行政机关公文的常见错误Word格式文档下载.docx
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3.在主送给上级机关的同时,又抄送给某内设机构
按照公文处理工作有关规定,公文发送给一个单位后,都由收文单位的办公厅(室)负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门,发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。
但有些单位在主送给上级机关的同时,又抄送给某内设机构。
(三)行文规则方面存在的问题
1.“报告”在行文规则方面存在的问题
按照公文处理工作有关规定,向上级机关报告事项,应用上行文格式;
须有主送单位,注明签发人姓名;
报告不得夹带请示事项;
下行文不应署签发人姓名,不能用上行文格式。
但有些单位用下行文格式印制报告;
报告无主送单位,无签发人;
在报告中夹带请示事项,结尾出现“请阅示”字样,混淆了与“请示”的用语规范;
有些下行文使用上行文格式。
2.“请示”在行文规则方面存在的问题
按照公文处理有关规定,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话;
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行;
文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。
但有些单位用下行文格式印制请示;
有些没有以附注注明联系人姓名及电话;
有些虽然标注了联系人和联系方式,但附注位置不规范;
有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语;
还有在请示中“以上请示,如无不妥,请求批准”一句为结束语后,又接着写了一段文字也是不对的。
(四)公文要素方面存在的问题
1.公文份数序号
按照保密要求,机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。
如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
具体执行中出现报告是机密等级,却未标明份数序号的情况。
2.发文字号
发文字号中的年度括号应使用“〔〕”,序号不编虚位,不加“第”字。
但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“()”或“[]”、还有编虚位、发文字号错误现象。
3.签发人
国家标准规定:
上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字。
有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字;
有的将“签发人”标识为“签发”;
有的未用3号楷体字标识签发人姓名。
4.公文标题
《办法》规定,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
行政公文标题中的文种部分,必须与国家规定的13个法定文种一致。
有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时,往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法,形成文种不规范现象。
应当统一表述为《……**调查的报告》、《……(某专门事项)的报告》。
还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”,将“通知”写作“方案”,将“报告”写作“汇报”。
有些文件公文标题中滥用标点符号。
5.主送机关
《办法》规定,主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。
但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”;
有些简报、信息在正文前打印了主送单位,不符合简报的行文格式。
6.公文正文
《办法》规定,正文结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”,文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一;
公文中多次出现某单位的名称时,应当首先引用其全称,同时标注其规范简称,然后均使用规范简称。
有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“
(一)”、“1.”、“
(1)”的层次规范,尤其是第三层序号数字后面常常用“、”,而没有用“.”;
同一文件内层次序号用法不统一;
页之间文字不衔接、出现断行、缺页;
正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。
7.附件
公文如有附件,正文后应标识“附件”;
附件如有序号使用阿拉伯数码;
附件名称后不加标点符号;
附件应与公文正文一起装订,页码连续编排;
附件的序号和名称前后标识应一致;
公文附件如果是表格,仍标识为“附件”,而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。
有些文件带附件,但没有在正文结尾处作附件说明;
有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;
有些文件附件称谓比较混乱,有的写作“附”,有的写作“附表”;
附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。
有些附件与正文印在同一页,不符合附件与正文分页印制的规范;
有些附件没有与正文统一编排页码;
有些表格排版装订时朝向不规范;
有些文件仅在左上角订一钉;
有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。
8.成文时间
成文日期应当用汉字将年、月、日标全。
误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。
9.印章
《办法》规定,公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
在实际运用中,出现联合上报的公文,发文机关都加盖了印章。
按照公文排版规定,印章须与正文安排在同一页内,印章所在页不得出现“此页无正文”字样;
印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。
如果印章与正文在同一页安排不下时,应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距,以使印章与正文同页,即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。
9.版记应当位于文件封底,最后一个要素应当置于版面最后一行。
有的文件没有版记,有的版记没有位于封底。
(五)排版规格与印制装订方面存在的问题
1.排版规格
国家标准规定,公文纸张规格为A4型纸,一份公文纸张规格应当保持一致(有些表格例外)。
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
但有些单位的文件A4型与16开纸张混用,文件封面与正文纸张规格不同;
排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。
还有的行距过大或过小。
2.印刷、装订
国家标准规定,公文双面印刷,页码套正,左侧装订,不掉页。
页码用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
一份文件应统一顺次编排页码。
有些单位的公文为单面印刷,有的还在左上角装订;
有的公文页码标识的位置不对,有的没有一字线或一字线字号不规范;
有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码;
转发几份文件的通知,全文未统一顺次编排页码,而是被转发的几份文件页码自成体系。
3.标题字号
公文标题用2号小标宋体字,置于红色反线下空2行,可分一行或多行居中排布;
回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。
有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体;
字号使用小二号或者三号;
字体被加粗;
与红色反线之间未空出两个行距。
公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体,而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。
(六)数字及标点符号方面存在的问题
1.数字。
《办法》规定,公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。
数字精确到某一单位的个位数时,其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。
另外,同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。
数字、年份不能回行。
2.标点符号。
国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定:
句子内部并列词语之间用顿号;
两个数字并列连用表示概数,数字之间不得用顿号。
有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中,将其写作“二三级单位”,“二三”之间缺少顿号,使得两个预算级次与概数的概念相混淆;
“二、三十个”,属于相邻的两个数字并列连用表示概数,中间不应用顿号隔开。
如使用书名号,其内应写全称。
例如:
《会计法》,如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》,如用
“会计法”,则不应加书名号。
波折号长度应为两个汉字宽度,但是有的文件里只有一个汉字的宽度,容易与“一”字混淆。
(七)文字方面存在的问题
文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象;
有些单位行文用语口头化,导致概念不准确或不规范现象在公文中出现;
有些出现错字、别字、用词不当现象。
(注:
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