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2.3.2非基地直属单位中一般会出现领导关注的公司级项目,该项目的计划、过程监控与总结,原则上由该单位的直接负责人或项目责任人进行管理。
资源管理部将专门与此类项目的主管领导进行直接的沟通与信息采集,涉及考核等相关问题,由项目主管领导个人承担。
四、工作计划范围、内容及要求
1、年度/半年度工作计划和总结
2、月度工作计划和总结
3、经营管理情况周度汇总
4、节假日工作计划和总结
5、公司会议纪要管理
6、公司项目管理
1.1工作设立目的:
公司年度工作计划是公司年度的行动纲领,是安排半年度、月度工作计划的重要依据。
因此该计划的制定必须经过严密的思考和研究,计划一经制定完毕,公司各生产环节和各方面的生产经营活动,都必须严格按照计划执行。
1.2工作涵盖范围:
公司年度计划和总结包含,生产管理方面、财务方面、质量方面、技术研发方面、基建技改方面、人力资源方面、资源管理方面等。
1.3工作基本流程
1.3.1资源管理部将会根据公司年度/半年度经营工作重点,向各部门、分厂下达部分工作计划,各部门、分厂在接到资源管理部下达计划后,将其分解至月度,并融入到本单位的计划管理中。
1.3.2各单位需要根据公司通知要求,进行年度/半年度工作思路及计划的制定,并将其整理成汇报资料,通过CPC计划管理流程提交资源管理部。
1.3.3资源管理部将在接到各单位提交的年度/半年度工作计划及思路后,会对提交资料进行初步审核和梳理,一但发现有与公司制度、经营方针指标、企业文化等公司既有固化制度相冲突的,将对计划采取驳回处理,相关单位需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
1.3.4对于年度/半年度计划中涉及的重要工作。
如存在不可抗拒因素或其他合理原因导致到期未完成或因故取消的工作,则需要通过CPC提交计划变更申请,待公司领导批准后方可进行变更。
1.3.5按照公司要求的时间节点,各单位需要将自身本年度/半年度工作进行回顾和总结,并通过CPC流程提交公司领导审核和资源管理部备档。
资源管理部负责对各单位工作总结进行梳理和初步审核,一但发现总结的不详细、不彻底或存在敷衍了事嫌疑的,没有按照公司要求提交的,将对攻讦采取驳回处理,相关单位需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
1.3.6年度/半年度计划总结提交基本流程
1.4工作要求
1.4.1工作时间要求:
项目
时间
年度计划
12月中旬
年度总结
1月中旬
半年度计划
6月中旬
半年度总结
7月中旬
具体的工作计划提交时间按照公司相关通知要求进行调节。
1.4.2工作提交内容要求
1.4.2.1年度/半年度工作计划分为工作思路和工作计划,工作思路一般采取PPT的形式进行汇报,工作计划一般采取文本文件的推进节点表的形式提交。
工作总结一般使用PPT和推进节点表双重形式进行提交。
1.4.2.2年度/半年度工作总结要写得有价值。
一方面要抓主要矛盾,无论谈成绩或谈存在问题。
另一方面对主要矛盾要进行深入细致的分析,谈成绩要写清怎么做的,为什么这样做,效果如何,经验是什么;
谈存在问题,要写清是什么问题,为什么会出现这种问题,其性质是什么,教训是什么。
1.4.2.3编制计划和总结期间所需要的资料,各单位需要相互协作互相提供所需资源,任何单位不得拒绝。
2.1工作设立目的:
公司月度计划的制定是以公司年度计划为基础的,由各单位归口制定和管理为原则而制定。
各单位制定完毕月度工作计划后,各单位的运作均需要围绕自身月度工作计划展开,并严格执行计划中的内容,并通过执行的过程和结果发现本单位在经营运作中存在的问题,进行不断整改、完善、提高。
2.2工作涵盖范围:
各单位工作计划和总结均围绕本单位自身生产作业、技质管理、成本控制、工作创新、设备检护、人事管理、企业文化活动、精益推进等工作。
2.3工作基本流程
2.3.1各单位根据公司领导指示、公司经营指标完成情况、本单位上月工作完成情况、以及本月自身所需要开展的工作等方面,进行综合考虑后进行工作计划的初步拟定,选取其中较为重要的,通过CPC流程进行提交。
2.3.2资源管理部将在接到各单位提交的月度计划后,会对提交计划进行初步审核和梳理,一但发现有与公司制度、经营方针指标、企业文化等公司既有固化制度相冲突的,或者提交内容过于简单、存在敷衍了事嫌疑的,以及没有按照公司要求进行提交的,将对计划采取驳回处理,相关单位需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
2.3.3各单位计划管理员在本单位的工作计划通过公司领导审核认可后(即CPC流程闭环),即可对提交的工作计划进行CPC计划管理树的下达。
在月度工作推进过程中如存在不可抗拒因素或其他合理原因导致到期未完成或因故取消的工作,则需要通过CPC计划管理树中的计划变更申请进行计划变更,待公司领导批准后则变更通过。
2.3.4各单位的各项工作的验收主要通过计划管理树的形式进行验收,在到达时间节点后各单位工作责任人需要在要求时间内提交计划管理树计划验收报告,并通过CPC流程实现闭环,资源管理部将在该流程执行中进行监管。
2.3.4按照公司要求的时间节点,各单位需要将自身的月度工作进行回顾和总结,并通过CPC流程提交公司领导审核和资源管理部备档。
资源管理部负责对各单位工作总结进行梳理和初步审核,一但发现总结的不详细、不彻底或存在敷衍了事嫌疑的,没有按照公司要求提交的,将对其采取驳回处理,相关单位需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
2.3.5在月度工作计划执行过程中,各单位可以根据自身推进情况对工作进行新增,新增工作计划需要报资源管理部进行备档,并在月度工作总结提交时和原计划总结一并提交。
新增工作计划也需要进行计划管理树的下达。
2.3.6月度计划总结提交基本流程
计划管理树计划验收基本流程
2.4工作要求
2.4.1工作时间要求:
月度工作计划
每月26日前提交下月工作计划
月度工作总结
每月5日前提交上月工作总结
计划管理树验收
在下达计划时间节点内验收
2.4.2工作提交内容要求
2.4.2.1各单位月度工作计划包含条目:
计划项目所在系统、归属部门、计划和项目类别、内容名称、时间节点、管理责任人,协助单位、以及备注等。
各单位月度工作总结包含条目:
计划项目所在系统、归属部门、计划和项目类别、内容名称、时间节点、工作进度(百分比完成度)、管理责任人、递交输出物、工作计划和项目完成情况解析。
2.4.2.2月度工作计划一项重要目的是将长期、中期、短期的工作计划相衔接。
制定的月度工作计划中要体现本单位正在进行的项目和时间起止均在当月内的工作计划。
月度工作计划要本着遵守部门职能职责,与公司计划相协调、根据高层领导的要求而变化,充分考虑资源的应用等。
并依照计划的预见性、针对性、可行性、约束性、可变性的特点,来制定本单位的月度工作计划。
2.4.2.3工作计划按照重要度分类,一般分为三个级别,即特别重点,比较重点,一般计划。
各单位在提交工作计划的同时需要将本单位各科室、班组、个人的计划进行筛选,选取牵涉人力、物力等较多、领导关注度高、与生产、技质相关的较重要的工作纳入汇报范围。
2.4.2.4各单位的月度工作计划和总结提交中还包含“一月三题”,即公司关注工作,部门重点工作,部门创新工作。
公司关注工作:
公司领导在公司级会议上明确提出的、隶属于公司大项目中的子项目、公司领导比较关注过问的。
部门重点工作:
从部门内部所有的工作计划中筛选出一项最重点、最关键的工作。
部门创新工作:
部门内部除日常工作和其他项目安排外,根据自身发展需要进行的创新性工作与活动。
2.4.2.5为了保证各个系统和部门的计划总结更有针对性,特别对月度计划总结进行分类分析,来寻找各单位工作推进的重点及缺失项,进而逐步严肃计划总结的管理,增强计划总结的推进监控。
生产部门
生产类
生产计划、设备、现场提升、基建技改类等
技质类
涉及技术、质量整改提升类等。
管理类
涉及成本降低、员工育成、精益推进类等
职能部门
项目隶属分类
职能部门计划总结不进行详细分类,但是职能部门的工作如果属于公司级项目的子项目,则需要注明所属项目。
2.4.2.6各单位编制当月工作计划和总结需要本着务实,严谨,对工作负责的态度进行,提交的计划和总结必须按照公司要求的模板进行编制,其中工作总结需要注明明确的完成时间,应该提交相关输出物,或者进行对月度工作完成情况、完成效果的文字描述。
另外新增工作计划的总结需要按照公司模板规定的标记,进行特别标注。
2.4.3其他:
资源管理部将对各单位提交工作计划和公司项目进行分类,并将工作计划和公司项目中的重点工作和重点项目筛选出来,形成月度重点工作计划和项目汇总,提交公司领导。
3.1工作设立的目的:
经营管理周度汇总是对公司重点工作和项目以及各系统各项指标完成情况,进行实时跟踪的一项重要制度和工具,主要目的在于监控重点工作和项目的周度变化,保证工作的顺利进行。
3.2工作涵盖范围:
经营管理周度汇总主要包含公司重点计划、项目和重要经营指标的周度推进完成情况。
3.3工作基本流程
3.3.1资源管理部根据公司级项目和各单位提交的月度工作计划进行筛选,选取相对重点的推进项目纳入周报之中,并在规定时间通过CPC下达至各单位计划管理员,部分项目下达到项目负责人。
3.3.2各单位计划管理员和项目负责人在接到公司下达的文件后,对文件中的工作条目进行重点关注和监督,并在公司要求的时间节点内按要求对工作情况进行填报,资源管理部将会对其进行专项抽查和跟踪,并对各单位提交周报进行梳理和初步审核,一但发现总结的过于简单、没有体现出本周度工作推进情况的,或没有按照公司要求提交的,将对其采取驳回处理,相关单位需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
3.3.3月度计划总结提交基本流程
3.4工作要求
3.4.1工作时间要求:
经营管理情况周度汇总(总)
每周二
计划项目周度汇总(分)
每周一
经营指标周度汇总(分)
因节假日、休息日等因素影响汇总的,公司将针对汇总时间下达通知进行调整。
3.4.2工作提交内容要求
3.4.2.1经营管理情况周度汇总(以下简称周报)中经营管理情况主要包含公司重点和项目,其统计条目有:
计划和项目所属系统、项目和计划内容名称、责任单位责任人、时间节点、状态红黄牌、周度进展完成情况、存在问题、本项工作在整个月度中的整体完成程度及下步重点计划(效果分析)等。
经营指标主要包含:
生产相关情况、安全检查情况、人力资源及培训情况、质量指标完成情况等。
3.4.2.2周报进度跟踪红黄牌:
通过出示红黄牌方法对计划和项目的整体工作情况进行评价。
(本管理方式同时适用于公司月度计划总结和相关管理)
红牌:
工作计划和项目出现延期情况、到期未完成情况、出现重大异常或事故的将对该项工作出示红牌。
黄牌:
工作计划和项目中对即将到达时间节点(工作计划提前一周,项目提前一个月)、工作完成但是需要后期进行效果验证,以及工作出现异常,需要对其进行警示的,将出示黄牌。
绿牌:
工作计划和项目正在进行中,没有临近时间节点,且状态正常的出示绿牌。
蓝牌:
表示已近完成该项工作,并已经通过验收。
资源管理部将对各单位的工作进行红黄牌判定,并注明判定结果和必要事由。
3.4.2.3周报的设定将采取周度累积汇报的方式,能更直观的了解、分析评价重点计划项目和指标的变化情况,及时监控、调整、预防工作中异常状态的发生。
因时可操作性的问题,周报暂采取CPC邮件的形式下达。
3.4.2.4资源管理部将根据领导指示,适时增加新的跟踪计划项目,并会通过邮件注明新曾项目及领导要求,各单位需要严格按照要求执行并按时提交汇总资料。
4.1工作设立的目的:
在年度公司生产运营的过程中,有部分休息假期较长,为了充分利用假期期间对公司的设备进行检修保养,完成公司要求的基建技改,重大项目等重要工作,需要将假期期间的工作纳入工作计划管理,保证工作顺利开展。
4.2工作涵盖范围:
一般长假指假期跨度为3~7日或以上,其中有法定节假日(如国庆假期、春节假期),夏季高温假期等。
工作范围包括:
基建技改工作、设备维护检修、重要工作和项目、车辆返修、卫生扫除、安全保证、人员培训、后勤保障、企业文化活动等。
4.3工作基本流程
4.3.1资源管理部将根据公司下达放假通知中明确要求的放假时间,同时根据公司领导的要求,拟定节假日工作计划提交通知。
4.3.2各单位在接到公司通知后,需要针对各自单位的实际工作需要,进行节假日工作计划安排。
按照公司要求节点通过CPC计划管理流程提交公司领导审核、资源管理部备档。
4.3.3资源管理部将在接到各单位提交的节假日计划后,会对提交计划进行初步审核和梳理,一但发现没有必要开展的、与公司制度相违背的、有可能对公司环境造成影响的、可能会对公司其他重要工作开展造成阻碍的等,资源管理部将首先采取驳回处理,并会与相关涉及单位进行协商,待协商意见一致后,采纳最新修订计划。
4.3.4节假日期间各单位必须通过CPC流程,向公司人力资源部提交各单位加班和值班人员名单。
加班人员主要负责假期工作的推进和执行,值班人员主要负责假期期间本单位各项工作的协调,监督和应急事件的处理。
4.3.5假期工作期间资源管理部将对各单位加班、值班以及考勤到岗情况进行抽查。
假期期间工作不确定性较高,因此凡出现计划变更的必须尽早通知公司领导,以及人力资源部、资源管理部,保证及时对原定计划所涉及的一系列工作,作出相应的调整。
4.3.6假期结束后,各单位按照公司要求的时间节点,需要将本单位的假期工作进行总结,并通过CPC流程提交公司领导审核和资源管理部备档。
资源管理部负责对各单位工作总结进行梳理和初步审核,一但发现总结的过于简单、没有相关输出物的,或没有按照公司要求提交的,将对其采取驳回处理,相关单位需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
4.3.7假期计划总结提交基本流程
4.4工作要求
4.4.1工作时间要求:
假期计划提交
一般放假前2日提交完毕
假期计划变更
根据实际工作进度及时提交
假期工作总结提交
假期结束后2天内提交完毕
4.4.2节假日计划包含条目:
计划项目所在系统、归属部门、内容名称、归属项目或类别、时间节点、管理责任人、联系电话、协助单位、预计所需人员数及工时、以及备注等。
计划项目所在系统、归属部门、计划和项目类别、内容名称、归属项目、时间节点、完成与否、管理责任人、实际工作人员数及工时、递交输出物、工作计划和项目完成情况解析。
4.4.3节假日计划和总结中新增归属项目或工作种类,各单位在计划和总结提交时需要将各项工作进行专项分类:
基建技改类
设备维护、检修类
现场6S类
安全管理类
后勤保障类
重大项目(注明项目名称)
人员培训
企业文化活动
其他
4.4.4为了保证假期工作的高效性,尽量杜绝不必要的浪费,特别在计划中设立工作执行人员数量需求及预计使用工时,在工作结束后填报实际到岗工作人员数及实际使用工时数。
4.4.5与节假日工作计划和总结一并提交的还包含节假日值班人员名单,值班人员应当是假日期间对应紧急事件发生的主要联络人,名单中必须提交其值班时间安排,联系方式等。
节假日期间除值班人员外,加班人员则需要走CPC流程,通过人力资源部审核,流程通过后可以进行有计划的加班。
5、会议纪要管理
5.1工作设立的目的:
公司在生产运营过程中,为了解公司各方面的工作状况,并随着时间的推移,公司形成了几大规律性召开的重要会议,以及各系统召开的公司较关注的会议,还有公司因特定事件召开的专项会议等,为保证在这些会议中的决议项能够顺利实施,故将公司各类会议纪要纳入公司计划管理中。
5.2工作涵盖范围:
公司高级会议如:
总经理办公会议、中层干部会议、产销协调会、产品线利润中心会议等;
公司部门重要会议如:
质量例会、安全类会议、生产例会等;
公司特殊项目或事件会议如:
项目专题会议,节假日工作安排会议,集团或公司重大活动会议等。
5.3工作基本流程
5.3.1如上所列会议在召开完毕后,一般会形成会议纪要,并存在会议决议项,会议决议项是对会议涉及单位的下步工作要求或达成各单位一致认同的、共同遵守的准则。
各单位需要在各类会议决议项整理完毕后,发送CPC邮件至资源管理部进行备档。
5.3.2会议决议项中涉及的部门,需要该部门的计划管理员将本单位负责的工作以计划管理树的形式下达给本单位责任人,此类工作计划主要通过计划管理树进行验收。
5.3.3假期计划总结提交基本流程
5.4工作要求
5.4.1工作时间要求:
会议纪要发布
会议召开完毕后2天内
会议决议项总结
按照会议决议项要求执行
5.4.2在公司各类会议中,总经理办公会议主要由总经办负责会议纪要汇总、下达、调度和总结收集。
在总经理办公会议中对资源管理部明确要求的项目,资源管理部负责进行落实、执行。
5.4.3各单位每月需要将本单位所接到的会议决议项工作,纳入月度总结的新增计划之中进行总结,未到时间节点的工作则纳入时间节点所在月份的工作之中进行总结。
5.4.4各类会议纪要中的决议项的执行,除会议中明确指出的、公司高层领导直接下达指令的工作,由指定单位和个人负责,其他工作均按照公司职能职责规定进行责任划分。
6.1工作设立的目的:
公司在发展运作期间,为达成一个特有的目标,便将有着一个明确的目标或目的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动聚合在一起,要求其必须在特定的时间、预算、资源限定内,依据规范完成,这就形成了企业运营中出现的项目。
本管理办法只对项目运行过程中的执行、监控,项目完成后的评估做出要求和规范。
6.2工作涵盖范围:
工作涵盖公司目前现行推进及以后的项目。
主要负责监控项目推进过程中的执行情况,评估项目完成后所获得结果。
6.3工作基本流程
6.3.1公司在运营过程中为了达成一个较为重要和特殊的工作任务或目的。
根据实际需要各单位可以通过CPC流程中的《内部项目立项审批表》对该项工作进行项目的立项申请。
公司较为重要,需要在集团立项的项目,在经过公司高层领导审核认可后,可进行集团级立项申请。
6.3.2在项目运行过程中,为跟踪项目运作,保证项目信息能够及时向公司领导反馈,根据公司要求,所有项目必须拥有项目总体策划计划书,其中必须包含项目明确的起点和终点,项目中的子计划及时间节点,项目目的及预期结果,项目运行需求,项目责任人,项目预算。
每个项目的项目计划书(除集团要求的机密项目外)都需要提交资源管理部备档,并纳入监控状态。
6.3.3项目在运行中,需要按照公司制度要求进行年度计划总结、月度总结、周度进展汇报等。
资源管理部负责对各项目总结进行汇总,一但发现总结的过于简单、没有相关输出物的,或没有按照公司要求提交的,将对其采取驳回处理,相关项目负责人需要在规定时间内修订完毕后重新提交。
6.3.4项目在运行过程中,因合理事由需要进行计划变更或延期的,需要通过CPC流程提交公司领导进行审批,通过后,资源管理部备档。
6.3.5项目结束后,项目组需要提交项目完成总结报告,资源管理部将会根据项目完成总结报告,工作计划推进节点完成情况,费用预算超支情况,项目达成结果,同时进行实物实地的考察,最终将出具针对该项目完成的评估报告,提交公司高层领导进行审核。
6.3.6项目立项申请流程
6.4工作要求
6.4.1工作时间要求:
跨年度项目年度计划
与年度计划一同提交
项目月度总结
与月度总结一并提交
项目周度汇报
项目异常问题汇报
异常问题出现2天内
项目总结
项目结束后提交总结报告
6.4.2公司在运营中会存在具备项目特征的非项目工作,我们可称之为“拟项目”。
除公司现有备案项目,资源管理部会从各个单位的工作中筛选出跨部门,跨月度,对公司质量、成本、生产有较大影响的,涉及金额较高的工作,纳入项目管理,此类项目就是“拟项目”。
拟项目管理工作与监控方式采取与其他项目同样的模式。
6.4.3公司项目管理的主要工具之一是PROJECT甘特图形式,即要求各单位提交项目完成情况时,必须标明总计划和子计划的起止时间,完成与否,是否延期和延期时间节点。
甘特图的更新采取及时更新,通过资源管理部的监控在项目中出现到达时间节点的工作,需要通过流程提交完成报告,资源管理部在工作报告验收通过后进行统计更新。
6.4.4资源管理部负责对项目工作中出现的问题,进行协调、调度。
遇到重大项目发生影响生产、质量、资金等,较为严重的问题,资源管理部可召开多部门工作协调会议,保证工作的顺利进行,同时会对项目工作期间出现的问题予以考核。
6.4.5资源管理部将采取重点项目必查和一般项目抽查的形式进行监管,并根据抽查结果可要求项目组进行适时的临时性总结,保证项目信息及时反馈给公司高层领导,保证项目的顺利进行。
项目定时总结的形式基本按照月度总结和周报模板进行,如有必要可使用PPT形式另行总结。
五、考核内容明细
1、对于工作计划、项目
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