各门类档案的整理Word格式.docx

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盒内文件材料情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

档案盒脊背内容有：

全宗名称、全宗号、类别、年度、起止件号，要求编制整齐、美观。

备考表式样与档案盒脊背式样见附表2。

九、编制档案目录

应用档案管理软件按年度分保管期限打印《归档文件目录》一式三份。

编写“年度归档说明”。

“年度归档说明”的主要内容包括：

本单位本年度组织机构、人事变化情况；

本年度文件材料归档情况（含归档工作组织情况，归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等）。

将“年度归档说明”和《归档文件目录》汇编成档案目录。

档案目录装订方法：

先排“年度归档说明”，后排《归档文件目录》。

归档文件数量多时，一个年度每种保管期限的归档文件目录装订一本；

归档文件少时，一个年度或几个年度各种保管期限的归档文件目录装订成一本，不同年度或不同保管期限之间用彩色纸隔开。

档案目录要求制作一式三份，一份用于日常检索（用专用硬皮档案目录夹装订），一份用于备份（可用软牛皮纸装订），一份送所属镇区档案馆（室）备案。

档案目录封面和脊背标签式样见附表3。

十、入柜排列

档案可按年度也可分保管期限存放档案柜中。

档案目录存放于阅览室或档案人员办公室的档案目录柜中。

附表1：

文书档案《归档文件目录》式样

归档文件目录

全宗号：

***类别：

A01期限：

永久年度：

2009

文

号

责任者

题名

日

期

备注

001

＊府[2010]

5号

＊＊

镇政府

关于印发《＊＊镇＊＊＊管理制度》的通知

.02.

12

15

…

……

…………

附表2：

文书档案备考表与档案盒脊背式样

备考表脊背

附表3：

文书档案目录封面和脊背标签式样

名称

**镇**村委会

文书档案目录

类别

A

期限

1.4.5

年度

注：

村级单位的土地管理档案、户籍人口档案可参照文书档案整理方法

第二节会计档案的整理

一、分类

会计档案大类代字为D，分四个属类：

D1：

会计报表（永久或长期）；

D2：

会计帐簿（25年）；

D3：

会计凭证（15年）；

D4：

其他（永久或长期）。

二、组卷

报表、其他类：

一年或一套报表组一卷；

帐簿、凭证类：

一册或一本为一卷。

三、排列

按时间顺序排列。

四、编页号

凭证类不需编页码；

报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。

五、装订

帐簿、凭证类一般保留原装订；

报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。

案卷标题格式为：

单位名称＋时间＋会计材料名称。

六、盖档号章、填档号

案卷号

（a）D3.1

类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号（如无则省）；

案卷号：

同类同年度案卷排列流水号。

七、电脑著录

利用电子档案馆系统或其他档案管理软件进行著录。

各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录（见附表1），由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录（见附表2）。

“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。

八、编制目录

会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。

九、装盒上架

装盒：

报表、帐簿、其他类装会计档案盒；

凭证类装会计凭证盒。

上架排列：

一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架。

会计档案目录

×

类别：

D3.1年度：

案卷标题

起止

时间

保管期限

卷内张数

备考

＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证第1册

2009.01.

01～10

年

002

＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证第2册

11～20

003

＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证第3册

21～31

004

＊＊镇＊＊村2009年2月会计凭证第1册

2009.02.

01～13

会计档案目录

/

＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证

2009.01.01

2009.01.31

4

册

005

007

＊＊镇＊＊村2009年2月会计凭证

2009.02.01

2009.02.28

3

008

012

＊＊镇＊＊村2009年3月会计凭证

2009.03.01

2009.03.31

5

013

014

＊＊镇＊＊村2009年4月会计凭证

2009.04.01

2009.04.30

2

第三节声像档案的整理

声像档案大类代字为F，分三个属类：

F1：

录像；

F2：

录音；

F3：

照片。

凡列入归档范围的声像档案的保管期限统一定为永久。

一、录像、录音档案的整理

（一）鉴定

选择有保存价值的录像、录音归档。

非本单位形成的电教片、宣传片等，不作为声像档案整理，只作为一般声像资料保存。

（二）分类

不管载体形式（磁带、光盘、其它），只看内容记录形式。

如既有声音又有影像的，则为录像；

如只有声音无影像的，则为录音。

（三）按内容分件

一项工作或一次活动所形成的录像或录音视为一件，按“件”拟写题名。

如“2009年全镇经济工作会议”

（四）排列编号

录像、录音档案一般按其形成时间顺序排列编号。

编号方法：

大类代字＋属类代号＋年度＋件号。

例：

录像

Ｆ1／2008／１

件号（第1件录像）

属类代号（录像档案）

大类代字（声像档案）

（五）载体刻录

数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存。

不同类别的档案尽量不要刻录在同一张光盘上（即分别按录像、录音刻录）。

（六）载体排列编号

档案类别号＋载体类型＋年度＋顺序号。

载体类型：

TP（录音带）、VIP（录像带）、DVD、CD（光盘）。

如：

2009年第1张录像光盘的编号为：

F1／DVD／2009／1

（七）著录及打印目录

按《中山市声像档案整理规则》，在中山市电子档案馆系统进行著录，并打印档案目录，目录格式见下表：

（b）录音录像档案目录

（c）全宗号：

***类别号：

F1年度：

摄录者

摄录

日期

载体

编号

参

见

备

注

2009年全镇经济工作会议

张×

2009.08.06

CD/2009/1

二、照片档案的整理

（一）纸质照片的整理（数码照片应冲晒成4R或4D规格纸质照片归档）。

1、鉴定：

选择有代表性的数码照片冲晒成纸质照片。

2、分组：

一项工作或活动形成的照片作为一组。

3、排列编号：

排列：

同一年度内各组照片按形成时间顺序排列；

组内照片按工作活动程序排列。

编号结构模式为：

分类号＋年度号＋组号＋张号。

分类号：

大类代字+属类代号。

组号：

每个年度的组号均从1开始编流水号。

张号：

照片的组内序号，每组照片从1开始编张号。

Ｆ３／2008／1／1

张号（该组第1张）

组号（第1组）

年度

属类代号（照片档案）

大类代字（声像档案）

照片编号要标注在两个地方：

一是照片的背面；

二是照片张说明标签的“张号”栏内。

4、著录：

在档案管理系统中录入相关信息。

5、打印：

《照片组说明标签》、《照片张说明标签》、《照片档案组目录》。

例1：

照片组说明标签式样：

组号

F3/2008/5

参见号

A／1／2008／15

起止日期

2008年7月2-4日

拍摄者

照片张数

10张

载体编号

F3/DVD

/2008/2

组题名

村2008年“迎奥运”田径运动会

组说明

2008年7月2-4日，在**体育场举行“迎奥运”田径运动会，全村共有10支代表队106人参加了10个项目的比赛。

镇领导×

以及特邀嘉宾×

、×

出席了开幕式。

例2:

照片张说明标签式样

张号

F3/2008/8/1

F3/DVD/2008/2

参见号

拍摄者

拍摄

2008.07.02

文字

说明

村主任李×

（左三），特邀嘉宾王×

（左二）、刘×

（右二）在开幕式主席台上。

例3:

照片档案组目录

照片档案组目录

F3期限：

2008

组号

起止

照片

张数

村2007年度总结表彰会

2008.01.06

……

村2008年“迎奥运”田径运动会

2008.07.02/

2008.07.04

6、入册：

每组照片前留一空位，放置照片组说明标签；

放置组内照片；

每张照片下面放置照片张说明标签；

把打印的《照片档案组目录》粘贴于照片档案册内页上；

填写照片册背脊标签。

类别号

F3

2008

1--8

例:

照片册背脊标签式样

大张照片可统一编号、另行存放保管。

（二）数码照片的整理

选择有保存价值、有代表性的数码照片归档保存。

2、分组、排列编号同纸质照片的整理方法。

3、在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。

一般应在计算机硬盘的非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹；

在总文件夹内按不同年度建立层级文件夹，并以年度命名层级文件夹；

在同一年度文件夹内按不同组建立组文件夹，并以该组组号加照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或事由之间加空格；

在同一组内以照片号加文字说明对每一张照片命名，照片号与文字说明之间加空格，文字说明主要说明本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位置等。

某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2010年拍摄的×

工作会议数码照片是本年度第一组，该组照片在计算机中的存放路径：

D：

﹨数码照片档案﹨2010﹨001×

工作会议

该组的第一张照片命名：

2010﹨001﹨001×

局长（中）作工作报告

4、刻录光盘：

数码照片应刻录光盘脱机保存。

5、制作光盘标签，粘贴于光盘盒正面和脊背上。

光盘标签式样：

正面：

光盘编号

/2010/01

光盘容量

2G

起止日期

2010·

1-12

420

光盘题名

单位2010年数码照片

DVD

01

脊背：

第四节实物档案的整理

实物档案是在工作活动中形成、获得的各种牌匾、锦旗、证书、印章、字画、礼品等实物性材料。

一、收集

二、排列：

按实物形成或获得时间顺序排列。

三、编号：

按“类目号＋年度＋件号”的编号方法对实物档案进行编号。

例如：

某单位2009年的第一件实物，其档号表示为H/2009/1；

四、标识

给每件实物档案制作一个标签，标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。

实物档案标签

档号

H/2009/1

实物

中山市文明单位奖牌

来源

市政府

2009.

02.00

五、编制目录

使用档案管理软件，按照编号顺序在《实物档案目录》上依次进行登记，并将目录打印出来装订成册。

著录项目：

档号：

该实物的完整档案编号；

实物名称：

实物文字内容＋实物类型，如；

先进单位锦旗

来源：

该实物赠与或授予的单位或个人；

日期：

获得该实物的具体时间；

存放点：

存放该实物档案的具体地点；

备注：

其他需要特别说明的事项，如无则空。

实物档案目录

档号

实物名称

存放点

H/2008/1

00

荣誉室

H/2008/2

XX镇2008年度先进单位锦旗

XX镇委、

.03.

档案室

六、存放

实物档案可以存放于单位档案室或陈列于单位荣誉室；

存放单位档案室时，注意将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置。

锦旗、字画等在收藏时，应卷放，外加封套，在封套上贴实物档案标签。

珍贵字画应专柜存放。

七、实物的拍照

所有实物均应拍数码照片，并标识相关信息。

实物拍数码照片，应注意拍摄角度和技巧，便于日后使用。

实物数码照片可不冲晒纸质照片，数码照片多时可集中刻录光盘保存。

第五节基建档案的整理

一、分建设项目

以有关部门批准立项为准。

二、分建设阶段及单项工程

先将整个建设项目文件按准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段分开，再将施工阶段的文件按单项工程分开。

单项工程是指建设项目中独立设计、独立施工、独立发挥效益的工程。

如新建一所中学（建设项目）一般有教学楼、体育馆、运动场及附属工程（门卫室、道路、绿化等）等单项工程。

三、组卷

项目管理类文件材料（包括立项与审批、可研、征地拆迁、报建、招投标、竣工验收文件等）按问题结合时间组卷。

施工文件一般按单项工程、单位工程结合专业组卷。

如某新建学校（建设项目）的施工图、竣工图先分教学楼或体育馆等（单项工程），各单项工程再按主体建筑或管道设施、强电及弱电系统、空调系统等（单位工程）结合建筑或结构、水电、消防等（专业）组卷。

监理文件按文种（如监理日志、监理月报、工程款项支付通知等）结合时间组卷。

组卷时，卷内文件的保管期限应基本一致，由于文件数量少需要将不同保管期限的文件归入同一个案卷时，以卷内文件的最长保管期限确定该卷保管期限。

案卷厚度不宜超过5CM。

四、案卷与卷内文件的排列

（一）案卷排列先按建设阶段排列，施工阶段的案卷分单项工程、单位工程排列。

（二）管理性文件按问题结合时间、重要程度排列。

（三）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（四）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。

（五）竣工图按专业、图号进行排列。

（六）卷内文件排列时，一般情况下遵循以下规则：

图文混合的，文字材料在前，图样材料排列在后；

翻译文字排列在前、原文在后；

正件在前、附件在后；

印件在前、定稿在后。

五、案卷编目

（—）盖档号章：

卷内文件逐件盖档号章。

档号章式样：

序号

B1--1

档号章盖于文件首页右上方空白处，图纸盖于图标上方空白处。

（二）编页号：

编号位置：

正面编于右下角，反面编于左下角。

本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。

（三）编制卷内目录（附表1，在档案管理系统中著录后打印）。

（四）编制案卷封面、脊背、备考表（附表2）。

（五）编制案卷目录（附表3，在档案管理系统中著录后打印）。

（六）编制档案目录：

将案卷目录、卷内目录汇编成档案目录，档案目录入档案目录柜存放。

六、案卷封装、排架

（一）封装：

将卷内目录、文件材料依次装入档案盒内。

文字材料装盒前应去除文件金属物并按单件重新装订（装订方法与文书档案相同）；

图纸不装订，按A4幅面折叠后依次装入档案盒内。

（二）排架：

按工程项目编号和案卷号，依次将整理好的案卷装入档案柜存放。

基建档案卷内目录式样

卷内目录

档号：

B1-1

文件

文件题名

［2010］

村委会

关于****立项的请示

25

10

………

基建档案案卷封面、脊背、备考表式样

封面脊背

备考表

基建档案案卷目录式样

案卷目录

B1

案卷题名

总页数

保管

**

学校教学楼建筑竣工图

永久

第六节婚姻登记档案的整理

一、依据

《婚姻登记档案管理办法》（民政部、国家档案局2006年1月23日发布实施）和《关于统一婚姻登记档案归档整理方法的通知》（中档〔2008〕39号）。

二、分类

婚姻登记档案大类代字为G，分四个属类：

G1：

结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）、G2：

离婚登记、G3：

补发婚姻登记证、G4：

撤销婚姻登记等四个属类。

三、期限

保管期限统一定为100年。

四、整理方法

婚姻登记档案以“卷”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。

（一）组卷。

一对当事人婚姻登记材料为一卷。

（二）案卷排列。

按属类——年度，每年小流水号排列。

（三）案卷编号。

婚姻登记档案编号模式为：

目录号＋案卷号。

目录号：

由大类代字＋属类代号＋年度组成。

目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

某镇2009年的第一个结婚登记档案，其档号表示为G1/2009-1；

（四）案卷整理。

1、卷内文件排列。

按照《婚姻登记档案管理办法》规定的顺序排列。

2、编制页码。

每一个案卷均从第一页开始编流水页码，凡有内容的页面均需编页码，正面编于右上角，反面编于左上角。

3、填写卷内目录、封面和备考表。

具体式样见附表，可使用相关档案管理软件系统进行打印。

4、案卷装订。

装订排列顺序为：

案卷封面—卷内文件目录—文件—封底（含备考表），一般采用不锈钢钉或三孔一线方法装订。

（五）制作案卷目录。

按案卷的排列顺序逐份在《案卷目录》上进行登记，使用相关档案管理软件系统进行打印，打印完成后用目录夹装订。

（六）案卷装盒、排架。

按档案编号顺序将案卷装入档案盒中，并填写档案盒脊背项目。

排架可按“类别－年度”或“年度－类别”排列。

附表：

案卷封面

中山市×

镇婚姻登记处

结婚登记档案

婚姻登记人员姓名

男

女

李×

婚姻登记编号：

中民结字200805999号

登记日期：

2008.09.09

115

目录号

G1/2008

99

卷内张数：

8保管期限：

100年

附：

卷内目录：

婚姻登记档案卷内目录

提供者

卷内文件名称

页号

《结婚登记审查处理表》

《申请结婚登记声明书》

当事人身份证件复印件

其他有关材料

案卷目录：

结婚登记档案目录

页码

登记证字号

姓名（男、女）

登记日期