商务信函写作中的虚拟语气Word文件下载.docx
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那么,如何选择这些谢意表达词,哪些词汇能够恰如其分地体现写信人的真诚的谢意呢?
我们将以上的谢意表达词分成为三类词性:
动词、名词和形容词,并分别将它们作为检索关键词,在商务信函语料库bLc中进行检索,找到这些词在语料库中出现的情况,检索及统计结果如表1。
篇二:
虚拟语气在商务英语中的应用++
虚拟语气在商务英语中的应用
张三
指导教师:
李四
【摘要】本文为毕业论文。
内容主题是虚拟语气在商务英语中的应用。
本文以国际经贸发展的大环境为切入点,阐述了虚拟语气的定义和用法,结合商务英语的特征,举例说明了虚拟语气在商务英语中的应用,分析了虚拟语气的现实意义。
【关键词】虚拟语气;
商务英语;
礼貌表达
TheApplicationofsubjunctivemoodinbusinessenglish
【Abstract】Thearticleisagraduationthesis.Thetopicistheapplicationofsubjunctivemoodinbusinessenglish.Thispapersetsthedevelopmentofinternationaleconomyandtradetendencyasabreakthroughpoint,elaboratesthedefinitionandusageofsubjunctivemoodmood,illustratetheapplicationofsubjunctivemoodinbusinessenglishtolinkthestampofsubjunctivemoodandanalyzestherealisticmeaningofsubjunctivemood.
【Keywords】subjunctivemood;
businessenglish;
businessetiquette
引言
本人毕业论文课题是论虚拟语气在商务英语中的应用。
课题来源于商务英语中虚拟语气应用引发的相关问题的思考,结合商务英语的特点对虚拟语气的应用进行阐述。
商务英语是现代英语的一个重要组成部分,是国际商业社会的通用语言,它的发展趋势和主要特点在商务英语中得到充分的体现。
随着国际经贸的飞速发展以及世界的推移,商务英语越来越受到人们的重视。
商务涉及的面非常广泛,包括金融、投资、保险、财会、经营管理、市场营销、信息处理、对外经贸、合同和法律文书等,由于涉及到权利和义务的方方面面,商务英语语言严谨,词意准确;
语法结构复杂,虚拟语气的运用十分广泛,不允许有半点纰漏。
在现代文明社会的国际贸易活动中能给合作伙伴留下温稳而雅、谈吐得体的印象是大多数商业人士所期待和希望的。
1.虚拟语气的定义及用法
1.1虚拟语气的定义
语气是一种动词形式,表示说话人对某一行为或事情的看法或态度。
英语中有直陈语气,祈使语气和虚拟语气三种。
当if引导的条件状语从句所表达的内容不是事实或者是不可能发生的情况,而仅仅是一种愿望、建议、或者是与事实相反的假设时,称之为虚拟语气。
虚拟语气用来表示说话人的主观愿望或假想,而不表示客观存在的事实,所说的是一个条件,不一定是事实,或与事实相反。
虚拟语气通过谓语动词的特殊形式来表示。
eg:
1.IfIwerefree,Iwouldgowithyou.
如果我有时间,我会和你一起去的。
2.IfIgotrich,Iwouldtravelaroundtheworld.
如果我有钱了,我将周游世界。
1.2虚拟语气的用法
在表示虚假的、与事实相反的或难以实现的情况时用虚拟语气,虚拟语气表示主观愿望或某种强烈情感时,也用虚拟语气。
即当一个人说话时欲强调其所说的话是基于自己的主观想法,而不是根据客观实际,就用虚拟语气。
虚拟语气常用在引导的非真实条件从句中,是用谓语动词的特殊形式来表示与现在过去事实相反的情况或对将来发生的情况表示怀疑。
1.2.1与现在事实相反的虚拟语气
从句谓语动词用“should/would/could/might+动词原形”构成。
(1)IfIwereyou,Iwouldhelpher.
如果我是你的话,我会帮助她的。
(2)Iftherewerenoairorwater,therewouldbenolivingthingsontheearth.
如果没有空气和水的话,地球就不会有生命的存在。
1.2.2与过去事实相反的虚拟语气
从句谓语动词由“had+过去分词”构成,主句谓语动词由“should/would/could/might+have+过去分词”构成。
(1)IfIhadvisitedtheplacebefore,Iwouldhaveknowntheway.
如果我以前去过那个地方,我就识路了。
(2)Ifhehadtakenmyadvice,hewouldn’thavemadesuchamistake.
如果他听我的建议的话,就不会犯这样的错误了。
1.2.3对将来情况的主观推测
虚拟语气还可用在对将来情况的主观推测,这种推测可能与事实相反或可能性很小。
从句谓语动词常见的三种构成方式:
直接由过去式构成,由“should+动词原形构成”或由“wereto+动词原形构成”。
主句谓语动词由“would/should/could/might+动词原形构成”。
(1)Ifyoushouldbelatetomorrow,wewouldnotwaitforyou.
万一你明天迟到,我们就不等你了。
(用should+动词原形表示一种偶然实现的可能)
(2)Iftherewereaheavysnownextsunday,wewouldnotgoskating.
如果下星期天下大雪的话,我们就不去滑冰了。
(if从句中的谓语动词用过去式,表示说话人认为‘下雪’的可能性不大)
(3)Ifitweretosnowinsummer,1wouldbelieveyou.
夏天真下雪了,我就信你了。
(wereto+动词的原形,表示实现的可能性很小,多用于书面语中)
2.商务英语的特征
商务英语是指人们在商务、贸易往来函电中使用的英语文体。
作为一种各体英语,它与英语的其他具体形式,如科技英语、新闻英语没有什么本质的区别。
除了一些经贸专用词汇的术语,商务英语同日常所用英语的词汇大多相同,它也没有自己独立的语法规则。
商务英语使用的是英语的基本词汇和语法规则,所不同的只是在英语的词汇系统及法规者的基础上有所改变,从而形成了某些独特的商务英语的语言风格特点。
2.1商务英语的语言特征
商务英语的语言正式、精炼,用词严谨、正规,词意准确商务英语所用语言比较正规,常有一定的格式和套话。
请看下面几个例子:
(1)Yourearlyreplytoourspecificinquirywillbehighlvappreciated.
如蒙早日答复我方的具体询价,将不胜感激。
这是外贸应用文中询价函电中常用的句型之一。
名词短语yourearlyreply要比ifyoucanreplyearly正式精练得多,而被动语态willbehighlyappreciated也是很正式的用语。
(2)uponfirstpresentationthebuyershallpayagainstdocumentdraftdrawnbythe
selleratsight.Theshippingdocumentsaretobedeliveredagainstpaymentonly.
买方凭卖方开具的即期跟单汇票,于第一次见票时立即付款,付款后交单。
这是合同中有关即期付款交单的托收条款。
upon常用在合同、法律文书中表示“在......后立即,在......的时候”,如:
uponexamination...经审查后......。
在条约、规章、法令等文件中shall表示义务或规定,其意思是“应、必须”。
eg:
(1)ThenewregulationshalltakeefectonJune1st.
新章程自6月1日起实施。
(2)wehavereceivedyourletterofmay3,enquiringaboutthebesttermsofthegoods.
贵公司5月3日来函就该商品优惠条款的询盘已经收悉。
2.2商务英语的文体特征
商务英语内容缜密、周到,结构复杂、意思完整由于涉及到双方或几方面的利益,商务合同、文件或一个条约所给的定义、条款和内容必须精确。
为了做到准确无误,不产生任何差异,用英语拟订、书写这些文件、合同时,除用词恰当外,还会用许多从句、短语用来修饰或限定其内容,因此结构复杂、句子冗长,有时甚至显得有点臃肿。
(1)eachcontractingstateundertakestoprovidefortheadequateandefectiveprotectionoftherightsofauthorsandothercopyrightproprietorsinliterary,scientificandartisticworks,includingwritings,musical,dramaticandcinematographicworks,andpaintings,engravingsandsculpture.
各成员国承担对文学、科学及艺术作品(包括文字的、音乐的、戏剧的、电影的作品,以及绘画、雕刻与雕塑)的作者及其他版权所有者的权利提供充分、有效的保护。
(2)Inspection:
ItismutuallyagreedthatthecertificateofqualityandquantityorweightissuedbythemanufacturershallbepartofthedocumentsforpaymentunderrelevantL/c,however,theinspectionofqualityandquantitvorweightshallbemadein
篇三:
商务英文信函写作常被忽略的细节
商务英文信函写作常被忽略的细节
有位资深商贸人士这样说:
“一切贸易往来,从信函开始,到信函结束。
”意思是,商务信函贯穿沟通始终。
商务信函包括:
询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等,还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。
“口才决定录用,文笔决定提升。
”对于职场人士来说,写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。
下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节,从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。
格式
“没有规矩,难成方圆”。
商务信函写作的从格式开始。
一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容,很多时候形式比内容更重要,甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。
一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感,同时也是对收信人的尊重。
?
信头(Letterhead)
无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件,正式的商务信函都是要有信头的。
信头不一定在信纸的上部,可能位于侧面或底部,主要作用是:
一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式(contactDetails),另一方面由于信头往往会设计公司标识(Logo),从而展示企业或机构形象。
没有信头的商务信函,就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。
日期栏(DateLine)
传真和电子邮件信函都有固定的日期格式,表明信函发出的日期,便于收信人将信函整理和回信。
在邮寄的商务信函中,寄信人往往会忽略这一细节。
日期栏应该在信函正文的上边,信头下边,可以左对齐,也可以右对齐。
常见的日期栏格式有一下两种:
1.16January20XX
2.January16,20XX
注意:
1.“日期”后面往往不出现序数词的角标,如:
16th,不正确。
2.“月份”的拼写往往不省略,如Jan,不正确。
称呼语(salutation)
称呼语并非是客套的随意称呼,要根据收信人和寄信人的关系,以及收信人的性别、年龄、婚姻状况、职位等,进行有针对性的变化。
1.若初次书信往来,或正式信(:
商务信函写作中的虚拟语气)函,务必称呼收信人全名(Fullname),并同时使用mr./ms./Dr./professor等称谓。
以下表达正式程度依次降低:
Dearmr.willsmith,→mrsmith,→hellowill,→hiwill,→will,→hi,2.称呼语后可用冒号,或用逗号。
3.若不明确收信人姓名,可用“无人称称呼语”或称呼“职位”。
TowhomItmayconcern:
Dearsirormadam:
Dearsalesmanger:
4.若收信人为重要尊贵人士,如政府官员,还会有特定的称呼。
To:
h.e.mr.hailekirosgessesse,Ambassadorextraordinaryand
plenipotentiary,embassyoftheFederalDemocraticRepublicofethiopia(至埃塞俄比亚联邦民主共和国特命全权大使hailekirosgessesse阁下,h.e是hisexcellency,指“尊敬的阁下”。
)
5.不可用公司的名字做称呼语:
如Dearneworiental,不正确。
6.可用标题代替称呼语,如:
subJucT:
RequestforInformation。
段落对齐、行间距、字体
传统的英文信函在每段首往往采用“平头式”,即:
正文的各段首行都要缩进6个字母的距离。
现今商务信函写作比较流行的对齐格式为“左齐头式”,即:
正文和称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空格,左对齐,但段与段之间需要空一至二行。
有些商贸人士曾告诉笔者,后者格式便于文字编辑和复制粘贴。
另外,根据笔者经验,信函的字体大小,可采用“小四”或“五号”字体为佳;
行间距控制在“18磅”左右,word软件中的默认的行间距较大,会使信函感觉松散。
段落对齐、行间距、字体等和很多企业或机构的习惯性格式也有关,也和个人喜好有关。
总之,是一个不可忽略的细节。
开头结尾
开头(opening)
一本畅销的商务写作书中提到,商务信函的段落结构应该是“倒金字塔”
(Reversepyramid),第一段承载最重要的信息,第二段其次,第三段再次。
商务信函的开头在语言方面需要精心设计,需要开门见山、开篇明意。
它的重要
性就像书的第一章节,电影的第一幕,歌曲的第一段旋律一样。
笔者认为信函开头部分以下两点需要注意:
1.开头部分要传达每封商务信函的特定目的(purposeful
communication),让收信人了解信函的主旨。
Iamwritingonbehalfofoursalesdepartmenttoinformyouthatyourconsultancycanarrangetrainingsessionsingivingpresentation.wearepleasedtoinviteyoutotheAnnualconference,whichwilltakeplaceinLondon4-7August.
2.回复信函可以“感谢方式”开头,但务必提及之前沟通的信息,让收信人了解自己信函
的传达情况。
Thankyouforyourorderof24semtepber.wearepleasedtoconfirmyourorderof30unitsofmodel202byL/c.
Thankyouforyourletterofmay21,enquiringaboutourproducts.
结尾(closing)
传统观点认为商务信函的结尾多为客套,是不传达重要信息的,如“Lookingforwardtohearingformyou”。
笔者根据自己的经验发现并非如此。
很多商务信函都要在结尾部分同样传达重要的信息,有以下两个方面:
1.将之前的信息通过重复的方式强调。
IwouldbegratefulifyoucouldmakeitandIlookforwordtoseeingyouinLondoninAugust.
2.提示希望收信人回复的相关细节,有时甚至可用问句。
pleaseletusknowthedatesandtimesofyourarrivalanddeparture.mayIremindyouthatletusdiscussouritinerarybytheendofthisweek?
时态
在商务英文信函写作中通过时态的变化,可以使语言表达更得体,信息传达更精确。
很多学员对“英文时态”的理解还停留在教条阶段,当然也更提不上如果去使用了。
英文的时态变化,只有跟实际语境相结合才具有“生命力”。
下面笔者结合实际语境,讲解信函中时态使用方面常忽略的细节。
will的用法
在商务信函写作中,“will”除了表达“将来时”,还常用于下面两种情况:
1.突然决策(suddenDecisions)
Iwillsendyouthedraftreportasanattachmentonthemondaynextweek.
2.承诺、报盘、或威胁(promises,offers,Threats)
Iwillemailyouthecatalogueandthelastestpricelistasap.
Youwillenjoya1%discountifyouplacealargeorder.
Thecontractwon’tbesignedbytheendofApril.
现在进行时(presentprogressive)表“将来”
当寄信人为收信人提供行程、款待或未来安排时,往往使用现在进行时,这样可以使语言的“现场感”更强,让收信人感觉相应安排发生的即时性。
weareplanningtoshowyoutheplant,takeyoutolunchandreturnyoutothehotelat5pm.
wearemakingsomenecessaryarrangementsforthedispatchoforderbyairfreighttosanFrancisco.
虚拟语气would用法
would可能是商务信函写作中,用法最微妙的一个小词了,常表达寄信人对未来发生的强烈的“愿望或要求”,语气往往较强。
would还经常于If引导的条件状语从句连用。
Asyouwouldbeourguest,wewouldofcoursemeetallyourexpenses.wewouldliketoinviteyoutospendtwoorthreedaysintheuKtovisitourfactory.
Ifmyapplicationisofinteresttoyou,Iwouldwelcometheopportunitytospeakwithyou.
被动语态(passives)
被动语态在忽略“主语”的同时,在商务信函中的作用在于以下两方面:
1.忽略施动者,强调动作发生的过程
Ameetinghasbeenscheduledfor3october20XXat11amtodiscussyourrequestforafurtherbankloan.
Youwouldbeaskedtoanalyzethesituationanddemonstateyourabilitytoworkinateam.
2.避免主观色彩,体现客观必要性
AnyformofyourIDhastobeshownbeforeopeningabankaccount.
Acontrolsystemwassetuptodoublecheckthatorderswerereceivedinthewarehouseontimeandwereproceedcorrectly.
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- 商务 信函 写作 中的 虚拟 语气