分包商施工组织设计方案格式文档格式.docx
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2定义
2.1业主
指“中海石油〔中国〕天津分公司”。
2.2监理
指“北京兴油工程项目管理渤西油气处理厂搬迁项目监理部”。
2.3EPC项目部
指“渤西油气处理厂搬迁项目陆地终端EPC总包工程项目部”,简称“渤西EPC项目部”。
2.4文件
指EPC项目部与业主、监理、承包商及项目相关方之间往来的与工程项目有关的各类文件资料,包括项目的招投标书、商务技术答疑澄清函件、授标书、合同、协议、图纸、程序文件、、文件传单、备忘录、业务联络函、会议记录以及在项目运行中形成的全部文字、图表、声像等各种载体的文件资料。
2.5报批文件
指需要报业主、监理审批、备案的相关文件。
3职责与权限
3.1领导职责
项目部发往业主和监理总部及各承包商文件由部门经理审核、由项目经理负责签发,项目经理外出时可由项目执行经理代替签发。
报批的管理文件由项目经理或项目执行经理负责批准。
3.2行管部职责
负责建立项目文件信息管理体系,指定《文件编码程序》;
负责校审和检查各部门起草的文件格式及编码。
建立项目文件信息数据库,负责项目运行中所有文件的处理和最终归档;
负责接受监理总部对项目文件管理的质量审核。
配合工程完成项目竣工资料的收集、整理、组卷及最终提交。
负责对EPC各部门、各分部的文件管理,进行指导和监督。
负责会议纪要和有关材料的印制与发放。
负责施工图纸的发送。
3.3相关部室职责
各部门经理负责本部门的文件管理。
报批文件由各部门专业人员编制,由部门经理审核。
各部门遵照文件模板负责起草文件,由部门经理审核签字后,递交项目〔执行〕经理签发,并将纸质版和电子版文件一并送至文控部。
各部门收到文控部传送的文件由部门经理进行处理。
各部门应建立本部门的收发文登记台帐,并妥善保管好本部门的所有文件。
4文件的处理流程
4.1收文
对于收到的来自业主、监理、承包商或相关方的文件,文控部先加盖文件接收专用章,并根据文件类别签注收文流水号、填写文件接收记录。
4.2处理
登记过的文件由文控部呈交项目部领导审阅、批示。
根据批示内容,呈报其他领导批示或按分发范围复印、分发,提交有关部门处理。
文控部与各部门经理负责交接。
4.3发文
EPC项目部发往业主、监理、施工承包商及相关方的文件由各部门负责起草,使用文控部制定的统一文件格式,交项目经理或项目执行经理签字审批后,由文控部根据《文件编码程序》进行编码并发送。
、备忘录、会议纪要等文件在未到达施工现场前以电子版的形式发放,到现场办公后统一以纸版形式发放,报批文件由各部门按标准格式编制。
各部门与业主、监理专业人员的技术澄清、对口会议等结束后,与会人员尽快整理好会议纪要,由文控给出编码,双方签字后,将原件交由文控部存档。
EPC项目部各种会议纪要由会议主办部门负责整理会议纪要,签发后交文控部〔签发人为主持该会议的项目领导〕,文控部负责印发。
4.3.5各部门发往业主或监理的信函,文控部负责格式把关,由发函部门将起草好的文稿送交项目经理签字,之后连同电子版文稿一并交文控部,文控部负责向业主或监理递交。
一般情况下,双方信函应在三个工作日内给予答复。
各部门发往承包商的文件,文控部负责格式把关,由部门经理审核,项目经理负责签发,项目经理外出时也可由项目执行经理代签。
由文控部登记编码后统一发送、存档。
各承包商收到文件后要按照文件要求在规定的时间内落实完毕。
各部门向外发送件,应使用文控部标准格式,以项目部名义发出的由项目经理或执行经理签字批准,部门由发件部门经理签字批准,由文控部登记编码后统一发送、存档。
5文件的报批流程
5.1文件编码
所有报批文件由文件编制部门编码,文控部审核。
文控部将报批文件呈报监理,一般情况,监理应在收到文件后5个工作日内给予审批意见。
5.2文件版次
文件未批准时,文件版次按照A、B、C…依次排列,其中,A版用于内部审核,对于征询意见的图纸或文件从B版开始提交,对于无审查意见并用于审批的文件提交0版;
通用文件则应注明“已批准”。
5.3文件签名
报批版本文件当前版本上的签字应为中文手签。
6报批文件的发放与控制
6.1文件分发
文控部根据文件编制部门书面通知的发放范围与份数,将经过监理审查同意后报批的文件分发给有关部门或施工单位。
6.2受控文件
批准版文件为本项目的受控文件。
文控部发放受控文件时应填写《文件发放记录》,登记文件受控编号及领取部门、领取人和领取时间等。
6.3受控复印件
受控文件的复印件也是受控文件。
领取文件部门需要复印分发时,复印件的受控号应在原文件受控号顺序编排。
〔如,将受控号为010的文件复印了3份,则复印的文件的受控号依次为010-1,010-2,010-3〕。
复印的受控文件分发时,也需填写《文件发放记录》,但应在文件上注明“复印”字样。
6.4文件更改
报批文件下发后又作更改时,文件编制部门应按部门经理的指示下发“文件更改通知”,并由文控部存档。
受控文件升版时,文控部应按发文范围收回废版文件,换发新版文件并做好记录。
收回的废版文件应加盖作废印章,防止非预期使用。
7文件的借阅与保管
7.1文件借阅
各部门需借阅文控部保管的项目文件时,应填写《文件借阅单》,由项目部领导签字批准后方可借阅;
文件借阅人应在规定的日期内归还文件。
7.2文件保管
收到的所有文件处理完毕后,由文控部保存原件。
7.3各部门文件
各部门的内部文件由部门经理分类保管。
8文件的保密
为保证本项目的利益,各部门一定要认真做好保密工作,与项目有关的技术、商务、招投标等文件以及重要信息严禁对外泄露和传播。
8.1本项目商业机密内容
使用的新技术、新工艺、新方法;
设计程序、方案及专利技术;
工程承包及物资采购招投标标底及有关测算依据等资料;
成本利润完成情况及相关资料;
各种程序文件、施工方案、作业指导书等技术资料;
项目财务预算、决算、报表和月、季、年度经济活动分析;
对涉密电脑要设置密码,与网络连接的电脑信息系统是采取切实的安全措施,防泄密、防盗窃。
9各类文件格式要求
9.1程序文件格式要求
程序文件编制应使用文控部制定的统一封面和页眉格式
文件标题及字号要求
.1一级标题使用小三号宋体加粗;
.2二级标题使用四号宋体加粗;
.3三级标题使用小四号宋体加粗;
.4四级标题使用小四号宋体;
.5本项目程序文件不出现五级标题,四级编码之后使用英文小写字母a,b,c…编号。
.6正文使用小四号宋体字。
.7正文表格中的内容使用小四号宋体。
.8附件:
程序文件如有附件,在正文后空1行、左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称;
附件如有序号,使用阿拉伯数码〔如:
“附件:
1、×
×
”〕,附件名称后不加标点符号。
行间距统一设定为1.5倍行距。
9.1.4排版要求
.1页面设置:
上页边距设定为3厘米,下页边距为厘米,左边距为厘米,右边距为2厘米,,页脚为1厘米;
封面中的版本、日期、文件状态、编制人、审核人、批准人等信息及页眉中的编码、版本、页码等相关信息要填写完整。
文件目录要使用WORD自动生成目录,字体为小四号宋体字,1.5倍行距,根据需要显示一级、二级标题目录。
9.2发往业主、监理总部文件格式要求
发往业主、监理总部文件应使用文控部制定的统一格式。
文件标题使用小二号宋体字加粗,正文使用四号宋体字。
页面设置:
上3厘米,下2.8厘米,左2.5厘米,右2厘米,页眉1.5厘米,页脚1厘米。
9.3发往承包商文件格式要求
发往承包商文件应使用文控部制定的统一格式。
文件标题使用四号黑体字,正文使用小四号宋字。
9.4发EPC项目各分部文件格式要求
发往各分部文件应使用文控部制定的统一格式。
文件标题使用四号宋体字加粗,正文使用四号仿宋字。
行间距统一设定为25磅。
附件一:
报批文件流程
部门编制文件
项目〔执行〕经理在文件审批上签字
将规定份数文件拷贝及电子版送至文控部
文控审查文件编码及文件格式
文控向业主、监理递交文件
业主、监理在传送单上签字后交有关人员审核
返回的传送单存档
业主、监理审查文件并批注意见后返回给文控部
文控登记、录入文件状态数据库并将文件返回提交部门
提交下一版
文件版本归0
0版文件复印分发相关部门
提交0版文件
0版文件归档
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