金科股份公文管理办法Word文档格式.docx
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主要用“函”的形式。
三、下行文是上级部门向所属下级部门的行文,包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、函、纪要等。
根据发文的不同目的和要求,可以采取逐级行文、多级行文和直达基层等形式。
第四条按照公司实际情况公文分为党工委文件、纪委文件、监事会文件、红头文件、正式通知、纪要、通讯稿等。
一、党工委文件的应用范围:
(一)党委:
各二级党委、党总支的批复;
党委领导参加重大会议活动的发言及讲话;
党委组织或承办的重要活动及会议。
(二)工会:
由工会组织或承办的各项会议及活动。
二、纪委文件与监事会文件的应用范围:
集团纪委、监事会相关精神指示要求,分管的纪检监察部相关通报、警钟长鸣、宣讲通知、学习文件等。
三、红头文件的应用范围:
(一)对政府相关职能部门的上行文应使用红头文件。
(二)对所属内部机构的下行文中,如果内容是关于制度发布、人事任免、奖励与处罚,可以使用红头文件。
其余情况原则上不使用红头文件。
四、正式通知的应用范围:
原则上,除明确属于红头文件的应用范围的,其他公文均应采用正式通知形式。
五、纪要的应用范围:
记载、传达会议情况和议定事项均采用纪要形式。
六、通讯稿的应用范围:
具体、生动、形象的反映及宣传人物或事件。
第三章公文构成与格式
第五条公文的构成
公文一般由公文的行文加附件构成,行文部分一般按国家公文规范进行书写,附件部分则是该文件需具体详细阐述的内容。
对于某些简短的文件,也可以不需要附件,而直接将内容写入公文行文。
第六条排版规格
一、页边距:
上为3.7CM,下为2.1CM,左为2.8CM,右为2.97CM。
二、纸张:
A4,宽21CM,高29.7CM。
三、行:
每页22,跨度30.75磅。
四、字符:
每行28,跨度15.4磅。
五、行距:
固定值24磅。
第七条公文格式各要素编排规则
一、版头:
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头,包括:
(一)份号:
份号是指公文份数的顺序号,如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
(二)秘密等级和保密期限:
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;
保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。
(三)紧急程度:
如需标识紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
(四)发文机关标志:
由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成,在对外向政府机关报送文件时,则取消“文件”二字,使用发文机关全称;
在向公司下发文件时,则加“文件”二字。
发文机关标识使用宋体字,用红色标识。
字号以醒目、美观、庄重为原则,但一般应小于22mm×
15mm(高×
宽)。
联合行文时应将主办机关排列在前,“文件”二字应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
(五)发文字号:
发文字号由公司名、系统(或项目名)、种类、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;
年份、序号用阿拉伯数码标识;
年份应标全称,用六角“〔〕”括入;
序号不编虚位(即1不编为01)。
公司名规范简称:
发文单位
公司名规范简称
集团
金科股份
内江公司
内金科
集团总部
金科总部
北京公司
京金科
重庆公司
渝金科
山东公司
济金科
涪陵公司
渝金科科润
青岛公司
青金科
永川公司
渝金科上尊
新疆公司
新金科
开县公司
渝金科骏耀
陕西公司
陕金科
遵义公司
遵金科
云南公司
云金科
江苏公司
锡金科
金科物管
金科物业
江阴公司
澄金科
源昊装饰
渝源装
苏州公司
苏金科
天豪门窗公司
渝天豪
湖南公司
湘金科
园林公司
渝园林
郴州公司
郴金科
重庆金科大酒店
渝金科酒店
四川公司
蓉金科
涪陵金科酒店
涪金科酒店
备注:
如新增地产公司,则新增公司的公司名构成为当地的简称+金科。
(六)签发人:
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文机关标志下空2行位置。
“签发人”三字及签发人姓名均用3号仿宋体字。
二、主体:
置于红色分隔线(不含)以下的各要素统称主体。
包括:
(一)标题:
一般用2号宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;
回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(二)主送机关:
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
(三)正文:
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋字体,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空2字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注。
正式通知中如有翻页,则必须在第一页标识分隔线。
(四)附件:
如有附件,在正文下空l行左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.《×
×
》);
附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
(五)成文日期和印章:
1.加盖印章的公文:
成文日期右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
印章用红色,端正、居中下压成文日期,使成文日期居印章中心偏下位置,不得出现空白印章。
2.加盖签发人的公文:
单一机关制发的公文加盖签发人签名时,在正文(或附件说明)下空2行右空4字加盖签发人签名章,签名章左空2字标注签发人职务,以签名为准上下居中排布。
在签发人签名下空1行右空4字编排成文日期。
签名章用蓝色。
3.特殊情况说明:
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
(六)附注:
如有附注,居左空2字加圆括号排在成文日期下一行。
三、版记:
置于主题词以下的各要素统称版记。
(一)版记中的分隔线:
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线,中间的分隔线用细线。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
(二)抄送机关:
如有抄送机关,一般用4号仿宋字体,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1字编排。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。
既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
(三)印发机关和印发日期:
印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体,编排在末条分隔线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
(四)版记中的分隔线:
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
(五)版记的位置:
版记应置于公文最后一面的最下面的位置,且必须在偶数页上,如公文内容很短,即使首页可以放下版记内容,版记也必须移到第2页上,即使第2页除了版记没有任何内容。
版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
(六)页码:
用4号半角宋体阿拉伯数码标识,编排于版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;
一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
公文的版记前有空白页的,空白页和版记均不编排页码。
(七)公文中的横排表格:
A4表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
第四章公文管理流程
第八条拟稿
拟稿由集团总部各中心(部门)或所属公司的相关部门拟稿人员自行拟订。
第九条审批流程
一、发起审批:
拟稿单位拟稿人在文件草拟完毕后发起网上审批流程。
二、审核:
拟稿部门负责人对公文初稿进行审核。
三、审批:
集团总部或所属公司领导按权责手册对公文初稿审核、会签意见进行审阅,并作出明确批示。
四、复核、校对:
由集团总裁办公室或所属各公司人力资源与行政部负责人或指定专人根据领导审批意见对公文的内容、格式进复核、校对。
五、文件的签发:
文件通过审批后由集团总裁办公室公文管理人员依序对集团公文文件编号并下发。
所属各公司的公文由本公司人力与行政部公文管理人员依序对本公司公文文件编号并下发。
第十条打/复印操作规范
文件处理过程中,涉及大量的打/复印操作,这些工作应遵循以下规范:
一、打/复印工作由需打/复印人自行操作,前台文员应对复印操作进行指导监督。
二、打/复印必须按照设备要求的方法进行操作,对于操作较为复杂的设备,应由设备采购或管理人员制作一份操作指南帖在设备上,便于使用人查阅。
三、为了节约用纸,所有文件在打/复印时要求进行双面打/复印。
四、任何人员严禁使用公司的设备打/复印私人资料,外来人员需复印的应实行有偿服务,由前台文员代为操作并收取复印费和进行登记。
第十一条存档
公文管理人员完成发布后文件的归档:
一、电子归档应在文件发布成功后实时归档。
二、书面归档应在5天内完成。
第五章收文管理
第十二条责任部门
集团总裁办公室及各公司人力资源与行政部负责本公司外来文件(包括集团总部及各所属公司间的往来文件)的收文管理。
第十三条收文管理流程
一、签收登记:
集团总裁办公室和各公司人力资源与行政部对所收到的外来文书在“收文薄”中进行登记(如果是网上发布的文件,可打印成书面文书并加盖收文章后登记)。
二、分送:
由公司或人力资源与行政部对外来文件按性质、内容和要求分类,并附上“外来文件传签单”及时送达有关领导或部门。
三、批办:
收到文书的有关领导或部门,须在文书处理意见单上批示处理意见,并指明承办人员和办理时限。
批办部门按限时回复制,特殊事件应在一日内回复;
紧急事件在2日内回复;
一般事件在7日内回复。
四、承办:
承办部门或人员须按批办事宜予以办理,执行限时办结制。
五、督办:
各公司人力资源与行政部或有关领导对承办部门或承办人员所承办的公文事宜予以督办,直至办妥。
六、外来文件处理完毕后,必须归档保存。
第六章罚则
第十四条集团总裁办公室负责对本办法的执行并对所属各公司进行监督检查。
第十五条如发现任何人员违反以上规定的,按以下方式进行处罚:
一、正式文件的正文页出现格式和内容错误的,以及未严格按发文范围的要求发放文件的,按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分。
二、正式文件的附件页出现内容错误的,以及文件审批表上确定的发文范围有问题或错漏的,按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分。
三、不按规定进行双面打/复印的,按10元/页的标准处罚相关责任人。
第七章附则
第十六条本办法由集团公文主管部门负责解释、修订。
第十七条本办法自发布之日起施行,2012年6月26日发布的《金科股份公文管理办法》(2012修订版)同时废止。
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8.《上行文文件模板》
9.《通讯稿模板》
10.《函件模板》
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