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2017年8月16日
1.目的
为了统一管理公司的所有车辆,有效使用各种车辆,确保行车安全,提高办事效率,减少经费支出,特制订本制度。
2.范围
2.1本公司货车:
负责公司内部各部门的正常用车需求。
2.2私车公用:
是在本公司货车调配不过来的情况下又急于用车所采取的一种手段。
2.3外部租车(如滴滴、出租车等):
是在上面两种情况仍不能解决用车的情况下进行。
3.职责:
总经办负责公司所有用车管理工作,包括车辆调派,维修保养,费用预算、核准、车辆年检及证照管理,投保、续保与出险索赔及司机管理。
私车公用及外部租车的监督审核
4.公司货车日常管理:
4.1.1车辆行驶证,属专车的日常由专车使用人负责保管,如专车使用人出差或休假,需将专车车辆行驶证及车辆钥匙交由行政部保管;
保险单由行政部统一保管,按车建立资料、费用档案。
4.1.2每车设置《行车记录表》(附件2),当班司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符,与前一次用车记录是否相符,使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等。
4.1.3车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所,并将车门锁好,将钥匙交回给行政部保管。
4.1.4每车设置《车辆加油记录表》(附件4),经手驾驶员在发现车辆油量不够需加油时,凭公司统一发放的针对每辆车配置的加油卡加油,同时在《车辆加油记录表》上作好记录以备查。
4.1.5行政部人员每月不定期抽查一次,如发现记载不清、不全或者未记载的情况,应通报司机并对相关责任人提出批评,不听劝告、屡教屡犯者应给与处分,并停止其使用资格。
5.公司货车使用管理
5.1.1用车收费
为了各部门费用核算,公司现对使用公司货车收费,统一收费标准具体如下:
费用计算方式:
(1)每次出车按:
最低消费60元/次计算。
锦厦,乌沙,沙头60元/次;
霄边,上沙,夏岗70元/次;
夏边,上角80元/次。
1吨以内不加收费用,超重超高则需加其少量费用
(2)卸货等待时间超出半小时另外收费,按每小时收费10元/时(期间等待时间的停车费另计)
(3)车辆回途需要代其他货物的,根据情况合理加收费用。
(4)超出长安范围按6元/公里计算,不包含高速路费,高速路费凭单报销。
注:
以上价位仅供参考,解释权归公司所有。
5.1.2车辆使用程序
(1)车辆使用实行派车制度,流程如下。
①公务用车,需提前向行政部提出申请并填写《用车申请单》,说明用车事由、地点、时间等,由部门经理/主管签字后交行政部负责人(人事前台文员)审批调派,各主管签核时注明时间;
行政部负责人依重要性顺序派车,特殊情况需提前电话知会行政部负责人(人事前台文员),后一天内进行补单据,否则下次不予以安排车辆。
各部门用车不得直接与司机联系,不按规定办理申请者,不得派车。
车辆使用申请尽量作到当班用车1小时前申请,下午用车上午申请,次日用车当日申请,夜间用车下班前17:
00申请,以便统一安排,否则司机下班后不予以安排。
如有违反规定未派车造成的损失由各部门自行承担!
由行政部将《用车申请单》(见附件1)交与司机,司机根据《用车申请单》予以出车。
遇紧急情况或突发事件可电话知会行政部负责人随时派车。
事后一天内由使用人补办手续。
紧急情况是指突然发生的事件,或是客户临时通知和上级临时通知,附上证明
任何人均依上述程序申请派车,否则不予派车,司机不可擅自出车,擅自出车一次罚款200元。
(2)司机按用车人员的目的地行车。
行车前需选择好最佳路线。
对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。
(3)用车完毕,司机填写用车实际情况记录。
使用人用车完毕在《行车记录表》上签字确认。
5.1.3车辆驾驶人员必须持有驾照,熟悉并严格遵守交通法规。
驾驶员的通讯设备必须保持24小时畅通。
除指派用车外,驾驶员必须按时上下班,保证在岗在位,自觉服从调度,做到随叫随到。
5.1.4驾驶人员于驾驶车辆前,应对车辆做基本的检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等)。
如发现故障、配件失窃等现象,应立即报告,隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。
5.1.5驾驶员不得擅自将公用车开回家,或做私用,违者受罚,经公司特别批准的除外。
5.1.6车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。
任意放置车辆造成违犯交规、损毁、失窃,由驾驶人员赔偿损失,并予以处分。
5.1.7驾驶人员应爱护车辆,保证机件、外观良好,使用后应将车辆清洗干净。
驾驶人在离开公车时,需确认车门窗户全部关闭上锁后,方可离开。
如发现有未关者,罚款50元/次。
5.1.8司机请假必须经行政主管同意方可请假,请假必须有人代驾。
6.公司货车维修保养
6.1.1本公司的车辆的维修保养,原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养,并须按照预算执行。
6.1.2车辆维修、保养、加油程序
(1)司机发现车辆故障或者需要保养时,应先填写《车辆维修申请单》(附件3)向行政部提交车
辆保养维修申请、申报维修保养的项目及费用预算,行政部会同相关人员进行确认核实后,由总经理批准后予以送指定维修厂检修。
(2)维修结束,提车时,送修人应对维修车辆进行技术鉴定,检验合格,收回更换的旧部件,并核定维修费用的合理、准确性后,方可在维修厂家的单据上签字。
送修人对费用的真实性负责。
(3)车辆的维修保养应在指定厂家完成,否则维修保养费用一律由送修人承担。
(4)可自行维修者,可报销购买材料和零件的费用。
(5)车辆于行驶过程中发生故障急需修理时,可根据实际情况进行修理,但非迫切需要或者维修费用超过2000元时,应与公司联系请求批示。
(6)由于司机使用不当或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障,所需费用视情节轻重,由公司和司机按照比例共同负担。
(7)行政部每月负责统一购买汽油,并分配到各车辆油卡上。
一律采用油卡加油,非特殊情况严禁现金加油。
特殊情况(加油卡损坏、加油点网络中断等)下需现金加油者,向行政部说明原因,得到允许后方可加油。
每次加油时,司机需填写《车辆加油记录表》(见附件4),以备报销时核对。
(8)行政部对车辆进行不定期的检查,内容包括:
本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。
检查不合格者,对司机或相关责任人处50~200元不同程度的罚款,情节严重者取消驾驶员驾驶资格。
(9)驾驶员私自将油料外流,一经发现,赔偿三倍油料价值款,给予开除处理,并在公司通报批评。
7.公司货车保险
7.1.1公司通过商定,确定承险保险公司。
7.1.2公司所有车辆的保险,统一由公司支付分担。
7.1.3公司车辆投保险种以及标准按照相关规定执行,不得私自增加或减少投保险种,也不得私自提高和降低额度。
7.1.4一旦出现车辆保险索赔事件,行政部应在第一时间与保险公司取得联系,并保存好索赔资料。
事故处理完毕后,办理索赔手续。
8.货车违规与事故处理
8.1.1在下列情形之一的情况下,违犯交通规则或发生事故后果,由驾驶人全部承担,并予以记过或免职处分。
(1)无照驾驶。
(2)未经许可将车借给他人使用。
(3)酒后驾车。
8.1.2违反交通规则,其罚款由司机个人承担,涉及驾照扣分的由当事人负担。
行政部负责每周在网上查询维章记录一次,并做好处理。
8.1.3各种车辆在运行过程中遇到不可抗拒的因素发生,应先急救伤患人员,向附近公安交通管理部门报案,并主动与公司取得联系协助处理。
并立刻通知保险公司备案;
如属小事故,可自行处理后向公司报告。
8.1.4意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额后,再视情况由司机与公司按比例承担。
8.1.5发生重大交通事故后,如需向受害当事人赔偿,在扣除保险金额后,再视差额由司机与公司按比例承担。
9.货车费用报销
9.1.1车辆维修保养及过境/过路费用按凭证实报实销。
司机于每月10日、25日前将所负责车辆当月高速费、过桥费及停车费等票据贴好,连同该车辆行驶记录表、车辆加油记录表交行政部审核签字后,交财务负责人审核签字,最后报主管副总/总经理签字后,方可报销。
9.2司机奖励及补贴
9.2.1全年工作无失误,无任何责任事故及违章,奖励300元/年
9.2.2司机加班出车补助由人事行政文员统一在月底进行统计报销并在当月的工资中发放,补助标准为:
(1)平时下班后18:
00安排出车,短途(东莞市内)补助20元/次往返出车,长途(广东省内)补助50元/次往返出车;
(2)周日放假时间安排出车的,短途(东莞市内)补助30元/次往返出车,长途(广东省内)补助60元/次往返出车,但不计出勤工资。
(3)法定节假日放假安排出车,短途(东莞市内)补助60元/次往返出车,长途(广东省内)补助150元/次往返出车,但不计出勤工资。
10.私车公用管理
10.1.1因公务外出应首先向办公室申请使用公司的公共车辆,在公司公共车辆无法提供时,可申请私车公用。
10.1.2员工确因公务需要临时使用私车外出时,必须事先填写《私车公用申请及行驶记录表》(附表)中的“私车公用申请”部分,经审核批准后方可外出。
10.1.3员工的私车公用申请和费用审核由部门经理审核批准,部门经理的私车公用申请和费用审核由总经理批准。
10.1.4私车公用费用的报销程序:
钉钉系统通用审批详述实情→报部门负责人审批→抄送财务部对费用金额进行核对→报总经理批准后→到财务部报销。
10.1.5私车公用费用报销范围:
原则上业务员车油充顶报销1000元/月。
费用标准燃油费+维护保养费+车辆磨损费用共为2元/公里,路桥费停车费按实际发票报销。
10.1.6员工的私车公用车辆,须自行确保驾驶证、车辆行驶证、车辆保险(含第三责任险和驾乘险)等车辆管理及交管部门备查所需的证件及相关手续齐全并始终在有效期限内,否则由此产生的一切后果均由本人自行承担。
10.1.7私车公用车辆的驾驶人员必须严格遵守车辆管理和交通法律法规,对于违反交通法律法规的相关处罚和造成的一切损失均由驾驶员本人承担。
10.1.8关于私车损失的赔偿:
申请私车公用的员工因公外出发生交通事故的,按照国家、广东省的交通管理和车辆保险相关规定执行。
11.外部租车管理
11.1在货车和私车公用都无法调配的情况才启用此项用车任务;
填写用车申请单,注明外部租车,由部门主管确认后上交总经办复核,然后再联系外部租车。
11.2必须要用正规出租公司的车辆,必须有发票,凭发票进行实额报销;
相关文件
附件1:
《用车申请单》
附件2:
《行车记录表》
附件3:
《车辆维修申请单》
附件4:
《车辆加油记录表》
附件5:
私车公用申请及行驶记录表
本办法经呈总经理核准后实施,修正时亦同。
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