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59管理建议书
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贵方函件编号
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本所函件编号A402007-2
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管理建议书
东风汽车有限公司零部件事业部:
受贵部的委托,我们对东风汽车变速箱有限公司(以下简称该变速箱公司)的内部控制制度制定的合理性和执行的有效性进行了审核。
建立健全并有效执行内部控制制度、保护资产的安全、完整是变速箱公司的责任,我们的责任是依据业务约定书的要求执行审核程序并出具管理建议书。
在审核过程中,我们注意到一些内部控制制度在制定和执行方面尚有待完善之处,并提出了改进建议,仅供贵单位参考。
我们在本建议书附件中提出的主要内容如下:
一、信息系统的建立、管理
二、组织管理
三、资产管理
四、会计核算
五、劳动人事制度
六、对外投资
七、预算管理体制
建立一套有效的内部控制系统是变速箱公司的责任,变速箱公司在决定采纳我们的建议之前可以衡量一下内控不足之处造成的损失,以及改进内部控制制度的不足所要付出的成本,以便做出更合理的决策。
此管理建议书仅供贵单位使用,未经我事务所事先书面同意不得将其原件或复印件部分或全部,提供给任何其他方使用。
因使用不当而造成的任何损失我们将不予负责。
同时,值此机会,向贵单位员工在审核过程中给予的帮助与合作表示衷心的感谢。
信永中和会计师事务所有限责任公司
二○○二年七月二十五日
一、信息系统的建立、管理
现代化企业要求组织的上下级之间及平行各级之间能够在统一的领导下彼此协调有效的进行工作,充分发挥各职能子系统的作用,这就要求建立完善有效的信息系统,对信息的收集、存储、加工、传递等流程进行组织管理,使企业内信息流、物流、事务流相协调。
结合以上考虑,我们对变速箱公司的整体内部控制制度进行了测试,认为变速箱公司在信息系统的建立组织方面存在一定的欠缺,其主要表现为内部信息的组织流程没有统一标准,各部门间信息不对称,导致部分信息流和物流脱节;外部信息没有资源共享,传递不畅。
公司现状:
1、在内部信息方面,公司目前还没有建立一个专门的信息系统,各部门对信息的收集、存储、加工、传递没有统一规定和标准,如未明确内部信息的分类归口管理、信息存储形式、信息编报汇总与传递等等。
主要表现在:
(1)公司物流与信息流传递的不匹配,如财务部门没有及时得到入账信息而导致账外资产的产生;在产品生产发交过程中信息流未能完全反映物流状态(同步器厂生产的壳体发交给装配分厂时没有发交手续);
(2)公司的计划与会计核算信息的衔接缺乏系统,2002年年度计划在年中进行了调整,调整幅度增长了20%,直接说明在编制年度计划时对各项会计信息、市场信息分析利用的欠缺,对市场预测存在不足,对年度计划进行的大幅度调整使其失去了整体控制的目的,存在计划的制订形式重于实质的隐患;
(3)财务部门与采购部门、销售部门的信息反馈不及时。
财务部门在市场部有专人开具销售发票,市场部掌握销售产品的库存状况但未能及时通知财务部门的开票人员,导致对未生产但已收款开具发票的预收款行为确认为销售收入的现象发生,亦使财务部门对市场部的派出人员只局限于开具发票,未发挥收集、传递信息的职能。
2、在外部信息方面,变速箱公司未能做到信息资源全面共享,对信息的收集、整理尚处于初级阶段。
主要表现在:
(1)目前还没有成熟的信息部门对市场信息、技术信息等进行搜集、管理,公司目前在信息量最大最集中的市场部已建立了—市场部信息室,但目前只能做到简单的收集信息,而不能分析整理、加工并适时传递。
在这方面公司已加强了信息的收集分析工作,要求所有出差人员均要编报出差申请汇报,但反馈的信息有流于形式的苗头,对于市场部信息室收集的信息一般要由市场部相关领导进行分析,并根据权限决定向上传递或自行处理,这样做的结果是较多的依赖部门领导的个人判断,大大制约了信息室功能的发挥,甚至可能因为部门领导出差、开会等工作安排而影响提供信息分析的时间和内容,对公司决策的时效性和正确性造成隐患。
(2)公司不同类型的信息归口不同部门收集管理,而公司内部尚未建立资源共享系统,对各类信息的综合利用判断较多的集中在公司主要管理人员层面,缺乏可由信息共享带来的各种意见、想法的灵活性和广泛性。
对公司造成的影响
1、存在影响决策时效性和正确性的可能。
2、在财务上最明显的表现为会计处理不及时、账实不符,进而影响了公司资产状况的真实反映及成本核算的完整性,甚至可能对公司进行正确的经营决策造成影响。
我们的建议:
在对内部信息的管理上,由于企业的各项经营活动最终均可在财务会计方面有所体现,如何通过这些表现了解企业经营活动的实质、避免只对表象进行更正处理是企业提高管理水平、上升管理层次的重要方面。
1、建立完善信息系统队伍,在组织、制度、人员方面落实,使信息的组织管理规范化、可操作化、共享化;
2、在对外部信息的管理上,应尽快做到资源共享,增强信息归口管理部门的反应能力,逐步减少个人对信息分析、传递的制约;
3、在可接受的成本范围内建立局域网,形成畅通的信息传递渠道,以加强共享信息在各部门间的传递,但也要考虑到今后企业可能面临改革的方向,以免造成资源浪费。
4、定期全面分析财务信息,寻找由于内部信息传递问题导致财务信息反映失真的原因,增强信息的正确性;
5、建立信息反馈的激励机制,对为公司提供有用信息,并产生经济效益和管理效益的人员予以适度奖励。
二、组织管理
1、职能部门职责重复
公司现状:
通过了解,由于公司原为东风汽车公司专业厂,在体制转换成立子公司的过程中,为了适应企业发展需要成立了有关职能部门,但没有及时对组织机构进行全面整合,造成了公司组织结构中部门众多,由于专业化分工不够明确,使部门内部职能全面,但职能设置存在重复,部门职能重点及特点不突出,直接导致部分事项参与管理部门众多,却难以做到管理到位有效,不利于生产经营活动的有序进行。
主要表现在产品开发部与市场部在对新产品信息的收集方面职能重复,质量管理部与审计部在指标考核方面职能重复等,容易导致出现问题后部门之间互相推诿,不能协调的现象发生。
另外,变速箱公司部门内部和部门之间处理事务牵制手续繁多,虽然控制了内部管理的风险但也降低的内部管理的效率,有些手续形式重于实质。
有些事务在部门内部审核手续繁多,降低了工作效率,如制造工程部收到产品开发部发放的产品开发图纸后,由工艺员提出工装设计(更改设计)申请单,交分管主任工程师审核,再交制造工程部综合工艺员,再交工装组主任工程师或工艺组主任工程师,再交各分管设计员进行设计、分管主任工程师审核,然后由设计员工装底图及工装草案(更改草案)底卡交工装资料员送晒并下发。
由此可见,这些工艺制造过程的设计和审核手续众多,且在责任划分上审核人员责任较轻,为10%,设计人员的责任为50%,校对人员的责任为40%。
这种质量上由个人审核把关的权利与责任设定的不平衡,不利于设计质量的整体提高;此外层层审核所需时间较多,难以满足新技术、新产品的时效性要求。
在部门之间处理事务方面同样存在只须少量部门参与即可完成的业务被人为扩大了涉及范围,可能要在众多部门间流转完毕后才能执行,导致工作效率低下的问题,如所有生产计划均要综合部来平衡,包括已纳入年度计划范围内的生产计划,使计划本身的控制意义不能充分发挥。
我们认为,综合部平衡年度计划范围内的生产意义不是很大,应重点对计划外的生产进行平衡。
对公司的影响
(1)从目前公司的组织结构及实际运行可知,公司的各项基本职能健全但缺乏合理调配,在社会和市场环境迅速变化的今天职能部门的管理特点和管理地位无法突出,导致公司在管理资源的使用上流于平均化,职能部门争当主角,企业的管理组织相对比较低效。
(2)公司目前对机构职能的设置虽然可以较好的发挥牵制作用,但由于部分职能存在重复现象,容易导致责任不清或互相推诿的现象产生,也使公司对部门的管理、考核增加了难度。
我们的建议
(1)重新进行职能部门职责的设置,责权利进行全面整合,明确分工,在保证合理的部门相互牵制的基础上尽可能缩短处理事务的链条,管理重点突出,强化责任;
(2)加强职能部门软指标的考核,提高效率。
2、生产链条的管理
公司现状:
变速箱公司在生产的组织管理上执行制度不统一,尚未完全建立顺畅有效的生产流程链条,如公司在生产过程中实行下工序向上工序要货的制度,但有些部门如同步器厂生产的同步器发交给生产部再由装配分厂从生产部要货,轴齿三分厂生产的产品也要先发交给生产部再由生产部发交给装配分厂,而不是直接发交给下一工序装配分厂,从生产部在车间内存在中转库可见一斑。
此外,生产部为了使工序间协调一致,要求各生产部门预留部分完工品(一般为3天的生产量,即最低贮备量)。
对公司的影响:
这种不完全的要货制度,易导致各工序间衔接不顺畅、生产不协调。
预留部分完工品,加大了资金的占用。
我们的建议:
在生产组织管理方面,我们建议变速箱公司采用“拉动式”生产方式,利用下工序的要货制度拉动上工序的生产,并将要货制度推行到与生产、实物相关的各部门。
各部门的要货员负责对所要货物的质量进行检验,将不合格品退回并追究上工序的责任,而已要货物的质量由要货员负责。
这种“拉动式”生产活动不仅可以使上、下工序能及时有效地控制产品质量,防止批量废品的产生,而且可以压缩在制品的数量,减少流动资金占用,提高生产效率。
三、资产管理
1、资金管理
公司现状:
从近期公司的现金流量分析,变速箱公司现金净流入成稳定增长趋势,资金比较充裕,资金预算也已开始执行。
在整体资金状况较好的情况下资金管理方面存在欠缺。
(1)公司目前尚有6个银行账户,从数量上分析并不算很多,存款总额4795万元,各存款账户的余额有高有低,但在总体上不利于资金的调动和集中使用。
(2)公司目前的资金预算只是初级化的预算,由各资金使用部门提供资金收入、支出的数据,财务部门不对其数据进行审核,只是进行简单的汇总,公司到底会有多少可用资金、如何合理利用可用资金、需要借入多少资金维持公司的生产运作、资金使用成本方面如何考虑、各部门资金收入、支出预算的合理性等问题没有得到充分的考虑,缺乏对资金的宏观调控。
(3)公司借款
在借款结构方面虽然无外部借款,但内部银行借款金额较大,由于其资金成本高于外部银行借款,造成财务费用居高不下,虽然对东风汽车公司的大循环没有影响,但影响变速箱公司效益的提高,对近2年财务费用进行分析,2001年支出600余万元,2002年1—6月已支出328万元。
对公司的影响
(1)多设立1个银行账户,都会增加会计部门的工作量,对监控不利;
(2)资金的分散,在资金量不足的情况下增加调控的难度;
(3)在不考虑大循环的条件下,利息费用的居高不下,影响经济效益的提高。
我们的建议:
(1)严格控制银行账户的开立,对已开立的账户加强监控;
(2)将东风公司下达的预算与公司内部的预算衔接、与会计核算结合;
(3)若内部利息支出减少有限的情况下,应考虑在防范风险的前提下提高外部资金的使用效果,以弥补内部利息支出的不足;
2、设备管理
公司现状:
(1)从东风公司调拨的资产由于未收到调拨单一直未进行账务处理,形成账外资产。
虽然设备已进行了编号,但没有规范的备查簿管理,甚至还有上世纪70年代的设备尚未入账的现象存在,如Z-048编号的台钻(型号Z4012A)为1971年的产品,Z-062编号的台钻(型号Z512B)为1970年的产品等;
(2)对于近期购入的设备,由于部分轻微的质量问题或发票未到,未计入在建工程和固定资产账簿,存在形成账外资产的可能性;
(3)变速箱公司设备趋于老化,从整体上计算综合成新率只有50%左右,折旧年限偏长,设备精度不高,在修造公司该现象尤其明显。
对公司的影响
(1)家底不清,账实不符,不利于实物资产的管理;
(2)会计信息不真实,表现在固定资产的低估,少提折旧,从而导致利润的高估;
(3)由于设备的精度不高,会影响产品的质量,同时导致公司修理费用的上升,增大公司的运营成本;
(4)固定资产现状长期发展下去,会对公司的持续发展产生一定的影响。
我们的建议:
(1)对固定资产进行彻底清查,设备管理部门针对实物设立台账,会计核算部门对尚未提足折旧仍在使用的固定资产设立明细账,纳入账内管理,对已提足折旧但仍在使用的固定资产设立备查账,用明细账和备查账的数据对实物进行监控。
(2)对精确度不高的设备进行排队,纳入设备管理部门的监控之下,对监控范围内设备的修理费用支出进行逐台统计,并根据投入产出资料定期分析设备的可使用性,为管理层决策服务,在加强设备技术管理的同时加强设备的经济管理。
3、存货管理
公司现状:
(1)公司的采购、生产、销售等部门都各自拥有仓库,各部门对存货在执行管理制度、制定管理标准、履行收发手续等方面不甚统一;
(2)有些库房生产与保管并存,导致场面混乱,管理困难,如市场部在壳体分厂有成品库,与壳体分厂的生产车间和库房在一起;
(3)库房内布局不合理,分类码放不到位,如市场部设在壳体分厂库房里的17D45-00030型号的变速箱总成分散存放于23处,这对于管理、盘点、发运等加大了不必要的难度;
(4)对钢材、钢板等一些易生锈、腐蚀的材料露天摆放,加大了使用成本,形成浪费;
(5)存货最低定额过时,没有根据最新的生产经营情况作相应的调整,造成部分存货存量较多,甚至有积压情况,不利于资金的有效利用,如采购部的钢材存在积压,都已生锈;
(6)生产部扩散件库实行ABC分类管理法,但至今没出台分类标准,也未在实物上标明类别并分类码放,BC类存货发出没有出库手续,不利于实物管理和成本核算;
(7)产成品中有质量问题的待处理品与合格的待出售品混合摆放,没有分类摆放或归库;
(8)对长期借出产品未进行处理,如1998年和1999年借出的产品,至今未作处理,而是以借条抵库,如市场部在壳体分厂库房里的1700D-010变速箱总体有1998年9月14日的借条,17D45-00030型号的变速箱总成有两台为1999年3月31日的借条,1700D45-010变速箱总成的借条上数量有改动,原20台改为3台,没有任何的签章审批;
(9)发交手续不全,如同步器厂生产壳体部分给装配分厂没有发交手续;
(10)产成品库只核算数量,账上没有金额,而财务账上的金额也只是计划价格和多期累积的差价,没有数量反映,这使各期入库的产成品成本不尽真实,无法核对,也不利于结转产品销售成本;
(11)化工库原料的品种及数量均很少,却占用了三个条件很好的库房,在目前生产经营条件极为有限的情况下,应结合存放货品的特性,对库房资源进行有效配置;
(12)在年审中发现的货到单未到情况未进行暂估入账处理。
对公司的影响:
(1)仓库管理制度不统一,并且归口于各部门,从总体上不利于管理和监控,加大公司的管理成本,造成人力资源的浪费,影响经济效益的提高,容易造成管理上的死角;
(2)部分仓库的管理无序,实物资产摆放混乱,容易造成账实不符,使产生损失的可能性增加;
(3)财务对实物的监控不到位或财务信息滞后,对公司的财务状况和经营成果产生影响;
(4)成本核算的固定模式不能真实反映成本状况,直接影响财务状况和经营成果及经营者的业绩;
(5)产成品中的合格品与非合格品的混放,容易导致公司发出产品产生质量问题,影响公司的信誉;
(6)白条抵库的产成品处理不及时,存在潜在的隐患。
我们的建议:
(1)制定统一的仓库存货管理规程,包括存货摆放的要求、出入库管理、发交管理、单据传递、信息反馈等内容。
用同一尺度监控,是否可将仓库的归属重新划分,做到既有利于管理又有利于内部牵制;
(2)落实岗位责任制,加强培训,由职能部门不定期的对仓库进行检查,严格按照规程进行库房管理,定期盘点,及时与财务部门对账,形成规范化;
(3)建立财务的监控链条,不定期、不定点的参加仓库及生产车间的盘点,将盘点结果与会计核算的相关数据分析,查找不相符的原因,使会计核算更趋于正确、真实。
如能实行,可减少年终盘点的工作量。
(4)在现有库房的条件下合理布局,实现资源的有效配置,从人力物力上节约成本。
(5)在有条件的情况下实现计算机管理,提高工作效率。
四、会计核算
公司现状:
1、收入确认存在问题
公司在确认产品销售收入时存在将有预收货款,但仓库没有存货,甚至还没有生产完工的业务先行确认收入的现象。
截至6月25日市场部未发货但先期确认收入的至少涉及11个品种,1877件产品。
2、成本的核算
变速箱公司在核算在产品成本时,只将直接材料成本记入其中,期末将当期发生的工资、辅料、制造费用等成本均按定额工时分摊记入各种完工产品,而不在完工产品和在产品间分配,这样完工产品和在产品的成本均不真实,不能反映各工序的投料情况,也不能真实反映产成品的成本构成。
另外,产成品实际成本与计划成本的差异并不分配到相应的产品中,无法真实反映各项产品期末的实际成本。
公司的会计核算基础较好,但由于在成为独立法人主体后依旧承袭了部分已不适用本公司生产核算要求的原东风汽车公司会计核算方法,使公司在会计核算上存在部分值得商议、改进之处。
3、会计核算的及时性
公司由东风汽车公司调拨或购、建的固定资产由于票据传递或轻微质量方面的问题,均未记入在建工程或固定资产账内核算,而这些资产可能都已投入生产,甚至已经报废。
另外,对购入的部分毛坯、委托加工件等原材料,实物已到并业已领用,但由于发票未到,未进行暂估入库核算。
对公司的影响:
1、收入确认存在的问题虽并非有意,但违背了会计制度原则,在高估收入、低估存货的同时,影响了利润的真实性。
2、由于先期确认了销售,也提前交纳了税金;
3、成本核算存在的问题导致会计信息不真实,影响财务状况和经营成果
4、会计核算的不及时对实物资产管理不利;
我们的建议:
1、严格执行会计制度,按照权责发生制的原则确认收入;按照企业会计准则的规定并参照企业会计制度的要求进行会计核算,为公司以后执行企业会计制度做好准备。
2、对市场部的收入确认严格把关,今后凡出现此情况的一律不得计算奖金;
3、财务部门对账上反映的信息及时反馈,查找原因,跟踪管理。
五、劳动人事制度
公司现状:
1、劳动用工
变速箱公司的劳动用工制度是由东风汽车公司统一招聘应届大学毕业生、集团内部人员调动或公司内部选聘。
受地域、管理等主客观因素的影响,这种劳动用工制度已无法满足企业对人才的需求,尤其是高层次的管理人员与专业技术人员,易发生“青黄不接”的情况,在修造公司已有所体现。
集团内部人员调动使员工习惯于集团内部一脉相承的工作方法,不易带来新的观念,易造成“近亲繁殖”现象。
另外,变速箱公司与员工的签订的劳动合同大部分为长期合同,这种劳动合同制度在防止人才流失等方面确实起到了一定的积极作用,但却不利于人才的合理流动,也难以适应市场经济下优胜劣汰的规律。
如修造公司共377人,能独立操作的只有20人,表明公司人员的富裕及加大公司的成本,不利于经济效益的提高。
2、人员考评
目前变速箱公司的考评是以质量管理及内部审核为主要形式,并以部门为单位,这样的考评制度难以将考评结果落实到具体责任人,还容易使部门内相互推诿,发生内部矛盾。
3、人员培训
人员培训的目的在于提高各级人员的素质、业务能力以适应市场经济的变化和需要。
而变速箱公司原为东风汽车公司下属生产厂,在适应市场经济等方面尚有一定的差距,故对人员培训更加必不可少的。
变速箱公司在培训工作的计划制定上比较全面,但实际操作不够理想,培训工作远未达到预期的效果。
对公司的影响:
劳动人事制度和公司员工的关系最为密切,公司目前执行的劳动人事制度在一定程度上稳定了员工队伍,也将考评和培训工作逐步纳入公司的日常管理体制,但由于主客观因素的影响,我们认为目前的劳动人事制度未能完全调动员工的积极性,在考评和培训方面尚处于起步阶段,对公司整体管理水平、员工素质的提高没有完全起到应有的作用。
我们的建议:
1、在劳动用工方面:
建议变速箱公司适时地引进外部招聘制度,缩短劳动合同期,建立合理的优胜劣汰机制。
这样可以招聘到急需的各种人才,避免“近亲繁殖”,给公司带来新的观念、新的方法,另外,由于大多数应聘者有一定的相关工作经验,可节省部分培训所需的时间和费用。
2、在人员考评方面:
从变速箱公司的管理现状及管理标准的制订情况看,实行人员特别是关键管理人员的考评是可行的。
这种人员考评可以了解关键管理人员的工作质量,完善组织工作和调整关键职位,做到不误用一个庸才,也不浪费一个人才。
人员考评可由各部门联合成立考评小组或考评委员会,以关键管理人员的工作标准和岗位标准为准绳,把考评结果作为提升和降级的一项主要依据,并结合物质奖励或惩罚,以期使人员考评取得实效。
3、在培训方面:
变速箱公司要使人员培训取得实效,从计划制定上就要切合实际,摒弃形式主义,公司负责人亲自参与并狠抓落实,并将培训结果纳入考评。
六、对外投资
公司现状:
公司对轻型变速箱公司的投资与政府、体制等不可控因素有关,但也反映了当时在市场调研、可行性认证方面的缺陷,没有取得预期的经济效益,并造成资源、设备的闲置和浪费,根据我们了解,主要情况为:
1、投资双方都未按章程规定的出资额足额出资。
导致轻型变速箱公司的实收资本与注册资本相差1056万元。
2、公司成立初衷是为东风轻客和轻型车厂配套A71等产品,生产计划由东风汽车公司统一安排,工艺路线也安排在东风汽车公司,后来由于东风汽车公司管理权限下放,东风轻客及轻型车厂可自行采购,该公司的市场发生了巨变,目前仅靠东风汽车公司安排少许零件加工维持职工基本生活,实际上已不具备持续经营能力。
3、由于轻型变速箱公司1997年10月份成立以来一直处入试产期,未进行正常的损益核算。
4、截止2001年12月31日轻型变速箱公司未经审计的资产负债表固定资产原值2961万元,试生产以来未提折旧;在建工程918万元已全部完工,未转固及提折旧;递延资产余额633万元。
截止2002年6月东风汽车变速箱有限公司账面反映“其他应收款—东风汽车轻型变速箱有限公司170万元
尽管公司管理当局为解决这一问题,过去和现在一直都在积极的寻求解决的办法,但通过对轻型变速箱公司未经审计的资产负债表分析及对该公司现状的了解,公司该项长期股权投资已经出现减值。
对公司的影响
该项投资对公司的未来利润产生很大的影响,主要表现在以下方面:
1、投资损失:
公司控股75%。
按照规定应权益法核算,但是至今仍未实行,将产生投资损失;
2、若轻型变速箱公司撤销,已投资出的资产的价值发生很大的变化,将会造成一定的损失。
我们的建议:
公司尽快与有关部门协商处理轻型变速箱公司的遗留问题,明晰产权关系,并在今后的对外投资中加大市场调研和可行性研究的力度,实现投资效益的最大化。
七、预算管理体制
公司现状:
根据我们的了解及收集的有关资料,变速箱公司在预算管理方面(即目前的计划管理)存在以下问题;
1、在预算编制方面,对基础数据和市场分析不充分,导致预算与实际情况差异很大,需要做较大规模的调整
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