投标业务流程文档格式.docx
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阅读招标书及标书澄清
技术部、商务部、项目组
08
09
招标书技术超标条款汇总
招标书工程与服务超标条款汇总
10
超标条款汇总分析招标书超标条款
项目组长汇总分析表
是否投标?
N
归档
片区主管/公司领导
结束
Y
12
成立标书设计组
技术部、项目组、商务部
13
制定投标书制作计划
投标书制作计划表
A
上接B
接A
14
25
制定总体方案
标书设计组
标书复印、装订
15
总体方案评审
26
项目组、技术部
检查封装N
是否通过
16
27
17
投标文件商务部分设计
投标文件技术部分设计
递交标书
19
28
组织投标书质量评审
项目组长、公司领导
开标结果反馈系统部、投标办
20
制定商务策略
29
21
组织标书澄清
22
技术部、项目组长
超标条款申请结果
标书汇总
30
中标结果分析并反馈
23
标书总成打印、页签、装订
项目组长、技术部
是否中标?
24
通读投标书
31
投中标书后总的结合归同档谈判
项目组满足一致性、
完整性?
技术方案、配置更改?
下接B
32Y
技术方案、配置修改
33
授权申请(商务授权、超标条款)
34
合同签定
35
项目总结、归档
项目组长/商务部
投标项目总体方案评审表
投标书封装检查表
18
投标文件工程与服务部分设计
投标书质量评审表
商务授权申请
投标业务总结表
项目总结
五、工作指导
01获取项目信息并反馈片区/办事处、技术部、商务部
市场人员通过各种渠道(包括客户、客户上级主管部门、设计院等)获得到投标项目立项或进行前期准备的信息后,应及时将项目信息反馈至公司相关业务部门:
片区/办事处、技术部、商务部。
2成立项目组,任命项目组长
区/办事处、技术部、商务部在收到反馈的项目信息后,由各部门组织协调成立项目组,任命项目组项目组长及项目组成员,确定和区分项目组各成员工作职责。
项目组中项目组长作为该项目全过程的负责人。
03进行标前引导
项目组成立后对该项目进行积极的标前引导工作,主要工作包括由项目组长组织
召开技术研讨会、邀请客户参观公司、考察样板点、开好试验局,技术部
负责对项目
招标书进行引导等主要工作。
项目组在获得项目招标正式启动的信息后,购买招标书或直接接收招标方的招标
书,同时把招标书与项目背景资料提交给技术部和商务部,并应详细通报前期标
前引导的相关信息及工作成果。
技术部接收招标书及相关背景资料后,对项目进行分解。
技术部在收到招标书及相关背景材料后,会同项目组、商务部通读招标书,并
重点分析其所负责内容的相关条款。
对一般项目,由技术部完成招标书工程与服
务部分的阅读。
对招标书中需要澄清的内容,以书面的形式向招标方进行澄清。
项目组长负责对招标书商务超标条款进行提取、汇总;
网络设计部会同中研产品线对招标书技术超标条款进行提取、汇总;
技术部技术支援工程管
理部负责对招标书工程与服务超标条款进行提取、汇总;
超标条款分析汇总
项目组长结合项目实际情况,负责对07、08、09所汇总的超标条款进行分析,交
片区主管/公司领导填写审核意见决定是否参与投标。
121成立标书设计组
技术部、项目组
若决定参加该项目投标,技术部会同项目组成立标书设计小组并任命小组成
员及相关责任人,并将相关文档移交小组成员,将任命反馈商务部。
项目组长将
负责标书设计期间标书制作小组内部的组织、协
调工作。
项目组长根据招标书要求和项目具体情况安排标书设计进度,确定标书各部分设
计责任人。
制订总体方案
组织标书设计组成员按照招标书要求并结合标前引导情况,制订出投标书总体方
案。
由项目组长组织项目组、技术部等部门的技术专家组成项目总体方案评审小组,
确定评审小组负责人,并组织对投标书总体方案进行评审;
总体方案评审通过后,由标书设计组根据总体方案制作商务文件及相关的附件。
由标书设计组根据总体方案制作技术文件及相关的附件。
由标书设计组根据总体方案制作工程与服务文件及相关的附件。
项目组长组织各部分评审人对标书各部分进行质量评审。
项目组长/公司领导
项目组长组织片区主管、公司领导讨论并根据项目实际情况制定投标策略。
根据超标条款的申请结果,组织修改标书,并组织标书设计小组完成标书技
术、商务、工程与服务文件的电子总成。
项目项目
由项目组长结合项目实际情况向公司商务部提出商务授权申请,在得到公司
商务部审批后,由项目组长制作投标书价格折扣表。
标书总成、打印、页签、装订
项目组长/技术部
项目组长负责标书的总成、打印、页签、装订。
投标业务经理组织通读投标书,检查标书的完整性、一致性。
项目经理负责组织投标书的复印、装订工作。
检查封装
项目经理负责投标书递交前的最后检查并进行封装。
项目经理组织投标项目组成员及时参加开标,作好开标记录。
开标仪式结束后,项目组长应及时将开标结果及对开标结果的初步分析情况反馈
给公司领导、商务部以及其它必要部门。
在招标方对投标书要求进行澄清时,由项目组长、技术部相关人员及标书制作人
员进行澄清。
如果招标方要求对投标书进行修改,则由项目组长组织标书制作人
员完成相应修改工作。
在项目评标活动结束、确定中标人后,项目组长应及时将中标结果反馈给该项目
各相关部门及领导。
中标后的合同谈判
项目中标后由项目组长组织项目组相关人员参加合同谈判,并将谈判进展情况
及时通报各相关业务部门:
片区
/办事处、技术部、商务部。
32
合同谈判阶段,如招标方要求对技术方案、配置进行修改,项目组长组织完成
对技术方案、配置的修改。
合同谈判阶段如技术方案、配置和报价需要修改,项目组长需再次进行商务授权
申请。
如招标方提出新的超标条款,项目经理需再次进行超标条款的申请。
合同签订
合同谈判达成一致意见后,由项目组长签订采购合同。
项目总结归档
商务部/项目组长
项目组长负责安排标书制作过程中投标书相关文本、资料的整理归档工作,并
对标书制作阶段的工作进行总结,填写《投标业务总结表》,见附表。
项目组长对整个项目的投标工作进行总结,完成《项目总结》。
六、名词解释:
项目组长:
投标项目全过程的总负责人。
七、参考文件
无
八、表格与记录
附表1、招标书超标条款汇总分析表
附表2、投标书制作计划表
附表3、投标项目总体方案评审表
附表4、投标书质量评审表
附表5、投标书封装检查表
附表6、投标业务总结表
附表1
招标书超标条款汇总分析表
招标方:
招标号:
项目项目发标截标
名称经理时间时间
商务超标条款汇总分析:
商务负责人:
年月日
技术超标条款汇总分析:
技术负责人:
工程与服务超标条款汇总分析:
工程与服务负责人:
项目组长意见:
片区/办事处主管或公司领导意见:
年月日年月日
附表2
项目名称:
发标时间:
截标时间:
序项目名称责任人完成时间审核责任人完成时间
号
1总体方案制作
2商务部分
2.1商务函件
2.2逐点答复
2.3资格文件
3技术部分
3.1技术建议书
3.2逐点答复
3.3配置报价
4工程与服务
5标书电子件总成
6标书书面件总成
7标书递交
8答标澄清
注:
以上计划表中的项目可根据招标书的具体情况进行增减。
拟制人:
批准人:
时间:
附表3
一、评审要素:
1、针对性(是否满足招标书技术要求?
)
2、先进性(是否能够体现公司产品的卖点?
3、竞争性(同竞争对手相比,优势何在?
4、可实施性(是否符合公司产品销售路标?
5、风险性(有无规避措施?
二、评审意见:
评审人:
附表4投标书质量评审表
一、商务部分
评审人:
日期:
评审内容标准要求评价意见
齐备性:
招标书中所要求的商务函件是
商务函件否都已提供?
格式:
当招标书有要求时应采用招标书
规定的格式,当招标书无要求时,应采
用公司提供的函件模板。
正确性:
各函件中的项目名称、项目经
理姓名、公司名称、法人姓名是否准
确?
另,联合投标时有无按规范提交联
合投标协议?
商务逐点答复规范性:
当招标书有规定时应符合招标
书,否则应符合公司标书文件规范规定
的五种答法。
答复是否符合公司有关规定,
超标条款是否经过申请审批?
针对性:
答复是否结合我司特点提供了
一个能带来双赢的商务方案?
报价格式:
是否采用三层表?
结合招标书要求和我司实际考
虑。
资格文件齐备性:
招标书中要求提供的附件是否
齐全?
附件是否现行有效、内容正
总分:
总体评价意见:
共3页,第1页
附表4
二、技术部分
技术逐点答复规范性:
答复是否符合公司产品技术规
格?
涉及到招标书对具体性能参数有要
求的条款是否详细阐明了我司产品的满
足方式(在保守技术机密的前提下)
技术建议书齐标书文件规范规定技术建议应包括总体
备性解决方案、系统配置、产品描述、产品
应用实例*、英文缩写词表)
技术建议书内工程项目综述:
对招标书的要求理解正
容确。
技术方案:
描述正确、清楚、易读。
技术牵引:
阐明方案的优点。
系统配置和报配置计算正确、报价合理,具有竞争
价力。
产品描述功能结构描述:
为保守商业秘密,不可
涉及具体电路和芯片,不要列出技术指
标清单。
为与竞争对手拉开差距,对公司产品所
提供的新功能和性能指标要重点宣传。
对于正在研发的功能要给出能商用的时
间表
共3页,第2页
三、工程与服务部分
逐点答复中的关于系统升级、维护的答复是否符合公司
工程服务条款要求
保修期答复是否符合公司要求,或经过超
标条款的审批
其它服务承诺是否符合公司规定、是否体
现了我司服务优势
工程服务部分工程服务部分文件是否齐全(应有责任界
面、技术支援队伍的介绍、培训部分、工
程计划等)
工程界面责任划分是否清晰、合理
工程计划是否切实可行
服务和培训的报价是否正确
共3页,第3页
附表5
标书装箱清单:
经检查,可确保本次项目投标书已按照招标书要求提供。
附表6
项目名称发标时间截标时间
投标业务经理审核人总结时间
开标信息(开标结果、竞争对手信息):
经验与教训:
1、标前引导阶段:
2、标书制作阶段:
3、答标澄清阶段:
文件存档目录:
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