总帐报表操作手册U8Word文档下载推荐.docx
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进行日常财务核算工作。
进行各费用报销处理;
进行企业日常经营活动的会计反映与核算;
进行相相关部门进行上报各种经营性报表,为决策层提供及时准确的会计信息。
出纳:
出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、录入对账单、定期与银行对账。
主管会计:
录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。
记账:
记帐(取消记帐)、转帐生成、对帐、结帐(取消结帐)。
报表人员:
在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。
财务经理:
审核会计凭证、审核财务报表。
✧日常工作描述:
1.主管会计录入凭证(制单)。
2.出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认,进行支票登记簿的录入。
3.财务经理审核记帐凭证。
4.记帐人员对审核后的凭证记帐。
✧初始设置
⏹会计科目设置(编码4-2-2-2-2-2)
单击“设置”下“会计科目”,系统进入“会计科目”界面:
●如果增加科目:
单击[增加],在输入窗口中录入或选择相应内容,单击[确认],单击[关闭];
●如果删除科目:
选中要删除的科目,单击[删除],点击“确认”;
●如果修改科目:
选中要修改的科目,单击[修改]或双击该科目,点击[修改]修改相应内容,点击[确定];
●指定科目:
单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金,银行总帐,现金流量的科目→点击“”选入→单击[确认]
备注
●科目编码及名称必须唯一;
●在增加或修改科目时,若该科目需要设置为辅助核算的科目,则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记;
●指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。
⏹外币及汇率定义
单击“设置”下“外币及汇率”,单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式,→单击[确认]在汇率一览表中,输入该币种的相应汇率单击“退出”
备注:
此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率,并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率,在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
⏹录入期初余额
单击“设置”下“期初余额”,系统进入“期初余额”界面:
●将光标移到需要输入数据的余额栏,直接输入数据即可。
●如果是年中启用,还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。
●录完所有余额后,用鼠标单击〖试算〗按钮,可查看期初余额试算平衡表,检查余额是否平衡,也可单击〖对账〗按钮,检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致
●无论往来核算在总账还是在应收应付系统,有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。
●〖清零〗:
当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时,清除此科目的所有科目的期初数据。
存在已记账凭证时此按钮置灰。
●则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷,年初余额将自动计算出来。
●如果某科目为数量、外币核算,可以录入期初数量、外币余额。
但必须先录入本币余额,再录入外币余额
●若期初余额有外币、数量余额,则必须有本币余额。
●在录入辅助核算期初余额之前,必须先设置各辅助核算目录。
⏹设置凭证类别
单击“设置”下“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。
⏹设置结算方式
单击[设置]→选择[结算方式]→单击[增加],输入“结算方式编码”和“结算方式名称”,若启用票据管理,单击该项打上“√”标记;
单击[确认],单击[退出]。
备注
●结算方式编码:
用以标识某结算方式。
用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入,录入值必须唯一。
结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示,但编码中&
、“、;
、-以及空格禁止使用。
●结算方式名称:
用户根据企业的实际情况,必须录入所用结算方式的名称,录入值必须唯一。
结算方式名称最多可写6个汉字(或12个字符)
⏹录入部门档案(编码1-2-2-2)
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“部门档案”单击“增加”,录入部门编码及部门名称,单击“保存”,录入下一部门档案录完后单击“退出”。
⏹录入职员档案
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“职员档案”单击“增加”,录入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击“退出”。
●职员编号:
必须录入,必须唯一。
●职员名称:
必须录入,可以重复。
●部门名称:
输入该职员所属的部门。
您只能选定末级部门。
●职员属性:
填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。
●信用信息:
包括信用额度、信用等级、信用天数,指该职员对客户的信用权限,可以为空。
如果要在"
销售管理系统—信用控制"
中选择"
业务员信用控制"
,建议在这里输入职员信用权限。
⏹录入客户档案(编码1-2-2-2-2)
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“客户档案”单击“增加”,录入系统提供的四个页签内容,录入完后单击“保存”单击“退出”。
其中客户编码,客户简称,所属分类码必须输入。
⏹录入供应商档案(编码2-2-2-2)
单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“供应商档案”单击“增加”,录入系统提供的四个页签内容,录入完后单击“保存”单击“退出”。
其中供应商编码,供应商简称,所属分类码必须输入
⏹录入项目目录
单击[编码档案]下[项目目录]
建立项目档案的操作流程如图:
●核算科目:
在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算,如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。
●项目分类定义:
为了便于统计,可对同一项目大类下的项目进行进一步划分,这就需要进行项目分类的定义。
●项目结构:
一个项目除了项目名称外,有时还应加一些其他备注说明,比如课题核算除了课题名以外,还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明,这些备注说明均可以设置为项目栏目。
●项目目录:
列出所选项目大类下的所有项目
⏹银行对帐期初录入
●单击[银行对帐]下[银行对帐期初]选择“银行存款”科目,单击[确定],在启用日期窗口中录入启用日期,在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对帐的调整前余额;
●单击“方向”可调整对帐单的余额方向;
●若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项;
备注:
●第一次使用银行对帐功能前,系统要求录入日记帐及对账单未达账项,在开始使用银行对账之后不再使用;
●在录入完单位日记帐,银行对账单期初未达帐项后,请不要随意调整启用日期,尤其是向前调,这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对帐;
✧日常财务工作:
⏹增加凭证
单击[填制凭证]单击[增加]录入凭证分录录完凭证,单击[保存]单击[退出]。
凭证表头部分的录入
●凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。
●采用自动编号时,计算机自动按月按类别连续进行编号
●采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。
●凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号不能修改。
输入凭证正文部分
备注:
●摘要可以相同,但不能为空,按回车,系统将摘要自动复制到下一分录行
●会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
●科目编码必须是未级的科目编码。
●金额不能为零,红字以“-”号表示。
●在金额处按空格键,系统将自动调整当前分录的金额方向。
●在金额处按“=”,系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
●录入涉及数量核算的分录时,录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方,可用空格调整方向;
◆辅助核算信息
●如果科目设置了辅助核算属性,还要输入辅助信息,如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
●在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入;
具体操作:
单击辅助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出]
⏹修改凭证
单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证,直接修改;
修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。
●未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改
●已审核算的凭证应先取消审核后,再通过证制单功能进行修改。
●若您在【选项】中设置了"
制单序时"
的选项,那么,您在修改制单日期时,不能在上一编号凭证的制单日期之前。
1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
●若在【选项】中设置了"
不允许修改、作废他人填制的凭证"
,则不能修改他人填制的凭证。
●外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。
⏹冲销凭证
单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证,单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后,需要再编制正确的蓝字凭证进行补充,通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存。
⏹删除凭证
单击[制单]菜单下[整理凭证]选择整理凭证期间单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。
●如果遇到有非法的凭证需要作废时,则可以使用作废/恢复功能,将这些凭证进行作废。
●如果作废凭证不想保留时,可以通过整理凭证功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。
●只能对未记帐的凭证作凭证整理。
●已记帐凭证作凭证整理,应先恢复本月月初的记帐前状态,再作凭证整理。
●若本月有凭证已记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
若想对已记账凭证作凭证整理,请先到"
恢复记账前状态"
功能中恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。
⏹会计凭证审核
更换操作员:
在企业门户中单击菜单[重注册],屏幕显示“系统登录”,选取帐套后单击[确认];
在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认];
审核:
单击[审核凭证]下的[审核凭证]设置要进行审核的凭证条件,点击“确认”选择要审核的凭证,点击“确定”点击单击“审核”或[审核]菜单下的[成批审核凭证];
取消审核:
如上进入审核凭证窗口,点击单击“取消”或[审核]菜单下的[成批取消审核];
标识错误:
如上进入审核凭证窗口,可单击[标错],系统在该凭证上标识为有错,便于制单人进行修改;
审核完毕,单击[退出]。
●制单人与审核人不能是同一人;
审核前必须更换操作员(重新注册);
●凭证一经审核便不能修改和删除,若要修改删除可先取消审核;
●取消复核只能由复核人自已进行。
⏹会计凭证记帐
在”凭证”菜单中单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围(格式如:
1-20或1,3,5,7-10)→单击[下一步],核对记帐报告无误后,单击[下一步],单击[记帐],系统即开始记帐,记帐完毕退回总帐系统画面。
●第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统将不允许记账。
●上月不记帐,本月不能记帐。
●未审核凭证不能记帐。
●作废凭证不需要审核可直接记帐。
✧月未工作描述:
1)银行出纳录入对账单,与银行对账。
2)记帐人员进行转帐定义,执行转帐生成。
(如果涉及现金,银行存款科目,凭证也须出纳签字)。
3)财务经理审核转帐生成的凭证。
4)记帐人员对审核后的凭证记帐。
5)凭证全部记帐完毕后,记帐人员执行对帐。
6)对帐平衡、显示正确后,制表人在UFO报表系统内编制报表,打印报表,送交财务经理审核。
7)打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册,打印帐簿保存。
8)数据备份后进行结帐。
(其他各系统必须先结帐)
✧月未财务工作:
⏹银行对帐工作:
录入银行对帐单:
单击[出纳][银行对帐][银行对帐单]选择银行科目单击[增加]录入银行对帐单内容录完后单击“保存”单击[退出];
录入银行对帐:
单击[出纳][银行对帐]选择银行对帐科目,进入对帐界面
▪单击[对帐],屏幕显示“对帐条件”对话框;
逐级选取对帐条件,录入截止日期,单击[确定],系统即开始自动勾对,并打上勾对标记“○”;
▪对那些应勾对而未勾对上的帐项,可在两清区域双击,系统标注为“√”;
▪单击[检查],检查结果平衡,单击[退出];
余额调节表查询:
把光标移到要打印余额表的科目上,单击[查看]或双击,屏幕显示银行存款余额调节表,并可打印输出。
对帐结果查询:
单击[银行对帐]下的[查询对帐勾对情况]单击科目下拉框单击选择科目单击[确定]单击“单位日记帐”或“银行对帐单”标签,屏幕显示各自的对帐结果查询完后,单击[退出];
核销已达帐:
单击[核销银行帐]选项,选取要核销的银行帐户,单击[确认],系统即自动核销;
⏹取消记帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【对帐】,按下<
Ctrl+H>
键,将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能
2.恢复记帐前状态有两种方式:
(1)恢复最近一次记帐前状态;
(2)恢复到月初未记帐前状态。
若该功能被隐藏,可如1操作调出,单击[凭证]菜单下[恢复记帐前状态]选择恢复方式点击“确认’’
已结帐月份的数据不能取消记账
⏹科目汇总
1.输入汇总条件后,点击〖汇总〗按钮,屏幕显示科目汇总表。
2.当光标在科目汇总表的某一科目行上时,按〖详细〗按钮,则显示对方明细科目汇总表。
3.按〖级次〗按钮,可指定汇总的级次。
⏹自动转帐设置
自定义转帐:
1、公式说明:
▪期初余额:
QC(”科目编码”,会计期间,代码);
▪期末余额:
QM(”科目编码”,会计期间,代码);
▪发生额:
FS(”科目编码”,会计期间,”方向”,代码);
▪取对方科目计算结果:
JG();
▪常数
2、具体操作:
单击[自动转帐]→单击[自定义转帐设置]参照窗→单击[增加]图标→录入相关内容→定义完凭证后,要点击“保存”,单击[增加]定义下张转帐凭证,定义完后单击[退出]。
编制自动转帐公式时,若涉及到项目核算的要分项目进行结转,编制自动转帐凭证时可编制多张凭证。
转帐生成:
1.具体操作:
单击[自动转帐]→双击选中要执行转帐生成的转帐目录→点击“确认”→点击[上张]或[下张]并点击“保存”或[编辑]菜单下的[成批保存]保存生成的凭证→点击[退出];
2.凭证生成后→更换操作员→复核→记帐。
⏹对帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【对账】,显示待对账界面。
2.选择要对账的会计期间和对账内容,选择总账与哪些辅助账进行核对。
3.确定,单击〖对账〗按钮,系统开始自动对账。
在对账过程中,按〖对账〗按钮可停止对账。
4.若对账结果为账账相符,则对账月份的对账结果处显示"
正确"
;
若对账结果为账账不符,则对账月份的对账结果处显示"
错误"
,按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。
5.按〖试算〗按钮,可以对各科目类别余额进行试算平衡,显示试算平衡表。
⏹结帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能,屏幕显示结账向导一──选择结账月份。
点击要结账月份。
2.选择结账月份后单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导二──核对账簿。
3.按〖对账〗按钮,系统对要结账的月份进行账账核对,在对账过程中,可按〖停止〗按钮中止对账,对账完成后,单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导三──月度工作报告。
若需打印,则单击〖打印月度工作报告〗即可打印。
4.查看工作报告后,单击〖下一步〗,屏幕显示结账向导四──完成结账。
按〖结账〗按钮,若符合结账要求,系统将进行结账,否则不予结账。
⏹取消结帐
在结账向导一中,选择要取消结账的月份上,按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。
●上月未结账,则本月不能记账,但可以填制、复核凭证。
●如月还有未记账凭证时,则本月不能结账。
●已结账月份不能再填制凭证。
●结账只能由有结账权的人进行。
●若总账与明细账对账不符,则不能结账。
●反结账操作只能由账套主管执行。
⏹帐簿查询及打印:
●单击菜单[帐表]下各项内容查询
●查询时按需要设定相应条件,即可得到查询结果;
●多栏帐查询时要先定义多栏帐格式,再查询;
操作如下:
单击菜单[帐表]单击[科目帐]单击[多栏帐查询]→单击[增加]图标→设置多栏帐格式→点击[确认]→双击定义好的多栏帐查询;
●现金和银行存款日记帐必须到[出纳]中查询;
●涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询;
设置为客户往来或供应商往来的科目,必须到应收或应付系统中查询;
●系统提供通过总帐联查明细帐以及通过明细帐联查凭证的功能
⏹制作UFO报表的基本流程:
启动UFO->
建立报表->
设计报表的格式->
定义各类公式->
报表数据处理->
打印报表
基本概念
●UFO的两种基本状态:
(1)、格式设计状态:
主要是为报表设置固定内容。
(2)、数据处理状态:
主要是为报表进行数据处理。
(3)、格式状态和数据状态的切换,单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。
●单元:
由行和列构成的最小单位,用《列号》+《行号》来表示,如A3。
●组合单元:
由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。
●区域:
由一个或多个单元组成的矩形,用[起始单元名]:
[结束单元名]来描述,如C5:
D20
●关键字:
在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”,称其为关键字。
系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字,主要是对帐表进行定位、取数等操作。
●单元属性:
指单元在报表中所要处理的内容,系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种;
●单元风格:
对报表进行修饰,改变字体、加背景等;
●函数的应用
1、帐务函数:
系统提供了函数向导帮助用户编辑公式,编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。
账务取数常用函数有:
总帐函数
金额式
数量式
外币式
期初额
QC()
sQC()
wQC()
期未额
QM()
sQM()
wQM()
发生额
FS()
sFS()
wFS()
累计发生额
LFS()
sLFS()
wLFS()
净额
JE()
sJE()
wJE()
2、平面计算公式:
PTOT(某区域),如:
C10=C5+C6+C7+C8+C9表示为:
C10=PTOT(C5:
C9)
主要函数有:
数据合计->
PTOTAL();
平均值->
PAVG();
计数->
PCOUNT()
3、本表他页取数:
SELE选择函数的应用,例如:
本月损益表D6单元的值等于本月C6单元的值加上上月D6单元的值。
公式如下:
d6=C6+sele(D6,月@=月+1)
注:
●“月@”表示当前月,在本例中代表的是“本月”;
●“月”表示数据来源月,在本例中代表的是“上月”;
●“1”表示可变的常数,它等于“月@”减“月”;
●如果要手工录入公式,所有的标点符号和括号必须在英文状态下录入
设计报表的格式
设计报表的两种操作步骤:
一、新建→[格式]→表尺寸→列宽→选择区域→区域画线→设置组合单元(为标题)→录入标题→录入表样文字→修饰报表格式(字体、背景等)→保存
二、新建→选择[格式]→[报表模板]→选择[行业]与[报表]→确认→进行修改、修饰→保存
关键字的设置与录入
在[格式]状态下,定好关键字所在位置,单击[数据]菜单下[关键字]→设置→选择关键字→确认
在[数据]状态下,单击[数据]菜单下[关键字]→录入→录入相关的关键字内容→确认
UFO报表数据生成
计算表页
利用单元公式对表页进行计算:
点击“格式”标签转换到“数据”处理状态,录入关键字内容后,单击[数据]→[整表重算]
表页管理
1、增加表页:
报表格式编辑好后,每月只需要录入关键字,执行表页计算即可。
在数据处理状态下,[编辑]→[追加]或[插入]→[表页]。
2、删除表页:
在数据状态下,[编辑]→[删除]→[表页],输入表页号即可。
注意表页一经删除就不能恢复。
UFO报表日常应用流程:
1)登陆UFO报表。
2)打开需要的报表文件。
3)通过追加表页功能追加一张新的表页。
4)录入表页关键字(年、月、日、单位名称等)。
5)设定取数账套、会计年度。
6)在数据状态进行表页计算,生成报表数据。
7)检查报表数据的正确性(平衡关系或与总账科目账进行核对)。
8)进行打印上报。
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