开龙IT管理手册业务篇.docx

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开龙IT管理手册业务篇

1.销售业务

【内容描述】

销售业务在实施部分已经介绍过了，这里将介绍如何提高销售业务运作水平。

【标准流程】〖业务开单〗、〖收款台〗、〖库房〗

【可选流程】〖审核#〗、〖配送#〗

1.1销售业务及控制

销售开单不仅仅是录单工作，而且是商务运作及控制的好工具,因此要充分发挥IT2000XP软件的作用。

1.1.1选择库房

首先输入客户及正确的出库库房（多库房时有效），一个出库单只能选择一个库房。

1.1.2商品数量的控制

开龙“IT2000XP”可以实现业务同步运行，也就是说，销售人员在开单时，可以随时查询到每种商品的库存数，同时还可以看到可销数，可销数计算公式可根据需要自行定义（前面已经介绍过），并可以设置开单控制，当可销数不够时，系统会进行拦截。

在可销数的计算中，借出数和订货数可以选择计入可销数。

【目录位置】『菜单』?

〖系统管理〗?

〖系统参数设定〗

如果设置了“销售开单控制”，当库存数量不够时，就不能开单，开单数量不可能大于当前库房的实物库存数。

1.1.3商品价格的控制

在开单过程中，当您选择了商品编码时，若该客户以前有该商品的购货记录，则本次的销售价会默认上一次的销售价格，如果没有销售记录，则程序会默认现在的零售价，若找不到零售价，则价格为空。

当然，您也可以修改本次销售价格。

当商品销售价低于限价时，系统会自动发出警报，如果您没有低于限价销售的权限，则程序会拒绝接受该价格。

按【价格】按钮，可以查询出客户以前的购货价格记录，作为本次销售价格的参考。

如果设置了多限价策略，则优先执行多限价策略。

价格不可以输入负值。

1.1.4选择收款台

选择正确的收款台，程序默认当前店面。

1.1.5付款方式

输入付款方式后，系统会判断是否为欠款类型，欠款类型是在〖系统管理〗中〖系统参数设置〗中定义的。

付款方式会对收款台起到制约作用，指定现款的客户，收款台必须进行收款后才能记账。

1.1.6欠款额度控制

在〖客户管理〗?

〖客户信用评定〗中，可以输入客户的欠款额度及帐期，销售开单里，这两项若有一项不符合设定都会被拦截。

1.1.7帐期及帐期控制

如果是欠款销售且已经指定帐期时，本次开单就需要输入还款期限，例如：

设定客户最大允许的帐期是7天，则开单时的帐期应该是小于7天的数值，最好不要输入7天，如果输入了5天，则对客户考核按5天，对业务员考核按7天。

若想实现销售按帐期控制，则要求出库单必须及时核销。

1.1.8经手人管理及业绩

开单时，系统默认为操作员，经手人与操作员是两个概念，通常是一个人，您可以修改别人的单据，但会留下痕迹（操作员名称），如果业务员很多时，可使用业务员代码。

单击“业”按钮可查询到该单的业绩，该功能需要授权使用。

1.2销售相关业务

1.2.1零售业务

门市零售客户最好在客户资料中进行定义，例如：

401门市客户，102门市客户等，在开销售单可在下拉框中选择，以提高效率。

零售客户出库单收款后，该出库单的名称将不能随意修改。

希望业务员先选择客户，然后再输入商品明细等其它信息，尽量养成良好的习惯。

1.2.2批发业务

批发业务通常是分销部使用，在使用方法上和零售业务完全一致。

1.2.3组装业务（DIY#）

DIY组装业务并入到正常的销售业务中，使用起来就更加方便，选择“组装”类型后再导入配置，组装单开单和销售出库单一样，受库房领料的控制。

1.2.4POS业务（#）

IT2000XP提供了POS开单功能，当在系统参数里面设定?

POS销售功能以后，就可以通过扫描的形式开销售出库单，拿到有条形码的商品以后才能进行扫描，扫描的方法有两种：

1PN码（商品编码），相当于输入了商品编码。

2SN码（系列号），通过系列号可以准确地查询到商品编码，同时代替库房扫号，在严格系列号管理下才能有效。

1.2.5商场管理

商场销售是目前很普遍的销售模式，商场的销售和普通的销售存在比较大的区别。

需要协调公司、商场、直接客户三者之间的关系。

因为商场大多没有电脑连接，因此，大多采用后录单的形式（录入原值）。

等到和商场结款时，在往来核销业务中，输入商场扣款作为费用，再做收款单，最后把出库单、费用单、收款单一起核销。

1.2.6赠送业务（#）

开启赠送功能以后，开销售单时，在输入销售数量以后，还可以输入赠送数量，赠送商品价格为0。

1.2.7拆包业务（#）

开启拆包功能以后，开销售单时，可以输入拆包装以后的小包装数量，当然，商品包装数是在商品编码中进行维护的，对于袋装牛奶类的商品，若经常出现拆包销售时，使用拆包功能，可以精确地计算出商品的箱数和包数。

1.2.8自用业务

使用内部出库单开单，不产生应收款。

用途：

固定资产也可以用自用业务，相当于一次把他用掉了。

1.2.9赠出业务

使用内部出库单开单，不产生应收款。

用途：

纯赠送，赠送开单不受价格控制。

赠送业务可以在销售业务中处理，单价是零，受价格控制。

1.2.10盘亏业务

使用内部出库单开单，不产生应收款。

用途：

修正账面和实物不符，例如实物丢失的情况等。

1.2.11报损业务

使用内部出库单开单，不产生应收款。

用途：

因物品损坏或丢失，和盘亏有些类似，但报损通常用于原因比较清楚的情况。

1.2.12材料领料

使用内部出库单开单，不产生应收款。

用途：

用于简单生产中的材料出库，也可以用于工程项目的材料出库。

如果用于工程项目，领料没有销售价格，能计算出相应的成本，不产生应收款，项目收入使用其它收入。

1.2.13借出业务的应用

非销售出库业务都可以使用借出业务，借出业务不产生欠款，记录欠货情况，它有多种用途：

1一般的借用

最好约定预计还回日期。

2简单的返修

商品返修时用借出业务，返修还回时用借出还回业务。

比较适合公司内部商品返修，不适合客户商品保修返修。

3固定资产

只体现物品的状态，如果商品折旧，请使用库存商品调价功能，具体请见财务管理中的调价部分。

4代销商品

如果客户有购买意向但不能确定购买，或价格不确定，这种情况下，开销售单可能不太合适，可先走借出业务流程，如果商品已经销售，请使用借出转销售流程。

5临时借出

临时借出在一天以内可以考虑不开单，采用一个专用的记事本记录流水帐的情况，若商品当日还回，则撤销借出记录；如果当天没有还回，则必须走软件借出业务流程，手工临时借出做到日清。

1.3内部出库单

非销售类型的出库单，使用内部出库单，内部出库单没有销售价格，不产生应收款。

1.3.1内部出库单的类型

内部出库单的类型有：

1自用

2盘亏

3报损

4赠出

5材料

1.3.2内部出库单的考核

内部出库单需要输入考核的部门及职员，作为后期考核用。

1.4

商品报价单

商品报价单是客户形成销售之前进行报价的过程，根据报价的进度，进行相应的处理：

（1）报价单开单

商品报价单的使用方法和销售开单类似，选择商品时比较方便。

（2）报价单修改

报价修改后，若价格有变动，会生成价格变动记录。

（3）报价单确认

报价单在确认是客户的认可生效标志，报价单确认前作为草稿，确认后不影响报价单的修改和作废。

报价单确认以后，可以进行后面的两步操作。

（4）报价单完成

报价单完成后，会自动生成一张出库单，整个报价业务结束。

（5）报价单终止

报价未成交，报价单异常中止。

1.5销售出库单修改问题

销售出库单在库房没有确认出库前都有机会进行修改，如果出库单已经被收款台记账，则必须先由收款台反冲才允许业务修改，请注意原来的记账金额将被撤销。

下面的报表是，原来的销售金额是800元,并在2月5日收款800元，2月23号把销售额改为600元，并退款200元。

2.

进货业务

2.1库存限量

【用途】库存数量上限或下线预警。

2.1.1限量制定

【目录位置】『目录树』?

〖辅助业务〗?

〖商品限量制定〗

2.1.2限量查询

【目录位置】『目录树』?

〖辅助业务〗?

〖商品限量查询〗

您可以查询是缺货商品（库存数量小于下限值），也可以查询出超量商品（就是大于上限值）。

在超量商品查询中，可以查询出所有超过库存最高上限的商品，如果库存数量小于上限值或者没有设定库存上限，则不在超量商品查询中出现。

2.1.3短货查询

【目录位置】『目录树』?

〖进货管理〗?

〖短货商品查询〗

可销售数是负数，就是开了销售单还没有进货的商品，短或商品信息对进货有很大的指导意义。

这里短货商品和上面的缺货商品查询的意义不太一样。

短货商品是指可销售数小于0的商品，需要马上进货。

缺货商品是指低于最低库存限量的商品，可能还有库存，还可以进行销售，需要安排进货计划。

2.2

订货业务

【标准流程】〖业务开单〗、〖财务〗预付款、〖到货确认〗、〖库房〗、〖财务〗应付款

【可选流程】〖审核#〗

【内容描述】

（1）订单的修改及限制

如果您没有经理查询的权限，则只能修改自己的订单。

订单被确认后就不可以修改了，如果已经生成了进货入库单，则订单会自动确认，以保证进货入库商品的价格和订货价格一致。

（2）订单与可销数

可能把订货数量计入可销数，销售人员可以看到所有订货在途的商品，对提高销售成交率大有好处。

（3）订单的打印

建议使用打印订单作为订货凭据（盖章），不提倡后录入订单方式。

（4）与其他订货系统

如果您采用供货商的系统订货（例如联想公司的订货系统），则在IT2000XP订单中输入原订单编号、合同编号等，便于事后对比查找。

（5）订单的退补

订货可能是多次到货，订单中的全部商品到货以后，订单从未完成的订单中消失，若剩余的商品取消了或多到了货，为了防止长期挂单，可以将该订单进行〖退补〗操作，强制关闭未完成的订单。

2.3调货业务

【标准流程】〖业务开单〗、〖库房〗、〖财务〗

【可选流程】〖审核〗

【内容描述】

（1）调货业务的结算

IT2000XP的进货结算是把入库单和付款单进行结算，客商在结款时通常是以入库单为凭据。

（2）调货业务与限价

调货业务一般用在炒货业务，不需要设置限价，因此，调货业务不会对限价体系产生影响。

2.4受托代销业务

前面两项是正常的进货业务，对于受托代销业务可以考虑有以下两种办法处理：

第一种方法：

使用进货业务，类型是“借入”

这样方法和正常的进货业务差不多，也产生应付款，通常是在商品销售了以后再结款，比较适合进货价格比较稳定的情况，如果结算价格和当时入库价格不一致，处理起来就有点麻烦，对于应付款而言，可以考虑用其它收入和费用来填补入库商品价格误差。

第二种方法：

使用借入业务

借入业务可以不用输入价格，借入商品和销售库是分开的，当形成销售时，再把借入商品转为进货，商品借入不产生应付款，转进货前再确定准确的价格。

2.5进货业务结算

进货结算是以入库单结算的，如果是订货业务，需要注意入库单和进货订单的对照关系。

2.6

内部入库业务

内部入库业务不产生应付款，但需要输入单价。

该部分作为公司的直接收益。

如果需要开单跟踪价格，则需要给业务员单独设置权限。

2.6.1拆装业务

拆装后的总金额必须为0,商品拆分时不产生损益,如果需要考虑损益，请使用商品科目。

2.6.2赠入业务

用赠入入库单，输入赠入价格。

这种方式比零成本入库要好，能比较客观反映商品成本，对销售考核有好处。

2.6.3产品入库

作为简单的产成品入库，入库产品的单价，商品成本通常是估算的或计算出来的。

2.6.4商品盘盈

直接作为损益，如果是修正性盘点，也可以考虑负数的入库单（盘亏）。

2.7进货成本问题

每次入库单入库会产生成本的变化，如果处理不当就会出现很多问题:

2.7.1进货价格错误

如果进货价格错误，一般通过成本分析程序进行分析，发现以后根据不同的情况进行相应的修正。

请按下列步骤进行处理：

1找到发生价格错误的入库单

2保证库存有货（库存数量不能为0）

3做一个退货入库单，只考虑价格错误的商品

4做一个正确价格的入库单。

5库房确认两个入库单入库。

如果库存数量不够，则只能先入库负数的退货入库单。

这样库存的总成本，客商的应付款都是准确的了。

如果进货入库后（从那张错误的入库单算起）有销售出库单出库，还需要对销售成本和库存成本进行调整。

具体成本调整过程，请参见财务管理部分。

2.7.2进货退货成本差

如果所有的库存商品都退货了，且退货价格和库存成本有误差，则就会产生进货退货成本差，进货退货成本可直接计入公司及部门的损益。

2.7.3关于库存成本异常

进货退货会影响库存成本，采用移动加权平均的计算方法很容易引起成本异常，从财务的角度是完全正确的，例如：

库存有两个鼠标，单价是100元，如果这是退掉一个按50元价格，则另一个成本就是150元。

当出现库存成本异常的情况，最好使用库存商品调价功能来调整当前的库存成本价，调价部分直接计入部门或职员的损益，这样有利于后期的销售利润考核。

2.8

价格管理

2.8.1销售报价

IT2000XP提供了零售价、批发价、代理价等报价功能，在实际经营中，这些只起参考作用，因为销售过程中要考虑很多情况，需要考虑市场行情，库存状况、客户购买数量、客户付款情况、客户对价格的接受情况等。

虽然报价只是提示作用，但在交易过程中，对指导业务员销售起到非常重要的作用。

【注意问题】

报价没有区分含税和不含税，通常是按约定熟成方法报价。

也可以都折合成含税价格报价。

2.8.2销售限价

为商品设置最低允许销售价格，有含税和不含税两个价格。

【使用方法】

首先设置含税价格，若不设置不含税价格，则程序会自动按事先设置好的折合税率计算是相应的不含税价格，若不设置限价，则把成本价做为最低销售限价。

如果最低销售限价低于库存成本，则该项商品以红色显示。

IT2000XP可以实现按限价进行开单控制，当销售价格低于限价时，需要用户有低于限价销售权限。

如果您想对门店、职员、客户设置不同的限价时，可使用多级限价管理功能。

3.

库房管理

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖…〗

3.1系列号管理

【目录位置】『目录树』?

〖库房管理〗?

〖系列号管理〗?

〖…〗

商品的系列号是由生产厂家定义的商品标识号，每一个商品的系列号都是唯一的。

按系列号管理是机电行业（特别是IT行业）的主要特点之一，通过对商品系列号的记录，您可以很方便地查询到商品具体的进货及销售情况，是实现质量跟踪的最有效方法。

商品的系列号也可用做批次管理。

3.1.1商品系列号设定

【目录位置】『目录树』?

〖库房管理〗?

〖系列号管理〗?

〖商品系列号设定〗

在进行商品分类时，需要指定哪些商品有系列号，哪些无系列号，对于实行系列号管理的商品，商品在入库和出库时，必需输入商品的系列号。

【使用方法】

可按代码查找到要设定系列号的商品类别，选定后点击〖设定〗进行设定，若不想使用系列号则直接在此〖解除〗即可。

状态“√”表示已经设定系列号，状态“×”表示未设定系列号。

改变系列号状态也可以双击表格。

系列号可以设置到商品一级，一般情况下设置到商品的类别就可以，商品的系列号会自动继承类别的设定。

3.1.2库存系列号管理（#）

【目录位置】『目录树』?

〖库房管理〗?

〖系列号管理〗?

〖库存系列号管理〗

【内容描述】

商品的系列号功能开启后，以后的商品出库、入库时，就必须输入系列号。

如果启用了严格系列号管理，就需要对出库单系列号进行核对。

如果现有库存里的商品没有系列号，这样出库时就不能与库里系列号进行核对，需要我们提前把系列号录入进去。

【使用方法】

当商品的系列号功能启用以后，系统就会自动识别这类商品的商品数和系列号情况，系列号数与商品数不等时，我们就可以给库里的商品增加系列号，直到两者相等。

选定商品后点击右键，进行如下处理：

（1）增加系列号

按〖增加系列号〗增加一个新的系列号

（2）删除系列号

按〖删除系列号〗删除一条系列号。

（3）分离系列号

按〖离系列号〗会使本系列号的数量等于1,当然，数量为1的系列号不用分离操作。

（4）导入导出系列号

按〖导入系列号〗则以文本方式导入系列号；按〖导出系列号〗则以文本方式导出系列号。

3.1.3严格系列号管理

【目录位置】『菜单』?

〖系统管理〗?

〖系统参数设定〗

如果开启严格系列号功能以后，在商品出库时，系统就会检查库存中的系列号，如果系列号不存在，则程序会拒绝出库，从而能有效地防止系列号及商品出错。

通过查询库存系列号，就可以很方便地对应进货入库单，可以精确地计算出商品积压的情况。

作为商品管理中心的库房，主要的工作就是入库和出库确认，每一项和物流相关的业务都要经过库房确认，只有库房做了最终确认，业务才算完成，库存数量才能发生变化。

3.2调拨单出库、入库

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖调拨单〗

【内容描述】

内部调拨单开单以后，需要由调出库房做出库确认，然后再由调入库房做入库确认，这样，整个流程才算完成。

调拨单的出库、入库都是在这一个界面上，若您有多个库房的权限，可直接更换库房后做出库、入库确认，不需要更换库房再重新登录。

【注意问题】

（1）内部调拨出库后，请及时做入库处理，否则就会有很多调拨在途库存。

（2）调拨确认过程是不可逆的，如果调拨出库后发现错误，则需要调拨入库后再调拨回来。

（3）调拨出库时请正确填写系列号。

3.3进货订单到货

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖订单〗

【内容描述】

库房管理的订单模块显示所有未到货的订单，未到货订单是按往来单位名称排序的，并可按往来单位过滤，订货到货后，库房人员可以根据实际到货情况由订单生成入库单，最后再把入库单确认入库。

【使用方法】

（1）订单生成入库单

查找出要到货的订单，点击〖生成入库单〗由订单生成入库单。

（2）填写入库单内容

对于未到货的商品，请按〖删除〗按钮，将入库单上的商品删除或将数量改成0；若实际到货数量不等于未到货商品数量，则按实际到货数填写。

（3）库房入库

若到货的商品需要分放在不同的库房里，则选择正确的到货库房，可实现多次、分批入库，省去了以后调拨的麻烦。

生成入库单以后实际库存不增加，入库单需要进行入库确认。

【关于大批量到货问题】

若订单数量太多，匹配订单有困难时，可以考虑使用第4章大量到货功能。

3.4

入库单入库

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖入库单〗

【内容描述】

这里显示所有未入库的入库单，已入库的就不在这里显示了。

商品入库后，库存数增加、客商的应付款也增加，入库单入库后，入库单不允许修改，若发现有不正确的地方，则需要走进货退货（入库数为负）流程。

【使用方法】

（1）入库的类型

进货：

可由订货人员根据订单生成入库单，也可以由库房人员生成入库单。

盘点：

由商务管理人员开内部入库单，入库类型为盘点。

拆装：

由商务管理人员开内部入库单，入库类型为拆装。

生产：

由商务管理人员开内部入库单，入库类型为产品。

调货：

调货业务需要单独授权，主要用于炒货。

借转进货：

由借入商品生成的入库单。

（2）入库系列号

如果有系列号要求，则必需输入正确的系列号，通过系列号查询进货来源是非常有效的。

（3）入库单入库

系列号录入完毕后，点击〖入库〗按钮，入库时一定要保证实际入库商品、打印的入库单、电脑显示的入库单三者完全一致。

入库单入库后不可以再修改或作废。

【注意问题】

（1）退货入库时，若实际库存不够，则系统会自动提示并拦截。

（2）若采用了严格系列号功能，则退货系列号必须与库里系列号一致。

（3）若没有采用严格系列号功能，进货退货时也请正确选择当初的入库系列号，否则就会造成库存商品实际系列号与库存系列号不一致情况。

非严格系列号下的库存系列号可能不是很准确的。

（4）如果系列号是连续的，可采用自动系列号法录入，从而提高录入效率，但必须保证系列号的最后两位是数字。

3.5

出库单出库

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖出库单〗

【内容描述】

这里显示所有未出库的出库单，已出库的出库单就不在这里显示了。

商品出库后，库存数减少、客户应收款增加，公司的资金账户金额增加，出库单出库后不允许再修改或作废，若发现有不正确的地方，则需要进行退货。

退货出库单也需要库房确认出库，退货时商品数量为负数，退货后实际库存增加、应收款减少。

【使用方法】

（1）出库单出库原则

出库单出库必须是在收款台记帐或结帐的状态下才能点击【出库】，表现在库房里是：

已经记帐的出库单的记帐出纳状态为“√”，否则为“×”。

库房根据出库单所指定的内容进行付货，必需作到打印出库单、电脑单和实物三者绝对一致。

具体的核对方法如下：

1按打印出库单付货,做到货物和打印出库单一致。

2打印出库单对着电脑出库单确认出库，做到打印单和电脑单一致。

这样，电脑单、打印单、实物三者做到了绝对一致。

（2）配送安排

可以按提货方式过滤，并进行付货、发货安排，打印送货单或发货单。

在出库单配送界面，可以调整出货库房。

（3）付货控制

对于送货取款的情况，可以采用付货锁定功能，付货锁定的目的就是防止销售人员修改或作废单据，付货锁定有两种形式：

一个锁定整个单据，按〖付货〗按钮就可以了；另一种就是部分商品锁定，可输入商品的领料数。

对于送货取款，可能有三种情况：

一是客户全部留下，此时，出库单直接出库就可以了；二是客户部分留下商品，或调整商品的数量及价格，这时，出库单需要进行付货反冲，然后再由业务员修改出库单；第三种情况是全部退货，这时，出库单需要进行付货反冲，然后由业务员把出库单作废。

（4）出库系列号记录

如果商品有系列号的要求，则请输入或扫描系列号，已有系列号可以以TXT文本形式导入。

（5）出库单出库处理

在出库之前，程序会自动检查出库单的合法性，在下列情况下，出库单不能出库：

1系列号输入错误：

系列号数量和出库商品数量不一致，或者在严格系列号管理下，出库系列号不正确，系统都会拦截。

2库存数量不够：

如果出库单对应的库房已经建帐，程序便对该商品进行出库数量检查，库存数量不够就不能出库。

如果出库单对应的库房未建账，出库单出库时不检查库存数量。

（6）出库单整单出库问题

如果出库单中某几项商品没有库存或库房数量不够，则该出库单不能进行出库确认，出库单必需整单确认出库，遇到这类情况时，可以将一张出库单拆分成多张出库单。

尽可能不要长期挂单，否则会给库存盘点以及销售成本结转带来很大的麻烦。

3.6

借出单出库

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖借出单〗

【内容描述】

借出单出库与销售单出库类似，借出出库后实际库存减少。

【使用方法】

找到要出库的单据，核对好商品出库即完毕。

若有多个库房的管理权限，可直接更换出库库房，无需退出重进。

3.7借出还回单入库

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖借出还回单入库〗

【内容描述】

借出商品还回后，实际库存会增加，借出还回单是由借出未还单生成的。

【使用方法】

对照借出还回打印单，点击〖入库〗即完成入库。

3.8借入单入库

【目录位置】『按钮』?

〖库房管理〗?

〖借入单〗

【内容描述】

商品的借入入库与进货入库不同，借入库后增加借入库存数，不增加实际的销售库存，借入的商品不参与公司商品的成本核算，也不增加往来单位的应付款，借入商品是单独来进行管理的。

【使用方法】

选择要入库