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提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。
②前台:
负责来客引入及会议室的环境保持。
3.接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
第五条:
商务接待标准
公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准.主要划分为4个级别:
普通接待、业务接待、贵宾接待、政府接待。
1.普通接待
项目名称
说明
适合人群
供应商、外协单位、中间商、普通商务类考察人员、技术人员等;
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担住宿费用;
餐饮标准
简餐消费控制在
20元/人以下,宴请消费控制在
50元/人以下;
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管;
接待车辆
商务车或出租车;
其他接待
1.公司会议室布置投影机、白板、饮品(饮用水、茶、咖啡).
备注
2.业务接待
适合人员
普通客户、地方机关一般工作人员
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
按对方人员要求,公司不负担住宿费用;
50元/人以下,宴请消费控制在
80元/人以下;
接口业务人员、部门主管、主管副总;
公司轿车、商务车或出租车;
1.必要时制作来宾接待手册;
2.公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(信笺纸、笔)、饮品(饮用水、茶、咖啡).
3.高级接待
公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等;
按对方人员要求订购,公司不负担费用;
住宿标准三星级以上酒店,公司负担费用;
简餐便消费控制在
100元/人以下,宴请消费控制在
200元/人以下;
接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁;
必要时安排董事长、股东;
公司轿车或租用专车;
1.制作来宾接待手册,必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果;
2.公司显著位置布置迎宾条幅等;
3.公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、鲜花、水果、香烟、烟具等;
4.安排公司领导与来宾合影并制作相框;
必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像;
5.安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
6.必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在
500元/人以下。
4。
政府接待:
依照政府所属部门及级别,按照业务接待及高级接待标准.
第六条:
商务接待流程
1.商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核,总经理审批后,报行政部申请安排接待;
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议;
③公司高层领导的商务接待活动,由其助理、秘书填写《商务接待申请》,并作为接待负责人;
④行政部接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批,审批层级如下:
接待标准
行政部
审核
部门负责人
审批
总经理
普通接待
√
业务接待
贵宾接待
⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待,《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批;
⑦接待负责人应将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2.商务接待的实施
①接待负责人依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物品置办;
②部门接待负责人通知接待活动相关领导,以便合理安排时间;
③行政部根据接待行程安排,协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排;
④贵宾客户要制作《来宾接待手册》,由接待负责人,送至来宾;
⑤接待负责人或公司,应根据接待行程安排,前往车站、机场接送来宾,并陪同来宾办理入住、结算手续;
⑥如接待负责人无法陪同,可由行政部或司机代为行使接待负责人职责;
⑦接待负责人应严格执行接待行程安排,保证各项接待活动的有序衔接;
⑧公司领导与来宾合影后,由行政部应将照片制成相框,交由接待负责人送达来宾,留作纪念;
⑨来宾送行后,接待负责人应适时致电来宾,在致以问候的同时了解来宾对公司各方面的意见,以及对公司接待安排的满意度,并及时填写《商务接待总结报告》,以便公司进行改进.
3.商务接待行程的变更
①商务接待过程,如来宾要求对行程安排进行调整,现场陪同人员(接待负责人、司机及其他陪同人员)应及时将调整意见通知行政部;
②行政部收到行程调整意见后,应立即对《接待行程安排表》进行调整;
③如行程调整仅限时间安排调整,行政部应将调整后的《接待行程安排表》报总经理审批后执行,并将《接待行程安排表》副本发至相关人员;
④如行程调整导致预算增加,行政部应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行,并替换原《接待行程安排表》正、副本;
⑤商务接待秘书应根据调整后的行程安排,重新制作《来宾接待手册》,并送至来宾。
第七条:
费用报销
1.商务接待结束后,参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至行政部,统一办理报销手续,无故超过30天未提供票据的,不再予以报销,由财务部由责任人的工资中扣回预支费用;
2.实际发生费用在已获批预算额度内的,由行政部持发票至财务部报销;
3.实际发生费用超出获批预算额度的,由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因,按照商务接待审批权限进行审批,获批后方可报销;
第八条:
商务接待过程要求
1.接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生;
2.接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜,须婉言解释.
3.接待环境标准
①物品摆放整齐,且表面无灰尘;
②地面干净无脏物,空气流通清新;
③室温适度,灯光合适,电视调好;
④备品齐全.
4.公司参观规定
①安排来宾参观公司,须报行政部批准;
②参观过程中,原则上介绍者在来宾前,接待负责人在来宾后;
③参观所到之处,作业人员须集中精力做事,不得东张西望,更不许与参观人员交谈,如有必要可礼貌示意。
6.接待礼仪要求
①参与商务接待人员应着正装,举止礼貌;
②接待人员到车站、机场迎接来宾,应提前10~20分钟到达,恭候来宾到达,对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌,注明单位名称和来宾称谓;
③接到来宾后,接待人员应主动向来宾致以问候,并主动帮助来宾提取行李;
④到达住宿地点后,接待人员应主动协助来宾办理入住手续,并提行李送至房间;
⑤接待人员到车站、机场送行,应根据航班、列车时刻合理提前到达,主动帮助来宾拿取、托运行李,办理相关手续;
九、附则
1.本手册为公司商务接待的规范性文件,各部门应严格参照执行;
2.本手册由行政部依据实际情况变化,不定期进行修订;
4.本手册由行政部附则最终解释;
4.本手册于2014年1月1日起执行。
除有特殊说明外,本制度适用范围为集团各部门,子公司可参照执行。
子公司与集团公司发生业务关系时,以尊重集团公司制度为执行原则。
商务接待申请表
申请部门:
负责人:
1.客人信息:
姓名
单位
职务
电话
2.接待时间:
年月日至年月日共日
3.接待事由:
4.洽谈参加人员:
5.陪同人员:
6.招待项目:
□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它:
7、其它要求:
接待部人
签字:
日期:
行政部
日期:
签字:
接待行程安排表
接待部门:
接待负责人:
制表人:
日期/时间
接待事项
主讲/陪同
其它参加部门
地点
第一天(月日)
第二天(月日)
第三天(月日)
配合内容清单:
配合项目
时间
配合内容
责任人
部门
招待费用预算:
□交通:
□住宿:
□宴请:
□娱乐等:
合计:
接待部门确认
商务招待费用超额审批表
1.招待对象:
2.招待时间:
年月日至年月日
3.招待事由:
4.获批招待费用预算:
□交通:
□住宿:
5.实际招待费用情况:
□宴请:
超额:
超额原因说明:
来访接待总结报告
接待项目:
一、来访目的:
□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它()
二、接待总结:
1、接待情况:
2.效果总结:
3.后续工作:
4.费用总结:
预算
实际
超标*
交通费
住宿费
餐饮费
游览费
其它
合计
情况说明
注:
超标是指超预算、超项目、超时间
接待负责人(签字):
年月日
部门负责人(签字):
来宾接待手册内容
来宾接待手册中包含以下几项基本内容:
问候语、住宿安排、通讯安排、日程安排、联络人、天气情况、公司(单位)简介、公司(单位)领导简介。
具体形式应由专业美术人员进行设计。
住宿安排
姓 名
职 务
房间号
通讯安排
您房间的电话拨“0”后可以直接拨打市内电话。
房间与房间之间拨打时直接拨打房号即可。
日程安排
日期
内容
联络人
联系方式
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