财务报销手册Word文档格式.docx
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(三)财务处现场报销流程及要求
1、流程
2、要求
(1)在准备工作中,需要注意以下事项:
1)“支付凭证”可在财务处网页下载,需要清晰加盖实体部门公章、部门“财务一支笔”(或项目负责人)亲笔签字,完整填写经费项目号(非卡号),经费项目号码必须字迹清楚,易于辨认。
现金及POS进卡等非转账业务、银行汇款应分开填写支付凭证。
2)每次报销须携带经费卡。
如新进人员第一次报销无经费卡,财务处每周三下午制作新的经费卡,只要在该时间之前通过网上经费认领手续的,就可在每周四起,凭校园卡或工作证到中北校区财务处112室领取经费卡。
3)准备报销的票据应印有“地方税务局监制”、“财政部监制”或“XX财政局监制”的正规发票或收据,并盖有相符的“发票专用章”或“收据专用章”。
客户栏应填写“华东师范大学”,完整填写日期、摘要(内容)、金额(大小写相符)。
4)准备报销的每张原始票据反面须清晰加盖实体部门公章、部门“财务一支笔”(或项目负责人)签章、经办人签字。
为准确、及时反映学校当年的真实收支情况,各类费用须在当年及时报帐。
特殊情况(如科研经费、进修费、单位无经费计划等)在当年确实不能报销的,方可下年度报销,期限不能超过两年。
5)购买各类仪器设备和家具需先通过设备处办理申购手续,由设备处验收后再到财务处报销,报销的验收单上的经费号码与支付凭证上一致,且只能使用支票或转账的支付方式。
加工测试费、购买低值材料或设备维修,发票均需先至设备处盖章后报销,金额超过1000元须通过银行转账,单张或累计发票金额超过3000元,需要附带协议;
单张或累计发票金额超过5000元时,需要附带合同。
6)购买图书资料另须提供购书清单或详细书名,非书店购买须提供相符供货单位电脑小票,月结或年结的费用需附结算清单。
如使用“985”或“211”经费购买书籍、资料,需要先通过图书馆的验收。
购买进口图书或在国外杂志发表论文,需要附相关的付款凭证。
7)外地出差报销应填写《外埠出差报销单》(财务处网页可下载),并清晰加盖实体部门公章,由部门“财务一支笔”(或项目负责人)签章。
外埠出差报销单上“负责人”一栏的签章与“出差人”一栏的签章不可为同一人,如“出差人”为项目负责人本人,则“负责人”可由院系负责人签章。
研究生调研另须提供调研报告(研究生院网可下载)并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。
野外考察须在出差单上注明,附签收单并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。
差旅补贴有以下几种情况:
①正常外埠出差中有住宿费用发生的,按老师每人每天50元的标准发放出差补贴(博士补贴标准与老师相同),硕士为每人每天25元。
②野外和滩涂考察调研出差,按老师每人每天80元(博士同)发放补贴,硕士为每人每天50元。
③出海考察采样,按老师每人每天100元(博士同)发放补贴,硕士为每人每天70元。
特别注意的是:
会议差旅中发生的住宿费必须有食宿自理证明方可给予以上情形①中的出差补助。
出差时间超过一个月的,超出日期的伙食补助按原标准的30%计。
出差开会时发生的会议注册费,凭主办方的会议通知,计入外地出差费;
外埠学习所发生的旅费等也计入外地差旅费。
但下列费用不属外埠出差费用:
出差途中或期间因病所发生的费用;
本市远郊旅费。
8)市内出差、乘坐公共交通工具的应填写《市内出差报销单》(财务处网页可下载),并清晰加盖实体部门公章,由部门“财务一支笔”(或项目负责人)签章。
9)出国期间发生的相关费用,需凭签报报销。
通过旅行社代理的国内外出差,不仅需要行程单和机票发票,还需提供与旅行社签订的合同。
10)举办大型会议,需事先签报并做详细会议预算;
小型会议附会议会签表和详细会议预算。
11)办公用品购置必须按实列支,购买金额在500元以上的需提供明细清单。
外地办公用品购置,需附情况说明。
12)课题协作费、制作费、印刷费、测试费、加工费等内容的发票单张或累计金额超过3000元的需要协议,超过10000元的需要合同。
若购买物品为设备,则10000元以上需要协议,30000元以上需要合同。
所有协议与合同都由分管的职能部门(科技处、社科处、学科办等)签定,且相关经费均需转账付款。
13)基建、修缮等工程类支出报销,需要另附审计报告或由审计处负责人签字。
14)根据国务院现金管理暂行条例,为预防和降低现金周转风险,确保资金安全,单张或累计发票金额超过1000元的,可以由财务处通过银行转账支付,也可使用银行卡支付。
如果使用银行卡支付,则需要提供银联签购单。
如办理时并未拿到发票,可以填写借款单,以借款的方式通过银行委托付款,不可事先用现金或银行卡直接支付。
如报销金额超过10万元的,须分管副处长签字;
超过30万元,须处长签字。
15)人员经费通过网上申报系统办理。
16)大额支付住宿费、印刷费、复印费、材料费等,除提供合同外,还需提供详细清单。
17)版面费报销需附通知;
出版费报销需提供出版合同,由相关职能部门审定(科技处、社科处、学科办等),并通过银行转账支付。
18)在财务处办理暂借款事项的,借款人必须是学校在编在岗的教职工、研究生并提供工号、学号。
本专科学生、临时工和非本校教职工不得借款。
一人借款未冲帐,则该人不得再次借款。
借款须填写一式三联的借款单,注明日期、部门、项目、用途、金额(大小写)、付款方式及借款人,部门“财务一支笔”(或项目负责人)签章,加盖实体部门公章。
严格实行各项暂付款"
一事一借,一借一清,不清不借"
的管理原则,借款用途应与实际支出相符。
银行转账借款:
1万元(含1万元)以下由柜面审核;
1万元-10万元(含10万元)由科长审批;
10万元-30万元(含30万元)由副处长审批;
30万元以上由处长审批。
现金借款:
1万元-5万元(含5万元)由科长审批;
5万元-10万元(含10万元)以上须由分管副处长审批;
10万元以上由处长审批。
19)现金报销超过5000元,或银行卡(POS机)报销超过10000元,需要提前进行电话预约。
如打入银行卡(POS机),需携带个人工商银行(上海)硬卡。
为了尽量减少教师的报销等候时间,一般个人的预约报销金额一次不超过三万。
预约电话:
中山校区(62233384)
闵行校区(54344658)
20)网上已进行预约报销的,如果现金报销金额超过5000元或银行卡(POS机)报销超过10000元,仍需进行电话预约。
一般流程是先确定现金预约时间,再确认网上预约报销时间,并按照约定的时间直接到财务处报销窗口报销,不再取号。
一般情况下网上预约的每个时间段只能报销一笔业务,并且报销金额不能超过5000元。
(2)在取号过程中的注意事项:
快速通道报销仅限于各类落账、论文答辩费、博士生安家费、个人保险理赔、困难补助、托费以及发票张数小于等于3张的报销业务。
其余情况需按正常报销通道取号。
二、报销地点
中北校区财务处:
办公楼111室
闵行校区财务处:
行政楼101室
三、报销时间
(一)正常时期(法定节假日除外)
中北校区
上午:
8:
15—11:
00下午:
13:
30—16:
00
闵行校区
12:
00
(二)寒、暑假时期
中北校区(每周一、三、五)
30—11:
14:
00—16:
闵行校区(每周二、四)
00—15:
30
注:
闵行校区根据班车时间调整
(三)每周三下午学习不办理业务
四、与报销相关的其他财务事项
(一)经费卡遗失了,凭校园卡到中北校区办公楼112室挂失,并缴纳补卡费;
根据制卡人指定的时间凭缴费收据领取新卡。
(二)项目负责人可在个人的公共数据库“IC卡信息”中查询到自己所有项目的经费余额,在“科研信息”中查询项目的分类预算的余额和经费使用情况。
(三)项目负责人在项目预算范围内报销,如需调整项目预算额度,需经相关职能部门(科技处、社科处、学科办等)审批。
(四)教师个人工资卡或酬金卡遗失后,应及时告知财务处,同时将本人的校园卡和新办银行卡复印在同张A4纸上,签名确认并注明更换卡类型(工资卡或酬金卡),交至闵行校区财务处办公楼110室(54344628)。
五、财务处其他业务科室联系方式
中北校区办公楼
1、108室开具收据发票、凭证查询62235774
2、112室科研项目预算、结题审批62232260
闵行校区行政楼
1、107室账务查询
2、107室项目结题审批
3、110室人员经费网上申报54344628
4、101室学生账号修改、开具收据54344673
- 配套讲稿:
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