关于磁条卡作业流程规范及重点说明Word文档下载推荐.docx
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注意事项:
1、会计科复核成功订单当日可作废,隔日不可作废;
2、“银联商务”订单界面“预计到货日期”为卡到DC的日期;
3、磁条卡最小起订量为2000张,需求数必须为2000的倍数(包括“00”卡起订量);
4、订单作业无需在原先的“优惠卡券订单管理”输入,当门店收到磁条卡时请店助直接在商银订单管理系统中做收货确认,同时于原先“大宗库存系统”输入处理别“S04总公司发卡/券”。
5、大宗卡券的种类增加种类“6”为大润发磁条预付卡,例:
店助收到100元的磁条卡,以种类“600100”输入,若收到00卡时以种类“600000”输入。
二、磁条卡调拨(退库登记)
当门店订货量出现偏差,如某种面值卡量超过门店实际需求,可申请将卡进行调拨,分为店间自行调拨、申请总公司调拨两种,流程如下:
注:
磁条卡的调拨请于大润发的大宗库存系统输入,处理别“S28门店间的互相借支卡”
三、磁条卡销售、激活
操作流程:
TXT文件下载流程:
1、在团购订单系统内作输入
2、
登录“商银系统”管理平台。
3、选择“卡发行管理”>
>
“快速激活申请”。
4、点击“申请激活卡导入”按钮。
5、选择销售文件,开始导入。
6、导入成功。
1、财务“激活审核”后,磁条卡即可使用;
2、操作流程
Ø
团购一天分三次将已售磁条卡导入“商银系统”,分别为:
早上8:
30后(财务下班后销售卡于次日早上激活),此次审核请核对前一天业代全天的数据(请按原先每天的方式核对);
中午12:
00,(业代在原大宗系统对销售订单销单后拉出报表并将销售的钱款及单据交会计科审核
下午17:
00前一次,同中午的核对(注意拉出的报表请减去早上的销售数)
团购课员工在销售时提醒顾客磁条卡在第二天使用。
周六、日销售磁条卡于周一财务进行“激活审核”,节庆期间、节前销售高峰会计科派员工值班。
四、“00”卡(特殊面值卡)销售、充值、激活
特别提醒:
1、“00”卡包括特殊面值充值、异常卡处理(第八点中详细说明)两种功能;
2、非大量“00”卡充值,门店可通过以上流程操作,大量“00”卡需求,可通过“00”卡下单操作。
五、磁条卡消费流程
1、磁条预付卡的使用与信用卡、借记卡使用方法一致,即顾客消费时出具磁条预付卡,由收银员按键盘上“RT磁条卡”键(新增),在欧诺POS机上刷卡即可。
2、请门店配合在欧诺POS机上贴“仅限刷RT磁条卡”,避免收银员误刷。
六、记名卡挂失、解冻
挂失:
磁条卡挂失统一由欧诺公司操作。
1)顾客电话挂失:
顾客直接拨打热线:
4008203928,进行电话挂失。
2)门店协助顾客挂失:
由购卡门店根据顾客资料填写《挂失、转让登记表》(详见附表七),传真至欧诺公司进行挂失。
(联系人:
王焱园传真电话:
**)
挂失成功三天后,在收银服务中心直接将挂失卡的余额退到“00”卡内,交还顾客。
解冻:
顾客记名卡若找回,需进行解冻时,顾客至购卡门店出示挂失卡及相关证件,由门店填写工作联系单将详细情况说明后,盖公章交由欧诺负责人进行解冻。
特殊冻结:
若发生磁条卡收货过程中有差异或整箱遗失等紧急状况,店助报店总后由会计科向总公司财务进行报备,由店助在“银商系统”中对相应磁条卡进行冻结。
解冻必须由门店以工作联系单形式经会计科长、店总签字确认报备总公司财务同意后,由店助在系统内作解冻处理。
七、记名卡转让
转让:
请顾客填写《挂失\转让登记表》,由顾客本人签字、购卡门店客服经理、店总经理签字确认后,由团购服务课在“银商系统”转让界面中做操作。
八、异常情况处理:
1、退卡:
(收银服务中心操作)
1)顾客提供购卡发票(所提供发票与团购订单所记录卡号相符)、本
人身份证(记名卡必须本人持身份证)及未消费的卡至收银服务
中心;
2)收银服务中心员工进入磁条卡系统进行申请操作,并由收银服务课长进入收银服务课长权限账号进行审核确认,该磁条卡不在作再次销售,统一交至会计科;
3)收银服务课填写费用申请单,经客服经理、会计科长复核,经店总审核签字确认后交总公司请款(15个工作日)。
费用申请单需附以下内容:
✧经顾客签字的“优惠卡异常处理单”(必须填写顾客的开户银行及帐号);
✧顾客的有效证件复印件;
✧原始发票复印件;
4)告知顾客钱款打到顾客账户需15个工作日。
2、退货:
退货操作必须在隔日方可操作,当天POS机未结算的交易记录如需退货可在交易的POS机上做消费撤销。
1)有原卡退货,以POS机操作,不管金额大小一律退回原卡,退货金额到帐时间为:
T+1。
流程:
●直接在管理POS上进行退货操作。
●输入主管密码:
123456。
●输入MAC参考值,见原POS凭证。
●输入卡片上的6位校验码。
●交易成功后,POS打单。
●退货金额隔日进入原卡内。
如丢失POS凭证的,需登录“交易管理系统”查询原交易参考号。
2)无原卡退货,以POS机操作,金额在100元以下直接退现金;
金额在100元(含)以上,退到“00”卡,退货金额到账时间为:
●在银联商务的“交易管理系统”中,查询卡号并进行“卡片密码重置”。
(收银服务中心需在一个账号中作密码重置申请,另一个账号中作密码重置审核)密码重置后,卡片校验码为“000000”。
●通过管理POS进行退货操作。
●在管理POS上进行退货操作。
(如丢失POS凭证的,需登录“交易管理系统”查询原交易参考号)
●输入校验码时,请输入“000000”。
●在管理POS上选择“坏卡换卡”功能,输入原交易卡号,选择确认。
●根据POS提示,刷新的“00”卡。
●POS提示换卡成功,并打单。
●退货金额隔日转入新的“00”卡中。
3、坏卡换卡:
1)在收银服务中心在管理POS机上操作,直接将卡的余额及相关讯息转到“00”卡内。
2)“00”卡由金融室小组长到会计科领取。
1、退货及坏卡换卡使用的“00”卡,由金融室小组长至会计科以借支的方式领取,每次领用张数最高限额30张,至少每半个月与会计科交接核对一次,会计科每月至金融室抽查两次。
2、中控、退换货员工每日到金融室领取并填写附表二,每日营业结束将未使用的00卡交至金融室,填写《00卡每日异动记录表》(详见附表三),金融室每次与会计科交接时附此表。
3、每次金融室交会计科时需将“00”卡每日异动纪录表,回收的坏卡交会计科,会计科汇总后输入大宗库存系统。
(00卡每日异动纪录表会计科需保留一份)
4、另当推行一次性磁条卡后,若原先销售给顾客的芯片卡产生异常无法消费时,请门店按原先的异常卡处理方式处理,若有要换购一次性磁条卡时,请先到中控将余额取出,在大宗订单系统新增一订单。
4查询:
1)卡面上已显示卡面值
2)可至大润发门店收银服务课前端欧诺POS都可进行查询。
八、返利
1、返利发放原则上以50元、100元为最小单位发放(若以券发放流程照旧)
2、若以磁条卡返利,操作流程如下:
特别提醒:
1、团购课员工提醒顾客返利磁条卡需在第二天使用。
九、财务对账(会计科操作注意事项)(附表五、六会计科使用)
1)在POS机上将增加一按键“RT磁条卡”,当顾客使用大润发的磁条购物卡消费时,收银员需要按此键,在每日的S114-4报表中分类汇总。
2)新增2161-01-00/2/89450预收帐款-磁条卡*会计科目,以和原先的2161-01-00/2/41125区分。
3)在磁条卡跨店交易方面,请商银公司另外将每天的跨店交易资料导入总公司的资讯系统后再产生到原先的“IC卡消费统计表”及“IC卡消费测算表”中,方便会计主办每天的核对及月底的跨店交易传票产生,另增加1191-04-00/2/89453其他应收款各店暂借-磁条卡*,1191-06-09-00其他应收款-磁条卡*,并请于在预交磁条卡*增值税时帐入1162-01-00/2/89450预交增值税-磁条卡*。
4)每月月底时门店要将已发放未入帐的返利,将返利发放明细表列印,并填写费用申请单开立发票后交总公司主办入帐.
5)为配合公司政策统一收单行,公司对全国的收单行将进行调整,华东区新的收单行为工商银行及中国银行,因此在开始执行后,门店的信用卡对帐将和工商银行或中国银行对帐(工行将直接将对帐单e-mail到门店邮箱,中行透过上网直接到网上下载),并将以T+1的时间将帐款存入原先的银行帐户内;
若因特殊原因无法转换收单行,在收银机台上将会有二种的POS机,公司将统一规定刷卡的时间(将另行通知),请相关门店特别注意对帐。
6)工商银行对帐单的联系人陈元,手机XX
7)中国银行对账事宜,请详见财务发文。
十、磁条卡回收流程
收银服务课每日将回收的磁条卡,由金库汇整后隔日统一交至会计科核对无误后,会计科将回收卡封箱后交回金融室存放。
具体报废流程,现已在拟定中,后续会发文至门店。
十一、顾客服务热线
全国热线4009200990开通时间8:
30~22:
00
十二、各级权限及查询类报表(详见附表八)
商业预付卡小组敬上
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