项目会议例会作业指导书Word格式.docx
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1.目的
为了落实搏地世纪中心项目的年度生产经营工作目标,协调公司内部的工作,落实公司总部的各项指标,规范会议管理,提升会议效率、加强会议决议执行力度,特根据公司相关制度,编制本作业指导书。
2.适用范围
适用于XX世纪中心项目工程部的会议管理。
3.术语和定义
3.1部门周例会、月例会
3.2专题讨论会就专项工作思路、方向等的探讨或意见收集,不一定形成结论性意见。
例如:
各类专项决策前的碰头会、各类交底会、各类座谈会/沟通会等。
3.3早会每个工作日上班后组织的简短会议,目的为沟通协调保证例会的目标能顺利进行,要求会议一般不超过20分钟。
会议不做纪要。
4.职责
4.1工程部土建管理人员负责本会议制度的执行监督。
4.2各参会人员需按照会议要求做好会议准备,准时参加会议。
5.程序
5.1周(月)会议时间、会议地点、参会人员
会议时间
会议地点
参会人员
周例会
每周五下午2:
00
项目公司
部门经理
工程部全体人员
月度会议
(与每月最后一次周会同时召开)
下午2:
工程副总
5.2例会会议前期准备
5.2.1每周例会前一天下午16:
00前工程部所有人员须将《项目公司工程人员周(月)报》(附件三)印稿和电子版统一交至工程指定专人,工程部专人将各人员计划汇总后,编制为《项目公司计划管理周(月)报》(附件四)在周五9:
30分前汇总至工程部经理处,11:
00前工程部经理审批完毕。
各专业工程师《项目公司工程人员月报》须在月度会议前一天下午1:
00前交至工程部专人,下午4:
00前提供汇总资料,工程部经理审核完毕后,报工程副总审批。
5.2.2会议召开前将审核完毕的周报分发至每工程部全体人员。
5.2.3会议纪律
5.2.3.1与会人员必须准时到场做好《会议签到表》(附件二),会议主持者(周会由工程部经理主持、月会由工程副总主持)在会议正式开始后应停止签到。
5.2.3.2因故不能参加会议或需迟到,应提前取得会议主持人批准。
5.2.3.3与会者应在会议开始前就坐,会议期间不得随意出入。
会议进行中应将手机关闭或调至成震动,接听电话应尽量简短。
5.3会议召开程序
5.3.1会议由会议主持人主持;
5.3.2成效先由各专业工程师介绍上周计划有无未完成工作,如有未完成工作,分析原因,已采取措施,并决定对策;
5.3.3由各专业工程师介绍上周完成工程质量情况,如有质量问题,分析产生原因,已采取措施、成效,并决定对策。
5.3.4由各专业工程师汇报下阶段工作计划,工作难点,相应的对策。
5.3.5由各专业工程师提出需要配合的上下游的工作,并讨论决定;
5.3.6由会议主持人进行会议总结。
5.4会后资料上报
5.4.1会议结束后由专人在当日根据会议内容整理部门的《例会纪要》(附件一),经会议主持人审批后,发与会人员及会议纪要相关部门。
5.4.2会议结束后,次工作日上午9:
00前,将《会议纪要》、《会议签到表》、《项目公司工程人员周(月)报》、《项目公司计划管理周(月)报》报工程部资料员备案。
5.4.3《项目公司计划管理周(月)报》由专人负责根据《例会纪要》调整完成后,在例会召开后的次工作日上午9:
30前报项目公司办公室。
6.表单
《会议纪要》(附表一)
《会议签到表》(附表二)
《项目公司工程人员周(月)报》(附表三)
《项目公司计划管理周(月)报》(附表四)
附表一搏地世纪中心项目
例会纪要
编号:
HLZY-GCJY-11-
会议名称
与会人员
主持人
记录人员
会议内容
序
计划完成时间
下周工作计划(年月日~年月日)
责任人
闭合完成情况及说明
计划外完成情况
1
2
下周计划需配合的内容或可能存在的不利因素
确认人:
审批人:
拟稿:
主送:
抄送:
附表二搏地世纪中心项目
会议签到表
编号:
参加会议人员签到
姓名
单位(部门)
职务
联系电话
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
附表三项目公司工程人员周(月)报
年月(第周)实际计划完成情况
项目公司:
制表人:
制表时间:
年月日共页
号
工作事项
输出成果
完成日期
责任人/落实人
集团配合部门/配合人
延误原因
备注
计划
实际
工程部(本月实列计划项,实际完成项,完成率%)
上周(月)份计划内工作安排及落实情况:
上周(月)份计划外工作安排及落实情况:
上周/月度关键节点达成情况(本月到期节点计划项,实际完成项,完成率%)
年月(第周)工作计划
考核人
工程部(本月实列计划项)
五
下周/月需协助事宜
六
其他
审批栏
部门负责人签名
配合部门负责人签名
计划审批
完成情况审核
附表四项目公司计划管理周(月)报
确认人签名
审批人签名
计划情况
完成情况
注:
红色部分为上周滞留工作及原因
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