最新电大办公室管理形成性考核册答案Word格式.docx
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15[其他临时以速记记下上司交待的事项;
执行上司交办事项
交办的事项-]
16替上司申报交纳所得税及办理退税。
17外出办事,如银行、邮局等。
公用易耗品主要包括哪些?
办公用易耗品主要有:
(1)信封、纸;
(2)软盘、光盘等;
(3)铅笔;
(4)圆珠笔;
(5)签字笔或钢笔;
(6)修正液或修正带;
(7)印盒;
(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期
机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;
(9)小刀;
(10)日历等;
(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大
头针、纸夹等。
三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?
文员工作分为三个步骤:
计划、实施和检查。
(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作容,并思考以什么方法进行效率会最
佳。
(2)实施的步骤,要注意:
同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;
上司所指示的
工作无论是哪一种,都要正确地实施;
配合上司预期的期限。
(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工
作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
其次,说明三个步骤之间的关系。
三者的关系为:
先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的
过程开展。
三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结
果对下一次的计划有所帮助和启示。
四、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。
本题的例子请同学们见教材第28页。
同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计
划书,不要抄袭。
五、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方
法的认识。
1.请示方法和报告方法;
2.计划方法和总结方法;
3.受意方法;
4.传达方法;
5.进言方法;
6.变通方法和挡驾方法;
7.分工方法与合作方法。
受意就是文员接受和领会上司的意图。
可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文
件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易
于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就
某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。
受意方法要注意:
(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;
(2)备好记录本,记录下指示要点;
(3)注意倾听,用心判断指示的用意;
(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;
(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。
才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。
有一天,总经理把我叫到办公室让我写一
份公司的简介,容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、
公司取得的成绩。
当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;
事后,又怕显
得自己没有能力,而没有去请示总经理。
只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根
本就不行。
后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,
才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。
注意:
同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。
但是要注意按
照以上的思路作答;
而且要注意结合教材,联系实际作答。
既要简要说明教材中的相关知识
点,又要结合实际谈谈自己的体会。
本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学
们在回答本题时要加以注意。
作业2
一、从文员工作的角度对比说明打和接听的异同。
(1)都应先问好,再传达自己的信息;
(2)都应保持耐性、热情的态度;
(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;
(4)都应简明扼要表达自己的意思。
异:
(1)打应首先查清楚对方的;
接应等铃响2—4声就接听。
(2)打应将重点部分在挂之前再确认一遍;
接则没有这一步。
二、了解“电视会议”、“交互式会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同,
谈各自的优劣或应注意的地方。
(1)基本用途:
“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象
带等资料。
“交互式会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部机上组织多方的国
际、国或本市的会议,声音清晰宛如一室。
(2)两者与一般会议的不同:
可以消除时空上的局限性。
(3)各自的优劣:
“电视会议”——
优:
通达围广,消除时空上的局限性,生动形象;
劣:
技术上的要求较高。
“交互式会议”——
方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放
功能;
费用高,技术含量高。
三、简要回答分拣的一般标准。
(1)按照收件人的分拣;
(2)按照的重要性分拣;
(3)按照收件部门的名称分拣。
四、怎样处理上司不在时的?
本题的答案请同学们见教材第72页。
教材上有明确的答案,在此不再详细说明。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?
(1)上司正在开会时;
(2)上司繁忙时;
(3)上司即将外出时;
(4)远道来访或有重要事情的来访时。
作业3
一、日程安排计划表的种类大致有几种?
试以其中一种为例,编制一份×
×
预定表。
日程安排计划表的种类:
(1)年预定表。
是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,
所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。
一般于年初将整个年
度的活动事项整理成表,再通知各部门。
(2)月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的
会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从
早到晚的业务活动。
各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写。
二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?
提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛
巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。
私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事:
(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所
以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。
(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的
关系来协助他解决私人的事务。
财物管理。
包括:
(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪
金以外有超额的收入,都需要按税法申报。
特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,
由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。
(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。
文秘人员应将支票
簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。
其他。
如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。
3.第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的本,同学们可以学习一
下。
最好能够根据这个本,结合自己的工作实践,编写一个“工作任务单”。
作业4
一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。
口头语言的基本特征:
(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;
所以发声要清楚,
尽可能说得通俗、生动、规,使人一听就明白,并留下印象。
(2)有重音。
口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的。
(3)有歧义。
因为汉字一音多字。
(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。
比如,庄重的场合,口语应规
、简明些;
休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。
敬语使用的一般场合:
(1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。
(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要
使用敬语。
(3)敬语一般针对:
年长或比自己辈分高者;
具有较高职务、职称或社会地位者;
给(给过)自己恩惠者;
有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。
二、简要阐述社交话题的选择。
合适的话题包括:
(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;
(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;
(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人
情等;
(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;
(5)积极、健康的生活体验的话题;
(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。
不合适的话题包括:
(1)应当忌讳的话题。
如个人私生活等。
(2)令人不快的话题。
如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
(3)过于敏感的话题。
如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。
(4)自己不甚熟悉的话题。
如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
(5)夸耀自己的话题。
(6)庸俗的、色情的话题。
(7)不宜谈论的保密的话题。
如涉及商业机密的话题。
三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用围如何?
印章的使用的主要形式为:
(1)落款章;
(2)更正章;
(3)证见章;
(4)骑缝章;
(5)骑边章;
(6)密封章;
(7)
封存章。
落款章、骑缝章、更正章的使用围:
(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性。
(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自
行更正的凭信。
四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
收文处理的程序:
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办—
—注办。
分送的基本原则:
(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告
之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;
(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行
公文,按主管业务的分工围分送给有关部门或承办人阅办;
(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;
(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;
(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,
先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。
五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?
简要说明按照问题特征立卷的基本
含义。
类型:
(1)按问题特征立卷;
(2)按作者特征立卷;
(3)按文种特征立卷;
(4)按时间特征
立卷;
(5)按地区特征立卷;
(6)按通讯者特征立卷。
按问题特征立卷的含义:
将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联
系和处理情况,运用最广泛。
六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。
(1)通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;
(2)通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以
提供档案外借;
(3)根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;
(4)利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;
(5)以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提
供咨询服务;
(6)将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;
(7)通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。
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