英语商务信函结构Word格式文档下载.docx
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(7)写信人签名或签署(thewriter’ssignatureanddesignation)
(8)注意事项(theattentionline)
(9)事由、标题(thesubjectline)
(10)经办人代号(thereferencenotation)
(11)附件(theenclosure)
(12)抄送(thecarboncopynotation)
(13)附言(thepostscript)
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至e-mail地址。
信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。
质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。
经常以“ourref”和“Yourref”来区分。
它的位置一般是在信头的右边。
而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。
在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。
英国的日期标示法是“24thmarch.20XX”,而美国的日期标示法则是“march24,20XX”。
月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,
紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dearsir,Dearsirs或gentlemen,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。
在Dearsir或Dearsirs后面用逗号,而在gentlemen后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;
语法正确,切中要点;
段落划分明确,每段集中于一个话题;
打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。
尤其注意页边空栏,它是信文的框架。
信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。
它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。
传统的结尾敬语有:
Yoursfaithfully,Yourstruly(多用于美国)等,也有人用倒装的
Faithfullyyours,Trulyyours等。
结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。
如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。
公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。
这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:
Fortheattentionof或简单的Attention,下面一般要加上横线。
当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。
它在开头称呼语以上两行。
除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。
经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。
是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。
写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。
经常使用的形式有:
enclosure,enclosures,encl.,enc.等。
抄送在附件以下两行。
抄送有明、暗两种方式。
明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。
暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。
如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。
因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。
这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:
选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;
结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。
布局好的信件是双方交易的好的开始。
一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
篇二:
英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。
混合式:
每一段的首行缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式:
信的所有内容都靠左,段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法,由以下几个方面组成:
(1)信头Theheading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
(2)编号和日期Thereferencenumberandthedate
方便以后查信使用。
Yourref:
(你方编号)ourref:
(我方编号)
日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。
日期的英式写法是日、月、年;
美式写法是月、日、年。
为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。
比如may,1998(美式写法);
1,may,1998(英式写法)。
(3)信内地址Theinsideaddress
与信封上的收信人名称和地址相同,通常打印在信纸的左侧,低于日期位置2—4行,也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改用繁写及缩写,如company与co.之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。
收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓Thesalutation
在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dearsirs”;
称呼企业,公司的妇女组织常用madams,Ladies;
无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。
收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如mr.(先生),mrs.(夫人),miss(小姐),hon(用于称呼市长、部长、大使等),pres.(总经理、会长、总统等),prof.(教授)等等。
(5)开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
(6)正文Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语Theclosingsentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”
等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
(8)结束语Thecomplimentaryclose
英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:
YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等;
若收信者为个人,则常用:
Yourssincerely,sincerelyyours等。
需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署Thesignature
签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章,用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有:
chairmanoftheboardofdirectors(董事长),president或genera1manager(总经理),Director(董事),standDirector(常务董事),manager(经理),headofDepartment(职员),manageress(女经理),
headofaDepartment(处长),sectionchief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。
(10)、附件enclosure
如果信中有附件,应在左下角注明encl.或enc.。
例如:
encls:
2Invoices
enc.:
1b/Lading
(11)其它
商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:
①写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在subject底下划横线,以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用p.s.(postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:
日期may,20,1998,收信人mach格式;
结构
[中国图书分类号]h315[文献标识码]b[文章编号]1008-9144(20XX)06-0078-01
我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。
wTo的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。
作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。
对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
商务英语书信有自己独特的格式与结构。
虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。
一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:
根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。
现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。
它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。
但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(themodifiedblockedform),即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。
一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。
但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至e-mail地址。
信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。
质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。
在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。
英国的日期标示法是“24thmarch.20XX”,而美国的日期标示法则是“march24,20XX”。
月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,
紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dearsir,Dearsirs或gentlemen,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。
在Dearsir或Dearsirs后面用逗号,而在gentlemen后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;
语法正确,切中要点;
段落划分明确,每段集中于一个话题;
打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。
尤其注意页边空栏,它是信文的框架。
信文多用单行距,有些短信可用双行距。
它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。
传统的结尾敬语有:
Yoursfaithfully,Yourstruly(多用于美国)等,也有人用倒装的
Faithfullyyours,Trulyyours等。
结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。
如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。
这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:
Fortheattentionof或简单的Attention,下面一般要加上横线。
当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。
除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。
经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
enclosure,enclosures,encl.,enc.等。
明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。
暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。
因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:
选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;
结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。
一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
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