文信息在发布前应履行审批手续,必要时进行评审;
5.4.5图样和技术文件由技术部负责编制,按规定进行审签、工艺和质量会签、标准化检查,经总工程师批准后发布;
5.4.6确保图样和技术文件协调一致、现行有效;
5.4.7确保成文信息保持清晰、易于识别和检索。
5.5成文信息的发放
5.5.1成文信息的发放范围由该成文信息的主管领导审批,成文信息发放时应填写《成文信息发放回收记录表》,接收人签字领用;
5.5.2公司范围内发放的成文信息为受控文件。
其中质量手册和程序文件应在封面加盖“受控”印章;并注明发送编号。
提供给认证机构和供方的文件,按内部受控文件处理。
其他对外提供的质量手册和程序文件为非受控文件,不加盖印章;
5.5.3当使用的成文信息严重破损影响使用时,应到发放部门办理更换手续,补发新成文信息时,仍沿用原成文信息分发号,破损成文信息由发放部门收回;
5.5.4若成文信息丢失,应向发放部门说明丢失原因,申请补发。
补发的成文信息应给予新的分发号,并注明原成文信息分发号作废;
5.5.5各使用部门对接收的成文信息应分类登记,并认真保管所有受控成文信息,不得私自外借;
5.5.6成文信息应发放到位,确保使用成文信息的场所均能获得适用成文信息的有关版本;
5.5.7对存入软盘的成文信息应有备份并进行标识(如文件名称、编号、版本号等)。
对以**媒体形式保存的成文信息,其更改应由专人负责,必要时设置相应的密码。
5.6成文信息的评审
每年第四季度由质量部收集有关部门意见,对现有质量管理文件的符合性、适用性、协调性和充分性进行评审,必要时进行修订。
5.7成文信息的更改
成文信息发现不适用时,成文信息编制部门应及时进行修改,其修改应履行审批手续。
5.7.1质量管理文件的更改,由质量部组织实施。
填写“成文信息更改单”(GHJL-CX08-3(NO.04))按原审批程序批准后实施;
5.7.2技术文件的更改由技术部办理“成文信息更改单”,按规定审批后,实施更改;
5.7.3其他成文信息的更改,由相应主管部门填写“成文信息更改单”,经审批后,实施更改;
5.7.4成文信息更改的方式,如换版(加版本号)、换页、局部修改等,需在“成文信息更改单”中注明。
局部更改的方法为“划改”,并做更改标记,更改人要在修改记录栏签
名;
5.7.5更改后的成文信息应及时发放相关部门,确保现场使用成文信息的有效性;
5.7.6各更改部门保存更改记录。
5.8成文信息的归档、保存及销毁
5.8.1技术部应确定哪个过程应形成哪些技术文件,哪些技术文件应保存或归档,对需归档的技术文件应按要求及时进行归档;
5.8.2成文信息应分类存放在干燥、安全的地方;
5.8.3各部门指定专人负责保存相关的成文信息,以方便存取和查阅;对于涉密的成文信息,由各部门兼职保密员负责妥善保管,确保涉密信息不泄露;
5.8.4作废的成文信息由发放部门收集后,办理“成文信息处置审批表”(GHJL-CX08-4(NO.04)),按规定进行销毁;
5.8.5作废留用的成文信息,应加盖“作废保留”印章作为标识并单独存放;
5.8.6任何人不得在受控成文信息上乱涂乱画,确保成文信息整洁和清晰;
5.8.7员工岗位变动或调离时,应由其所在部门负责人收回其所持有的成文信息后,才能办理调离或变动手续(部门负责人变动由质量部收回),并由该部门文件管理员收回交质量部作好相应的收、发登记或注销。
5.9外来成文信息的控制
5.9.1外来成文信息包括国家法律法规、标准、等由综合部填写“外来成文信息件清单”(GHJL-CX08-5(NO.04))统一实施管理;
5.9.2外来技术文件包括产品规范、技术图纸、资料等由技术部填写“外来成文信息清单”统一实施管理;
5.9.3外来成文信息应加盖“外来文件”印章作标识,并控制分发范围;
5.9.4技术部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本,并识别其适用性,确保使用适用文件的最新版本。
5.10文件的借阅和复制
5.10.1公司内部借阅归档文件应办理借阅手续,填写“成文信息借阅登记表”(GHJL-CX08-6(NO.04)),外单位借阅文件必须经公司主管领导批准;
5.10.2因工作需要复制成文信息、图样时,须经文件管理部门同意,由文件管理部门复制,并进行登记;
5.10.3质量管理体系文件以纸张文件为主,存在电脑中的成文信息使用时必须打印成纸
张文件并按规定审签,方可有效;
5.10.4成文信息使用部门应妥善保管所使用的成文信息,发现破损或不清时,及时向质量部提出申请更换,任何成文信息不得擅自外借及复制,以旧换新时分发号不变,旧文件销毁;
5.10.5文件丢失时,责任人应提出书面补发申请,主管领导审批后由质量部补发并进行登记;
5.10.6顾客要求或不能打印成纸张的成文信息,而使用非纸张性文件时,应有备份,即A、B盘,其中A盘(原盘)经审批后存档,B盘提供使用;
5.10.7非纸张性成文信息应存放在适宜的环境条件下,如
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- 08 成文 信息 控制程序 知识 讲解