海典操作流程.docx
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海典操作流程.docx
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海典操作流程
计算机信息系统操作规程
1.目的:
为了规范计算机信息系统操作管理
2.依据:
《药品经营质量管理规范》(2012年)及附录
(二)
3.范围:
计算机系统的操作使用管理
4.内容:
4.1职责:
4.1.1质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程,制定或审核各岗位相关人员操作权限。
4.1.2信息部设定相关人员的权限和密码。
在人员调动和调整时应锁定权限和密码。
4.1.3各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。
并保管好自己的密码,不得相互借用,否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。
4.1.4办公室负责各部门及岗位配置,负责人员的调配。
4.2操作
4.2.1打开计算机。
4.2.2打开管理软件信息系统,输入用户名和密码。
4.2.3进入对应操作界面。
4.3首营企业审批
4.3.1路径:
质量管理-首营供应商
4.3.2说明:
第一次和供应商合作,要做首营供应商,审核后,才能转为正式供应商。
功能按钮说明:
∙【生效】:
生效首营供应商。
∙【作废】:
将未生效的供应商作废,作废后不能再使用。
∙【转供应商】:
将生效的首营供应商转为正式的供应商。
∙【许可证】:
有许可证号、生产范围、生产地址等信息。
根据供应商真实信息进行填写。
4.3.3界面浏览:
首营供应商生成方式,是在首营供应商页面添加。
状态:
分为未审核、生效、作废三种状态,根据用户对单据的操作更改。
【填报部门】:
录入首营供应商资料的部门。
【批审日期】:
生效日期。
【转正日期】:
转为供应商的日期。
【供应商编码】:
不可输入,转为供应商时系统自动生成。
【企业类型】:
分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。
【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息,有权限的人员才能进行操作。
4.3.3操作:
4.3.3.1点击【添加】,输入首营供应商信息。
∙必填项:
供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意见、质量部经理意见、采购经理意见。
4.3.3.2输入完成后点击【保存】。
∙未审核状态的单据能修改信息。
4.3.3.3审核:
采购—质管—质量负责人【说明】:
审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。
4.3.3.4查找出需要审核的单据,点击【生效】。
∙审核后的单据不能再进行修改操作。
∙审核后,单据状态为生效。
4.3.3.5转供应商:
【说明】:
将生效的首营供应商转为供应商。
∙生效后的首营供应商才能转为供应商。
已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。
4.4首营品种4。
4.4.1【路径】:
质量管理-首营品种4.4.2【说明】:
第一次购进的商品,要做首营品种审批,审核后,才能转为正式商品。
功能按钮说明
∙【生效】:
生效首营品种。
∙【作废】:
将未生效的首营品种作废,作废后不能再使用。
∙【转商品信息】:
将首营品种转为正式的商品。
4.4.3界面浏览:
∙首营品种生成方式,是手动录入信息。
字段讲解:
∙【编号】:
保存信息时系统自动生成。
∙【单据状态】:
分为未审核、生效、作废三种状态,根据用户对单据的操作更改。
∙【填报部门】:
录入首营品种资料的部门。
∙【商品编号】:
有两种生成方式,一种是手动输入,一种是保存信息时系统自动生成。
∙【品名】:
厂商所给药品的名字。
∙【首营品种类型】:
分为新品种、新规格、新剂型等类型。
∙【化学名】:
例如:
“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”,那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。
4.4.4操作:
点击【添加】,输入商品信息。
∙必填项:
供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数、产地、申请原因、采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。
输入完成后点击【保存】。
∙未审核状态的单据能修改信息。
审核:
审批完成后,点击【生效】,【说明】:
审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。
∙审核后的单据不能再进行修改操作。
∙审核后,单据状态为生效。
转商品信息:
入基础数据库,将生效的首营商品转为正式商品。
∙生效后的首营商品才能转为商品信息。
∙已经转为正式商品的首营商品不能再转。
注:
在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。
在【系统设置】-【系统参数设置】中设置,参数名称:
若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。
4.5客户资质审批表
4.5.1【路径】:
质量管理-客户资质审批表
4.5.2【说明】:
第一次合作的客户,要做首营客户,审核后,才能转为正式客户。
功能按钮说明
∙【生效】:
生效客户。
∙【作废】:
将未生效的客户作废,作废后不能再使用。
∙【转客户】:
将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。
4.5.3制作:
点击【添加】,录入客户信息。
∙必填项:
填报日期、客户名称、客户编号。
所有信息按客户真实信息进行填写。
输入完成后点击【保存】。
∙未审核状态的单据能修改信息。
审核:
审核单据后,单据才会生效,需要有权限的人进行操作。
点击【生效】。
∙审核后的单据不能再进行修改操作。
∙审核后,单据状态为生效。
转客户:
点击【转客户】。
【说明】:
将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。
∙生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。
∙已经转为正式商品的首营商品不能再转。
4.6基础资料:
4.6.1商品资料是所有业务数据的基础4.6.1.1【说明】:
主要用于维护商品信息,供应商信息等资料的模块。
4.6.1.2【路径】:
基础资料->商品资料
∙商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。
∙点击页面上的【添加】后,才能开始添加商品。
∙使用查询功能查看已录入系统的商品。
【说明】:
药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。
4.6.1.3基本信息
∙必填项:
商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。
∙有过销售记录的商品不能更改商品性质。
字段讲解:
∙【商品编码】:
商品在系统中的标识。
在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商品编码长度以及是否生动生成商品编码。
∙【商品状态】:
分为作废和使用两种,为下拉选项。
录入至系统的商品不能进行删除,设置作废后,商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。
∙【商品性质】:
分普通商品、捆绑销售商品、联营商品三种。
为下拉选项。
默认为普通商品。
∙【经营方式】:
分购销、代销、联营三种,为下拉选项。
默认为购销。
∙【条形码】:
厂商在药品出厂时给药品设置的编码。
手动录入商品条形码或使用条码扫描器录入系统。
一个商品资料能录入多个条码,使用逗号“,”隔开。
∙【商品名称】:
厂商所给药品的名字。
(例如:
“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”那么在商品名称处可以填写“氨酚伪麻美芬片(白加黑)”)
∙【助记码】:
商品名称每一个字的第一个字母,输入商品名称后自动生成助记码。
便于用户检索商品。
∙【商品产地】:
商品的生产地。
∙【相近商品】:
当前录入药品性质相似的药品。
(输入商品编号,已逗号“,”隔开)
∙【标准单位】:
药品的单位,默认为盒。
∙【中包装量】:
商品一个中包装含有多少个标准单位。
(如:
一条安比仙有5盒,则中包装数为5。
)
∙【拆零属性】:
设置商品是否能拆零销售。
分不可拆零、可拆零销售、可整条销售三种。
∙【销项税率】:
销项税是增值税里面的一项,卖出药品需计算销项税,通常有17%、13%和0税率三种。
为下拉选项。
∙【采购状态】:
商品是否能采购。
分正常采购、停止采购两种方式,默认为正常采购。
停止采购后,将不能自动生成采购计划。
商品能继续销售。
不能在商品资料中修改商品采购状态,需要在【采购入库】--【停止恢复采购单】中做单据控制采购状态。
∙【销售状态】:
商品是否能销售。
分为正常销售与停销两种状态。
不能在商品资料中修改商品销售状态,需要在【质量管理】--【停止恢复销售单】中做单据控制销售状态。
4.6.1.4扩展信息
【说明】:
药品的商标、批准文号、注册证号等信息。
字段讲解:
∙【商标】、【主要成分】、【批准文号】、【化学名称】等字段按商品信息填写。
∙【采购员】:
该药品由哪位采购员进行采购。
4.6.1.5自定义分类
【说明】:
药品的分类。
按功能主治、按剂型、经营范围分类。
可以设定特定条件。
∙选择自定义分类后,方便于一些报表的查看,与查询药品。
∙带“*”号的字段为必填项。
在【系统设置】--【类别组】中设置类别是否为必填项。
4.6.1.6价格信息
∙价格录入并保存后,不能修改商品价格。
只能在【价格管理】--【调整售价单】中做单据调整售价、在【价格管理】--【调进价单】中做单调整商品进价。
∙在存在多个价格组的情况下,可以根据不同的组,给予不同的价格。
∙必填项:
初始进价或最新进价、零售价。
货位设置
【说明】:
药品在仓库中的摆放位置
:
∙填写完商品信息后,点击【保存】。
∙修改商品信息点击页面上的【修改】。
∙功能按钮说明查看基本操作
4.6.2供应商信息
4.6.2.1【路径】:
基础资料->供应商信息
功能按钮说明:
∙【浏览】:
浏览所有供应商。
∙【明细】:
查看当前选中供应商明细。
∙【屏蔽作废】:
勾上该选项后,查询所有供应商时,不显示已作废的供应商。
∙【委托范围】:
控制供应商销售药品范围。
∙【经营范围】:
当前供应商经营药品范围,分为普通药品和中药饮片。
∙【可供品种】:
在供应商处有过购进记录的商品,自动记录至可供品种。
∙【结算部门对应】:
一个供应商能有多个结算部门。
∙【对应分类】:
供应商对应组(例如:
区域)
∙【供应商证照】:
根据供应商证照信息,入库时,判断供应商对应的商品证照是否过期
∙【链接】:
在各个模块之间进行链接,举例说明它的使用方式,当我们进入商品信息模块并查询到某个商品的信息时,通过链接功能我们可以进入其它模块以便查询到该商品入库,批发销售,调价等业务情况。
4.6.2.2界面浏览:
字段讲解:
∙【编码】:
供应商在系统中标识。
有手动录入与自动生成两种方式。
(在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制供应商编码长度。
参数名称:
供应商编码长度)
∙【结算部门】:
一个供应商能有多个结算部门。
(在【基础资料】-【供应商结算户清单】中维护结算部门)
∙【类型】:
分商业单位和生产厂家两种,为下拉选项。
∙【注册地址】:
供应商注册地址。
∙【付款方式】:
有月结、到货付款、代销等多种结款方式,为下拉选项。
∙【是否进货审批】:
有是和否两种选项。
选择是,在该供应商处购进药品时,需要先做进货审批单。
∙【地区】:
供应商所在地区。
∙【在途天数】:
药品配送天数。
∙【纳税类型】:
分一般纳税人和小规模纳税人两种选项。
∙【应付款单元】:
结款时,是按单品,还是单据进行结款。
分按单品管理和按单据管理两种选项。
∙【资信天数】:
付款天数。
在规定时间内没有结完款,不能再下订单。
∙【信用额度】:
欠款超过输入额度,不能再下订单。
∙【我方采购员】:
为下拉选项。
∙【状态】:
分正常、作废、停止采购、停止结款四种状态。
4.6.2.3点击【添加】,输入供应商信息。
∙必填项:
编码、名称、类型、付款方式、是否进货审批、纳税类型、应付款单元、我方采购员。
∙类型、付款方式、是否进货审批、地区、纳税类型、应付款单元、信用额度、结款卡、状态、初始创建人、创建时间字段都有初始值。
∙根据供应商真实信息填写。
4.6.2.4点击【保存】。
4.6.2.5委托范围:
【说明】:
控制供应商销售药品范围。
在页面,点击【委托范围】。
设置了委托范围后,不在委托范围内的商品不能购进。
(在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。
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