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(一)确定供应商的数量
1、从品种方面来考虑,企业所需的所有采购产品(原料、材料、配套件等),每一个品种都要有相对固定的供应商。
2、从某一品种的数量方面来考虑,如果需求量大,一家供应商不能满足需求,就应有两家三家,直至满足需求。
例如供应商规模较小,或因为其他的原因,这种数家供应商供应一种采购产品的情况将是普遍的。
即使供应商规模很大,完全可以满足企业的需求,企业也应当有该采购产品的第二家供应商,以促使两家供应商竞争,防止被某一家“卡住”而陷入不利的境地。
3、不能有过多的供应商,是指某一采购产品不能有过多的供应商。
供应商过多,将导致管理费用的上升,其管理效果也难以达到预期的目的。
4、一般来说,应尽量选择那些规模较大(就该采购产品而言的相对规模,而不是绝对规模)的供应商,以满足需求。
如果选择数家规模较小的供应商,虽然加起来也可以满足需求,但管理难度将增大。
(二)确定供应商的过程能力
1、对“供应商及合作关系”的管理,根本目的是要求供应商按时提供合格的采购产品。
因此,确定供应商有没有生产合格采购产品的能力,是管理的核心问题。
要确定供应商有没有生产合格采购产品的能力,就要对供应商进行资格评定。
2、对供应商资格评定需要与供应商合作。
也就是说,供应商应向企业提供相关的资料、证明文件,为企业对供应商资格评定提供必要的条件和便利。
供应商如果拒绝合作,那么其供应采购产品的资格就应当被取消,即停止其供货。
3、供应商资格评定根据其提供采购产品的重要度而采取不同的方法。
这些方法主要有五种。
(1)评价供应商的相关经历。
(2)评价供应商产品和服务质量的历史、价格、交货期和对问题的处理情况。
(3)审核供应商的质量管理体系,评价其按计划提供所需产品和服务的能力。
(4)检查供应商是否考虑了客户的满意程度。
(5)评估供应商的财务状况,以确保供应商在整个供货期间不会破产。
上述方法是逐渐加深的。
对一般的供应商,只需采用前两种方法就可以了;
对重要的供应商,特别是提供关键采购产品的供应商,则需考虑采用多种方法进行资格评定。
对所有的供应商,都应考虑采用第五种方法,评估其财务状况。
这是因为,供应商财务状况恶化,将极大地影响产品质量,一旦破产,可能对企业造成更大的损失。
(三)监视供应商的交货状况
1、对供应商的交货状况进行监视,是经常性的、长期的过程。
所谓“监视”,就是及时了解并准确把握采购产品的交货、验证、使用等情况,发现异常,及时与供应商沟通,解决存在的问题。
2、实施监控。
(1)“供应商及合作关系“的管理部门应当在供应商的发货部门(包括发货前的检验部门)和企业的收货部门(包括收货后的检验部门)建立信息点。
其中,后者更为重要。
(2)要通过定期的收货和收货后检验情况报表以及不定期的异常情况报告两种方式,对供货状况进行监视。
其中,异常情况报告特别重要。
对异常情况可以分级分类处理,其中涉及关键特性的质量问题、可能影响生产正常进行的问题,应立即报告,不得延误。
(3)“供应商及合作关系”的管理部门只有掌握了情况,随时心中有数,才能对供应商进行监督,促使其采取纠正措施和预防措施,使供货状况向更高的水平发展。
(四)选择合格的供应商
合格的供应商应具有已被证实的完全满足规范、图样和供应文件要求的能力。
确认这种能力时,可以使用下列方法的任何组合。
1.供应商能力和质量体系的现场评价。
2.产品样品评价。
3.类似产品的历史情况。
4.类似产品的试验结果。
5.其他用户的公开经验。
(五)签订质量保证协议
组织应与供应商达成保证产品供应的明确协议,协议可包括一项或多项下列内容。
1.信任供应商的质量体系。
2.发运的货物提交规定的检验/试验数据以及过程控制记录。
3.由供应商进行100%的检验/试验。
4.由供应商进行批次接收抽样检验/试验。
5.供应商实施组织规定的正式质量体系,在某些情况下,可能涉及正式质量保证模式。
6.由组织或第三方对供应商质量体系进行定期评价。
7.内部接收检验或分类。
8.应与供应商就检验方法达成明确协议,以验证是否符合要求。
协议中还可规定双方交换检验和试验数据,以推动质量改进。
(六)编制《合格供应商名单》
1.该名单是在对原来的供应商或潜在的供应商进行必要的资格评定后编制的。
2.该名单按釆购产品的目录编制,作为企业进行“供应商及合作关系”管理的依据。
3.应当说明,并非所有的采购产品都要编入《合格供应商名单》。
(1)企业需要采购的产品成千上万,如果连所需的一支笔、一张纸都去对供应商进行资格评定,都去编制《合格供应商名单》,那对企业来说无疑是灾难。
(2)需要编制《合格供应商名单》的,是那些需要量不仅大而且是持续需要的采购产品,特别是对生产过程和体系有直接影响的采购产品,主要是指原料、材料、配套件三大类采购产品。
4.还应当说明,纳入《合格供应商名单》中的供应商,也不一定就要对其进行“伙伴关系”的管理。
即使纳入了“伙伴关系”的管理,其“伙伴关系”也是分等分级的。
管理的重点,是那些对企业生产经营过程影响大的供应商。
在编制《合格供应商名单》时,就应适时进行分等分级。
(1)分等是按该供应商与企业生产经营的关系来进行的,可以按其供应的采购产品的重要度分为关键、重要和一般三等。
(2)分级是按该供应商的表现情况来进行的,可以按其质量管理体系状况、供货产品质量、交货期和对质量问题的处理情况以及以往的供货质量,分为A类、B类、C类三级。
5.编制《合格供应商名单》是一个动态的过程,名单内容是可以变化的。
(1)某采购产品不需要了,该产品项的《合格供应商名单》就被自然终止。
(2)某《合格供应商》变为“不合格”了,就将其从《合格供应商名单》中删去;
相反,新的供应商“合格”了,又可以纳入该《名单》中。
至于供应商的等级,更是可以随条件和其表现而变化。
(3)对供应商的管理,相当大的程度上就是对《合格供应商名单》的管理。
三、与供应商建立双向沟通
(一)建立沟通渠道
要进行双向沟通,首先必须有沟通渠道,企业应规定这种沟通渠道。
沟通渠道包括以下各项。
1.负责沟通的部门及人员(实际上就是“供应商及合作关系”的管理者,可以是质量管理部门,也可以是负责采购的部门,还可以是由这两个部门组成的专门机构)。
2.供应商接受沟通的部门及人员(可以是供应商的质量管理部门,也可以是供应商负责销售的部门,还可以是由这两个部门组成的专门机构)。
3.沟通的方式(根据不同的沟通内容,采用不同的沟通方式,例如电话、互联网、信件、联席会议或走访等)。
4.沟通的具体规定(包括定期的和不定期的,定期的如联席会议、走访;
不定期的则一般是因临时出现问题而采取的沟通)。
(二)保障沟通渠道畅通
发现问题能及时通知供应商,迅速予以解决。
因此,企业主管“供应商及合作关系”的部门及负责人员,必须掌握供应商的以下基本情况。
1.供应商的名称。
2.供应商的地址。
3.供应商的负责人。
4.供应商负责沟通的部门及人员。
5.供应商的联系电话、传真和网址。
6.供应商提供的釆购产品目录。
7.供应商在《合格供应商名单》中的等级(供应商的供货能力)o
8.供应商历史上的表现情况。
9.供应商处理问题的态度和能力。
10.供应商对沟通的反应能力(包括反应是否及时、处理是否及时等)。
11.其他有关供应商的情况。
(三)建立相应的程序
1.为了使双向沟通更有效,企业和供应商都要建立相应的程序。
该程序应当规定定期沟通和不定期沟通的时间、条件、内容和沟通方式等,必要时还应有专门的沟通记录,如厂际质量信息卡等。
2.沟通的状况,应当作为供应商的表现之一(而且是表现的重要内容),纳入对供应商的监督、考核之中,并据此评定其等级。
3.对拒绝沟通或沟通不及时的供应商,要限期改进。
如果供应商不改进,就应考虑将其从《合格供应商名单》中除去。
4.为了更好地协调、解决供应商和组织双方的质量争端,应规定有关处理常规和非常规问题的制度和程序。
四、鼓励供应商持续改进
1.全面质量管理的一个优越性,就是持续改进。
持续改进可以使企业不断完善质量管理体系,不断提高过程质量,不断降低损失和成本,从而立于不败之地。
这种持续改进,不仅对企业是必要的,对供应商也是必要的。
因此,在对“供应商及合作关系”进行管理时,鼓励供应商实施持续改进也成为一个重要内容。
2.企业与供应商之间是一个互动的过程。
一般情况下,供应商可能因为自己规模较小、管理水平较低,或因为自己规模虽然较大、管理水平虽然较高,但对供货的重视程度不够,在开始供货之初,难以达到企业的要求。
企业对这些供应商采取各种措施,迫使其满足自己的要求,这是最早的改进。
当改进达到一定程度后,供应商往往会停滞不前,无法满足企业进一步的需要,这就需要促使其继续改进。
在这个过程中,企业对供应商似乎有一种促进或帮助的义务。
例如很多企业在进行管理培训时邀请供应商和其他相关方参加培训。
通过这种促进和帮助,可以使供应商更好地满足企业的需求,对双方都是有利的。
3.对“供应商及合作关系”进行管理,目的在于使长期的合作能顺利进行。
选择新的供应商,毕竟存在着一定的风险(不知其是否合格),而且还要支付一定的费用(例如资格评定费用)。
因此,与其重新选择一家供应商,不如促进原来的供应商通过持续改进来满足要求。
当然,如果供应商不愿改进或虽经过改进仍然达不到规定要求,以及新的供应商综合条件更好时,也可以选择新的供应商,取消原供应商的合格供应商资格。
4.鼓励和促进供应商持续改进,可以采用多种方式。
其中最主要的方式是发现质量问题(包括产品质量问题和管理上的问题)后,立即通过沟通渠道反馈给供应商,督促其釆取纠正措施和预防措施,并对其采取措施后的效果进行验证。
五、建立供应商质量记录
应保存与产品验收有关的质量记录,以保证以后能利用这些历史资料来评价供应商的质量现状和质量趋势,此外,还必须保存好各批物资的识别记录以达到可追溯的目的。
(一)质量记录的内容
组织、建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、存储、维护、收回和处理的书面程序。
应制定客户和供应商查阅和索取所需记录的办法,并建立各类文件的更改修订的程序。
质量体系中应保存足够的记录,证明产品达到了所要求的质量以验证质量体系的有效运行。
分析质量记录为纠正措施和改进工作提供了重要的输入,质量记录主要包括以下内容。
1、检验报告;
2、试验数据;
3、鉴定报告;
4、确认报告;
5、考察和审核报告;
6、材料评审报告;
7、校准数据;
8、质量成本报告。
质量记录应保留一段规定的时间,用以分析和确定质量措施趋势和纠正措施的需求和有效性。
在存储时,要保护好质量记录以防损坏、丢失或变质(例如由于环境条件)。
(二)质量记录的控制
质量体系应具备足够的文件,以遵循和证实符合规定的要求,以及质量体系的有效运行,其中,也包括必要的供应商文件。
所有文件都应易读、注明日期(包括修订日期)、清晰、易于识别和检索,并保存具有适宜环境的设施中,以减少损伤和预防丢失。
记录可以釆用任何一种媒体形式,如图纸或电子媒介。
此外,质量体系应规定保存时间、取消和处理过期文件的方法。
采购质量记录控制主要有以下内容。
1.图样;
2.规范;
3.检验程序和规程;
4.试验程序;
5.作业指导书;
6.作业指令单;
7.质量手册;
8.质量计划;
9.工作程序;
10.质量体系程序。
六、邀请供应商参与研发
1.企业必须不断开发新产品才能使自己立于不败之地。
新产品往往是在原有产品基础上开发设计的,都需要原料、材料和零配件等,也就是说都需要供应商。
原有的供应商是新产品首选的供货者。
邀请供应商参与设计和开发活动,可以保证新产品的原料、材料、零配件的供应。
即使是新产品需要新的供应商,早一点邀请其参加设计和开发活动,也可以使原料、材料和零配件等(特别是零配件)及时得到供应,从而使质量得到保证。
因此,这也是“供应商及合作关系”管理中的一项重要内容。
2.邀请供应商参与设计和开发活动,大家互享相关的知识和信息,对于密切双方关系有很大的促进作用。
对于企业来说,从中可以获得以下好处。
(1)分享供应商有关新产品的原料、材料、零配件等的知识和信息(这方面供应商作为专业生产厂家,往往比企业强),在设计和开发中充分利用,可以提高新产品性能、降低成本。
(2)吸收供应商对新产品的评审意见,有利于修正设计失误或不妥处,使设计更趋于完善。
(3)供应商配合企业的设计和开发,对自己提供的产品(原料、材料和零配件等)提前进行改进或新的设计开发,可以及时满足企业新产品开发的需要。
(4)供应商参与新产品的设计和开发,可以及时得到信息,改进自己的过程质量,使自己所提供的产品更能满足企业的需要,减少质量故障,使新产品更快投入市场。
(5)通过双方合作,密切双方关系,有利于增强“伙伴关系”,有利于互相了解,从而使这种供货关系得以发展。
3.邀请供应商参与设计和开发,可以采取各种形式。
视供应商与设计开发的新产品的关系,可浅可深。
如果供应商所供的采购产品关系重大,甚至可以邀请其相关部门或人员参与到企业的设计和开发机构中来,组成联合的设计开发企业,共同开展工作。
一般情况,只将相关知识和信息予以通报就可以了。
七、评估、确认、奖励有优良表现的供应商
1.对供应商的优良表现给予鼓励和奖赏,至少可以达到两个目的:
一是促使该供应商保持优良表现或使其表现更优良,从而使双方获益;
二是在其他供应商中产生影响,促使他们向表现优良的供应商学习。
2.为了达到这两个目的(特别是后一个目的),对表现优良的供应商的评估、确认和奖励应当公开进行,并允许所有的供应商都参与这一过程。
作为“供应商及合作关系”的管理机构,可以通过发评选文件、组织由企业有关供应商代表参加的评估小组,进行适当检査审核、召开相应会议、公开发放奖状等各种形式,来进行这一工作。
可以定期进行(例如一年进行一次),也可以不定期进行(例如根据定货情况或生产情况进行)。
一般来说,每年利用订货会之机召开一次表彰大会是合适的。
3.企业供应商之间进行质量管理的经验交流,企业其他供应商到表现优良的供应商参观学习,可以推广其经验,促进大家争先进、创优良。
这也是一种奖励的形式。
对表现优良的供应商进行奖励,发给必要的奖状或奖金都是应该的,但更重要的是给予其长期供货的机会。
此外,给予其采购产品的某种类型的“免检”荣誉等,也是可行的。
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