秘书实务讲义考试重点Word文件下载.docx
- 文档编号:19404930
- 上传时间:2023-01-06
- 格式:DOCX
- 页数:29
- 大小:152.34KB
秘书实务讲义考试重点Word文件下载.docx
《秘书实务讲义考试重点Word文件下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书实务讲义考试重点Word文件下载.docx(29页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
凡是交往频率低、关系较疏远的称为次属关系。
秘书与领导的人际关系具有首属性特征。
❑强制性
秘书人员与领导在工作中所建立起来的关系,不管秘书人员的满意度如何,作为秘书都必须自觉地为实现和完善这种关系而不断调节自己的交往行为。
(2)秘书与领导者关系的类型
互补型、诤友型、服从型、依赖型、抵触型、奴仆型、交换型
(3)秘书对领导者的补偿作用
精力补偿、知识补偿、能力补偿、思维补偿、心理补偿
(4)秘书处理与领导者个人关系的原则
正位、适人、合时、择地、善言、渐进、谦让
(5)秘书处理与领导者群体的关系
❑正确对待矛盾
❑准确判断矛盾
❑灵活处理矛盾
方法:
沟通、折中、回避、中立
问题:
简述秘书工作的特点。
第三章办公室事务工作
一.日程管理
日程是领导的工作质量、工作效率、工作成果的一种体现,而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。
这项工作看似简单,但却十分重要,它是秘书辅助总经理工作的基础,安排好总经理的日程,意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作
(一).日程安排
1.领导的日常工作分为日常性工作,即事先有计划的相对固定的工作(如会议、出差、接待等)和突发性工作(临时安排的事情)两类。
2.秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中,同时细致灵活地安排好突发随机事件。
1.日程安排的内容
各种接待、约会
商务旅行活动
参加各类会议
到车间进行实际检查或指导
组织的各类重大活动的安排
领导私人活动的安排
2.日程安排的基本要求
统筹兼顾、安排规范、效率原则、突出重点、留有余地、适当保密、事先同意
3.日程安排的形式:
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4.日程安排注意事项
以记叙、说明为主要表达方式;
编写要留有余地;
所有日程安排都要应按领导的意思去办;
活动与活动之间要有一定的间隙时间;
要认真核查日程表,以提高工作效率;
对已处理完的工作,一般应注明结果。
(二)安排约见
1.安排主动约见
(1)安排主动约见的原则
❑取得领导同意并配合其工作时间表;
❑按照轻重缓急安排约见;
❑正确传达约见事项;
❑安排时要留有弹性。
(2)安排主动约见注意事项
❑迅速处理临时变更的约见;
❑保持与对方的联络;
❑提醒领导;
❑保证约见的时间、地点等的万无一失;
❑准备好所带资料。
2.安排被动约见
(1)被动约见处理事项
❑礼貌询问清楚对方的姓名、单位、职务、事项、日期、具体时间、地点、方法、所需时间等。
❑不能随便代领导答应约见。
应按领导的意图回复对方是否会见。
❑收到邀请信,应及时回信。
❑如果领导不准备约见对方,秘书应回绝对方,态度要明确、不能模棱两可。
❑如果对方提出的约见日期不合适,可向对方解释,并提出另外时间供对方考虑。
❑如果是组织内部成员约见领导,就尽可能随到随办。
(2)注意事项
❑把业务相近的约见尽量安排在一起,为领导比较和决策提供方便。
❑在访客到来的前一天提醒领导。
❑重要的约见,应提前做好充分准备,如布置会见场所,准备相关的资料等。
二.印章的管理
❑单位的公章
❑单位领导人“公用”的私章
❑秘书工作专用印章
❑接印登记
❑专人负责制
❑妥善保管
❑交回存毁
三.挡驾情境
秘书人员有时必须要在领导与被约见人之间树起一道“屏障”,这便是挡驾。
为领导挡驾并不是架空领导,更不是让领导脱离员工,而是为了保证领导的正常工作时间和保持旺盛的工作精力。
❑需要保证其集中精力思考和处理更重大的问题时;
❑领导在工作中,一时还未能提出解决办法,为躲避有关当事人的询问时;
❑领导的人身安全受到威胁时;
❑领导的家属、亲友等频繁求见时。
挡驾方法
❑电话挡驾
❑接待挡驾
❑书信挡驾
中止会谈
❑有更重要的客人来访;
❑有更重要的电话、电传或紧急的事务要处理;
❑原定约会时间已到,有下一个约会在等待;
❑被约会的人对领导纠缠不休。
电话情景应对技巧
❑领导刚好不在位置
看看自己可以解决吗?
留下信息便条递进会议室
❑接到领导不愿接的电话
灵活、礼貌
❑当对方怒气冲天时
耐心聆听;
细心劝说;
承诺对方
❑当对方喋喋不休时
总结
❑线路中断
主动打电话的一方负责重拨;
道歉
❑对方的谈话谈不到点子
归纳总结
❑拨错号
抱歉
❑通话时受到干扰
不可同时交谈
❑被问及公司机密问题
婉言回避
一题分析应用题
第四章文书工作
一行政公文共分几种?
各种公文的适用范围是什么?
1.命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;
宣布施行重大强制性行政措施;
嘉奖有关单位及人员。
2.决定
适用于重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4.通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5.议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
6.报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
7.请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
8.批复
适用于答复下级机关的请示事项。
9.意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
10.函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
11.会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
12.通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
13.通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
二、行文关系可分为哪几种情况?
三、行文方向有哪几种?
行文方向是指以发文组织为基点,按照发文组织与收文组织的行文关系所确定的文书运行的走向。
❑上行文
下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。
报告、请示
❑下行文
上级机关或部门向下级部门或机关行文。
命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要
❑平行文
同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位之间的公文往来。
议案、通知、函、会议纪要
四.行文方式
行文方式是发文组织(主体)向受文组织(客体)发出文书时采取的一定形式。
单独行文、联合行文、逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文
五.收文办理程序(签收、拆封、登记、分办、批办、承办、催办、注办)
收到文件的办理过程
1.签收
❑指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动;
❑要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。
在确认无误后签字(盖章)并注明收文时间。
2.拆封
❑签收后就要拆封,亦称启封,是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套,检查封套内来文的程序。
❑拆封范围是:
封面上标明送本单位、单位办公室以及单位“负责人”收的所有信件。
封面标有具体领导同志名字的,或“亲启”、“亲收”字样的,一般不得拆封。
拆封时应注意几点
注意保存原封套的完好,不要损坏封内文件、信件,必要时还应把原封套别在文件或信件后一并处理;
文件的秘密等级在封套上是标明的,但如果拆封后发现是保密文件,不再转让他人阅读,拆封人员要负责保管;
请示类文件,如无发文机关领导签发,或其他手续不全时,应拒收退回;
在处理急件时,应告知行文错处。
3.登记
❑登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施,也是保障文书迅速办理的措施,是一项重要的制度。
❑登记制度便于对文书的管理和保护;
便于对目标文书的查找和利用;
便于统计和催办;
便于文书工作中的核对和交接。
❑公文登记的形式有:
簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。
4.分办
❑指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。
❑分办为公文确定运转方向,关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。
❑分办公文,要求分清主次缓急,分清阅件与办件,明确界定办文单位。
❑分办时应专门履行登记手续;
并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。
5.拟办
文书的拟办是对文件的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考。
(1)拟办的要求
❑熟悉有关政策和规定;
❑熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况;
❑熟悉办文程序和有关规定;
❑拟办意见要符合政策规定和实际情况;
❑拟办意见力求准确、及时、简洁。
(2)工作程序
❑明确拟办范围
需要拟办的文书主要有:
需要传达、贯彻执行的文件;
报送来的请示性文件;
需本单位领导答复的文件。
❑阅读文书内容
认真研究文件的内容和发文单位的要求,以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。
❑提出拟办意见
根据文件的内容要求,在“收文处理单”的拟办栏中简明扼要地写明文书处理方案和理由,并署上拟办人的姓名和拟办日期。
(3)注意事项
❑拟办意见要明确具体;
❑应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门;
❑写清承办的时限和要求;
❑写明发送范围和阅读范围。
6.批办
❑指单位负责人根据文件内容和拟办意见,对文件的办理作出批示。
它是承办的主要依据。
❑批办属于文书处理中的决策活动,一般由单位领导人负责;
有些文件的批办也可由秘书长或办公厅(室)主任负责。
❑批办意见的内容:
该文由何单位(部门)、何人负责办理;
如何办理、办到何程度;
对下级请示予以答复的原则性意见;
重要文件和急件的办理时限;
需两个以上单位(部门)或人员办理时,应批明主办单位或主办人。
7.承办
文书承办是按照文件要求或领导批示,结合工作的实际情况,具体处理文件的工作。
它是文件处理的关键环节,是具体解决问题的阶段,也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。
(1)承办的要求
❑认真领会拟办、批办意见;
❑文书的承办要区分轻重缓急;
❑来文内容涉及以前的收文,要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考;
❑对于已经承办和处理完毕的文书,应及时清理,并将有关情况及时说明;
❑要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。
❑了解文书内容
阅读文件内容,了解文件精神,明确需要办理的具体事项。
❑研究批办意见
看批办意见的内容,了解领导意图,明确领导对该文办理的基本想法和要求。
❑进行具体办理
遵循有关的政策、规定,根据领导的意图、意见,结合本部门的情况,借鉴以前对相关问题处理的做法,贯彻落实文件精神。
(3)注意事项
❑承办包括办理有关事宜和撰文答复;
❑文书具有时效性,应在承办时限内完成文书的办理;
❑属于自己承办的要及时办理,不属于自己承办的要说明原因及时退回;
❑注办文书。
收文承办后,在文件处理单上简要注明文书办理的情况和结果。
注明是否已经办复、复文字号、日期。
通过电话或口头答复的,注明答复情况,签上承办人的姓名。
无需答复或传阅的文件,注明“已阅”,签注阅知的日期。
8.催办
对文书办理情况的督促和检查,以便使承办按照文书的时限要求及时办理。
催办是避免办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、提高办文效率的重要措施和有力保障。
(1)催办的要求
❑催办中发现问题要及时汇报;
❑要填写催办记录单。
❑确定催办的范围
催办范围一般包插上级单位主送本机关需要具体落实、实施的文件,下级单位主送本单位的请示及其他需要办理的文件,平行或不相属的单位发送的商洽、征询意见的函件。
秘书要对领导交办的和有明显时间要求或急需处理的文书,按文书处理的要求进行催办。
❑确定催办的方法
电话催办;
发函催办;
登门催办;
会议催办。
❑进行催办
对需要催办的文书,根据缓急程度和办理时限要求,适时对承办工作进行查询督促。
对领导特别关注的、紧急文书要进行重点催办。
六.发文办理程序:
拟稿;
审核(审核的重点);
签发;
缮印;
校对;
用印;
登记;
封发(封发要求)。
以本机关名义制发公文的过程:
1.拟稿
❑拟稿是秘书接受领导的发文意图之后,严格按照领导意图进行草拟公文的过程;
也是指撰文秘书接受任务后,搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。
❑从秘书“办文”工作说,草拟是发文的第一个环节,也可以是收文中“承办”的继续,秘书承办的就是草拟文稿。
❑起草文件的要求:
情况确实,表述准确,观点明确,标点正确,字词规范,数字、地名准确。
2.审核
指由秘书部门依照文书规范化的要求,对送交领导人签发的文稿,从内容到形式进行全面核查、审改的过程。
(1)审核的要求
❑审核中发现的问题必须逐一纠正;
❑一般性问题可以直接修改;
❑需做较大的改动,可附上具体修改意见,退回拟稿人或与承办部门共同协商。
❑明确审核范围
不是所有的文书都要经过审核处理程序,那些属于例行或事务性的文书就不必审核。
❑确定是否需要行文
可行可不行的文一律不行,通过口头、面谈或电话能完成请示、答复事项,则不行文;
与已经发出的文件内容重复的,不需行文。
❑审核文书内容
审核文书内容与有关规定是否一致,政策界限是否清楚明确,有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处,有无规定过于机械、繁琐之处。
提出的意见和办法是否可行。
❑检查文字表达
检查文字表述是否通顺、简练、准确,是否合乎语法逻辑,文字有无错漏,标点符号是否正确;
事实陈述是否清楚明白,理由的说明是否充分有力;
结论的提出是否明确具体。
❑检查文件格式、体式
检查文种是否恰当,格式是否规范完备,标题是否反映内容,密级、处理时限定得是否恰当;
主送单位、抄送单位是否符合规定。
❑检查文书在处理程序上是否妥善完备
检查发文的名义是否合适,是否须交一定的会议讨论通过,文书涉及其他部门,是否已征得相关部门同意。
3.签发
❑指机关领导人对已审核的文稿进行审批,签署表示核准发出的意见。
❑它是文稿形成定稿的最后环节,也是保证公文质量的最后关口。
因此也是制发公文的决定性环节。
4.缮印
❑就是将经领导签发的文稿制作成书面文件的工作。
缮印包括缮写和印刷。
❑要求
内容准确;
格式规范;
页面整洁;
字迹清楚;
美观大方,便于阅读和保管。
5.用印
❑就是在文件上加盖印章。
用印是保证公文具有权威性和发生效力的一项工作。
❑发文用印注意4点:
确认有领导人签字并且适合规定;
盖印份数必须与原稿上标明的相同;
印章应盖在落款中央,上不压正文,下要压日期(“骑年盖月”);
盖印必须端正清晰,忌“歪、倾、斜、偏、花”。
6.登记
❑就是公文分发传递前进行发文项目的登录工作;
❑对文件名称、拟稿单位、审核人、签发人、发文字号、成文时间、印刷时间、共印份数、发送对象范围、发送方式等,一一加以登记;
❑以保证公文传递及时准确,同时方便单位统计和日后查考。
7.封发
❑就是对公文进行分装发出的工作,这是将制作完毕的公文及时有效地传递给受文者的最后一道工序。
❑先由收发人员对文件进行清点分拣和装封,再将已封装完毕的公文用一定的形式传递给受文者,包括邮寄、电信、机要通信、机要交通、文件交换、专人送达等方式。
❑文件封装发出要根据不同公文的不同传递要求而区分处理,有保密要求的要通过机要通信、专人送达等方式,而不能用普通邮寄等方式。
❑封发要求:
折叠整齐,贴实封口,及时发送。
•问题:
发文处理程序包括哪些内容?
一题分析应用题
第五章会务工作
一.会议可分为哪几种类型?
1.按会议规模分(P128)大型、中型、小型
2.按会议性质分:
规定性会议、决策性会议、专业性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、综合性会议
3.按时间分:
常规型定期会议、非常规型不定期会议
4.按会议采用的媒介分:
电话会议、电视会议、计算机会议
企业的会议
❑常规会议
这类型会议是按公司法和惯例召开的,有一定的程序性和规范性。
主要有:
股东会或股东大会;
董事会;
监事会;
总经理(或总裁)办公会;
高层管理人员会议;
员工大会或员工代表大会
❑特种会议
以经济、贸易、技术为内容的多边主体的一种会议形式。
见面会;
谈判会;
洽谈会;
庆典型会议;
会展型会议;
❑专业会议
是指企业内部经营、生产、管理等过程中解决实际问题的会议。
通常有以下几种:
⑴安全生产会议;
⑵保卫工作会议;
⑶质量检验会议;
⑷技术研究会议;
⑸财务分析会议;
⑹市场开发会议;
⑺新品研发会议;
⑻宣传公关会议;
⑼防治污染会议;
⑽环境卫生会议;
⑾营销策划会议;
⑿后勤保障会议;
⒀仑储运输管理会议;
⒁交通工具管理会议;
⒂员工生活管理会议;
等等。
二.会议的组织包括哪些内容?
1.筹划会议:
制定会议计划
2.会前的事务工作
3.会议中的组织与服务工作
4.会后工作
三.能制定会议计划(会议要素;
会议的议程、日程和程序;
会议费用预算;
会议筹备机构)
(一)确定会议的要素
❑会议主题
❑会议议题
❑会议名称
❑与会人员
❑会议时间
❑会议地点
(二)会议的日程(议程、程序见书上)
❑确定会议方式
❑明确会议的议程、日程和程序
议程:
议题展开的方式和程序。
(三)会议费用预算
会议费用的预算公式为:
会议成本=隐性成本+显性成本
显性成本:
文件资料费、会议场地租用费、会议设施租用费、邮电通讯费用、会议宣传交际费、会议交通费、食宿费等。
(四)会议筹备机构
❑会务组:
负责会务组织、会场布置、会议接待签到等工作。
❑秘书组:
负责撰写会议方案,准备会议文件和资料,做好会议记录,编写会议纪要、会议简报等。
❑接待组:
负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。
❑宣传组:
负责会议的录音录像、照相、娱乐活动和对外宣传报道。
❑财务组:
负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。
❑保卫组:
负责防火、防盗、人身安全和保密工作。
四、会议记录和会议纪要
会议记录(161)会议纪要(162)重点区分
会议纪要有哪几部分组成?
会议记录的方法有哪些?
一题分析应用题
第六章接待工作
一.接待工作基本过程有哪些?
(掌握来宾情况和用意;
拟定接待方案;
撰写有关材料;
落实接待事项;
处理后续工作)
(一)掌握来宾情况和用意
来宾概况:
来宾人数、性别、身份(职务、级别等)、来意、逗留时间、到来时间、交通工具等
(二)拟定接待方案
1.接待规格
❑确定接待规格,即确定本次接待工作中应该由哪位管理人员出面接待、陪同,以及接待时用餐、用车、活动安排等一系列活动的规格等。
❑接待规格主要取决于接待方的主陪人的身份,从主陪人的角度论,接待规格有三种:
❑第一种是高规格接待,就是主要的陪同人员比主要来宾的职务高的接待方式;
❑第二种是对等规格接待,所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待;
❑第三种是低规格接待,所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待。
2.接待内容
如迎送、拜会、宴请、会谈、游览、文娱活动等,我方出席或陪同人员名单。
3.接待日程
❑日程安排要具体。
包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容,一般以表格的列出。
❑日程安排应有一定弹性,以免被动。
❑来宾到达后可将初步安排的日程告知他们并征求他们的意见。
4.接待工作的组织分工
5.接待经费预算
❑工作经费:
租借会议室、打印资料等费用;
❑住宿费
❑餐饮费
❑劳务费:
讲课、演讲、加班等费用;
❑交通费
❑参观、游览、娱乐费用
❑纪念品费
❑宣传、公关费用
❑其他费用
6.其他
如安排新闻报道、赠送礼品、安全保卫、保健等等。
(三)撰写有关材料
如欢迎词、祝酒词、答谢词、会谈纪要、协议书、视察纪要、新闻发布稿、接待简报、事后总结、汇报材料等。
(四)落实接待事项
接待方案经领导批准后,应使之成为整个接待工作的指南,按照既定的要求和安排,组织实施,有条不紊地做好来宾来访期间的吃、住、行及安全、保健等各个环节中繁杂而琐碎的工作。
(五)处理善后工作
在接待工作结束后,还要做好善后工作,如总结经验,结算经费等。
二.能制定接待工作计划(来宾概况;
接待规格;
接待内容;
接待方式;
接待经费;
其他)
1.来宾概况:
2.接待规格
3.接待内容
如迎送、拜会、宴请、会谈、游览、文娱活动等,我方出席或陪同人
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书实务讲义 考试重点 秘书 实务 讲义 考试 重点