文员入职的必备条件有哪些Word文档下载推荐.docx
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--行政办负责发放办公用品;
--信息组负责开通邮箱、帐号、调试电脑设备等。
入职报道:
1、人力中心向新员工发放《新员工报到工作单》,并
按要求办理入职手续:
-员工填写《应聘登记表》,并交验各种证件:
一寸免冠照片3张;
身份证原件或户口复印件;
学历、学位证书原件(学生提供学生证原件);
资历或资格证件原件;
与原单位解除或终止劳动合同的证明;
体检合格证明;
--与员工签订劳动合同、保密协议、职位说明书;
--建立员工档案、考勤卡;
--介绍公司情况,引领新员工参观公司、介绍同事;
--将新员工移交给用人部门;
--OA网上发布加盟信息更新员工通讯录。
2、用人部门负责的工作
--负责安置座位,介绍并帮助熟悉工作环境;
--制定专人作为新员工辅导员,介绍岗位职责和工作流
程[1]。
入职手续:
1、填写《员工履历表》。
2、发放向新员工介绍公司情况及管理制度的《制度汇
编》,使其具备基本公司工作知识,要求其通过公司内部网
络了解进一步情况。
3、按照《新员工入职手续清单》逐项办理入职手续。
4、确认该员工调入人事档案的时间。
5、向新员工介绍管理层。
6、带新员工到部门,介绍给部门总经理。
7、将新员工的情况通过E-mail和公司内部刊物向全公
司公告。
8、更新员工通讯录。
9、签订《劳动合同》。
入职培训:
1、组织新员工培训。
2、相应职能专业技术培训
3、不定期举行由公司管理层进行的企业发展历程、企
业文化、各部门职能与关系等方面的培训。
入职转正:
1、转正是对员工的一次工作评估的机会,也是公司优
化人员的一个重要组成部分。
2、转正对员工来说是一种肯定与认可,转正考核流程
的良好实施,可以为员工提供一次重新认识自己及工作的机
会,帮助员工自我提高。
3、一般员工的转正由用人部门和人事部进行审批并办
理有关手续。
4、新员工工作满实习期时,由人事部安排进行转正评
估。
员工对自己在试用期内的工作进行自评,由直接经理对
其进行评估。
直接经理的评估结果将对该员工的转正起到决
定性的作用。
入职结束:
新员工根据《新员工报到工作单》要求,待各项工作落
实后,于试用期结束时,将此表签字后,归档人力中心。
《劳动合同法》第八条规定:
“用人单位招用劳动者时,
应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业
危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其
他情况;
用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基
本情况,劳动者应当如实说明。
”
入职审查的责任和举证的技巧
(一)用人单位对劳动者告知的义务和入职审查的权利
从《劳动合同法》的以上规定可以看出,作为一家用人
单位,在与劳动者签订劳动合同时,从以下两个方面拥有义
务和权利:
1、对本单位与劳动合同直接相关的基本情况具有告知
义务。
用人单位在与劳动者签订劳动合同时,应当依法告知劳
动者相关内容,如劳动者的工作内容、工作条件、工作地点、
职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解
的其他情况等。
即使劳动者不提出要求也得主动告知。
同时,
还应积极采取书面方式保存告知行为的证据。
2、对劳动者与劳动合同直接相关的基本情况具有知情
和审查的权利。
用人单位对劳动者也有知情权,即有权了解劳动者与劳
动合同直接相关的基本情况,如劳动者的年龄、性别、学历、
专业技术、工作经历、健康状况等。
以上情况,需要劳动者
提供有关的书面证明材料,用人单位同样应该好好保留、掌
握和管理。
从以上例举我们应该注意到,这中间用人单位的告知内
容是比较广泛的,基本上涵盖了劳动关系的全部内容,而劳
动者的告知义务相对少很多,只限于与劳动合同直接相关的
基本情况,实践中不外乎就是年龄、家庭住址、教育背景、
学历、工作经历、是否与前单位解除合同等,而对于与劳动
合同没有直接关系的情况,劳动者可以不回答。
(二)用人单位在告知义务和入职审查问题上的法律风
险
用人单位未履行入职告知义务和不注重入职审查都将
给单位自身带来很大的风险。
1、用人单位未履行告知义务的法律风险。
用人单位对应聘人员主动告知是法定的义务。
不履行这
一法定义务,将影响到劳动合同的效力。
根据《劳动合同法》
第二十六条的规定,隐瞒真实情况,诱使对方作出错误的判
断而签订劳动合同,可以认定为欺诈,因欺诈手段使对方在
违背真实意思的情况下而订立的劳动合同可认定为无效劳
动合同。
对劳动者知情权的轻视,还可能给用人单位带来很
大的法律风险,甚至需要承担严重的法律责任。
例如不向劳
动者告知职业危害,《职业病防治法》规定要对用人单位处
以2至5万元的罚款。
2、用人单位未严格进行入职审查的法律风险。
用人单位招聘过程的简单化、形式化,不注重入职审查,
轻视入职审查,将对用人单位用工带来很大风险。
用人单位
如果在招聘时,对应聘人员的身份、学历、职业资格、工作
经历等如果核查不严格,而应聘人员有弄虚作假的情形的,
会导致其无法胜任工作、耗费工资福利待遇、浪费招聘工作
管理成本、劳动合同无效等严重后果。
最直接的法律风险有
以下两个方面:
一是不进行入职审查,劳动者以欺诈手段入
职的,可导致劳动合同无效。
《劳动合同法》第二十六条规
定,以欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下订立的劳动
合同无效或者部分无效。
二是招用与其他用人单位尚未解除
或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,
应当承担连带赔偿责任。
《劳动合同法》第九十一条规定,
用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同
的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿
责任。
从以上阐述我们可以看出,劳动者如果投诉用人单位未
履行入职告知义务,或者由于用人单位入职审查不严以欺诈
为由解除劳动者的劳动合同,都负有举证的责任。
(三)用人单位告知义务和入职审查的举证技巧和方法:
1、用人单位履行告知义务举证的技巧和方法:
操作实务中,从举证角度考虑,用人单位应当以书面形
式告知劳动者,并保留相关证据,可以从以下三方面采取告
知措施:
(1)在员工入职登记表中声明。
在员工入职登记表中设
计有关栏目,要求劳动者在单位告知情况后声明:
单位已经
告知本人工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,其他情况,签名确认。
(2)在劳动合同中设计告知条款。
这是比较省事的办法,
比如在劳动合同关于甲乙双方基本情况中,可以写明一条:
“甲方应将有关乙方工作内容、工作条件、工作地点、职业
危害、安全生产状况、劳动报酬,以及乙方要求了解的其他
情况,向乙方提供招聘简章或向乙方口头告知。
乙方在本合
同书上签字或盖章,视同已接受甲方告知的上述情况。
”合
同条款写明用人单位已告知,可以防止因知情权而带来的法
律风险。
(3)要求劳动者提供书面声明。
即在书面告知或口头告
知后,请劳动者签字认可,并保留作为证据。
2、用人单位入职审查举证的技巧和方法:
劳动者的欺诈手段,基本上是提供虚假资料,如假文凭、
假证件、假经历等;
因此,用人单位应当建立行之有效的入
职审查制度,并且适当运用知情权的法律规定。
(1)设置《员工入职登记表》作为证据。
表格中列明劳
动者与签订劳动合同有关的各个项目,要求应聘人员如实填
写,不得欺骗。
用人单位应将《员工入职登记表》作为劳动
合同的附件,妥为管理和保存,一旦发现员工方面有欺诈行
为,就可以作为证据作出处理,该员工不符的,就是最直接
有效的证据。
(2)要求劳动者提供相关个人资料留作证据。
比如身份、
学历、资格、工作经历等信息是否真实;
是否潜在疾病、残
疾、职业病等;
应聘人员是否年满16周岁或是否退休享受养
老保险待遇的人员;
是否与其它单位签订有未到期的劳动合
同;
是否与其它单位存在竞业限制协议;
如果招用外国人,是
否办理外国人就业手续。
特别在招用有从业经历的劳动者
时,应该要求其提供与前单位的解除或终止劳动合同证明,
并保留原件。
如尚未解除劳动合同的,要求其原单位出具同
意该员工入职的书面证明。
同时,还应该要求有从业经历的
劳动者承诺未承担竞业限制义务,并向原单位进行核实,以
免发生不可预测的诉讼风险。
(3)在劳动合同中设计条款以备作为证据。
为了规避出
现入职审查不严带来的法律风险,可以在劳动合同中订明:
“乙方应当按照甲方要求提供可验证的居民身份证或其他
有效身份证、学历证书、职业资格证书的复印件,以及最后
服务单位的离职证明、婚姻生育证明、甲方指定医院的体检
证明等相关资料,并将有关与本劳动合同直接相关的基本情
况,按甲方提供的《员工招收登记表》,由本人如实填明并
作为劳动合同的附件。
”这就将提供合法身份证件和其他证
件的责任,加在应聘人员身上,一旦事后出现问题,还可以
采取措施进行补救,不但可以减少损失,还可以动用法律武
器制裁欺诈者。
(4)建立职工名册并保留作为证据。
《劳动合同法》第
七条规定:
“用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关
系。
用人单位应当建立职工名册备查。
”由此可见,建立职
工名册是用人单位的法定义务。
要求用人单位建立职工名册
备查的目的,是为了解决劳动者在发生劳动纠纷时举证困
难,难以证明双方劳动关系的存续情况,有这个规定,由于
职工名册是由用人单位掌握和管理的,用人单位就负有举证
义务了。
《劳动合同法实施条例》第八条对“职工名册”应当包
括的内容做了具体规定:
“劳动合同法第七条规定的职工名
册,应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址
及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同
期限等内容。
”看来,按照《实施条例》第八条规定建立职
工名册决不是一件小事,没有职工名册的,有职工名册却没
有规定的项目和内容,是要承担不利法律后果的,甚至要受
到行政处罚。
《劳动合同法实施条例》第三十三条规定:
“
用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的,由劳动
行政部门责令限期改正;
逾期不改正的,由劳动行政部门处
2000元以上2万元以下的罚款。
职工名册的证据力实际上对用人单位和劳动者双方都
具有重要作用。
对那些不辞而别的职工,职工名册就是用人
单位向他追索赔偿的重要证据;
而从职工方面来说,职工名
册是用人单位和他存在劳动关系的最好证明。
当然,对劳动
行政部门执法检查者来说,职工名册是首先必须检查的资
通过对上述内容的阅读我们知道员工入职是需要具备一定的条件的,最起码应该身体健康,并且具有承担该项工作的能力。
员工在入职时,应该签订相应的劳动合同,时刻的保护自己的合法权益,并且要携带入职需要的一些材料,如员工个人身份证,学历证明等。
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