总经办工作管理手册Word下载.docx
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8.办公用品管理制度
9.车辆管理制度
10.公物管理制度
11.宴请接待制度
12.宿舍管理制度
二.行政内务管理流程
1.文件处理程序说明
2.文印程序说明
3.档案调阅程序说明
4.传真收发程序说明
5.公章使用流程说明
三.表格
1.发文稿纸
2.文件发放表
3.会议通知单
4.会议纪要
时间管理制度
为加强企业管理,规范员工的行为,培养员工的自律意识和时间观念,特制定以下时间管理制度。
1上班时间不得迟到、早退。
打扫工作环境的卫生不得占用上班时间。
2迟到、早退时间以5分钟为限,当月累计迟到、早退3次,加计一天事假,迟到、早退30分钟以上按旷工一天处理。
3上班时间不许扎堆闲聊,以影响他人工作。
4非采购人员,不得在上班时间上街购物。
5上班时间不得接待与工作业务无关的其他来客。
6上班时间不得从事与自身业务不相关的其他活动。
7上班时间外出办事,需向当班经理请假。
8对季节性很强的生产经营单位或相关部门,在其相应的生产季节,可不受上述时间管理制度的限制,企业可根据自身特点制定出相应的时间管理报总公司总经办备案。
9只要进入上述可操作的时间管理阶段,各企业必须按制度执行。
员工行为规范
1遵纪守时:
按时上下班,不迟到不早退,不串岗脱岗;
2严格上岗:
上岗工作要集中精力,全神贯注,不扎堆闲聊天;
3按章操作:
职工必须严格执行“三规一制”(操作规程、安全规程、设备维护保养规程、岗位责任制),按章办事,不违章作业;
4爱护设备:
工具要摆放整齐,机器要保持清洁,经常维修,保持良好运行,原材料、成品、半成品、工装等堆放有序;
5安全生产:
防火防盗,防止事故隐患,经常对职工进行安全教育,对新上岗的职工要进行“三级教育”(厂级、车间、班组级)保证安全生产;
6钻研技术:
要有强烈的工作责任心,对技术精益求精,树立名牌意识,保证质量,不出不合格产品;
7尊师爱徒:
师徒文明,团结互助,互帮互学;
8环境整洁:
保持室内卫生,操作现场干净整洁。
9机关工作人员要公正谦洁,忠于职守,树立全心全意为广大职工服务的思想;
10热爱本职工作,精通业务,不断更新知识,提高业务素质和工作能力,办事讲究效率;
11遵章守纪,遵守公司各项规章制度,不违反纪律,上班不串岗,不干与工作无关的事;
12说话和气,礼貌待客,态度诚恳,尊重员工和来访者,办事不推诿;
13仪表端庄,精神饱满,着装得体,举止大方,体现职业风范。
在岗时女职工严禁浓装艳抹、穿超短裙;
男职工不留长发、不吸烟、不酗酒;
14工作要有计划、有条理,分清事情的轻重缓急,讲究工作效率和工作质量;
15要有较强的组织纪律观念,请示、汇报或安排、布署工作要按组织程序逐级进行。
部门之间要加强合作,相互协调,不得拖拉扯皮,推诿责任;
16持办公环境优美,做到窗明几净,办公桌上的文件堆放整齐。
公文管理制度
为使总公司及各所属公司、部门的公文进一步规范化、标准化、制度化,不断提高公文办理的效率和质量,有效地发挥公文的重要工具作用,特制定本制度。
1本制度适用于总公司及各所属公司的公文管理。
1.1总公司办公室是综合职能部门,负责公司日常事务及各种往来公文,对公司所有行政文件归口管理,并对各所属公司的公文处理工作负有检查、指导的责任。
1.2各所属公司的公文处理工作由各单位行政专干(或指定人员)负责,各所属公司均应依照本办法,准确、及时、安全地做好公文处理工作。
2公文的分类
2.1总公司常用的公文种类有:
决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、函、工作志、工作计划等。
2.1.1决定、决议:
对重大事项行动做出安排,用“决定”;
经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
2.1.2通报:
表彰先进、批评错误、传达重要情况用“通报”。
2.1.3通知:
发布规章制度,转发上级、同级和不相隶属部门的公文,转批下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。
2.1.4报告、请示:
向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”,向上级请求请示、批准,用“请示”。
2.1.5批复:
答复请示事项,对下级布署工作用“批复”。
2.1.6会议纪要:
传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行者,用“会议纪要”。
2.1.7工作志;
记录日、周、月工作情况(包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等)者,用“工作志”。
2.1.8工作计划:
进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。
3公文的格式
3.1公文一般由标题、发文号、签发人、秘密等级、主送机关、正文、附件、公章、发文时间、抄送时间、抄送机关、附注、主题词等部分组成。
3.1.1公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般应该标明发文机关和公文种类,除批转规章制度外,一般不加书名号。
3.1.2发文字号,包括企业代码、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。
3.1.3公文一律加盖印章,上报的公文应注明签发人。
3.1.4秘密公文应标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
3.1.5紧急公文应标明“急件”特急公文应在24小时作出决定。
3.1.6请示、报告一般只写一个主送部门,如需同时送其它部门,应用抄报形式。
3.1.7公文如有附件,应该在正文之后注明附件名称和顺序。
3.1.8发文部门应注明全称和规范简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
3.1.9会议通过的文件,应在标题之下,下文之前注明会议的名称和通过日期。
3.1.10文字从左至右横写、横排。
3.2公文用纸一般用B5型,左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。
“通报”“通知”用纸大小,根据实际情况需要确定。
3.3草拟公文必须符合下列要求:
3.3.1要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
3.3.2情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分明,文字要精炼,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。
3.3.3人名、地名、数字要准确,时间要写明具体的年、月、日。
3.3.4公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必须用阿拉伯数码外,一般用汉字书写,在同一公文中,数字的使用前后一致。
3.4公司对外发出的公文由总经理签发,公司对内的公文,由总经理签发或总经理授权,副总经理签发,行政事业部直接发出的公文,行政事业部部长签发,总公司及各所属公司公文必须原件、打印件各壹份在每年度公文归档时装订成册,编好文页,交档案室存档。
发出的公文,由公司负责人签发。
3.5总公司各所属公司应根据各自隶属关系和职责范围确定行文关系。
3.6总公司对各所属公司用下行文的方式,发布指示、指导性指令来指导工作。
3.7总公司各所属公司的文件一律要抄报总公司一式两份,总经办上报传阅、存档。
3.8总公司公文由总经办负责登记签收,行政事业部根据文件内容提出拟办意见,请公司有关领导批示后交主办单位、部门执行。
3.9各所属公司公文由专门人员负责登记签收,行政部根据文件内容提出拟办意见,请公司有关领导批示后交相关单位、部门执行。
3.10文件批办后,总经办要按批示意见进行督办。
对久拖不办、贻误工作造成损失或不良影响的,要追究承办单位和承办人的责任。
3.11对本制度未涉及的工作,如收回、销毁、存档等工作,按国家规定另行安排。
3.12每年度末,由总经办统计、汇总收文、发文、存档数量并装订成册,少一份文件扣款50元。
此项工作列入岗位目标考核内容之一。
3.13本制度的修改和废止,由经营会议提议,公司董事会决定后实施。
3.14本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司行政事业部。
公司文件管理制度
1总则
1.1为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,理顺文件上行及下行的关系,根据有关规定,结合公司实际情况,特制订本制度。
1.2文件管理内容主要包括:
上级函、电、来文、各分公司来函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。
2收文的管理
2.1公文的签收。
2.1.1凡接收公文均由公司秘书登记签收后转交总经办主任审阅,对政府部门发来的文件,要进行标题、文号的登记后再转交。
2.2公文的阅批与分转。
2.2.1凡正式文件均需由总经办主任,根据文件内容和性质阅签后转交公司秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办,为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即力。
2.2.2一般函电单据等,由公司秘书直接分转处理,涉及几个单位会办的文件,应同主办部门联系后再分转处理。
2.2.3为加速文件运转,公司秘书应当天或第二天将文件送到总经理办公室,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天。
3文件的传阅与催办
3.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级和文件带回家和公共场所,对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.2阅读文件应抓紧时间,当天阅读完后应在下班前将文件交公司秘书处,阅批文件一般不得超过两天,阅后签名以示负责。
如有总经理“批示”“拟办意见”,公司秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3.3文件阅完后,应送交公司秘书,切忌横传。
3.4公司秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件,函、电应立即指定专人办理。
不得将文件压放,如需备查,应按照有关保密规定,并征得公司秘书同意予以复印或摘抄,原件应及时归档。
4文件借阅和清退
4.1各部门有关人员因工作需要借阅一般文件,需本部门主管签字便条,对有密级的文件须总经办主任同意后方可借阅。
4.2借阅文件后严格履行借阅登记手续,按时归还,任何人不得将文件带回或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。
4.3各部门行政专干负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
5文件的立卷与归档
5.1文件的归档案范围:
5.1.1凡下列文件统一分别由公司秘书归档。
5.1.2公司领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪经、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
5.1.3各种专业例会记录。
5.1.4公司召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。
5.1.5有保存价值的客户资料及处理结果。
5.1.6公司日志和大事记。
5.2立卷要求:
5.2.1文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理、归档。
5.2.2立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、文件、附件收集齐全,保持文件,材料的完整性。
5.2.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
6文件的销毁
6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司秘书应定期清理造册并按公司有关规定,办理申请销毁手续。
印章管理制度
为了规范总公司印章的管理,确保印章作为一个单位权利、信誉、责任的结合物,在其涉及到的各项公务和社会活动的各方面正确使用其标志、权威、证明、凭信等效力和作用,特制定本制度。
1本制度适用于总公司范围内的通用印章、专用印章、领导人名章的管理。
2印章刻制与保管
2.1印章的刻制、登记
2.1.1公司所有公章的刻制由总公司行政部根据工作需要,经公司总经理批准,统一刻制,统一注册,发文通知启用。
公司要为所有公章建立台帐。
3印章的保管
3.1印章管理人员只对公司法人代表印章使用的安全性负责,对违反或不符合本规定盖章条款者,应严格把关,拒绝盖章或外借印章,否则视为失职。
3.2严禁在没有书写任何内容的空白公文纸、信纸和介绍信上盖印。
3.3总公司的印章保管人员不得擅自将印章委托他人保管。
3.4公司印章必须放在安全的地方,所放的抽屉、柜子要加锁,重要的印章应置于保险箱内,且须管好放印章的柜子钥匙,不可乱扔。
3.5印章只能在保管者办公室内使用,不得擅自拿出办公室。
保管人外出时,由相应领导批准交他人代管。
3.6特殊情况下需携印外出时须经领导批准,严格规定使用范围和使用时间、地点,指定执印人、监印人,并填写《借用印章档案卡》。
3.7保管人员发现印章丢失或有异常现象,应保护现场,并报告领导迅速查明情况及时处理,必要时报告公安部门协助处理,对确已丢失的印章要向当地公安机关登记并声明作废。
3.8把印章管理列为企业的保密范围,严防印章被盗或被盗用。
3.9公司如果发生一定的机构变动或因其他原因而停止用章时,保管人员应将印章交工商机关封存,或按相关批示在一定的监督下销毁,销毁时应有两个以上的监销人。
3.10公司领导人名章由领导人自己保管或由指定的文秘人员保管,它应与正式印章一样加强管理,建立台帐。
4印章的使用管理
4.1用印审批
印章保管人在盖合同章和对外协议印前应验收《印章使用台帐》,须了解这次用印是否经过了有关领导的批准,否则不予盖章。
4.2审阅
印章保管人在盖章前应对所需盖章的文书进行审阅。
在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑点,应请示领导,在一些重要的情况下,更要加强审阅工作。
4.3登记
用印章需要进行登记手续,建立详细的《印章使用台帐》,证明信、汇款单、包裹单等加盖印章也需进行登记,以备出现问题时核查。
4.4盖印
4.4.1盖出的印章须位置恰当、图案清晰、文字端正。
4.4.2有固定或者指定盖印处的文件应在规定盖印处盖印,如果没有规定盖印处,盖印人应参照有关规定,选择恰当位置盖印,通常盖在文章末尾年、月、日的中间。
4.4.3正式印章应用正红色印泥或印油,专用章或其它印章根据有关规定可选用红色、蓝色或紫色印泥、油。
4.4.4如果文件需盖多个印章,各印章不能交叉重叠,不能压住正文,不能盖出纸边。
5印章的停用
5.1按照要求停用印章,并查清所有印章,不得遗漏。
5.2报请上级领导审定印章的处理方法。
5.3按上级的规定和领导的书面指示,做好印章的上交、清退、存档或销毁工作。
领导个人名章应归还本人保管,一般的戳证经批准后销毁。
5.4做好换用新印章的通知工作,并在《印章使用台帐》上进行登记。
文印制度
为提高办事效率,降低管理费用,规范公司打印、复印管理,特制定本制度。
1各部门、各所属公司如需打印资料,必须由经办人在文印室《打印、复印台帐》上进行登记,由部门领导批准,方可交文印室进行打印。
2各部门申请打印的文件、资料要求内容完整,文字表达准确,字迹清楚,无错别字,并要求按行文标准行文,打印的校对工作由申请打印的部门负责。
3打印的文字经申请打印的部门校对准确无误后,方可由文印室发正稿,如发出的正稿两次以上仍存在打印部门未校对出的错误,须到总经办申请再次打印正稿,并在台帐上以打印数量两倍进行登记。
4文件、资料的复印由经办人在文印室《打印、复印台帐》上进行登记,并由部门负责人批准,方可交文印室进行复印。
5如遇部门(所属公司)负责人不在办公室,可先登记后给以打印,但必须在一周内补签。
6严禁无关人员动用微机设备,严禁打印私人资料,违反者,处以操作员及当事人每人每次50元罚款。
7本制度解释权归总经办。
档案管理制度
为了加强总公司,各所属公司综合档案管理,提高档案资料的服务性、安全性,为公司各部门、各所属公司的工作提供真实、原始的档案资讯服务。
使总公司、各所属公司的档案管理工作更加科学化和规范化。
1管理体制
总公司档案工作采取集中管理为主,分散管理为辅的档案管理体制。
总公司行政部是总公司档案管理工作主管部门,设立档案室,由专人负责管理总公司档案资料,并对各所属公司的档案管理工作进行业务指导、培训和检查。
各所属公司设档案室由行政部档案员进行管理。
2归档内容
2.1档案的含义
凡反映总公司、各所属公司工作的活动,具有查看、利用价值的文献资料都纳入档案管理的范围。
2.2归档范围的界定
依据总公司、各所属公司实际情况,归档范围界定如下:
2.2.1地方政府及行业主管等各部门颁发的法规命令、指标、决定、决议、通知、计划、统计年报、预决算、规章制度等文件。
2.2.2总公司对地方政府及行业主管部门的请示报告、工作计划及对下属各所属公司的批复。
2.2.3总公司、各所属公司的各种协议书、合同等。
2.2.4总公司、各所属公司主要会议的原始记录、纪要和决定。
(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及规章制度)。
2.2.5总公司、各所属公司制订的计划、统计、预决算、工作总结、基建工程资料、设备图纸等。
2.2.6总公司、各所属公司的发文。
2.2.7具有保存价值的文件材料,重要的工作经验材料。
2.2.8外单位直接发送给总公司、各所属公司具有保存价值的主抄送文件。
2.2.9有关反映总公司、各所属公司工作情况的照片、录音(像)带等。
2.3档案的收集
2.3.1总公司档案员掌管总公司归档档号的编排工作,同时,定期按要求检查、收集各所属公司抄报、抄送、移交总公司总经理、行政部等各部门的文件资料。
2.3.2各所属公司的档案员需及时完整地收集本公司各种有保存价值的文件资料。
3档案整理
3.1档案整理
3.1.1档案整理工作必须由档案员来进行,档案员须定期将移交来的零散档案,进行分类、组合、排列、编目、形成有序体系,并按不同的保管期限逐年分别编号,在编制保管期限表后,按固定顺序装袋上架。
3.1.2文件整理:
中文横写文件或外文文件以左方装订,对准左上角整齐钉牢,文件如有皱折、破损、参差不齐的情况,应先整理,裁切折叠,使其整齐统一。
要求字迹清晰,规格统一,签署完备。
禁止用圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水、红墨水、铅笔以及复写纸书写。
3.1.3档案室须设有防光、防火、除尘、防有害生物的污染,防盗措施。
档案员要定期检查案卷情况,发现问题及时采取补救措施。
4档案的借阅与保密
4.1档案借阅
4.1.1申请:
总公司、各所属公司员工需借阅档案时,应先提出申请。
非机密类档案的借阅可直接向档案员申请借阅;
机密档案则需向主管领导提出申请,经主管领导批准,档案员审核、确认符合借阅条件后,方可借阅。
4.1.2审批:
借阅密级文件档案,须严格按审批权限进行。
4.1.3档案阅读:
密级档案,只限于在档案室内阅,非密级档案一般也只限于在档案室查阅,特殊情况需外借时,须经主管部门负责人批准,并严格借阅期限(不超过2天)和注意事项。
阅读档案者不得转借,拆卸、调换,所借档案必须注意保护,不得拆散案卷,不得折叠文件,不得在档案文件上圈点,勾划或作标记,不得污损文件。
阅读档案者如需要摘抄案卷部分内容,必须经档案主管部门领导批准,指定摘抄部分,不得摘抄未批准的其他部分。
4.1.4外单位借阅档案,应持单位介绍信,并由公司有关人员陪同。
4.1.5档案保密
密级档案采取集中统一保管的方式,统一由总公司档案室存档,借阅者对档案保密要承担责任,未经批准,借阅者不得擅自复制或摘抄档案内容,违者将受到严肃处理。
5档案移交
5.1移交日期
总公司各所属公司、各部门在专职档案员的监督指导下按规定要求整理,装订好本部门的档案,连同目录在次年四月底前向档案室移交,并办理交接手续。
5.2入档要求
5.2.1检查文件的文本及附件是否完整,如有短少,应立即追查归入。
5.2.2文件如经抽存,应有管理部门签认。
5.2.3文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门。
5.2.4无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。
5.3特殊档案的移交
5.3.1凡属总公司基建工程,设备购置过程中形成的文字、材料、图纸均应在工程竣工、设备安装完毕后,由承办人将全部资料收集移交档案室归档。
5.3.2凡总公司自行设计更新改造,网络建设中形成的各种图纸、文字说明及材料也须收集归档。
5.4人事变动的档案移交
总公司、各所属公司员工辞职、调动工作时,必须在办妥移交手续后,方能调离岗位,以免造成档案丢失等问题。
6档案的销毁
6.1已过保管期限的档案,经有关部门商定后,予以销毁。
6.2销毁原则上采用焚烧,而一般性的报纸、杂志及其它无价值的资料,可采取卖掉的方式。
6.3销毁所保存的文件,要依有关规定履行必要的手续。
保密制度
为保守秘密,维护企业利益,防止企业情报泄露,结合总公司、各所属公司的实际情况,特制订本制度。
1本制度适用于总公司、各所属公司对各种决策性文件资料、重要会议记录、经营情况等保密的管理。
2保密范围和密级
2.1总公司、各所属公司保密范围有以下各项
2.1.1总公司重大决策中的秘密事项。
2.1.2总公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
2.1.3总公司、各所属公司内部掌握的合同、决议、意向书及可行性报告,主要会议记录。
2.1.4总公司、各所属公司财务预决算报告、有关各类财务报告,统计报告。
2.1.5总公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
2.1.6总公司、各所属公司员工的人事档案,工资性,劳务性收入及资料。
2.1.7其它经总公司、各所属公司确定应当保密的事项。
2.1.8一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
2.2总公司秘密的密级分为以下三级
2.2.1绝密:
是总公司最重要的秘密,泄露会使总公司的权力和利益遭受特别严重的损害,其范围界定在董事会成员内部。
2.2.2机密:
是总公司重要的秘密,泄露会使总公司的权力和利益遭受严重的损害,其范围界定在各所属公司经理以上知晓。
2.2.3秘密:
是总公司一般的秘密,泄露会使总公司的权力和利益遭受损害,其范围界定在各所属公司部门级或最小范围内的相关工作人员及承办者以上知晓。
2.3密级的确定
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