Outlook使用与技巧文档格式.docx
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Outlook使用与技巧文档格式.docx
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黄运林
上海万科
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王向新
南京万科
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徐朝晖
北京万科
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汪锐
沈阳万科
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大连万科
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荆文刚
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孙万春
成都万科
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黄剑龙
注意:
在上述列表中没有列的分公司都采用总部的邮件服务器来发送/接收邮件,即:
在ExchangeServer处填写mail1-vs或mail2-vs
在本说明中使用mail1-vs,缺省邮箱名为登陆用户名,如下图:
c)点击“完成”完成邮箱配置,系统自动登陆Outlook。
在此处如果域中存在与你邮箱名字重名的用户,系统将显示这些用户的名字让你选择,并且如果你没有足够的权限,你将无法浏览服务器上的邮件资源(缺省情况我们赋予用户本机管理员权限)。
2Outlook个人文件夹的配置:
2.1什么是个人文件夹?
个人文件夹是Outlook存储邮件、日历、便签等所有Outlook信息的文件。
2.2为什么要添加个人文件夹?
a)如果不添加个人文件夹,你所接收到的邮件是存储在服务器上的,并没有存储在你本地的计算机上,当网络连接出现问题时,你将无法查看存储在服务器上的邮件。
b)将邮件接收到本地,浏览邮件的速度将会提高,因为无需受网络速度影响。
c)如果将邮件存储在服务器上,那么当邮件过多时,服务器性能将受到严重影响,甚至没有办法保证邮件的正常收发。
d)建立个人文件夹可以方便数据备份。
邮箱配置完成后,你已经可以浏览存储在服务器上的邮件,这时我们还需要配置个人文件夹,将服务器上的邮件接收到本地,方便邮件的浏览、管理和备份。
添加个人文件夹方法如下:
a)打开outlook------选择“工具”------“服务”------“添加”------“个人文件夹”------“确定”------将个人文件夹存储在硬盘的某一路径------给个人文件夹起名(如下图)。
我们建议:
(1)个人文件夹不要存放在系统所在盘区,最好在系统以外的盘区建立新的邮件存储区,
如:
建立新文件夹Mail,然后在Mail里面建立个人文件夹。
(2)个人文件夹名称最好能一看便知道是什么时候的邮件。
如:
020101-020630.pst(2002
年1月1日到2002年6月30日的邮件)。
b)然后选择“打开”即可,你会发现在outlook------“工具”------“服务”中又多了一个个人文件夹,到目前为止,新邮件并不会自动传递到你刚刚所建的个人文件夹,要使邮件传递到新建立的个人文件夹中,请参看将服务器上的邮件下载到本地的操作方法.
为了能更清楚的在outlook文件夹列表中区别出来多个个人文件夹中邮件的信息,我们将对新建立的个人文件夹改名
请注意:
你刚才建立的个人文件夹名称并不是在outlook文件夹列表中显示的名称,你最好做如下修改,否则在Outlook文件夹列表中你所建立的所有个人文件夹都叫做个人文件夹,你将很难区分某个个人文件夹中的邮件内容)。
(1)打开outlook您会发现文件夹列表中多了一个个人文件夹,我们选择它,右键选择“属
性”------“高级”在名称栏目中填写个人文件夹名称如:
个人文件夹(0101-0630)------“确定”。
(2)再到outlook文件夹列表中,发现个人文件夹名称已经改变。
3将服务器上的邮件下载到本地
将邮件从服务器下载到本地个人文件夹的方法如下:
3.1服务器上的邮件容量小于等于600M
如果您的邮箱大小在600M以内(我们希望每个个人文件夹大小不要超过600M,否则在刻录光盘进行备份的时候将十分不便,并且,个人文件夹过大,将对邮件的读取速度造成不利影响),将可以直接通过改变传递位置将服务器上的邮件接收到本地个人文件夹,如果大小超过600M,我们主张您建立多个个人文件夹,将服务器上的邮件按照时间段拖到多个个人文件夹中,每个个人文件夹容量不超过600M。
具体方法如下:
a)首先,添加个人文件夹,然后将服务器上的邮件传递到新建的个人文件夹中,方法如下:
●
打开outlook----选择“工具”----“服务”----“传递”-----在下拉列表中选择您刚才建立的
个人文件夹(如:
个人文件夹020101-020630)“确定”即可。
b)重新启动outlook,出现问题提示框时按确定即可,服务器上的邮件将自动传递到新建的个人文件夹中。
首次邮件从服务器传递到个人文件夹中将需要一定的时间。
(时间长短取决于您在服务器上邮件的多少)
3.2服务器上的邮件容量大于600M
对于服务器上的邮箱大小超过600M的用户,我们建议将服务器上的邮件分时间段存储在不同的个人文件夹中。
可建多个个人文件夹,然后将服务器的邮件按照不同时间段拖到某个个人文件夹,每个文件夹容量最好控制在600M以内。
大家可能希望将服务器上邮箱的收件箱里的邮件拖到本地个人文件夹的收件箱,但是新建立的个人文件夹下面并没有收件箱文件夹和一些其他的个人文件夹,这时可以新建立这些文件夹,方法如下:
a)打开outlook,选择文件夹列表中您想要从服务器上传递邮件的个人文件夹,右键选择新文件夹-----输入文件夹名字即可(如:
您想将2002年1月到2002年6月的邮件导入到020101-020630个人文件夹中就可以在个人文件夹(020101-020630)下建立一个名称为“020101-020630邮件”的新文件夹)。
您可以将服务器上的邮件传递到这个新文件夹。
如下图:
b)邮件从服务器上拖到本地个人文件夹的方法如下:
(1)打开Outlook文件夹列表,选择收件箱(服务器邮箱的收件箱)选择想要导到本地的信件(我们建议:
由于邮件太多,要分批导入,按时间段导入:
比如我们选择2002年8月到2002年10月的邮件,方法是选择8月第一封邮件,然后按住“Shift”键选择10月份最后一封邮件,这样8月到10月份的邮件就都选择了,然后鼠标右键选择“移至文件夹”选择目标文件夹(我们选择个人文件夹的收件箱文件夹)确定即可,如下图:
随后将出现文件转移进度画面。
(2)您可根据邮件的不同时间段,将服务器上的邮件导入到多个个人文件夹中,具体要新建几个个人文件夹需要考虑您服务器上邮件的总容量大小,原则是每个个人文件夹大小不超过640M。
(3)对于一些其他的文件夹,如:
便签、已发送的文件夹、还有您在服务器上自建的一些文件夹等也可以参照上面的方法建立同名新文件夹然后将服务器上的相关内容导入新建立的同名新文件夹中。
在将服务器上的邮件接收到本地文件夹后,你在服务器文件夹上所建的一些规则将丢失,你必须重新建立这些规则。
4附加邮箱的开启
有些用户需要在Outlook中开启多个邮箱,以方便进行邮件的阅读和相关操作,开启附加邮箱时一定要有附加邮箱的管理权限(关于权限设定,请与本地网络管理员联系),具体添加方法如下:
a)打开Outlook选择“工具”------“服务”------“MicrosoftExchangeServer属性”------“高级”在打开下列附加邮箱右边按“添加”输入附件邮箱的地址确定即可,加入后附加邮箱将显示在Outlook文件夹列表中。
具体操作如下图:
b)添加附加邮箱后,Outlook文件夹列表中将显示多个邮箱。
5使用Outlook注意事项:
(1)Outlook个人文件夹是Outlook邮件和其他文件夹(收件箱、便签、发件箱等)存储的位置,是存储在本地机器的最重要的Outlook数据资料,个人文件夹大小不能超过或接近2G,否则很容易发生损坏,造成数据全部丢失而无法修复。
我们的建议:
a)每个个人文件夹大小控制在600M左右(方便刻录光盘进行数据备份,并且读取速度较快,当个人文件夹超过1G的时候,读取邮件速度将可能受到影响,当个人文件夹过大时,请重新建立一个个人文件夹,具体方法如前面所示。
具体查看个人文件夹大小和存储位置的方法如下:
个人文件夹大小的查看方法:
打开Outlook------选择要查看的个人文件夹------右键单击“属性””-----点击“文件夹大小”出现以下画面:
在总计大小处将显示文件夹大小:
273650K=273M。
Outlook个人文件夹容量大小以K为单位,其中的换算关系如下:
(1000K=1M(兆),1000M=1G)
个人文件夹存储位置的查看方法:
打开Outlook------选择要查看的个人文件夹------右键单击“属性”-----点击“高级”------出现以下画面,在名称处显示的为Outlook文件夹列表中此文件夹的显示名称,路径处为此文件夹在本机的存储位置。
b)我们建议,定期查看邮件,当有些邮件已经不会再使用时,我们建议清除此邮件,
以节约硬盘空间。
c)定期备份重要邮件,以免计算机发生故障时无法恢复。
d)当outlook面板中有多个个人文件夹时,我们建议将不使用的个人文件夹关闭(方法为选定该文件夹----右键“属性”----“关闭”即可)。
e)如果想采用光盘刻录方法来备份个人文件夹的用户,请限制个人文件夹大小不要超过640M。
再次说明,个人文件夹大小一定不能接近或者超过2G,否则造成的个人文件夹损坏将很难恢复,邮
件很可能全部丢失。
我们建议个人文件夹大小为600M。
此容量既能保证读写邮件的速度较快,也方便邮件的备份。
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