整理档案管理制度简单版档案管理制度.docx
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整理档案管理制度简单版档案管理制度
档案管理制度
QY/WJ-BGS-4
一、档案库房管理制度
档案库房是保护档案最基本的物质条件,只有做好库房管理工作,才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。
(一)档案库房必须坚固,安装铁门、双保险锁,库房通风良好,要和办公室、阅览室分开。
(二)档案库房实行专人负责管理,借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。
(三)档案库房应备有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水设备和安全措施。
(四)档案库房应保持适宜的温度即14-24℃,相对湿度45~60%,库房备有温湿度计。
(五)保持库房内整洁,库房内严禁烟火,不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。
(六)下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查,关窗锁门,防患于未然。
(七)定期对库存档案进行安全检查,并认真做好档案安全检查记录。
二、档案借阅利用制度
(一)借阅文书档案
1、各科室人员查阅本科室形成的文书档案,由本科室负责人批准;查阅其它科室形成的文书档案,需经本科室负责人和办公室主任批准。
2、外单位人员利用文书档案,需持该单位介绍信,经档案主管领导、档案形成部门负责人和办公室主任批准后方可查阅。
3、利用文书档案需办理登记手续后在档案室查阅,如工作需要,经档案主管领导和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出,期限为5天
(二)借阅会计档案
1、会计档案利用对象是单位领导和财务审计人员,查阅者需经财务审计科负责人批准;非上述人员借阅、复制会计档案时,必须通过档案主管领导和财务审计科负责人批准,并有财务人员陪同,由档案人员负责监阅。
2、利用会计档案只能在阅览室查阅,如确因工作需要借出档案原件,须经档案主管领导和财务审计科负责人批准。
(三)借阅科技档案
1、科技档案一般只限业务部门查阅,业务科室查阅科技档案需经本科室负责人批准。
其它科室查阅科技档案需经业务科室和办公室主任批准后方可查阅。
2、外单位查阅科技档案,需凭该单位介绍信,经本单位业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后方可查阅。
3、利用科技档案只能在阅览室查阅,业务科室如确因需要借出档案原件,需经业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出,期限为15天。
(四)借阅档案室各类档案,要严格手续,一律详细填写《档案借阅通知单》及《档案借阅登记表》。
认真填写《档案利用效果登记表》,及时反馈利用档案的信息。
(五)借阅档案必须遵守保密制度,爱护档案,不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改等,保证档案完整无损。
三、档案安全保密制度
(一)档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。
(二)凡利用档案人员,均要根据档案不同的密级,由不同范围的人员使用,不得擅自扩大范围。
(三)维护档案的实体和机密的完整安全,防止丢失和损坏。
(四)查阅机密档案材料应经主管领导同意,严格借阅手续。
(五)本单位人员外出需借秘密文件的,先填好申请单要经主管领导签字批准,并要有安全措施。
(六)摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准,在指定的地方复制或摘抄,并标明份数,对摘抄或复制的文件要同正式文件一样,按机要档案管理制度进行管理。
(七)外单位需查阅档案,必须持介绍信,要经主管领导批准方可查阅,不得抄、录、照等。
(八)外单位由于工作需要摘录者,必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准,原件一律不得外借。
(九)对违反本制度,造成失密、泄密者,视情节轻重给予批评教育或行政处分,触犯法律、造成严重损失的,依法追究其法律责任。
四、档案保管制度
(一)档案室负责集中统一管理本单位文书、科技、会计、实物、声像等档案。
(二)严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其系统、完整和安全。
(三)档案实行专库、专柜存放,专人管理,切实做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水工作。
(四)档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
(五)借出的档案须按时还,利用后的档案应随即放回原处。
(六)对已破损、字迹褪化的档案,要及时修补、复制,最大限度地延长档案的寿命。
(七)档案人员工作变动时,必须在离职前将所管档案进行清点,并办理交接手续。
(八)做好库房温湿度的监控和登记工作。
(九)每年对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。
五、档案鉴定销毁制度
(一)档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中,使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。
(二)成立档案鉴定销毁领导小组,由主管领导负责,档案管理部门牵头,有关部门兼职档案员组成,共同对所鉴定的材料进行审核和监销。
(三)认真填写档案鉴定表,并由鉴定领导逐一审核,确认无误后,签署意见。
(四)鉴定工作完成后,由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告,请求主管领导批准后同档案部门一同销毁。
(五)派专人进行销毁,并委派监销人员。
确认销毁后,在销毁清册上分别签名,留底备查。
(六)鉴定表、销毁清单、销毁报告等有关文件材料应归档保管。
(七)未经审批,任何人不得私自销毁档案材料。
五、档案人员岗位责任制
(一)主管领导
1、负责组织编写批准档案工作目标的确定及长远规划。
2、负责将档案工作列入本单位长远规划。
3、对档案主管部门的工作进行指导、监督、检查。
4、协调管理处各部门档案工作。
(二)档案室负责人
1、负责档案管理的日常工作。
2、负责各种档案材料的移交和接收工作。
3、负责起草和修改本单位执行的各项档案规章制度。
4、负责定期向主管领导汇报档案工作情况。
(三)档案专职人员职责
1、认真贯彻执行档案工作的方针政策,完善各项规章制度。
2、集中统一管理本单位形成的全部档案,对各门类档案负责接收、分类、编目、鉴定、统计、保管、利用工作。
3、查找档案迅速准确,做好各种记录统计。
4、熟悉室藏档案内容,编制必要的档案检索工具,积极主动地搞好档案的编研、利用工作。
5、对所管单位的档案工作进行指导、监督和检查;积极、主动接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查,不断改进工作。
6、按规定及时准确的销毁过期档案。
(四)档案兼职人员职责
1、认真贯彻执行我单位的档案管理制度。
2、熟悉掌握本部门的文件材料归档范围,做好各种文件、材料的形成、积累、整理、归档工作并接受档案专职人员的业务指导。
3、在次年二季度,将上年度的需归档的文件材料按要求进行分类整理立卷,移交档案室。
4、负责记录每月发生的大事要事报档案室,以便汇总编写大事记。
六、档案统计制度
(一)充分认识档案统计工作的重要性,档案人员必须以认真负责的工作态度,实事求是的工作作风进行统计,做到及时、准确、连续。
(二)确定专人负责,及时做好对各门类档案的收进、移出、借阅、利用、销毁等情况的登记、统计工作
(三)按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。
(四)做好档案的借阅、利用、登记和利用效果反馈登记。
(五)对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施,进一步提高档案管理水平。
(六)遵守保密纪律,注意保守机密,一切统计数字未经领导批准,不得擅自对外提供。
七、档案收集整理制度
(一)凡是本单位工作活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。
(二)档案整理的原则是:
遵循形成的自然规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
(三)归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整;每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档,不得分开。
(四)业务档案由业务处理人员按要求整理归档,并于次年一季度前移交档案室。
(五)会计、统计工作所形成的报表、帐簿、凭证由会计、统计人员装订成册,在有关人员处保存一年后移交档案室统一管理。
(六)科技档案由经办人员按要求将形成的文件、图纸、资料等收集、整理后移交档案室统一管理。
(七)声像档案由经办人将在工作中形成的重要活动的照片、录音、录象等按要求收集、整理后移交档案室统一管理。
(八)文书档案分类整理采用保管期限-年度-组织机构的方法进行。
八、档案人员“四参加”制度
(一)档案人员参加本单位重大活动和有关会议,及时掌握文件材料的形成、积累情况。
(二)档案人员参加基建工程项目竣工验收会,审查工程管理、施工、竣工各阶段形成材料,并提出审查意见和归档要求。
3、档案人员参加重要设备到货开箱验收,督促文件材料及时整理归档。
4、单位各部门重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、重要设备开箱验收及时通知档案人员参加,掌握文件材料形成整理情况,以便及时归档。
九、电子档案管理制度
(一)电子档案从形成到归档的管理过程,由各科室和档案部门负责。
(二)电子档案应按制度严格要求,妥善保管,确保不散失、不损毁、不失真,从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。
(三)电子档案实行集中统一管理,档案部门配备相应的计算机系统,使归档的电子文件能有效地机读。
档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,积极主动提供服务,充分发挥电子档案的作用。
(四)电子档案要编制简要检索工具,其基本著录项目为:
序号、题名、责任者、文号,每份机读文件的位置、保管期限、硬件软件环境等著录内容,应符合国家档案著录规则基本要求。
(五)档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及档案检查、接收和验收后的统一保管利用。
做到外观完好整洁无损确保上机无病毒和百分之百的准确率。
(六)入库的档案每两年要机读抽查一次,发现问题进行及时补救。
保存电子档案的装具要有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备,温度控制在14℃-24℃,相对湿度控制在45%-60%。
(七)封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
(八)销毁电子档案须有本单位档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁清册,监销人、销毁人签名盖章。
十、档案库房定期检查制度
为了加强对各类档案的保管和管理,及时发现和解决档案管理中出现的不安全因素,保证档案资料的安全和完整,特制定以下制度:
(一)档案人员负责检查档案室库房四角,档案柜的四个角,档案柜内所装档案资料的数量、排架次序、损害情况及其库房安全、防火、防虫、防潮等工作。
除平时不定期抽查外,每年度必须进行一次全面大检查。
(二)重大节日、雷雨季节前,档案室统一检查,还应做不定期检查。
(三)对检查中所发现的问题应及时整改,需要力量时,报告处领导进行整改。
(四)每次将档案库房的检查情况由档案室负责,做好检查情况记录和整改记录。
(五)档案室组织检查出的问题,主管负责人员应及时整改,因不整改或整改不力,导致档案库房不安全和库内案卷资料事故,按职责追究管理人员责任。
档案工作管理制度
江苏省苏州质量技术监督局
1.立卷归档制度
2.档案保管制度
3.档案保密制度
4.档案利用制度
5.档案统计、鉴定和移交制度
6.档案管理体制
7.机关档案人员工作职责
8.岗位职责
9.电子文件归档管理制度
10.公文处理、印鉴管理制度
苏州质监局档案工作管理制度
为加强本单位档案工作的业务建设,逐步实现机关档案工作规范化,不断提高科学管理水平,有效地为单位工作服务和为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》、省、市档案管理等有关规定精神特制定本制度。
一、立卷归档制度
(一)单位文书部门和业务部门,将处理完毕的文件经过整理立卷,由档案部门集中保存。
(二)归档范围:
1.本单位的文件材料
⑴文书档案
①本单位颁发的(包括转发及与其他
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