制度流程管理办法.docx
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制度流程管理办法.docx
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制度流程管理办法
制度流程管理方法
修订记录
日期
修改容
编制
审核
审批
2016.10.20
新制订
宗润
第一章总那么
1.1.目的
为加强公司制度流程的管理工作,保证公司制度及流程的制定、执行、评估与修改的制度化、规化,结合公司实际,制定本方法。
1.2.定义
本方法所指制度,是指公司根据实际情况制定的规公司运营的规性文件,包括但不限于各类制度、方法、规定、细那么、规等。
1.3.制度流程编制原那么
1.3.1遵从相关法律法规原那么。
1.3.2制度流程精简高效原那么。
1.3.3制度流程切实有效原那么。
1.3.4衔接一致、互不冲突原那么。
1.3.5适应公司开展战略,促进公司持续追求卓越,提升整体管理水平原那么。
1.3.6符合公司章程及相关规定原那么。
1.4.适用围
本方法适用于公司各中心/部门及下属各工程。
第二章管理部门与职责
2.1.各职能部门/中心负责拟定、修订各自专项制度和工作流程。
2.2.行政部负责跟进落实公司职能部门制度的拟订、修订、汇编、下发及监视执行;组织建立健全公司制度管理体系,保证公司制度流程的制定、执行、评估与修改的制度化、规化。
2.3.总经理或总经理授权人负责公司职能部门/中心制度和工作流程的审批、签发,中心负责人或授权人负责签发所辖中心部的管理制度,中心制度需报行政部备案。
第三章制度流程编码规
编码是指为了便于文件的制订、修订、管理、归档、查寻,而人为指定的使各类文件区别于其他文件的特定代号。
为便于编码的制定,对企业标准分类及其代号做出如下明确规定:
ZGTZXX[XXXX]XXXXXX
表示制度版次号〔阿拉伯数字01、02……代表〕
表示制度版本号〔用大写字母A、B……代表〕
表示制度所在类别的序号〔用001、002……代表〕
表示制度初次拟定的年号
表示部门名称〔用所属部门首两字拼音的首字母表示,人力资源类采用惯用代码“HR〞〕
表示公司名称
如:
文件“ZGTZ-HR[2016]-001-A/01〞,表示“珠钢投资2016年制定的人力资源类001号规章制度,A版第01版次〞。
假设制度修订的容较少,且未改变原制度的主旨容,一般不需要变更版本号,只需变更版次号。
如原版号为A/01,现对制度进展小幅修改,再次进展颁发,其版本号更改为A/02;假设制度修订容较多,且对主旨容进展了改动,再次颁发时,应改变版本号和版次号,如原编号为A/01,那么变更为B/01。
第四章制度流程文本编制规
制度文件包含封面〔审批表〕和正文容两局部。
4.1.封面〔审批表〕规
4.1.1构成要素:
包含页眉、标题、修订记录〔修改容、编制部门、审核部门〕等。
4.1.2格式要求
封面采用单边实线框格显示。
标题:
微软雅黑,二号,加粗,居中。
表格容:
宋体,小四号,居中。
页眉字体:
宋体,小五号,左对齐;页眉加单实线。
页面规格:
左、右边距3cm,上、下边距2cm。
页眉、页脚:
1cm。
4.2、正文容规
4.2.1排版规
页面规格:
左、右边距3cm,上、下边距2cm。
页眉页脚:
页眉1.5cm,页脚1cm。
页脚插入页码,格式:
第X页/共X页;字体:
宋体,小五,居中。
4.2.2字体规
页眉字体:
宋体,小五号;左对齐为公司名称,右对齐为文件编码。
目录:
标题宋体,小二号,加粗,居中;容,宋体,小四号,行距25磅。
正文容:
宋体、小四号,行距22磅。
正文序号:
如下
序号
层级
条目例如
格式要求
1
章节
第一章、第二章……
宋体、小三号、加粗、居中
2
一级
1.、2.……
宋体、小四、加粗、左对齐
3
二级
1.1、1.2、1.3……
宋体、小四、左对齐、段落无缩进
4
三级
1.1.1、1.1.2、1.1.3……
宋体、小四、左对齐、段落无缩进
5
四级
〔1〕、
(2)、……
宋体、小四、左对齐、段落无缩进
第五章制度流程的制定、修订
5.1.制度的制定、修订
5.1.1各职能部门/中心应当根据经营管理策略调整、架构调整、实际工作情况等方面的需求,及时制定〔修订〕相应的制度流程。
在制定〔修订〕之前可以向相关部门征集意见。
5.1.2出现以下情形之一的,归口部门应当及时制定〔修订〕相关制度,如未及时制定〔修订〕,行政部可以责成归口部门实施:
〔1〕经营或管理机制发生较大调整的。
〔2〕部门管理职能或者管理架构发生较大调整的。
〔3〕经实践证明是无效的管理制度未及时进展删减。
〔4〕经营或管理出现漏洞,与实际工作情况不符的。
5.2制度的制定、修订要求
5.2.1除公司经营状况发生重大变化外,各职能部门/中心每年定期对制度及流程重审、修订。
5.2.2各中心可以根据公司职能管理制度的原那么,结合中心经营管理实际制定具体管理制度,报行政部备案。
5.2.3规章制度要做到容充实、构造严谨、层次清楚、条理清晰、逻辑严密、前后连贯、首尾照应,标点符号、序号使用规。
5.2.4条款容不得与政府发布的政策、法律、法规等相抵触,不得与公司已发布的其他制度、文件等规定相矛盾。
5.2.5新起草或修订的规章制度,不得屡次重复使用已发布的规章容,防止出现雷同现象,影响执行。
5.2.6在起草规章制度时,规章制度的名称要准确反映管理活动的主题,简单明确。
选用的规章制度种类要同第二条的分类规定相一致。
第六章制度流程的审查和发布
6.1各职能部门/中心所制定/修订的制度如果是专项经营或者管理制度,不涉及其他职能管理部门职责,也不需要会签的制度流程,那么在征集各相关部门意见之后,由拟稿部门审查把关,定稿并按公司规定发起OA审批程序〔见OA系统,制度体系签批流程〕。
审批后,由行政部按公司行文流程下发。
6.2制度流程草案中涉及到多个部门的综合管理,由起草部门牵头组织讨论,经协商一致并定稿后,由起草部门按公司规定发起OA审批程序。
审批后,由行政部按公司行文流程下发。
6.3制度流程草案中的某些规定与相关管理部门的意见不一致时,由起草部门将分歧说明,提请公司领导进展专题研讨并决策。
6.4制度流程会审参会部门,由起草部门依据制度流程审查容确定。
参会部门应由主要负责人参会。
6.5对涉及公司全局性、综合性的重要制度流程草案,需提交董事局审议的,应按程序提交,经审批通过后,转交行政部行文发布实施。
6.6制度审核出现以下情形之一的,应予驳回。
6.6.1严重偏离建章立制的原那么。
6.6.2涉及其他部门的制度拟定部门未征集相关部门意见。
6.7制度签发流程
制度制定、修订流程为“起草制度草案—制度会审讨论—OA发起审批流程—制度流程宣贯—制度检查--制度流程动态管理--归档〞具体执行如下:
流程解析
流程图
1.责任部门起草制度草案
1.1收集制度建议和要求:
制定前应了解与制度有关部门的意见和建议,确保制度制定有效可行。
1.2制定依据:
制度起草确保不违背法律法规,同公司现有执行制度不冲突和其他制度的有效衔接,起到管理目的。
2.制度草案会审讨论
2.1由起草部门牵头,经相关部门及公司领导对草案进展会审,起草部门根据会审意见进展完善并提出修改意见,经会审人员签字同意。
2.2制度流程草案中的某些规定与相关管理部门的意见不一致时,由起草部门将分歧说明,提请公司领导进展专题研讨并决策。
3.制度审批〔OA发起审批流程〕
4.制度流程宣贯
针对重要制度组织相关人员、部门、岗位进展统一学习、共同研究讨论,针对一般性制度直接进展相应的分散学习、各自学习,了解、熟悉、掌握与自己相关的容,宣贯过程中必须与实际现状相结合,进展针对性学习。
5.制度检查
行政部负责制度监视检查的实施,其他部门负责配合,发现问题及时整改。
6.制度流程动态管理
各职能部门要对本部门制度流程每年组织一次梳理,对不符合执行要求的制度进展修订,保持制度与实际工作情况一致。
第七章制度流程的宣贯
7.1建立分级分层、集散相结合的制度宣贯方式
针对重要制度组织相关人员、部门、岗位进展统一学习、共同研究讨论,针对一般性制度直接进展相应的分散学习、各自学习,了解、熟悉、掌握与自己相关的容,宣贯过程中必须与实际现状相结合,进展针对性学习,具体如下:
7.1.1由方案运营部组织公司层面的制度宣贯。
7.1.2由各部门主导,在原有根底上持续开展部门层面的制度宣贯。
7.1.3由行政部组织开展制度宣贯督导、检查。
7.2各类制度宣贯方法、实施及要求
7.2.1新进员工制度认知宣贯
制度学习列入新员工培训容,由人力资源部组织执行。
主要由人力资源部统筹组织对新进员工就关系其切身利益的制度〔如考勤、加班、请假等〕进展宣导、讲解,促使其认知,快速的融入企业文化。
7.2.2在职员工制度深化宣贯
对各部门/人员就公司通用制度、重要公共职能制度或其他重要制度,由人力资源部协同相关部门根据制定的培训方案组织进展宣导、讲解,并以培训的模式展开,促使各级员工加强对制度的深化理解。
7.2.3宣贯具体实施
〔1〕由人力资源部培训师开场说明本次制度宣贯目的及主题。
〔2〕由培训师按制定方案流程组织宣贯实施。
〔3〕由行政部对现场问答等重要事项进展记录。
〔4〕意见征集:
行政部提前准备意见征询表/问卷,发给相关人员,组织开展对制度宣贯工作的意见调查,并统一收集、汇总,对问题点进展分析、调整、改良、完善。
7.2.4宣贯效果检查、评价
〔1〕人力资源部按培训方案主导的制度宣贯培训,由人力资源部根据制度重要程度提前拟定测试试题,于宣贯前后不定期开展应知应会制度知识考核,到达宣贯的目的。
〔2〕部门层面主导实施的制度宣贯,拟由行政部通过定期检查〔重点检查部门层面〕,予以情况记录,并定期通报。
第八章制度流程的检查
8.1行政部是制度监视检查的归口管理部门,负责监视检查的实施。
其他部门负责配合行政部监视检查的实施。
8.2检查流程
8.2.1检查前的准备
〔1〕由行政部制定监视检查方案〔方案分为定期方案和不定期抽查〕,检查方案应覆盖公司所有的制度。
〔2〕制定的制度监视检查方案应报总经理批准。
〔3〕检查人员提前1天通知被检查的部门,如时间冲突可进展适当的调整。
〔4〕检查人员依照已经审核发布的且现行有效的制度进展检查。
8.2.2检查的实施
〔1〕行政部按照检查方案实施检查,检查过程中采用询问、检查记录、现场核实等多种方式展开。
〔2〕如检查的制度涉及多个部门时,那么依照业务流程进展全过程的检查,相关部门也应予以配合。
〔3〕检查过程中被检查部门必须积极配合检查,积极提供检查人员要求的资料。
〔4〕检查人员必须提前熟悉所要检查的制度,梳理出检查的重点,在检查过程中应填写检查表,对检查的情况做好记录。
〔5〕“检查表〞应经检查人及被检查部门签字确认。
〔6〕行政部对检查结果形成报告,并于检查完毕后予以通报。
8.3发现问题的处理
8.3.1对检查中发现的问题,责任部门应采取措施进展整改,对整改情况由行政部跟踪验证,并于完毕后进展通报。
8.3.2在制度执行过程中如发现制度不适宜、有漏洞,各业务模块制度衔接有漏洞,应及时对制度进展修订,将制度系统化。
第九章制度流程的动态管理
9.1各职能部门要对本部门制度流程每年组织一次梳理,对不符合执行要求的制度进展修订,保持制度与实际工作情况一致,同时各部门在1月底前向行政部报送本年度制定、修订方案以及废止的制度清单。
9.2行政部根据各部门的报送情况,在第一季度编制下达公司年度制度流程制定、修订方案,包括对废止的制度流程进展统计汇总,一并行文。
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