集团企业集中采购管理系统解决方案设计Word文档格式.docx
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4)公司总部依据全局库存状况及采买策略,选择供给商进行采买,下达订单;
5)供给商直接送货到各工厂,有些公司是要求供给商送货到总部,而后由总部再调拨
到各工厂;
6)依据公司管理要求不一样,与供给商的采买结算能够由总部集中结算,也能够由各工厂分别与供给商结算。
5.3.详细解决方案
3.1.成立公司公司有效的集中采买管理模式
3.1.1.集中采买、集中收货、集中结算、内部调拨
主要应用处景:
主要特色:
1)总部负责采集下级公司采买申请,一致直供给商下达订单;
2)供给商一致送货到总部,总部收货质检,与供给商的物流在总部达成;
3)总部收货后,依据各公司物质需求申请以及实质采买到货状况,向各公司调拨物质;
4)总部与供给商一致结算;
5)总部和下级公司进行内部结算。
集采集结模式
报价
退回
开票
总部
计划员采买员库管员财务
汇总/均衡
采买计划
询价
接受报价
比价
收货
质量查验
能否合
不合格
格合格
采买结算入库
收票
分货
下级公司工厂
汇总/均衡车间计划
物质需求申请
流
出库
入库
领料单
物
及
资料出库
商
对付单
收款
付款
算
应收单
结
款
收
1)各工厂提出物质需求申请;
2)公司计划员汇总各工厂物质需求申请后,在本公司范围内均衡库存,将库存缺口向
公司总部提出采买申请;
3)总部计划员汇总各公司需求申请后,在总部均衡库存,依据库存缺口生成采买计划;
4)采买计划审批后,生成采买订单,下达采买订单给采买员;
5)采买员向供给商发出询价,供给商报价后,确立集采价钱;
假如与供给商签署有采
购合同,则履行合同价钱。
6)采买员履行采买,下达采买订单给供给商,要求送货到总部;
7)采买到货需要质检时,在总部进行质检收货,不需要到货环节时,总部直接收货入
库;
8)总部录入采买发票;
9)总部依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款;
10)总部依据下级公司物质需求申请及实质采买状况生成调拨订单,履行调拨;
11)下级公司调拨收货入库;
12)按期进行总部和下级公司的内部调拨结算。
3.1.2.集中采买、分别收货、集中结算、内部收付
1)总部负责一致直供给商下达采买订单;
2)下级公司分别进行收货质检与入库业务;
3)公司总部与供给商一致结算;
4)总部与下级公司内部结算。
分采集结模式
报价接受报价
能否合格
合格
采买结算
内部结算
2)公司计划汇总感觉内各工厂物质需求申请后,在本公司范围内均衡库存,将库存缺
口向总部提出请购;
3)总部计划员汇总下级公司需求申请后,在总部均衡库存,依据库存缺口生成采买计
划;
5)采买员向供给商发出询价,供给商报价后,确立集采价钱;
假如与供给商签署有采
6)采买员履行采买,下达采买订单给供给商,指定供给商送货到各个下级公司;
7)采买到货需要质检时,下级公司分别进行质检收货,不需要到货环节时,下级公司
直接收货入库;
10)总部与下级公司进行内部结算。
3.1.3.集中采买、分别收货、分别结算、各自使用
1)总部负责一致直供给商下达订单任务;
2)下级公司各自进行收货质检与入库业务;
3)下级公司分别与供给商结算。
分收分结模式
退回不合格
款收款
下级公司
汇总/均衡
工厂
车间计划
2)下级公司计划员汇总下级单位物质需求申请,在本公司范围内均衡库存,将库存缺
6)总部采买员履行采买,下达采买订单给供给商,指定供给商送货到各个下级公司;
8)下级公司录入采买发票;
9)下级公司依照供给商发票与入库单般配校验后与供给商结算、付款。
3.1.4.统签合同集采模式
总部与供给商统签采买合同,并控制下级公司采买业务模式。
1)总部一致与供给商签署采买合同;
2)下级公司只好依据总部签署的合同向供给商下达采买订单。
统签合同集采模式
供给商公司公司下级公司
洽商合同采买合同
采买订单采买订单
各公司采买各公司采买
业务流程业务流程
2)下级公司录入采买订单,并受总部采买合同的控制;
3)下级公司履行采买订单后,进入后续的采买业务流程。
3.1.5.怎样成立集采业务组织和集采业务规则
成立集采采买组织:
采买组织所属公司
定义集采规则:
确立物质由哪个公司负责集采。
集采公司
集采物质
集采调拨关系定义:
确立集采调拨业务规则及价钱规则。
集采调拨
3.2.成立公司采买管理模式,规范采买业务流程
3.2.1.一般销售的商品采买
一般采买
商品部门
采买部门
库管部门
质价部
财务部
请购申请
采买订价
成本确认
单
采买到货
采买入库
物采买发票
采买对付
款收款付款单
1)请购单能够由商品部门手工填写,也支持由销售订单导入;
2)采买订单参照请购单生成,同时支持对订单进行仔细的业务状态管理;
3)依据采买订单进行到货签收,生成到货单;
4)库管员依据到货单中的合格品数目生成入库单;
5)结算员依据入库单生成采买发票,生成采买发票后进行结算,生成成本确认单;
结算员对采买发票进行确认,确认后生成对付单,形成供给商对付款。
3.2.2.受托代销方式的采买业务
受托代销是一种先销售后结算的采买模式,往常是依据销售数目进行采买结算。
受托代销采买
需求部门
采买员
库管员
财务人员
提出需求
申请
销售发票
采买发票
1)请购单、采买、到货、入库等业务环节与一般采买基本一致;
2)采买结算:
查问销售发票,依据销售状况与厂家进行采买结算,系统自动生成采买
发票般配采买入库进行采买结算;
3)依据采买发票确认对付,向厂家付款。
3.2.3.直运销售方式的采买业务
公司直运销售无需进行实物的收发,即达成购销业务,由供给商直接将商品发给公司的
客户;
结算时,由购销两方分别与公司结算,开具购销发票,进行资本的划转。
直运销售
销售部门采买员库管员财务人员
销售订单销售发票
销售结算
收款单
需求申请单采买订单采买发票
付款单
供给商客户
1)直运采买是由销售驱动采买的采买业务,销售部门先在销售管理中录入销售订单,
销售订单审查后将推式请购单;
2)请购单、采买订单的办理与一般采买基本一致;
3)直运采买不必入库,货物直接从供给商发给销售客户,所以没有入库办理;
4)能够在实质结算的时候参照采买订单生成采买发票,直运采买的采买发票保留后,
系统将自动生成一张结算单,传存货核算系统,确认采买成本;
直运采买的采买发票审查后,会将数据传到对付系统,生成一张对付单,形成对付账款;
5)直运销售业务发票结算,销售成本取自采买发票成本。
3.2.4.多配送中心收货方式的采买业务
跨地区经营的分销公司往常在全国有多个配送中心,支持地区市场的销售,但采买业务往常由公司一个采买部门进行一致采买;
公司采买部就需要依据多个配送中心需求
进行采买,而后分派到多个配送中心,往常能够经过订单到货安排,安排供给商在什么
时间、送什么品种、多少量量到那个配送中心。
1)多地区分销公司,全国多配送中心、多库房;
2)公司级的集中采买;
3)集中订货,但依据订单履行状况要求供给商向多个配送中心送货;
4)总部一致进行采买结算。
分销型公司多配送中心收货的采买方式
采买部采买部配送中心1配送中心2财务部
计划员采买员库管员库管员对付成本会计
采买计划采买合同
请购单
订单到货安
排
到货接收
采买入库成
本
结算
1)往常销售部门依据销售计划拟订采买计划;
2)采买部门依照采买计划进行请购、向供给商订货;
采买订单往常为按月履行的大订
单,便于供给商的生产备货;
3)采买部门或物流部门依据市场状况和配送中心的库存状况,拟订到货计划安排,并
通知供给商依照到货计划送货;
4)配送中心能够依照到货计划进行收货安排工作准备;
5)供给商一致开票,系统中发票和各配送中心的采买入库单般配考证进行采买结算,
确认对付,并依照对付进行付款。
3.3.怎样对供给商进行一致规范、正确评估
基础设置
查问历史交易
评估供给商
评估结果
对供给商
的办理
供给商存货关系设置
供给商供货价钱供给商供货质量
供给商交货履约状况
设置评估标准评估供给商
供给商排名按物料的供给商排名
候选供给商
冻结供给商
从头评估
解冻供给商
1)成立供给商和存货关系,成立供给商评估基础;
2)设置供给商评估标准,以标准评估供给商;
3)查问已有历史采买交易中,查问供给商供货价钱、质量及交货履约状况;
4)冻结不合格供给商,控制不再与该供给商发生交易;
5)供给商从头评估合格后,将会从头归入公司候选供给商。
3.4.怎样获取合理采买价钱,有效控制采买成本
采买价钱管理
计划员
采买价钱管理员
自动询价
自制
能否存
在有效
询报价单
价钱
否
选择供给商
停止
不询价
是
在价钱
审批单
价钱审批单
1)计划员提出请购申请;
2)采买价钱管理员依据请购申请询价,同时,也能够自制询报价单;
3)选择询价供给商,供给商报价后,磋商最后采买价钱,形成价钱审批单;
4)价钱审批单价钱除来自询报价单外,会获取采买合同价钱,同时,也可自自制询报
价单;
5)依据价钱审批单价钱形成采买订单价钱;
6)采买订单除了能够经过价钱审批单中的信息生成外,也能够取历史采买价钱和已存
在的价钱审批单信息生成,进而能够减少比价过程。
3.5.怎样掌控公司全局库存,合理控制库存水平;
为公司各领导层及有关岗位职工及时供给多角度的报表。
现存量查问:
多公司查问
动向库存查问:
动向库存
多物料属性库存管理,包含多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等:
3.6.怎样有效地规范和控制集中采买业务流程
规范流程:
成立规范业务流程,保证公司业务运作的规范性。
流程可控:
公司在办理业务时,将会遇到业务规则的控制。
控制票据
控制点
控制条件
流程可调:
依据公司业务发展需要,实现业务流程及时调整。
先货后票和先票后
货的流程能够调整
3.7.怎样及时、正确地掌控公司采买业务履行状况
为领导层及有关岗位职工及时供给多角度的报表。
多公司多角度
5.4.集采平台建立
价钱管理
合同管理
退货管理
价保留理
销售管理
库存管理
采买管理
质量管理
返利管理
信誉管理
采买价钱
内部交易
供给商管理
应收管理
发运管理
存货核算
对付管理
资本管理
全面估算
总账
网络报表
归并报表
UAP应用平台
主要功能:
1)合同管理:
反应公司与供给商签署的采买合同及其履行状况,并可实现对详细采买
业务的控制;
2)供给商管理:
成立供给商的查核、评估系统,对供给商进行合理的评估;
3)采买计划:
拟订公司年度采买计划,指导公司采买业务履行;
4)采买价钱:
经过询报比价,确立物质采买价钱,作为采买履行的依照;
5)采买管理:
以采买订单为核心,反应公司采买业务运作,并供给多种查问、剖析报
表;
6)内部交易:
办理公司内部交易的物流、商流、资本流,经过业务共同,使得交易信
息在各方获取及时反应;
7)库存管理:
从数目角度管理物质的进出库业务及特别业务,及时反应公司现有库存
及估计库存,供给各样库存剖析报表;
8)存货核算:
从资本角度管理物质的入库业务,计算物质成本;
9)发运管理:
经过发运计划、发运单等一致协召公司公司的物质运输,并经过计算相
关的运输花费实现与财务的集成应用;
10)质量管理:
定义的合格品范围,对采买到货物质进行质量查验,并依据查验结
果对货物进行办理。
5.5.方案优势剖析
5.1供给公司供给商管理平台
公司一致管理供给商:
选择公司
分派供给商
评估供给商:
计算得分
5.2支持集采集结管理模式
由总部达成收货入库和收票结算:
集收集结
5.3.支持分采集结管理模式
由提出需求申请公司收货入库,总部达成收票结算:
分收集结
5.4.支持分收分结管理模式
提出需求申请公司达成收货入库和收票结算:
分收分结
5.5.支持统签合同采买模式
总部一致签署采买合同,分派到下级公司,控制下级公司采买业务:
所控制的下级公司
5.6.支持优良优价采买
确立优良优价标准:
依据查验结果计算实质入库数目:
计算结果
计算实质入库数目
依据查验结果,依照优良优价标准计算采买价钱:
计算价钱
实质价钱
5.7.实现多配送中心收货
选择配送中心
在采买订单中进行到货计划安排,确立向哪些配送中心配货。
5.8.支持公司间业务票据的共同
由总部触发的公司间调拨业务:
设定调拨公司
由销售订单生触发的公司间调拨业务:
销售订单触发设定调拨公司
5.9.供给较完好的采买价钱管理系统
确立询价物质:
生成价钱审批单:
依照审批后的价钱下达采买订单:
5.10.鉴于角色的权限分派
用户权限分派波及到三个方面:
1)设置角色关系公司:
分派公司
2)为角色分派权限:
3)为用户分派角色:
5.11.及时的例外事件管理,支持多种预警功能
保质期邻近预警:
库龄预警:
采买到货预警:
5.12.支持审批流,知足公司管理要求
采买订单支持公司采买员审批的流程;
当采买金额超出10000万元时,转由总部采买
员审批。
5.6.价值剖析
辅助公司成立了公司级供给商管理平台,一致对供给商进行资质审查、评估,使得供给
商的管理更为科学、合理;
充足发挥了集中采买的规模优势,降低了采买价钱;
经过集中掌控主要物质的库存,使得物质分配更为合理,库存水平显然降落,资本占用
更趋合理;
实现了对采买价钱履行状况及时、动向剖析,有效地控制采买成本;
采买业务办理流程更为规范、合理,采买破绽渐渐减少。
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