竣工文件整理办法Word下载.docx
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1.1.4各施工、监理单位一定要根据本《编制规定》的要求,及时收集施工过程中
形成的各种有关文字材料、技术数据及各项目工序检测试验数据的资料并认真
填入所对应的表格内。
1.1.5本《编制规定》为专项工程规定,仅适用于吕梁伟通公路工程监理技术咨询有限责任公司项目。
1.2案卷的基本要求:
1.2.1凡本《编制规定》要求归档的资料,因属长期或永久性保存的资料,为防止
褪色变质,必须用黑兰或炭素墨水书写、打印,否则不予归档。
1.2.2对有关文件及表格或其它原始记录表格小于A4纸者,必须贴在A4纸上。
如
果连续两页纸均小于二分之一A4纸时,可将两页纸同时贴在一页A4纸上。
1.2.3字体型号规定:
(1)卷皮封面、竣工文件封面、总目录、卷内目录、卷内备考表,图标字体、型号见附件图表。
(2)所有文件文字材料中的大标题用3#宋体字型,小标题用4#黑体字,其余均采用4#仿宋体字型。
(3)所有表格的表名采用3#宋体字型,表中的所有项目及填写内容可根据字数多少,选5-6#仿宋体字型。
1.2.4术语:
(1)案卷:
由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。
(2)卷内目录:
案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
(3)卷内备考表:
说明案卷内文件材料状况的表格。
(4)档号:
由分类号和案卷号组成。
1.2.5竣工文件每图、每表必须签章完备,签字必须真实,不得代签。
编制完毕后,
经各单位主要负责人审核、签章后,才可组卷上报。
1.2.6除“竣工图”卷外,其它各卷的文字资料A4号纸即297mm×
210mm,文字资
料整理统一采用微机“WORD”文字编辑软件,每页4#标准字,32行,每行30
字,每页均加页眉目“********公路”字样。
1.2.7竣工文件是向国家和省档案馆报送的存档资料,因此必须统一施工表格、装具、卷皮封面、卷内备考表等,以上用品统一由吕梁晋昌公路开发有限公司石清分公司定制下发,否则不准归档。
1.3竣工图表的编制要求:
1.3.1竣工图、表应全面真实,反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、
防护、安全设施等的全部施工实际造型和特征。
凡原设计图、表涉及的内容,
竣工图、表均应反映,不得遗漏,特别是隐蔽工程的高程、各部尺寸和地质情
况,必须如实反映在竣工图表上。
1.3.2原设计采用通用图的构造物,在实施过程中,由于某种原因或经监理工程师
同意,未采用该通用图或对通用图作了必要修改的,则竣工图纸必须重新绘制。
1.3.3完全依照通用图或完全依照设计图施工的工程,确实没有变化,可将图纸装
入3#标准图框内、将设计说明修改为竣工说明的内容后,复印成图。
重新绘
制的竣工图,按3#图幅成图,图面要求完整、清晰,各项数据要准确反映竣
工后工程的实际情况。
1.3.4竣工图表中的文字、数据、图像、线条等,必须微机打印处理,字体要求详
见表样。
1.3.5每张竣工图必须加盖竣工图章,图章规格尺寸为70mm×
50mm,字体为3号仿宋体刻制(式样见附件五中图七),由施工单位自行刻制(除姓名、年月日外,其余均刻制),竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方,竣工图标之上空白处。
1.3.6竣工图表中的字体:
总目录、总说明、卷内目录、卷内备考表采用2号宋体
字体,A3图附注中说明文字采用4号长仿宋字体,标题栏用3号长仿宋字体,
微机打印。
1.3.7竣工图表均按3#图幅成图,即图纸长420mm、高297mm,绘图比例尺,可视整体、局部、实物大小而定。
原设计图幅大于3#图幅者,均奕先缩成3#图大小,再将该图装入3#标准竣工图框内复印,即成3#图幅竣工图。
1.3.8竣工图的图面必须清晰、整洁,否则,不得归档。
1.3.9竣工图表的编号方法,可参照原设计图纸,并根据竣工图表的数量,重新编排图表号和页数号,图表号位于图框的右上角,页数号位于图框的右下角(用页码机打印),具体式样参见附件五中表8样式。
1.4案卷的编制要求:
1.4.1公路工程档案属科学技术档案,为便于档案利用和保管,组卷要遵循文件材料的形成规律,保持案卷内文件材料的系统联系,同时,案卷内所反映的问题的文件材料必须齐全、完整、准确,不得有抄写、涂改现象。
1.4.2案卷的构成及排列次序为
卷皮封面、卷内封面(见附件五中表1、表2或表3及表7样式)、总目录、卷内目录、文件材料内容、卷内备考表。
以上形成一自然卷(见附件五表4、表5、表6或表9、10、11)。
1.4.3具体组卷方法:
(1)案卷外封面:
(见附件五图一或表1样式)。
执行标准为GB/T11822-2000,使用无酸纸制做。
(2)案卷题名:
a.应简明、准确写明卷内文件材料的内容。
案卷文件要求具体格式为:
********公路K+~K+(合同段桩号)+具体合同段+具体分项工程(或者其它)的文件材料内容题要。
案卷题名不允使用较笼统的词语,“如×
×
资料”等,而采用较具体的“×
记录”、“×
文件”等。
b.以上封面中所填内容除“保管期限”栏外,均使用书法钢笔,用碳素墨水写要求整洁美观;
也可使用计算机印在卷皮上,但不能打印后粘贴在封面上。
(3)编制单位:
填写案卷文件材料的形成单位或主要责任者,统一要求为各
中标单位全称。
(4)编制日期:
指案卷形成日期。
即案卷内文件材料的最早最晚时间(施工
文件以监理工程师签认的最晚时间为准),要求精确至月份。
如:
2003.3~
2003.5。
如果文件材料最早最晚时间为同一个月份,则表示为2003.8。
(5)保管期限:
统一填写“永久”,用档案专用章盒中“永久”章以红色元
子印油盖制,位置居中。
(6)档号:
由档案的分类号和案卷顺序号。
a.档号的形式:
GL5·
1·
SQ·
-×
“GL”:
一级类目(公路)
“5”:
二级类目(公路工程)
“·
”:
类级符号(不可省略)
“1”:
三级类目(道路)
“SQ”:
四级类目(单位工程项目代号)
“×
”:
五级类目(参照分类目录)
卷案顺序号,案卷顺序号不编虚位,从“1”开始编写(即“1”
不编为“001”)。
b.档号章用红色印泥加盖在每件文件首面的左上角,距上边沿10mm,左边沿
20mm的位置。
c.档号章格式见附件五中图八。
档号章内的“档号内容”可刻制至四级类目
(刻制字体用4号仿宋体),五级类目和顺序号可用钢笔填写。
1.4.4卷内封面(竣工文件封面)的编制:
(1)编制单位名称填中标单位的全称,并加盖承包商公章。
(2)项目经理、总监、业主一律签章,方为有效(监理单位的竣工文件由总签和业主签章方为有效)。
(3)附件五中表2为施工单位、表3为监理单位。
1.4.5总目录:
(格式见附件五中表4)
(1)包括竣工文件封面填法依表格所示为准。
(2)在总目录中应将本卷本册相应的内容用黑墨体框起来。
1.4.6卷内目录的编制:
(1)科技档案卷皮(封面)、竣工文件封面、总目录、卷内目录、卷内备考
表均不编写页号。
(2)页号编写位置:
案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
单
面书写的文件材料在右下角编写页号。
双面书写的文件夹材料,正面在右
下角,背面在左下角编写页号(案卷编制后必须用数字页码机打印)。
(3)卷内目录编制:
a.序号:
用阿拉伯数字从1起依次标注,不编虚位(即“1”不编为“001”)。
b.文件编号:
发文机关文书部门的发文号或图样的图号。
若文件材料上有则填上,没有就空着。
c.责任者:
填写文件材料的直接形式部门或主要责任者。
d.文件材料题名:
原文上有标题的,可以照录下来;
原文上的标题太简单或者没有,应重新拟与一个符合文件材料内容的标题,外加“[]”号;
填写文件材料的标题时开头空两字,一横格内不能超过三行字。
e.日期:
填写文件的形成时间,填写时间时可省略“年、月、日”字样,在表示年、月、日的数字右下角加“·
”号(如2005年6月6日可写为2005.6.6)。
f.页数:
应填写每件文件材料的页数。
g.备注:
留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案,要求在此标注具体载体的档号)。
(4)具体格式见附件五中图二或表5样式。
1.4.7文件材料:
(1)每一卷的内部文件排列规定以单一事由为佳,切忌案卷过厚,形成杂卷。
(2)施工文件部分应按文件的形成规律,按合同工程总体竣工文件,逐个单位工程,所含分部工程,所含分项工程施工文件并结合工程管理模式中(分项工程开工申请批复单工序简图)对文件的形成要求进行编制,并应保证文件的内部有机联系和成套性特点。
对划分工程单元中含多个构造物部分,应
避免对其相同部位施工文件进行平行编排,以保持各构造物竣工文件的相对集中完整性。
1.4.8卷内备考表的编制:
(1)卷备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数,以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题,如漏页、缺页等问题。
页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。
(2)立卷人:
由责任立卷者签名,谁立卷谁签名。
(3)审核人:
由审核人签名,谁审核谁签名。
(4)立卷时间:
填写完成立卷的日期。
(5)审核时间:
(6)卷内备考表中立卷日期、审核日期、年份要保留四位,如2003年8月10日。
具体格式见附件五中图三或表6样式。
1.4.9竣工文件装订的要求及其方法:
(1)案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠为统一A4幅面。
(2)案卷装订时必须取掉金属物。
(3)一自然卷厚一般为1.5cm左右,最厚不得超过2.0cm。
(4)装订线位置:
表头要求在上或在左,左侧装订。
(5)组卷装订不得将卷内文件材料内容遮盖,即文件材料在装订一侧至少予
留1.5cm的装订线,否则文件材料需粘边以保证足够的装订宽度。
1.5案卷的外观要求:
1.5.1科技档案盒封面正面全部空缺,不填写任何文字(见附件图一或表1样式)。
1.5.2案卷统一装入档案盒,档案盒由业主统一向许可生产单位定制,执行标准为GB/T11822-2000,使用无酸材料。
科技档案盒脊背样图
1.5.3脊背项目有档号、案卷题名。
(1)“档号”内容填写用4号宋体字分两行横排打印。
例:
第一行填写“GL5·
”,第二行填写“×
”。
(2)“案卷题名”内容填写用3号宋体字自右至左竖写,首行空两字,桩号打
印要求“字头向右,躺着打”,案卷题名的前段工程项目名称不能省略。
(3)脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在脊背对应位
置,或打印在蜡纸上,印刷在相应位置。
贴纸要求比脊背宽度窄2mm,以防取放档案时把纸边拉卷。
1.5.4照片档案盒由业主统一定制。
(1)照片档案分为照片和底处片。
(2)照片和底片号:
案卷内照片和底片的顺序号,照片与底片编号应相同。
以
每张照片为单位,从1开始编写,写在正面右上角。
底片号应用铁笔横排刻写
在胶片乳剂面片边部。
底片由拍摄单位保存。
(3)参见号:
填写与本张照片有联系的其它档案的档号。
(4)文字说明:
其内容要具备六要素:
事由、时间、地点、人物、背景、摄影
者。
要求文字简洁,语言通顺,一般不超过200字。
(5)总说明:
(一组若干张)联系密切的照片的说明。
(6)案卷题名:
一个卷要拟定写一个案卷题名,写在封面上。
案卷题名应概括
案卷内全部照片的基本主题,一般应包括责任者、问题、名称三部分。
1.5.5音像档案:
(1)音像档案要收集齐全,做到文字材料与音像材料相符。
(2)归档的音像档案,要经过系统整理,每盘音像要工整确切地标明:
责任者、
录制(摄制)时间、地点、内容(题名)、顺序号、保管期限、摄制人等项。
(3)音像档案,要按形成时间顺序排列,分别编写流水号。
1.5.6照片、音像档案的归档范围:
(1)国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。
(2)省、市及行业主管部门的领导视察,检查公路工程项目时的录音、录像带及照片。
(3)反映公路工程建设项目的重大活动,如招投标仪式,开工典礼,通车典礼等形成的录音、录像带及照片。
(4)记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。
(5)工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。
1.6竣工文件编制分工:
(见附表)
1.7案卷的编目、移交
1.7.1工程档案资料的排序
(1)施工阶段形成的案卷,依路线前进方向,按照路基、路面、桥梁隧道、
涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排序。
(2)房建形成的案卷,依路线前进方向,以建筑主体进行排序。
(3)公路工程建设项目中,设备、科研形成的档案资料,由形成单位整理归
档。
1.7.2档案资料的移交
(1)移交时间:
公路工程建设项目交工验收后3个月内,各参建单位应根据
本办法要求向业主移交经系统整理过的全部档案资料。
(2)项目各单位在档案资料移交时,均要填写表1-1和表1-2。
对移交的档
案资料,交接双方经清点核查后,相互办理交接签字手续,同时移交内容相同的计算机软盘,文件版本WORD2000,内容用宋体小四或五号字打印。
科学技术档案归档接收签证单表1-1
归档案卷目录共页
保管单位
保管材料
卷
册
袋
盒
合计
文字材料
图纸
声像(照片)
归档单位:
负责人:
经手人:
接收单位:
接收日期:
年月日
科技档案分类目录表1-2
工程项目名称:
序号
档号
案卷题名
编制
卷内份数
卷内页数
保管期限
密级
备注
单位
时间
(3)编目(编制检索工具),每套档案移交时均需另带一套目录。
一套目录有
两种格式,一种是分类目录,将案卷目录逐条登记即可(表1-2);
另一种是
卷内目录,即将卷内目录合订而成册。
封面上写明类目号和目录名称(即“分
类目录”或“卷内目录”)用WORD小一黑体竖排打印。
1.7.3案卷移交各类材料准备份数(见竣工文件编制及报送单位一览表)。
各单位在移交时要以红头文件的形式打报告移交。
文件的具体内容应包括:
(1)工程概况;
(2)编制依据;
(3)编制说明;
(4)移交附件(即接收签证单和分类目录、卷内目录)。
竣工文件编制单位一览表
附表:
竣工文件名称
份数
编制单位
第一卷综合文件
第一册竣工验收文件
1、竣工验收鉴定书
3份
主管单位
2、交工验收报告
各3份
业主、施工单位
3、竣工验收申请及批准文件
业主、主管单位
第二册工程总结
第一分册施工总结
施工单位
第二分册监理总结
监理单位
第三分册设计总结
设计单位
第四分册建设管理总结
业主
第五分册质量监督工作总结
公路工程质监站
第三册征地拆迁资料
1、征地拆迁合同、协议
2、征地批文
3、征用土地数量一览表
4、占地图及土地证
第四册上级批准文件及有关指示
第五册施工承发包合同、协议书、招投
标文件
第一分册施工承发包合同、协议书
各2份
第二分册招标文件
第三分册投标文件
业主2份
施工1份
第六册工程交接表
施工单位、监理单位
第一分册综合资料
第二分册路基工程
第三分册路面工程
第四分册桥梁交叉和隧道工程
第五分册交通安全设施、环保及房建工程
第六分册工程质量评定成果
第七册工程质量监督申请书及通知书
业主、公路工程质监站
第八册工程缺陷责任期终止证书
业主、施工、监理单位
第九册竣工文件缩图(比例1:
2000)
第二卷竣工决算
第三卷竣工图表
第一册定线数据竣工图
4份
第二册路线纵断面竣工图
第三册路基、路面竣工图
第四册涵洞、桥梁竣工图
第一分册涵洞竣工图
第二分册小桥竣工图
第三分册中桥竣工图
第五册平面交叉竣工图
第六册隧道竣工图
第七册沿线设施竣工图
第一分册安全设施竣工图
第二分册监控和通讯设施竣工图
第三分册收费、供电设施竣工图
第八册环境保护设施竣工图
第九册其他路产的布图
第四卷设计、施工文件
第一册技术设计文件
第一分册审批的设计及有关文件
第二分册审批的设计变更及有关文件
各1份
业主、监理单位
第三分册设计、施工中重大技术问题
的往来文件、会议纪要等
第二册施工文件
第一分册工程质量文件
第二分册试验检测报告
第三分册工程检查检测记录
第四分册其他文件
第三册工程进度控制文件
施工、监理单位
第四册工程投资控制文件
第五册监理资料
1份
第六册工程照片册
施2份监1份
第七册其他施工原始记录
二编制文件顺序
2.1综合文件
1、依照文件每一章节所列项目内容多少进行整理,编排成一至几个自然卷并装订成册。
它基本包括了项目办理、实施及工程交、竣工验收各个级段形成的工程管理文件和建设项目固定资产的资料。
2、征地拆迁表的填写(详见附件一)
3、各项竣工交接表的填写(详见三竣工交接表目录及附件二);
2.2竣工决算
1、详见第二卷竣工决算说明书及决算表。
竣工决算是确定工程实际造价,也是投资执行期投资控制的最终程序。
竣工决算分为财务竣工决算和工程竣工决算。
2、财务决算由业主按交通部及国家有关规定编制。
3、工程决算由勘测设计费、征地拆迁费、建设单位管理费、工程监理费、工程质量监督费、工程科研费和建筑安装工程费等组成。
投资控制的主体是项目业主,建设项目工程竣工决算由业主负责编制,其内容包括编制说明、建设项目工程竣工决算汇总表和各合同段工程竣工决算(各合同段竣工决算由承包单位编制,交业主审核汇总),格式见附件三。
2.3竣工图表
1、各项竣工汇总表的填写(详见四竣工汇总表目录及附件四)
2、竣工图根据设计文件及变更后的工程实际竣工情况进行绘制。
反映的是整个路产分布组成情况(详见
- 配套讲稿:
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