展会分工明细及流程文档格式.docx

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00撤展

六、主题活动时间安排：

6月29日09：

30---11：

2008中国汽车用品流通商颁奖典礼地点：

金水阳光生态园

6月30日09：

00——9：

开幕仪式会展中心正广场B馆前

6月30日13：

30---17：

40

流行趋势发布会地点：

会展中心轩辕堂

6月30日19：

00——21：

答谢晚宴地点：

7月1日上午、时间待定

2007—2008中国汽车用品行业优秀供应大会及颁奖典礼

2008羊剪绒订货会工作内容安排表

时间节点

类别

工作重点

完成到位时间

部门与负责人

备注

4月2日——4月30日

展会信息收集

《会刊》信息收集整理

每周整理1次

彭毅

传至策划部，6月15日前完成

《展会快讯》一期内容的整理、设计、制作

4月15日前完成

传至策划部，便于及时设计制作

专业杂志广告内容提供确定

每月18日前

赵利

传至媒体

设计制作

会场室外整体形象模拟效果图方案

4月20日前

广告招商负责人：

高峰

展馆导视指示系统方案

4月30日前

展馆内外方案

参展指南设计、信息整理制作及会期内容数据确认

4月25日前

彭毅赵利

会展部、策划部、综合服务部共同完成

全国专业杂志广告设计

每月19日前

策划部传至杂志

确定所有主题活动场地、各地商会及重点采购商接待宾馆，费用预算并签订协议流行趋势发布会程序及幻灯片制作

周孝文赵利（4月21日）

策划综合服务部

审计部、会展部配合完成

所有协议合作酒店的洽谈及协议的签署

4月20前

冯赞

策划综合服务部、会展部配合

指定运输、票务单位、交通单位

洽谈及协议签署

4月21日前

策划综合服务部、会

展部配合完成

综合服务部人员的培训、完成

6000组观众邀请的电话信息处理

4月24日前

闫军

策划综合服务部。

会展部协作完成

观众邀请及发布会筹备

向各地商会发文组织各省采购团，向13个专业委员会会员发文组织参观采购团

5月20日前完成组团工作

联合会

综合服务部对协作，负责人：

流行趋势发布会筹备会议沟通、接待会议

联合会和鑫达会展部

策划综合服务部、会展部

《展会快讯》、展会宣传资料

邮寄（4月份）

4月30日前

策划综合部、会展部、联合会

全国专业市场定点出差方案及观众邀请累计万组

会刊及证件系列

会刊封面、封底设计方案确定

策划部、会展部

工作证、参展证、布展证、出门证、参观证、停车证等设计完毕

展示公司

流行趋势、入口门楼展示搭建

公司价格沟通

4月19日前

确定搭建公司及初步方案

礼仪公司

礼仪公司的联络比价及确定

策划部、审计部

预定住宿晚宴

联络比价、预定活动所需住宿、

答谢晚宴场地

晚宴场地及餐饮公司的确定

5月5日——5月31日

会展中心全面对接工作

1、场地交接、搭建、入场、布展、配套服务设施、撤展事宜

2、广告、会议室、组委会办公设施

3、餐饮配套服务

5月10日前

会展部

晚宴场地

确定答谢晚宴活动场地协议、餐饮合作协议

策划综合部

聘人

展会所需各类人员的招聘到位

5月25日前

王德生

行政部、策划部

培训工作

接待、交通、酒会、货运、现场

服务及咨询人员、场馆布展服务人员培训及演练

5月5日------6月20日前

闫军、高峰、胡霞、彭毅、赵利

行政部、策划综合部、

开幕式程序方案

确定主要邀请人员及程序安排

5月15日前

周孝文

策划部具体实施

组委会所需设备

会场组委会所需各类设备用品统计及联络相关公司

5月31日前

策划部、会展部负责实施和对接

宣传及主题活动方案

《展会快讯》二期、展会宣传资料邮寄

针对全国重点专业市场的上门宣传推广（展会宣传资料、门票等发放）

5月5日——6月10日

完成专业观众万组电话邮件短信邮件

5月30日前

综合服务部、会展部

专业网站、广场网站

内容及时更新

汇总联合会专业观众组团情况，安排接待细节

5月20日前

联合会闫军

策划综合部、联合会

新闻发布会方案细节及分工执行

5月24日前

联合会周孝文

策划综合部、会展部

易损件专业观众联系10000组

6月10日

策划综合部、联合会、合作单位

工作证、参观证、参展证

策划部、会展部联合会

活动工作人员名片

喷绘设计制作

活动指示、导视系统

赵利、高峰

晚宴方案确定

请柬分配及程序安排

（金水阳光）餐标确定及协议签署

场地对接和全流程接待方案

专题活动

确定专业委员会、颁奖典礼、高峰论坛方案细节及分工执行

5月31日前

联合会、策划综合部、

会展部、行政部

流行趋势发布会方案细节及分工执行各主要厂家展期会议安排及排期表

接待方案

展会当日现场接待方案制

6月10日前

闫军、高峰

6月1日——6月15日

答谢晚宴现场接待方案

后勤方案

交通、餐饮、各种物料等后勤方案

策划综合部、行政部配合

礼仪公司联络制作类别

拱门等内容征集、数量定

6月15日前

条幅、气球、彩旗内容收集、数量、尺度

6月18日前

确定并印制

花篮、植物定购

行政部、审计部

礼炮、音响、舞台购租（开幕式）

演出队确定

定开幕式、发布会舞台搭建及价格

参展商广告位的统计

展会期有广告位的参展商确定与广告资料收集

汇报会议

召开6月10日前各项工作进展汇报会议

6月11日（周一）

联合会议

各项事务的协调确定/各职责部门方案的上交

开幕背景板、活动宣传板内容确定

内容体现周年庆及招商销售内容

专业委员会背景及其他

颁奖典礼及其他物料

接待处物料（接待说明）

活动流程、接待牌

展会手提袋、信封

策划部

相关人士邀请

相关媒体的联络邀请

6月20日前

主题活动人员邀请

联合会、闫军

剪彩仪式参加人员邀请、确定

郭总、联合会

策划部拟定程序综合部执行

6月15日——6月27日

答谢晚宴背景板

策划综合部配合执行

答谢晚宴条幅、指示

晚宴酒店处活动海报、指示牌

闫军、彭毅

专题活动用宣传条幅、海报、物料

宣传广告

道旗安置

短信群发

6月份

专业网站、公司网站宣传

体现规模、档次、全国性和地方特色

大众媒体宣传

6月

电视、电台宣传

6月11—29日

全国专业杂志宣传

按原计划

定总分工表

制定详细的总详细分工表

6月18日前

主要负责人参加

分工会

展会期间总分工大会

6月18日

责任到人

餐饮交通

午餐定制

6月20日前

人员接送车辆的联络、跟车人员确定

活动当日

展台搭建

标准展台搭建、门楣等参展商特装展台搭建

6月22日—27日

会展中心、会展部、联合会

设施完备

会场设施的调试、完善实地演练

6月27日前

周、闫、高、彭、胡、赵

各部门负责人

后勤服务

各环节物料准备、接待处的搭建、办公室交接

闫、赵、高

会展部、综合部

安全保卫、清洁卫生

6月28、29日

布展

参展企业全体布展

6月28、29

8：

30—18：

主会场

现场氛围营造布置

现场气氛营造布置（气球、条幅、拱门、彩旗）

会展中心室内/外场地布置，策划部及合作单位

活动各类指示牌的安置

策划部、合作单位、会展中心

参展商已定广告位布置

策划部及合作单位

参展厂家进场布展程序执行/协调

现场接待及发证、住宿

桌椅、须知张贴

开业典礼现场布置

舞台搭建，背景喷绘布张挂

专题场地布置

专题活动现场氛围布置

活动所需各类物料备置

晚宴现场布置

流行趋势发布会布置

答谢晚宴现场布置

6月29日

拱门、条幅、

协调维护

现场总协调

紧急事务处理

后勤

展现场卫生清洁

安全防护

6月30日

开幕仪式

主持人开场白

9：

00—9:

详见开幕式流程

组委会领导讲话

燃礼炮剪彩

演出活动

政府领导致欢迎词

开展

展销、交流、订货

30—17：

宣传促销

宏达宣传资料的发放

招商部于经理

促销活动（抽奖）

主题活动

流行趋势发布会

答谢晚宴

各厂家新产品发布会

客户接待

参观商报到、登记

09：

00—16:

30

参观商凭证领取参展证

参观商凭证领取午餐票、晚宴请贴

重点客户的跟踪交流

高峰、于济强

展会调研

被邀重点人士接待、安排

客户接送

客户的接送（由展馆至金水阳光生态园）

策划综合部、闫军

拍照

活动现场拍照、录象

晚宴现场

晚宴现场接待安排

现场秩序安全维护

活动主会场秩序

主会场外区域秩序

19：

见详细方案

领导讲话

晚宴开始

晚宴收尾各项工作

7月1日

9：

00—17：

现场协调

招商招展宣传资料的发放及现场交流

促销活动（抽奖）

联合会颁奖典礼

具体安排见主题活动案

中国汽车用品行业发展论坛

重点客户的跟踪回访交流

现场秩序

场地清洁

7月2日

00—15：

接待

与7月1日相同

撤展

参展商的货品撤展

15：

00—21：

高峰、闫军

7月3—8日

后期维护

客户回访、各类信息统计归档成绩巩固

闫军、高峰、于济强