第三章 项目管理的范围定义Word格式.docx
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装修工程是指给以上工程项目做装修,抹灰、油漆、木作等的工程项目。
上述的每一类工程,几乎都有使用P3管理取得成绩的例子。
如中信国华国际工程承包公司,在奥运会场馆鸟巢项目、缅甸多功能柴油机厂建设项目运用了P3E/C、在天津轻轨项目运用了P3。
按照工程项目的管理者分类,可以把工程项目分为建设项目、工程咨询单位、工程设计项目、工程监理项目、工程施工项目、开发项目。
这里工程的管理者分别是建设单位、咨询单位、设计单位、监理单位、施工单位、开发单位。
在二十几年里,笔者先后参加了几乎所有的上述单位的工作,对如何应用好项目管理的软件有了亲身的体会。
在以后的章节里,我将结合自己的经验,讨论在上述各种不同的企业如何运用P3E/C解决项目管理的问题。
二、企业项目结构EPS
1、企业项目结构(EnterpriseProjectStructure)的定义
什么是EPS呢?
EPS反映的是企业内所有项目的结构分解层次,应用EPS可让企业/公司的计划管理人员查询与分析公司所有项目的进度、资源与费用等情况,同时可以汇报个别或所有项目的汇总或详细数据。
EPS可以使组织能够评价资源在所有子项目上的使用情况,能够编制单个项目或所有项目的详细或汇总数据报表。
EPS是一种树状结构,该结构可以分为不同的层次,低级别、详细的项目数据往高级别汇总可为企业高层管理者和项目经理在EPS所关注层次与范围分析项目情况提供方便。
针对独立项目的企业而言,EPS则应反映项目各阶段的范围。
企业内的不同人员就可以根据自己在企业中的位置,查看不同的项目及项目组合。
项目数据的安全性也是由EPS的设置实现的,即使用者对某一EPS的结点有使用权,通过EPS结点的责任人(OBS)与使用者进行关联实现存取权限的设置。
2、建立EPS
我们打开PM,进入主界面,点击菜单企业,打开EPS项目,就进入了EPS界面了。
进入以后,我将给大家演示如何创建、修改、复制与删除EPS。
如图,我们要增加一个EPS结点,点击增加按钮,输入新的EPS代码、EPS名称,选择责任人(OBS)。
我们就完成了新建一个EPS的任务了。
需要修改EPS,只要在EPS的窗口,点击需要修改的内容,把它修改成你所需要的内容就可以了。
需要复制一个EPS,只要点击需要的EPS项,点击复制按钮,就完成复制EPS结点及其包含的项目。
需要删除一个EPS,只要点击需要删除的EPS项,点击删除按钮,就可以删除该EPS结点连同它所包含的所有的项目了。
注意,这一删除是不可逆转的,读者在做这一删除前,应该考虑好删除的后果,不能随意删除。
3、下面我将分析在几种不同类型的企业里,如何对工程进行分类管理,以及如何在P3E/C里建立EPS的问题,展开讨论。
1)总承包企业
对于一个总承包公司,如中信国华国际工程承包公司这样的公司,建立EPS时,应该按照工程的所在位置分类。
如图,是国华公司的EPS。
这样做有利于公司对不同区域的工程项目的管理。
也可以按照公司项目的行业分布来划分EPS,如房屋建筑工程、交通工程、电站工程、装饰装修工程分为一级EPS,而把房屋建筑工程再按不同的类型划分二级EPS,如办公楼项目、医院项目、学校项目、商场项目、体育场项目、工厂项目等,再把体育场项目继续分为三级EPS,如国家体育场项目。
2)咨询与监理企业
对于一个咨询与监理企业,如北京国金管理咨询公司,可以按照如下分类:
3)建设单位
对于一个建设单位,建立EPS时,通常是将参与工程建设的有关单位统一建立EPS。
应该指出,建立EPS的方法并不是固定不变的,只是我们如何能满足管理要求设定的,对于一个企业来说,如何建立EPS更好,这是常常会随着我们业务管理的发展而有所变化的,则我们的EPS将随之调整。
三、企业组织分解结构OBS
1、企业组织分解结构(OrganizationalBreakdownStructure)的定义
什么是OBS?
OBS反映的是企业管理的结构的层次化排列。
一个企业,它的管理是什么样的结构,就存在什么样的OBS。
在P3E/C里,OBS用于企业中对EPS、项目或WBS的责任人的分组与责任人数据访问范围的确定。
一个OBS的结点可以对应一组责任人或一个具体的责任人。
OBS也是一种树形结构。
该树形结构反映的是一种自上而下的管理,下级对上级负责,下级向上级汇报工作。
建立企业的OBS应该做到责任清晰、分工明确。
OBS与实际的管理并不是完全一致的,主要是看我们怎样便于使用P3E/C。
OBS的结点一旦分配给EPS/WBS的任何一个层次,那么这一OBS就成为了该EPS/WBS结点及其分支结点的责任人。
项目及数据的安全性与存取范围的确定也是通过OBS来实现的,通过给使用者绑定OBS,来控制用户对EPS/WBS数据的存取范围。
2、建立OBS
我们打开主界面后,只要点击企业,选择OBS,就可以进入OBS的界面。
进入以后,我将演示如何创建、修改、拷贝与删除OBS。
如图,打开OBS窗口,我们点击增加按钮,,输入OBS的名称,调整到合适的级别,我们就创建一个OBS了。
点击用户,我们可以绑定OBS的用户,可以把该用户设为三种权限之一,即超级用户(PROJECTSUPERUSER)、项目经理权限(PROJECTMANAGER)和查看项目数据权限(VIEWPROJECTDATE)。
点击责任范围,我们可以知道该用户的责任范围。
需要修改OBS,只需点击该OBS,直接修改其名称为你所需要的名称即可。
需要复制OBS,只需点击该OBS,按复制命令,就可以拷贝了。
需要删除OBS,只需点击该OBS,按删除命令,就可以删除该OBS。
OBS除了以树形结构以外,还可以图表的形式来显示。
其操作为,在OBS窗口,点击右键,选择图表视图。
如下图所示。
3、EPS和OBS的联系
P3E/C中用户的存取范围(对哪些工程有权限?
)是通过OBS与项目之间的关系实现的。
在EPS中给每一用户绑定一个或多个OBS,然后再给每一EPS分配相应的OBS(责任人或责任部门),那么该用户就对OBS所对应的EPS节点有权限,同时也就可以对该EPS节点下的子节点、项目及WBS具有权限。
下图示意的是EPS和OBS的关系以及相应用户3的项目权限:
4、几种主要的企业组织模式的讨论
1)国际工程承包公司的管理模式
中信国华国际工程承包公司,是一个典型的管理型的工程总承包企业。
国华公司在对鸟巢项目的管理中,采用了如图所示的管理模式:
它的管理特点是:
项目总经理负责,下设五个经理,分别是总工程师,负责技术、质量部;
合同采购经理,负责商务部、物质部;
现场经理,负责工程部、安保部和对分包商的管理;
项目控制经理,负责计划、统计;
行政经理,负责办公室、财务部。
这样一种管理的模式完全符合P3E/C的思想,在建立OBS时,可以直接搬到OBS里去。
2)工程咨询管理公司的管理模式
北京国金管理咨询公司,推行的是在业主与公司领导下的项目经理负责制,项目管理部的经理在接受公司领导的同时,需要向业主汇报工作。
在项目部内部,设建筑师、结构工程师、装饰工程师、暖通工程师、给排水工程师、强电工程师、弱电工程师、造价工程师、市政主管、行政文秘。
同时,接受公司咨询部、工程管理部与市政协调部的帮助。
在这种模式下,编制OBS应该抓主要的,OBS第一级,是公司总经理,第二级,项目总经理,第三级,是各专业工程师。
3)设计单位的管理模式
设计单位的管理模式,一般是专业室与项目部的矩阵管理。
以前一般设立专业室,设计院的每个工程师均接受专业室主任的领导。
后来,随着项目管理的兴起,以及逐渐认识到满足客户需要的重要性,设计院各项目均设立了项目部,项目经理直接受院长领导,但项目部的工程师还是由各专业室派出。
这种管理模式下的OBS就不应该与实际情况一致,而是应该采用按项目设置OBS。
即第一级是设计院院长,第二级是项目经理,第三级是各专业工程师。
4)建设单位的管理模式
四、项目的建立
1、项目(PROJECT)的定义
在P3E/C中,每一个工作计划都必须建立在一个项目之下,也就是说,每一个计划,就是一个项目。
而这种计划,是组织在EPS下的。
这是P3E/C的项目与我们通常所指的项目的明显区别。
我们平时所指的项目,是指一个工程,有确定用途、有各类建设参与人的项目,而在P3E/C看来,项目是指的不同的参与者,编制不同计划时所取的名称。
因此,我们在讨论一个工程时,如果有各个不同的参与者各自编写自己的工作计划时,我们就应该把该工程作为一级EPS,在该EPS下挂接各个工作计划。
这是一个容易混淆的概念,请读者注意。
如果我们编制的是一个多层次的计划,即所有的参与人共同编写一个计划,按照统一的WBS分类码,各自编写自己的计划,则这样的计划也是一个项目,而按照习惯上的工作计划编写方法,分别编写一级里程碑计划、二级总控计划、三级分包计划、四级执行计划的方法,则必须建立一个EPS,在该EPS下,分别建立各级计划。
项目代码是一个项目的身份识别标志,最多允许建立20个字符。
在实际应用中,最好不使用中文来做项目代码,而采用项目名称来区别一个项目。
一般我们常用项目的拼音字母的来做项目的代码,以做到简洁易记。
代码不允许重复,因此我们在编写项目代码时,常用工程项目简称-计划简称的方式。
如国家体育场项目的总包单位之总控计划可以命名为GJTYC-ZBZK。
如果修改后的版本,常直接在后面加上系列编号,如GJTYC-ZBZK02。
2、创建项目
在P3E/C中,用户有两种方法可以创建一个项目,方法一是利用MM中的经验库,参照以有的项目来创建项目,方法二是直接在PM中创建一个项目。
1)直接创建项目
在菜单企业中,选择项目,进入到项目窗口后,选择增加新项目的EPS结点,然后点击增加按钮,创建新项目的向导将会引导你一步步的建立新项目。
在创建项目时,首先要选择将项目放在哪个EPS之下,然后,需要输入项目代码和项目名称,输入计划的开始时间和必须完成的时间,选择OBS责任人,选择项目资源默认的单价类型,最后选择不运行项目构造,点击完成,就已经创立了一个项目了。
当然,这里还是一个空的项目,需要继续在WBS页面和作业页面添加内容,它才能是一个完整的计划。
2)运行项目构造,创建新项目
与上述创建项目一样,只是在第六步选择运行项目构造,,这时,要选择参照项目的类型,选择具体参照类型,确定规模与复杂程度,定制WBS元素,定制工作产品与文档,确定参照项目的WBS结点,这样,一个项目就创建完成了。
3、项目详情的定义
在完成项目的创建以后,我们进入到项目窗口,定义与修改有关信息。
项目的详情包括:
常用、日期、记事本、预算记事、支出计划、预算汇总、资金、分类码、默认、资源、设置及计算页面。
在项目窗口,我们点击菜单显示,选择显示于底部,然后选择项目详情,我们就可以看见如图所示的画面。
这里,在下部窗口中,出现了该项目的项目详情表。
顺便说一下,在WBS窗口、作业窗口,显示详情都是这样的方法。
下面我们分别介绍项目详情的各个页面的内容,其中的预算记事、支出计划、预算汇总、资金、资源页面将在以后介绍:
1)常用页面
在常用页面,我们可以输入或修改项目的常用信息,包括项目代码、项目名称、状态、责任人、风险等级、平衡优先级、CHECK-OUT状态、项目WEB站点URL。
这里需要解释的是平衡优先级,是指在进行多项目资源平衡计算时,根据平衡优先级来判断哪些项目优先获得资源。
CHECK-OUT状态指项目以只读的方式共享,而CHECK-IN状态下,项目可以更新,可以修改。
项目的WEB站点指项目发布的站点。
这里责任人是只有取得该责任人权限的,才可以存取该项目。
项目状态指的是PR用户能对该项目做什么样的操作:
计划中的,表示用于计划编制阶段,PR用户不能读取作业数据;
激活的,表示所有的组件均可以存取作业数据;
未激活的,表示PR用户不能读取项目中的作业数据;
WHAT-IF,表示进行模拟分析,PR用户不能读取作业数据。
2)日期页面
在日期页面下,我们可以进行项目日期信息的输入与修改工作。
需要在此界面输入的是计划开始的时间和数据日期,而完成时间、实际开始与完成日期均由软件计算得出。
预期日期是编制计划时我们输入的时间,反映我们期望的目标。
3)记事本页面
在记事本页面,我们可以输入与该项目有关的资料信息,如该项目的简介等。
4)默认页面
在默认页面,我们进行项目默认设置的设定与修改,其设置是针对新作业的默认设置,包括:
工期类型、完成百分比类型、作业类型、费用科目、日历及作业自动编码值。
5)设置页面
在设置页面,进行项目汇总数据与关键作业定义方面的设定与修改。
包括:
项目汇总数据,项目中WBS分隔符、财务年度设置与关键作业的定义。
6)计算页面
在计算页面,进行作业与资源分配的计算规则的设定于修改。
对没有资源作业的单价、作业完成百分比是否基于作业的步骤的计算、资源分配在数据更新时的计算规则。
资源分配的计算规则是:
更新实际数量或费用时,尚需+实际用于计算总费用不固定的项目,表示完成时的数量(费用)=尚需数量(费用)+实际数量(费用)
完成时-实际用于计算总价包干的项目,表示尚需数量(费用)=完成时数量(费用)-实际数量(费用)
工期完成百分比更新时,重新计算实际数量和费用表示选中此项时,实际数(费用)=预算数量(费用)×
工期完成的%
分配资源的费用发生变化时,则更新数量表示选中此项时,数量=费用/单价
连接实际的和本期实际的数量和费用表示选中此项时,两者会同时更新。
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