公务处理与写作及政务工作学习材料文档格式.docx
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(六)通报适用于表彰先进,批评错误;
传达重要精神和情况。
(七)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况;
答复上级机关的询问。
(八)请示适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复适用于答复下级机关的请示事项。
(十)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(十三)答复适用于答复办理全国人大代表议案、建议和全国政协委员提案。
第九条公文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文,主办机关应排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文只标明主办机关发文字号。
(五)向国务院行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当标明附件顺序和名称。
(九)除会议纪要、电报、部内签报、农业部令外,其他公文应当加盖印章。
联合上报国务院的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的事项)应当加括号标注。
(十二)上报国务院的公文应当按照国务院颁布的《公文主题词表》标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。
第十条公文中各组成部分的标识规则,按照《国家行政机关公文格式》执行。
公文具体格式见附件。
第十一条公文用纸采用国际标准A4纸,左侧装订。
张贴的公文用纸,根据实际需要确定大小。
第三章行文规则
第十二条行文应当确有必要,注重效用。
第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
第十四条农业部可以向国务院、国务院各部门,各省、自治区、直辖市、计划单列市的相关业务部门行文;
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不向各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府正式行文。
第十五条农业部可以与国务院各部门,各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府,相应的党组织和军队机关,以及同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
第十六条属于农业部及国务院其他部门职权范围内的事务,应当由农业部自行行文或与国务院其他部门联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经国务院审批的事项,经国务院同意,可以由农业部行文或与国务院其他部门联合行文,文中应当注明“经国务院同意”。
第十七条属于国务院有关主管部门职权范围内的具体问题,应当直接向国务院有关主管部门行文。
第十八条农业部与国务院其他部门之间、农业部各司局之间对有关问题未经协商一致,不得向下行文。
第十九条向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送国务院办公厅。
第二十条除国务院领导同志直接交办的事项外,不得以农业部名义向国务院领导同志行文。
第二十一条“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。
“报告”中不得夹带请示事项。
第二十二条农业部制发的公文分为《农业部文件》、《农业部办公厅文件》、《农业部专报》、《农业部部内签报》4类。
(一)《农业部文件》适用于下列事项:
1.依照有关法律发布部门规章;
2.向国务院请示、报告工作。
3.发布农业部制定的农业和农村经济方针、政策、措施。
4.与国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府等联合行文。
5.转发党中央、国务院领导同志在以农业部名义召开的工作会议上的讲话。
6.印发行业规划;
颁布行业标准。
7.发布重大奖惩决定。
8.确定或调整农业部机关或直属单位的管理体制、机构编制。
9.向国务院有关主管部门请求批准或通报有关情况。
10.与各省、自治区、直辖市。
计划单列市人民政府联系、商洽工作,审批事项,询问、答复有关问题。
11.下达计划;
批复项目。
12.公布审定的农作物、畜禽、水生动植物新品种、原良种、品种保护目录,以及对其他国家和地区动物、动物产品等检疫物的禁令和解禁令。
13.公布批准的GMP合格企业以及注册登记的新兽药、进口兽药、饲料和饲料添加剂。
14.公布获得产品许可证的肥料、土壤调理剂、植物生长调节剂及获得生产许可证的饲料添加剂和添加剂预混合饲料。
15.通知召开全国农业工作会议和全国农业系统厅局长座谈会。
16.答复全国人大代表议案、建议及全国政协委员提案。
17.公布其他需要国内外周知的重要事项。
18.其他需要以农业部名义行文的事项。
(二)《农业部办公厅文件》适用于下列事项:
1.转发国务院有关部门或省、自治区、直辖市人民政府有关部门的公文。
2.向国务院有关部门办公厅行文或与其联合行文。
3.通知召开各司局组织的全国性农业专业会议。
4.印发部领导在全国农业工作会议和全国农业系统厅局长座谈会上的讲话。
5.与各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府办公厅联系、商洽工作,询问、答复有关问题。
6.向有关部门征求意见或答复询问。
7.布置业务工作。
8.其他需要以农业部办公厅名义行文的事项。
(三)《农业部专报》适用于以部领导个人名义向国务院领导同志报告落实有关批示精神情况。
(四)《农业部部内签报》适用于下列事项:
1.向部领导请求指示或批准。
2.向部领导汇报工作或答复询问。
第二十三条除办公厅外,其他内设机构不得对外正式行文。
第二十四条直属单位不得擅自以农业部名义对外行文,也不得使用带有“中华人民共和国农业部”、“中华人民共和国农业部办公厅”字样的文头对外行文;
确需以农业部名义或农业部办公厅名义对外行文的,应交由归口司局办理。
第四章发文办理
第二十五条发文办理是指制发公文的过程,包括草拟、审核、复核、登记、会签、签发、缮印、用印、分发等程序。
第二十六条草拟公文应当做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规,提出的政策、规定、措施切实可行。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)所用文种符合行文目的、农业部职权以及行文关系。
(四)拟制紧急公文,应当体现出紧急的原因,并据实注明紧急程度。
特别紧急的下行公文,应以电报形式制发。
(五)人名、地名、数字引文准确。
引用公文先引标题,后引发文字号;
引用外文注明中文含义;
日期写明具体年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层
为“1.”,第四层为“
(1)”。
(七)使用国家法定计量单位。
(八)使用非规范化简称时,先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字均使用阿拉伯数字。
第二十七条拟制公文,对涉及部内其他司局职权范围的事项,主办司局应提出明确的办理时限要求,主动与相关司局协商会签。
相关司局应积极配合。
经协商不能达成一致意见的,协办司局应出具书面意见,由主办司局在《公文呈报说明》中如实说明,连同协办司局的书面意见一并报请部领导协调或裁定。
对涉及国务院其他部门职权范围的事项,主办司局应当主动与有关方面协商会签,取得一致意见后方可行文。
如有分歧,主办司局应当及时报请主管部领导出面协调;
仍不能取得一致意见的,可以列明各方理据,提出建设性意见,并与相关部门会签后报请国务院协调或裁定。
第二十八条外部门主办的联合发文或会签文,由办公厅根据公文涉及的内容交相关司局研究提出会签意见。
涉及多个司局职能的,应明确牵头司局。
对文稿有原则性修改意见的,承办司局应主动与主办部门进行沟通和协商,达成一致意见的,应直接在原稿上修改或另纸提出书面修改意见;
经沟通和协商仍存在分歧的,会签意见应明确是否同意会签并说明理由。
第二十九条公文审核实行分级负责制,各级审核人员必须认真履行岗位责任,严格把关,有效控制发文数量,确保发文质量。
(一)公文主办司局对公文质量负主要责任,在拟制公文的各个环节,主办处室、综合处和司局负责人必须切实承担起审核责任,严格把好公文出口关。
(二)办公厅对公文质量负监督检查责任,在文稿送有关负责人签发前,负责对文稿进行全面审核。
其中重点审核:
是否确需行文,行文程序是否规范,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
(三)对不符合质量要求的文稿,办公厅应提出明确修改意见后退主办司局修改或重办;
对存在严重质量问题的,应予通报批评。
第三十条各类发文的签发权限,按《农业部工作规则》有关规定执行。
(一)农业部令,经分管副部长审核后由部长签发。
(二)上报的部发文,原则上经分管副部长审核后,由部长签发。
遇有紧急公文且部长不在部内时,由负责常务工作的副部长签发;
部长、负责常务工作的副部长均不在部内时,由分管副部长签发。
以上两种情况,事后均应将所发公文报部长阅知。
(三)其他部发文,一般由分管副部长签发,如涉及事项重大或分管副部长认为有必要,可报部长签发或审阅。
遇有紧急公文且分管副部长不在时,经分管副部长同意,可请有关部领导签发,并于事后向分管副部长报告。
(四)部领导已经通过一定形式批示同意的部发文及外事接待通知等,经有关部领导授权,可由办公厅主任、国际合作司司长、相关司局司局长签发。
(五)农业部主办的联合发文,本部签发后再送联合发文部门签发。
其他部门主办的联合发文或会签文,由有关部领导签发。
(六)办公厅发文原则上由办公厅主任、副主任签发;
如有需要,可由分管副部长签发或报请部长签发;
询问或答复有关部门问题、审批事项、布置工作的发文,由主办司局负责人签发、办公厅复核。
(七)《农业部专报》原则上由国务院领导批示的部领导签署。
需由部长签署的,经分管副部长审核后再报请部长签署。
(八)送部长、非分管副部长签发的公文,必须附《公文呈报说明》,简明扼要地说明公文形成的背景、过程,以及其他需要重点说明或需要签发人了解的问题。
送分管副部长签发的公文,情况复杂时,也应附《公文呈报说明》。
第三十一条公文在送文印室排版前,主办人员必须对照签发稿对电子稿进行清稿,确保无误后再发排。
正式印制前,主办人员必须校对大样。
第三十二条公文主办司局应按主送机关和抄送机关数量,以及本部留存数量确定公文印制份数。
第三十三条公文在发出之前,主办人员必须对公文内容和格式进行全面复核,确保无误。
第五章收文办理
第三十四条收文办理指处理收文的过程,包括签收、登记。
审核、拟办、批办、交办、承办、督办等程序。
第三十五条收文办理应当做到及时、准确,主次分明,手续严密。
第三十六条主送农业部的收文,应当由办公厅统一处理。
各司局对直接收到的外部门主送农业部的收文,应及时送办公厅统一处理。
第三十七条收支必须严格履行签收登记手续。
登记内容应包括收文时间、发文机关、文号、标题、密级、份数、办理时限。
第三十八条办公厅对收文应当视具体情况及时予以处理。
需要报请部领导批示的,应提出具体拟办意见后呈批;
能够直接交司局办理的,直接批交相关司局办理;
需要回复的,应当列入督办范围适时督办。
一般性公文,应当在收到当日处理完毕;
紧急公文,应当随收随处理。
交司局承办的国务院领导批示件,应当出具《农业部公文办理通知单》,注明办理要求;
需要2个以上司局办理的,应明确牵头司局。
第三十九条各司局对办公厅交办的收文,应当认真审核。
对不属于本司局职责范围的,应当经分管司局领导签署意见后,于当日退回办公厅;
对属于本司局职责范围的,应当及时落实承办处室或人员,不得无故拖延、推诿。
由2个以上司局承办的收文,牵头司局应当切实负起牵头责任,会办司局应当积极配合。
第四十条列入督办范围的收文,承办司局应当优先办理。
有明确办理时限的,应当按时限要求如期办理完毕;
没有明确办理时限的,应当从接到收文之日起,在1个月内办理完毕。
主办司局应于办理完毕当日,将办理结果反馈办公厅。
因故确需延长办理时限的,要向部领导报告原因和申请延期,并报办公厅备案。
需要较长时间才能落实的收文,应及时将阶段性办理情况反馈办公厅。
第六章公文归档
第四十一条公文办理完毕后,应当根据《农业部机关档案管理办法》的有关规定,及时整理立卷和归档。
第四十二条外部门主办的联合发文,底稿原件由主办部门立卷归档,本部承办司局负责归档保存1份底稿复印件和正式文本。
第七章公文管理
第四十三条公文处理实行计算机自动化管理,公文处理各环节必须严格按公文处理自动化管理系统操作规程要求运作。
第四十四条涉密公文按照《农业部机要文电管理办法》的有关规定进行管理。
第八章附则
第四十五条本办法自2006年1月1日起施行。
原《农业部公文处理办法》同时废止。
第四十六条农业部直属单位公文处理工作可参照本办法执行。
第四十七条本办法由农业部办公厅负责解释。
公文处理与写作
一、概述
(一)什么是公文:
公文是一种应用文体,是机关、团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有一定格式和现行效用的信息记录材料。
行政机关的公文(以下所讲的公文均指行政机关的公文)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家方针、政策,公布行政法规和规章,采取行政措施,请示和答复问题,指示和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
(二)公文的特点
1.公文具有较强的政治性、政策性
2.公文具有法定的权威和行政约束力
3.公文具有很强的失效性
4.公文具有特定的体式
(三)、公文的主要作用
1.规范和准绳作用2.领导和指导作用3.宣传教育作用
4.沟通信息作用5.凭证依据作用
(四)公文处理的基本原则
1.准确2.及时3.安全4.统一5.高效
(五)机关公文处理工作的依据
《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》
《农业部公文处理办法》(以下简称《办法》)
二、公文种类
(一)公文的分类《国家行政机关公文处理办法》共有13种。
上行文:
“请示”、“报告”
下行文:
“令”、“决定”、“公告”、“通告”、“通报”、“批复”
平行文:
“函”“通知”“意见”
(二)常用的文种及适用范围
1.令:
适用于依照有关法律发布部门规章;
宣布实施重大强制性行政措施。
2.决定:
适用于对重要事项或者重大行动做出安排;
奖惩有关单位及人员,变更或撤消下级机关不适当的决定事项。
3.公告:
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4.通告:
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5.通知:
适用于批转下级机关的公文。
6.通报:
适用干表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
7.报告:
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问。
8.请示:
适用于向上级机关请求指示、批准。
9.批复:
适用于答复下级机关的请示事项。
10.意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
11.函:
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
12.会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
13.答复:
适用于答复办理全国人人代表的建议、全国政协委员的提案。
(三)如何正确选用文种
1、依据有关规定选用文种
2、依据行文关系选用文种
3、依据制发机关的职权范围选用文体
4、依据行文目的选用文种
(四)请求批准性“函”与“请示”的区别
1、请示是上行文,函是平行文。
2、请示的受文对象是上级机关,而函的受文对象一般是不相隶属机关或有关主管部门。
3、请示的制发单位和受文单位之间的关系是领导与被领导或指导与被指导的关系,而函的制发单位与受文单位是不相隶属或平行的关系。
(五)“请示”与“报告”的区别
1、行文目的不同2、行文时间不同3、行文内容不同
三、公文格式
公文格式亦称公文的格式样式,是指公文中各个组成部分的构成方式,它和文种是公文外在形式的两个重要方面,直接关系到公文的质量与公文效用的发挥。
公文格式一股由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送机关、上文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
l.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。
2.上报国务院的公文,应注明签发人。
3.公文(普发性公文除外)一股只写一个主送机关。
4.发文机关落款应用全称或规范化简称,几个机关联合发文,主办机关应排列在前。
5.成文日期以领导签发的日期为准,联合发文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
6.公文如有附件,应在正文之后注明附件名称。
7.公文要加盖印章,无印章为无效公文。
8公文要有主题词。
四、发文办理
(一)公文质量不高的8种表现
1.层次紊乱。
2.冗长繁杂。
3.行文角色定位不准,称谓不规范。
4.用词不当,语气欠妥。
5.错用文种,格式错误。
6.责任心不强,办文马虎,误用标点,文字出差错。
7.办文不按程序或是拖拉。
8.不认真校对大样,排版、印刷出差。
(二)造成公文质量不高的一个主要原因
l.对公文写作知识和公文处理有关规定掌握不够,写作质量不高
2、责任心不强、马虎3、不按规定程序办文4、审核把关不严
(三)各地来文存在的主要问题
1.错用文种,请示、报告不分2.多头投寄
3.送文件份数过多4.越级行文
5.利用全国人大、政协会议上代表、委员用建议和提案的形式报送项目,申请经费
(四)提高公文质量应注意的4个环节
1.严把草拟关2、严把审核关3.严把校对关4.把缮印、装钉和发送关
(五)拟写公文的基本要求
1.观点正确2.内容真实、可靠
3.主题要明确,条理要清晰
4.文字要准确、朴实、精练、明了、严谨、规范
5.人名、地名、引文、标点、数字要准确6、公文体式要规范
(六)几种常用公文的写法
1、怎样拟写“函”
“函”分去函和复函。
去函的内容文部分一股由3部分组成:
(1)缘由,概括说明一下去函的依据、目的、理由。
(2)需商洽(询问、请求批准)的事项,即发函的主要意图,要把商洽或询问事项写得具体、明白。
(3)写明希望与要求。
函的结束用语一股为:
请求批准用“请批复”;
询问用“请函告”:
商洽则用“请研复”,“请函复”。
复函正文一般也由3部分组成:
(1)引语,正文开始要把来函的日期、文号、标题或内容要点引上,以便对方明白答复的是哪件公函,一般为“XX函收悉,经研究,现函复如下”。
(2)复函内容,针对来函商情或询问的具体事项给予明确的答复。
(3)正文结束时一股用“此复”节结尾。
2、如何拟写“请示”
拟写“请示”时应注意以下5个问题
(1)请示应一文一事,切忌一文多事。
如一个请示涉及互不相关的多项内容,往往不便领导批复,影响办事效率。
(2)请示的内容要实,不能为了解决某个问题而有意虚报事实。
(3)请示的主送机关一般只写一个,只有受双重领导时,才可同时主送两个领导机关。
(4)除领导直接交办的事项外,请示不得主送领导者个人。
(5)请示不得同时传送下级机关。
3、如何拟写“报告”
(1)综合报告
综合报告的主要特点是:
汇报的情况和反映的问题比较全面;
一般和工作总结结合起来。
(2)专题报告
专题报告的特点是:
汇报的情况和反映的问题专一,时间及时。
三部分内容:
一是工作开展情况,二是存在的问题及其原因,三是解决问题的措施、办法与经验体会。
(3)呈转性报告。
(4)呈送文件(或物件)的报告。
拟写报告应注意以下6点
(1)简明扼要,文字精练。
(2)重点突出,详略得当,即使是综合报告,也要重点突出几个问题,对其它问题简略带过。
(3)要有分析,不能只罗列现象,要着力揭示问题的实质,分析发展趋势,提出拟采取的措施和办法。
(4)要注意反现新情况、新问题,即报告的内容要有新意。
(5)内容要真实可靠。
(6)注意不要夹带请示事项。
(七)公文的审核把关
1.检查是否需要行文。
2.检查是否矛盾抵触。
3.检查文种使用是否正确,所用名义是否恰当。
4.检查文字表述。
是否简明,是否合乎逻辑,
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