大型会议组织接待流程实施办法文档格式.docx

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3、参加人员。

1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；

2、筹备与接待

筹备与接待人员的职责是：

按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，将会很重要。

（1）精心策划

要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。

只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。

这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；

要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。

有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。

在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：

来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。

根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。

然后报请领导批准后实施。

（2）规运作

每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接待工作同样需要有自己的特色和风格。

因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。

不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。

在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。

细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。

在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；

具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。

接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。

这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损作企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。

筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；

②要有人专门负责日程安排及与各部门协调；

③要有人专门负责联系场地、布置会场；

④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排；

⑤要有人专门负责设计比赛与其他活动；

⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。

（3）参加人员

会议要邀请哪些人参加同样需要考虑周全，员工是全体参加吗？

不是的话，该哪些人参加？

其他公司的员工参加吗？

合作伙伴参加吗？

客户邀请吗？

主管部门的领导是否邀请？

等等，都要想周全了。

在制订参会人员的时候，有这样一个原则：

“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。

四、制定接待程序，落实各项细节：

在确定了参加人员后，要明确参加人员中，谁坐主席台；

谁是会议的主持人；

谁要在会议过程中发言或演讲；

谁是嘉宾；

谁是参与讨论的人；

谁要表演、比赛，等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备和制定接待计划。

1、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划，做到让客人高兴而来，满意而归。

2、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。

3、详细了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导，提供分析及使用建议，以便领导选择酒店。

4、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。

5、做好接待前的准备工作，根据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。

6、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）

7、领导审批接待计划，申请接待费用。

五、安排食宿

1、提前办理好住房手续（房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。

2、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）及同行卡。

客人用房：

各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。

同行卡可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。

同行卡可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后相互之间联系。

3、房间布置：

客人抵达前必须保证房间清洁卫生，同时检查房间设施是否能正常使用，按照要求为房间配水果（需每天更换）。

4、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。

贵宾客人有专人引领至房间。

安排房间的原则：

根据不同层次安排不同规格的房间。

5、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。

要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品价廉物美。

6、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。

所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。

7、宴请时根据需要安排打印席卡。

8、逐一落实各项细节。

六、接待车辆

1、接待用车：

保证车辆必须是干净、整洁车。

驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。

2、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。

3、根据来宾和迎送人员的人数，以及行数量安排车辆。

乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。

如果来宾行数量较多，应该安排专门的行车。

如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，事先讲明路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，以免行进中发生错位。

每台车都将有明显的“编号”；

每台车安排一名陪同人员，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；

4、现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，实施并执行；

如有任何特殊情况改变行程，应及时通知相关人员和司机。

5、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。

6、如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。

在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。

同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。

会议前期的筹备过程中要考虑的，如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放？

主持人是否要准备串词？

发言的人是否要准备投影设备？

嘉宾是否要有标志？

表演的人是否需要道具与服装，等等，都要在参会人员确定后，进行准备。

会议、宴会座次排序

6

5

4

7

8

宴席座次

门口

座次图

听众

七、会议日程文

会议日程，是会议开始前要发放的关于会议安排的重要文档，让所有参会人员了解会议的地址、详细容及时间安排，因此，会议日程是非常关键的应用文。

会议日程与会议议程的主要区别是：

是否有具体的时间安排。

会议议程是在会议前期准备过程中，让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的准备。

会议日程与议程的容相似，但有更加详细的会议地址、会议容的具体时间安排。

东誉城（马）有限公司年会日程（文）

经过一年的努力进取，公司取得了良好的业绩，为总结工作，展望公司的发展前景、表彰优秀，公司将举行年度会议，会议日程如下：

会议日期：

XXXX年XX月XX日9：

30-17：

00

会议地址：

马市XX大酒店XX会议厅

参会人员：

公司总部领导、公司全体人员

9：

00-12：

00各部门汇报上一年度工作情况及下一步工作计划

12：

00-13：

30午餐，中餐厅及参会人员合影留念

13：

30-16：

00各部门继续汇报上一年度工作情况及下一步工作计划

16：

00-16：

30公司总部领导讲话

00表彰优秀员工

17：

00会议结束

八、会议管理_会议预算的5项容

会议预算是会议管理与策划的重要容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算本或会议预算报告上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。

会议预算包括以下6项容：

1、交通费用

　　交通费用可以细分为：

　　①出发地至会务地的交通费用：

包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通费。

　　②会议期间交通费用：

主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

③欢送交通及返程交通：

包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、场地费用

　　具体可细分为：

　　①会议场地租金：

通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在：

如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

　　②会议设施租赁费用：

此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备（一般都自带）等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

可参考：

音像辅助设备

　　③会场布置费用：

如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

　　④其他场地费用：

这些费用通常包括：

广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、保健、媒介服务等，可视会议需要进行采购。

对于这些单项服务支持，筹办时应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房开放的服务项目有关——譬如客房的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花提供等服务是否开放有关。

会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及围。

4、餐饮费用

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中，已有详细介绍。

　　茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）

5、其他娱乐、演出、保健、旅游项目费用

会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。

6、杂费

　　杂费是指会议与活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

九、会议物品采购清单与采购人员安排

在会议的三类相关人员中，会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁，在采购前列一个采购清单，并安排好会议采购人员，会使采购进行得有条不紊，且不会产生遗漏。

会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项容：

1、会议场地租用，可参考：

会议地点的选择

会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。

会议场所的费用，通常在整个预算中占比较大，同时，场地对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲，场地选择是个重要的事情。

如果公司部有合适的地点选择，会议地点可以安排在公司部。

由于减少了租用场地与设备，选择部地点开会可以节省费用，适合于部会议与活动。

由外部的服务商提供的会议场地，通常有三类地点：

①宾馆、酒店、②会议中心、③饭店这几类场所。

①宾馆、酒店

许多宾馆有专门接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。

②会议中心

会议中心：

属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；

有专业的会议相关设施；

精通会务服务的服务人员；

大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。

③饭店

饭店：

有适合大型活动的房间，同时也提供餐饮服务。

会议场地如果由外部提供，会议筹备人员有可能对场地不是非常了解，有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地点与想象的不一样就来不及了。

如果由于各种原因无法亲自去踩点，可由熟悉会议需求的人，帮助观察，或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。

1、住宿、娱乐、演员、旅行目的地预订；

2、车辆使用及租赁安排；

3、票务预订提供机构选择；

4、音像辅助设备租赁；

5、会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。

会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。

会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。

会场布置总体要求

会场布置要与会议的容相匹配，根据会议容可把会场布置为：

喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。

会议场所的室外布置

会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：

1、主会标

2、欢迎拱门、条幅

3、彩球、鲜花、氦气球

4、地毯

5、展架、易拉宝、广告板

6、引导牌

7、灯箱

8、签到台

9、休息座椅等

会议场所的室布置

会议场所的室布置可根据需要选择：

1、会标、背景板

2、主席台、听众席、演讲台的布置，

3、鲜花、彩球、彩带等装饰

4、音像辅助设备

5、灯光、电源设备

6、茶点，

7、奖品、礼品、活动道具

8、桌牌、名牌

9、摄像设备，等

7、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单

8、餐饮、水果、饮用瓶装水等

9、接待物品采购，包括：

吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品

10、会议相关印刷品需要提前确定容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。

会议相关的印刷品，包括：

请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、天气预报、广告材料等。

11、与会议相关的其他物品

各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题。

十、请柬、邀请函的7项信息与文

有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加，因此，要给相关人员发送请柬或邀请函，请柬与邀请函的容为被邀请者提供了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息，请柬与邀请函的容应体现7类信息。

1、活动类型

2、活动日期、时间与会期

3、会议邀请者与被邀请者

4、会议地点

5、是否需要回复

6、提供的餐饮

7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等

邀请函文

XXX先生/女士：

XX公司将于X月X日9：

00-17：

00，举办公司年会，特邀请合作伙伴派员参加。

会议议程如下：

……

会议地点在XX国际会议中心中餐厅，会议提供午餐及茶点。

请贵公司于X月X日前提供参会人员人数及。

因有团队活动，参会者请备休闲装。

会议中心地址：

XX街XX号，公司接送车辆8：

00，由火车站接参会者到会议中心。

东誉城（马）有限公司

1月9日

请柬与邀请函要提前发出，以便参会者提前安排时间；

请柬与邀请函的样式、纸取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高；

对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登记，以便统计精确的人数，人数在预定用餐、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。

第二章会议地点的选择

会议地点的选择是属于会前筹备的一部分，但会议地点的选择非常重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。

一、会议地点评估的几个项目

在选择会议地点后，要对会议场地进行评估，可参考如下16个项目：

1、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费；

2、停车场；

3、安全情况、保安服务质量；

4、电信联络便利性；

5、装修与外观；

6、清洁程度；

7、大堂、卫生间装修、设施、清洁；

8、食品、茶点（可参考：

会议的食品饮料安排）；

9、餐饮服务水平；

10、工作人员表现；

11、服务水平；

12、供暖、空调、照明设施；

13、住宿设施；

14、音像辅助设备；

15、休闲设施；

16、其他设施与服务；

以上项目列表，逐项按好、中、差打分。

在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以便保障会议地点与会议要求相符合。

会议座位安排，如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。

一、会议室座位安排的五种方式

会议室座位安排通常有五种方式：

1、圆桌会议型

所有人转着桌子就座，方便所有人参与讨论，通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。

尽管圆桌会议型就座人员相对平等，但仍然需要注重就座的礼仪，可在座位上摆放姓名牌，用于提醒就座的次序。

2、正式演讲型

正式演讲时，要给演讲者、发言人一讲台或办公桌，方便演讲者站立或座着讲话，同时，还要根据演讲人的要求及演讲需要，摆放相应的音像辅助设备。

听众在演讲者对面，按排坐，面向演讲者。

这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。

这种座位排列方式，应稍微多提供一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众通常不会座得非常满。

3、小组讨论型

据会议的需要，把座位分成几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分成几个小组进行讨论，培训经常采用这种形势，方便对课题进行小规模的深入研讨，保证更多的人对议题表达意见。

4、就餐座位安排

对于正式的晚餐或宴请，应选择这种方式安排座位，在餐桌上要摆放桌号提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。

5、礼仪型

有些非常正式的会议，对就座礼仪要求很高，例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议，在主席台上就座的人，如何安排座位一定要参照礼仪指导书，并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。

二、会议的食品饮料安排

会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。

安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。

会议的食品饮料有两类：

1、茶点

茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间提供。

茶点的种类可分为西式与中式2种：

西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

可以放在会议室的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前会议筹办人员与会议场所提供商协商。

2、正餐

正餐分为午餐、晚餐、早餐。

午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主；

晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节；

早餐除非是安排好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。

食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：

1、部食堂；

2、外部餐饮提供商，包括小型餐饮公司、饭店；

3、会议或住宿场所提供；

4、自