500强企业政府项目实施指导文档格式.docx
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2.6避免虚假陈述10
2.6.1合同要求的处理11
2.6.2审计和调查的处理11
2.7避免利益冲突11
2.7.1避免贿赂和回扣11
2.7.2商业招待和礼物12
2.7.3客户旅行程序13
2.7.4聘用政府雇员14
2.8违规行为的报告14
3.0XXX公司公共政策的表现14
3.1游说15
3.1.1政府采购事项15
3.2在公开听证会中作证16
3.3对政府官员视察的处理16
3.3.1竞选和政治拜访16
3.3.2邀请演讲和报酬16
4.0总结18
1.0介绍及范围
“XXX公司业务行为准则”就每位XXX公司雇员常见的问题提供指导。
但由于与客户有关的特有职责和规章,我们中与政府拥有的实体(GOE)客户(如第2.1条所定义)有业务关系的那些雇员,需要面对与其他XXX公司雇员不同的且可能更为复杂的法律和道德问题。
本文件是对“XXX公司业务行为准则”中关于我们政府拥有的实体客户的问题和相关职责的补充。
在我们处理与政府拥有的实体客户的业务关系时,了解并遵守业务行为准则和本文件并且在决策和行动过程中保持良好的判断力是对我们每个人的要求。
XXX公司在诚信和商业道德方面的良好声誉来之不易。
对XXX公司任何指引的违反都可能导致纪律处罚,包括开除。
公众对商业团体和政府之间关系的关注导致了必须对政府和商业团体之间互动行为进行规范。
我们必须对此保持谨慎。
我们的业务行为准则必须反映XXX公司根据法律为公众信任服务的承诺。
因此,您必须理解和遵守所有相关的法律和法规,同时应当有效的满足政府拥有的实体客户在商业和信息技术方面的要求。
您的上级管理层、公司的政府事务部、合同专家以及XXX公司律师会解答有关这些规则的解释和适用的问题并对产生的特定问题提供进一步的指导。
但是,仅仅遵守本文件和业务行为准则并不能确保您的行为符合所有适用于您所服务的政府拥有的实体客户的法律。
这些指导方针的某些部分可能或多或少地与您的日常活动有关(视您所服务的政府拥有的实体客户而定)。
2.0总则
2.1我们的政府客户
政府拥有的实体客户包括(i)政府(包括外国政府)或任何部门、机构、公共企业或者机构的任何官员或雇员;
(ii)国际公共组织的任何官员或雇员,或以上述政府、部门、机构、公共企业或机构或国际公共组织的官方名义行事的人;
以及(iii)任何受上述(i)和(ii)所述任何实体控制、拥有或者与该实体同受控制的私人公司;
以及(iv)任何受所在国公共采购法律和法规约束的实体。
特别是,政府拥有的实体客户包括:
●所有的公共实体、协会、团体、组织和基金及其任何部门、机构、公用企业或执行部门,无论其是地区性的、国内的、国际的(如联合国)、联邦的、州立的、当地的或市政的;
●公立学校、公用事业、被特许提供公共服务的组织、政府团体和其他公有或公共控制的经济实体。
私人拥有和控制的公共服务组织,例如私立学校、私人公用事业公司、私立医院和私立研究机构不属于政府拥有的实体客户;
以及
●美国联邦客户,可被具体定义为:
(i)美国联邦政府的任何行政、立法和司法部门;
(ii)美国政府的关联团体(如田纳西河流域管理局);
(iii)准政府组织(如史密森学会);
(iv)美国政府资助的国际组织(如世界银行);
以及(v)美国政府授权下的商业性企业,或者拥有管理运营承包商资格(MOC)的商业企业.
请注意,在将某个客户归类为政府拥有的实体客户时,XXX公司的市场领域划分规则并不是决定性的。
例如,一家银行或电讯客户直接或间接地由政府所有,且XXX公司将其归类为金融服务部或电讯部客户,但实质上其仍然是政府拥有的实体客户。
在某些国家,政府拥有的实体客户是通用商业或是其他部门的一部分。
此外,仅凭所有权不能决定客户的地位。
在某种情况下,即便某个客户的大部分所有权不为某一政府实体所拥有,但它仍可能被认为是政府拥有的实体客户。
在确定某个客户是否是政府拥有的实体客户时,要考虑一系列因素,例如:
客户的雇员是属于公职官员还是公务员?
该实体是否受政府实体的控制?
该客户的经营活动是否由政府实体提供资金?
该客户是否受当地公共采购规则的约束,或有权根据我们与政府机构的合同从XXX公司购买产品或服务?
如果上述一个或一个以上问题的答案是肯定的,则该客户很有可能被认定为政府拥有的实体客户。
最后,持有或投标政府合同的商业性企业也可能受采购法规的约束,这就可能要求该商业性企业将各类政府采购法规转而要求相关的分包商和供应商予以遵守。
如果您碰到这样的情况,您应当向合同专家或律师处获取协助。
您有责任在开展市场营销或销售活动前确定某个客户是否属于政府拥有的实体客户。
在需要时,您的管理层、政府事务部以及法律部能协助您作出决定。
2.2在政府客户环境下的市场营销活动
我们经常会在政府拥有的实体客户发出正式求购请求或招标,诸如提案请求(RFP)、参与/信息请求(RFI)或投标邀请(IFB))前,就与政府拥有的实体客户接触,以此作为政府市场调查和质量达标的必要方法。
但您从事的任何市场营销活动都不得规避或不应被视为企图规避采购法律和法规。
您有责任确认并遵守约束特定采购行为的法规和程序。
如果任何时候您认为您的行为可能被政府拥有的实体客户误解,您应使用XXX公司的信头纸,以书面方式作出澄清。
任何澄清在被交给政府拥有的实体客户之前应经管理层和/或法律部的审阅。
一般情况下,您可以向政府拥有的实体客户及其代表提供产品和服务信息,帮助他们明确要求、完善规格并证明建议的费用。
您还可以就我们的产品和服务提出关于条款、规格和评估标准的补充性建议。
但所有的建议都必须符合XXX公司关于与政府拥有的实体客户联系的程序。
除非XXX公司已被适当地授权为政府拥有的实体客户准备或协助准备求购文件,否则一般情况下,您只能在其他客户也能取得该等文件时,根据政府拥有的实体客户的要求审阅求购文件的样本。
同样的,除非XXX公司已被适当地授权准备求购文件,否则您不可以准备任何求购文件、提交任何匿名文件(白纸)或鼓励政府拥有的实体客户在XXX公司中标前签署涉及采购项目的协议。
此外,许多政府拥有的实体客户会限制先前参与求购文件制备的公司参加此后的投标。
在协助政府拥有的实体客户准备求购单前,您应确定XXX公司是否有兴趣参加任何此后的采购,以及在这种情况下协助准备求购文件是否会妨碍我们投标。
2.2.1信息的取得和使用
我们在一个高度竞争的环境中经营。
赢得或失去一份合同经常取决于我们取得并用于计划书中的正确信息的数量。
雇员工作的一个重要部分可能是取得这些信息。
但是,您必须保证我们对您搜集或收到的信息拥有合法的权利。
您不可以获取任何未向公众公开以及使用受到限制的口头或书面信息,包括政府计划和预算文件,除非您已经取得政府机构官员的事先书面同意。
同样的,在参与政府投标时,您不可以获取或试图获取政府拥有的实体客户或任何第三方保密的、与我们竞争者投标或政府拥有的实体客户的决定及其流程有关的信息。
这些要求同样适用于第三方,如顾问、分包商、部门成员、政府拥有的实体客户的前雇员以及其他人获取信息的行为。
如果您不能确定信息的状况,您有责任在获取这些信息前解决任何疑问。
如果您已经接收这些信息,您应在复制、使用或发布这些信息前与合同专家或律师一起解决任何问题/疑问。
2.2.2信息自由权
有时,为了了解我们在采购事务中的权利,获取信息是适当且必要的。
政府组织时常规定政府信息取得的各类制定法、法规和程序。
这些制定法通常被叫作“信息自由法”或“公共档案的取得”法律。
您在行动前必须使所有的行动请求经由法律部批准。
如果您被联系并被要求披露XXX公司的信息,您必须在行动前寻求法律部的建议。
2.3订单的取得
2.3.1唯一来源采购的处理
采购法规一般要求政府拥有的实体客户进行竞争性招标。
在大多数管辖区域内,唯一来源的采购仅在特殊情况下被许可,例如公共卫生和安全紧急情况或政府拥有的实体客户的内部技术评估决定作出特定产品或服务采购承诺。
您必须确保我们的市场营销努力不会违反法律或法规,或鼓励可疑的政府拥有的实体客户活动。
如果不利用良好的判断和敏感性进行处理,即便是法律可接受的唯一来源订单也会导致偏袒的出现。
这可能会导致竞争者的抗议、潜在的破坏性的公众批评以及使XXX公司面临法律责任。
就一般原则而言,在政府拥有的实体客户一贯对竞争采购规则作出经许可的例外,且我们并未做任何不当的事情以获得这种例外的情况下,我们接受唯一来源采购的合同。
然而,XXX公司在某些国家对单一来源采购采用了严格的指引。
因此,为避免差错,请在行动前和您的管理层以及法律部审核所有唯一来源采购和相关的市场营销活动和指引。
2.3.2投标反馈文件
当您收到政府拥有的实体客户的投标请求或求购文件时,请仔细阅读该投标请求或求购文件中的特殊合同条款。
如果该投标请求或求购文件中含有任何与XXX公司标准条款有偏差的条款,请将其转交合同专家,由适当的合同专家代表和/或XXX公司律师对其进行审查。
如果您收到未公开的投标请求或求购文件,请在采取任何行动前将所有文件转交合同专家或律师,以获得事前的批准。
如果中标是在违反公共采购法律的情况下作出,则制裁可能既适用于政府拥有的实体客户,也适用于投标者(视所在国法律而定)。
这也适用于与政府拥有的实体客户签订的、未经事先公告的所谓“后续”合同。
投标反馈文件可能要求特别的报价和条款。
这些报价和条款一般都是XXX公司的保密信息。
请务必确定有哪些可行的条款,如有的话,务必确保这些条款的机密性,并在所有包含这些信息的页面上标注适当的安全等级和其他限制性标记,以减少政府拥有的实体客户将该等信息披露给其他人的可能性。
您应当仔细书写投标反馈文件,并且各个细节均应保证准确。
请确保关于政府拥有的实体客户和XXX公司职责的陈述是清楚的、可理解的。
此外,您必须保留适当的记录前述情况的文件以及可证明您的投标反馈文件中信息为准确的文件。
许多政府拥有的实体客户要求投标人提供正式证明作为投标反馈文件的一部分和/或证明所递交的投标文件的完整性和准确性。
代表性的证明文件包括关于投标人财务状况、法律遵守情况、与其他投标人在制定投标价格和条款上的独立性以及遵守类似规定的保证。
投标人会因不完整或不正确的证明而受到严重处罚,包括取消投标资格和可能的刑事指控。
因此,您必须确保所有要求提供证明的投标反馈文件在提交前已经由适当的XXX公司职能部门审查,包括财务以及法律部,且提交的所有证明是完整且准确的,并且为确保该等完整性和准确性所可能需要的不承担责任的声明或XXX公司要求的其他任何应当包含的声明或相关资格证明已包括在XXX公司的投标反馈文件中了。
在递交投标文件前必须取得所有XXX公司要求的批准(例如业务管理层、法律部、公司定价部门、质量保证/风险管理部门)。
2.3.3在没有有效订单情况下的向政府拥有的实体客户开票和发货
除非已收到有效的订单(例如定货单)且该等订单包含XXX公司所接受的条款和条件,否则不得向政府拥有的实体客户运输/提供产品和服务或开具发票或送交付款通知书。
2.3.4国防产品和服务
在与政府机构做生意时,XXX公司可能会涉及国防产品或服务。
●国防产品:
包括特别为军事应用/目的而设计、开发、配置、改装或修改的任何项目或技术数据。
商业卫星及相关技术也属于国防产品。
●国防服务:
根据美国的条例,国防服务包括在美国境内或境外为非美国人/实体提供关于国防产品的设计、开发、工程、制造、生产、组装、测试、维修、保养、修改、操作、拆除、销毁、加工或使用方面的协助(包括培训)。
其他国家可能会对他们的国防服务加以类似的限制。
●国防经纪行为:
XXX公司作为其他方的经纪人就国防产品或服务的合同、采购、销售或转让进行谈判或安排,无论该等谈判或安排的起因,并且该等谈判和安排是以酬金、佣金或其他对价作为回报。
在向美国境外或非美国人/实体转让或披露美国国防产品或服务前必须取得美国政府授权。
其他国家对他们国防产品和服务的转让和披露采取类似的限制。
无论您打算将谁纳入您的活动中,控制措施必须确保充分的保护已就绪,以保护国防项目和数据。
未能遵守国防法律和法规的处罚是严厉的,可能导致罚款、监禁以及丧失出口特权。
如果您有任何有关国防管控的问题,请咨询您的经理或您当地的出口法规协调人,或与XXX公司的出口法规办公室(ExportRegulationOffice)联系(w3.XXX公司.com/chq/ero)。
2.4与第三方工作
2.4.1第三方的类型
2.4.1.1.分包商和供应商是许多公共采购合同的参与者。
XXX公司可能会因为那些与XXX公司合作以寻求在公共领域内机会的第三方的不当行为而承担责任。
进一步来说,您与他们进行的与政府有关的生意往来,可能会受到约束您与政府拥有的实体客户及其代表业务往来的相同行为标准的约束。
特别是未经适当授权,不得接收、使用或发布任何从分包商和供应商获取的信息。
如果您在与分包商和供应商发生业务往来时得知任何不当之处,您必须向XXX公司的管理层报告。
未经您的管理层的适当授权以及XXX公司全球采购部门的介入,您不可聘用分包商或供应商。
2.4.1.2顾问。
有时XXX公司会在采购过程中聘用顾问。
如果您计划在公有实体客户采购情况下聘用顾问,未经您的管理层适当授权以及XXX公司全球采购部门的介入,您不可聘用顾问。
您必须确保该聘用的顾问受我们业务行为准则的约束。
如果您聘请任何顾问将导致利益冲突或者有利益冲突的迹象,则您不得聘请该顾问。
2.4.1.3业务合作伙伴(包括美国联邦系统整合商)一般适用与XXX公司和公有实体客户及其代表进行业务往来时所应遵守的相同的行为规则和标准。
在表明他们与XXX公司合作关系的合同中,我们的业务合作伙伴同意遵守所有适用的法律,并被禁止代表XXX公司作出任何XX的承诺。
然而,仅仅依赖该合作关系合同中的条款是不够的:
XXX公司不得通过业务合作伙伴间接从事任何不道德的或非法的行为。
如果您得知业务合作伙伴有任何不当之处,您必须向XXX公司的管理层报告。
当业务合作伙伴与XXX公司竞争政府采购项目时,他们应作为独立投标人。
相应地,我们在竞争性采购业务中与他们的往来,同样受适用于其他竞争者的方针/规定的约束(详见下面2.4.1.4部分)。
2.4.1.4竞争者,包括存在竞争关系的业务合作者,都是采购过程中的参与者。
竞争者之间就招投标相互串通是非法的,并且可能使您和XXX公司面临严厉的制裁。
很多时候我们可能会和是我们竞争者的第三方结成团队。
如果这样的安排意味着或将导致消除竞争或对采购中标项目的不恰当的分配,则这样的安排将被视为非法的。
任何影响竞争者(包括同时参与竞标的业务伙伴)报价、补偿未中标的竞争者(包括同时参与竞标的业务伙伴)的投标成本或其他与竞争者(包括同时参与竞标的业务伙伴)进行协作投标的行为都是不允许的。
同样的,劝说或企图劝说竞争者(包括同时参与竞标的业务伙伴)放弃独立投标,而作为分包商加入XXX公司的投标的行为也是不恰当的,反之亦然。
鉴于这些风险,所有与竞争者(包括同时参与竞标的业务伙伴)之间的关于任何政府拥有的实体客户招投标的合作安排(和互动)必须事先得到管理层的批准。
需要时,可向合同专家和律师处获得相关的指引。
请注意的是,许多政府拥有的实体客户可能会要求XXX公司为投标结果出具一份独立定价证明,用以证明我们的定价是完全独立做出的,并没有同其他竞标人或第三人进行过沟通或达成任何。
2.4.2成功报酬关系。
当我们因第三方为我们取得生意而向第三方支付费用时,或者第三方因XXX公司为其取得生意而向XXX公司支付费用时,我们和第三方形成“成功报酬关系”。
在某些司法管辖区域内,为向政府客户销售而支付或收取成功报酬是被法律禁止或限制的。
因此,如果您意图在向政府拥有的实体客户或政府拥有的实体客户的承包商的销售中使用或接受成功报酬的安排,您必须事先取得法律部以及财务部的批准。
此外,您还须遵守任何政府对此的限制和报告的要求。
需要注意的是,在美国如果涉及到政府项目,我们一般仅向我们的雇员或者某些我们聘用的XXX公司业务伙伴支付成功报酬,并且我们将尽量避免因对第三方的产品进行促销或再销售,而从该第三方收取任何成功报酬。
2.5投标后的活动
在提交投标文件后与政府拥有的实体客户保持联系是十分有用而且必要的。
特别是您应该继续您的市场营销努力,除非法规或招投标规则禁止投标后的营销活动。
但是,当XXX公司是投标人时,您不能接触或参加为政府拥有的实体客户进行的竞争性标书的评估(见第2.2.1部分的指引)。
一旦作出XXX公司已被排除在竞争以外或由其他投标人中标的决定后,您就可以向负责招标采购的官员寻求听取意见或书面陈述有关XXX公司未能中标原因的信息。
该等信息包括对投标文件弱点或不足之处的反馈、预计的成本或价格和/或投标人的排名。
由于有严格的时间限制,如果您选择寻求听取意见,您应当立即与XXX公司合同专家或律师联系。
2.5.1投标异议
当招标说明、选择标准或评标过程已经阻碍公平竞争时,我们有时会对政府采购提出异议或反对。
如果您考虑提出投标异议,您必须立即向法律部咨询,因为提出异议的期限可能是非常短的,而且有严格的时间限制。
此外,所有被提议的异议都必须获得法律部以及有关部门主管的批准。
如果在XXX公司参与竞争的投标活动中,您获知有任何其他人提出异议,请立即告知您的经理和法律部。
2.6避免虚假陈述
在与我们所有的客户进行业务往来时,诚实是基础。
在牵涉到政府的情况下的虚假陈述还会引发一些额外的需要考虑的问题。
举例来说,您和XXX公司可能面临民事上和刑事上的惩罚。
另外,您和XXX公司可能将被禁止与政府拥有的实体客户进行生意往来。
为了避免上述后果,您应当保证您和政府拥有的实体客户之间的沟通是准确和完整的,并且您已经保留了适当的记录此情况的文件。
请牢记,对重要事实、信息或不承担责任的声明或XXX公司要求的其他任何应当包含的声明的故意遗漏以及故意的错误陈述,都可能导致虚假陈述。
如果您不能确定一份文件或证书/证明是否准确和完整,切勿在未确定其准确性和完整性之前将其提交。
如果您随后发现您或任何其他人所提交的文件或证书/证明有错误,请马上将此事告知您的经理或法律部以寻求适当的纠正行动。
2.6.1合同要求的处理
运送到政府拥有的实体客户处的产品必须符合所有相关的政府要求。
这些要求会因每次采购的不同而不同,且仅可能包括“新的”或“国内来源”设备的交付。
我们可能需要不时地与这些要求发生偏差。
在这种情况下,您必须在装运之前得到政府拥有的实体客户的书面确认。
同样的,政府拥有的实体客户可能提出特别的检查、测试或其他相关要求。
所有我们的检查和测试都必须符合这些要求,且在我们的支持文件中准确地反映出来。
政府拥有的实体客户必须在装运前书面确认任何偏离。
请确保您保留了所有和测试结果、检验以及偏差确认相关的文件。
2.6.2审计和调查的处理
XXX公司和政府拥有的实体客户定期对我们的工作进行审计、研究和调查。
负责地与所有此类审计和调查活动合作是我们的惯例。
请保证及时将所有与审计或调查有关内容通知您的管理层和适当的职能部门。
在对政府调查人员的质询作出回答之前,请先联系法律部以寻求指导。
2.7避免利益冲突
2.7.1避免贿赂和回扣
禁止提供或试图提供、收受或索要任何贿赂或回扣。
贿赂或回扣是指为不适当的获得与政府拥有的实体客户中标决定(包括主承包和分包的中标决定)有关的优惠待遇之目的而向任何人提供的任何有价物。
任何贿赂、回扣或对贿赂、回扣事实的主张都必须立即根据这些方针中的第2.8条“违规行为的报告”中的原则进行报告。
XXX公司对待贿赂和回扣的态度很简单:
XXX公司将不会容忍任何雇员与贿赂或回扣有牵连。
此项禁止适用于任何XXX公司开展业务的地区,不论贿赂或回扣在当地文化中是否被认为是合法的经营手段、或这些贿赂或回扣是否由业务合作伙伴或其他第三方支付。
XXX公司的政策禁止XXX公司的雇员或其他代表XXX公司的个人或实体(包括业务合作伙伴、分包商、顾问和供应商)提供或接受贿赂和回扣。
您必须立即将任何实际发生的或可能发生的违规行为向您的经理或法律部报告。
贿赂或回扣的提供者和接受者都有可能受到制裁,而且该制裁可能由刑事和民事指控组成(罚款、个人监禁以及有时对法人实体的罚款)以及在一个司法管辖区内和世界上其他司法管辖区内禁止与政府拥有的实体客户进行生意往来的裁决/禁令(视所在国反贪污腐败法律而定)。
例如,一些发出禁令的实体已被其他政府发布了同样的禁令。
除了关于贿赂和回扣的一般禁止以外,如果您在美国之外同政府拥有的实体客户有业务往来,您还应熟悉您业务地区的国家法律和美国的《反海外腐败法案》(theUnitedStatesForeignCorruptPracticesAct(FCPA))。
FCPA是适用于XXX公司全球活动的美国反贿赂法律。
FCPA禁止为了诱使官员以其官方身份作为或不作为之“腐败目的”,向国外的(非美国)官员、政党或政党候选人提供或支付任何形式的有价物,从而协助提供贿赂者获得、保留或指示业务。
当然,根据FCPA的规定,通过中间人支付或提供前述有价物的行为也为非法。
中间人包括在上述第2.4条“与第三方工作”中提及的所有第三方。
在这个问题上必须注意,对第三方行为的“故意视而不见”就如同XXX公司积极支持贪污腐败行为一样会遭致制裁的。
FCPA是一部刑事制定法,它规定了对公司和个人的民事和刑事制裁(罚款和以及对个人的监禁)。
您必须立即将任何被怀疑违反FCPA的行为告知您的管理层和法律部。
2.7.2商业招待和礼物
除了极个别的无足轻重的例外情况外,一般情况下您不得向政府拥有的实体客户的雇员或其家属直接或间接地奉送任何有价值的东西。
在某些情况下,您可以奉送具有极小零售价值的推销产品,例如镇纸和小型日历。
在这种情况下,在向任何政府拥有的实体客户的雇员奉送任何礼物之前,您务必确保了解并遵循最新的、有关向您政府拥有的实体
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