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四是组织代表角色,在很多场合,秘书是代表企业和领导出席活动的,他们的一言一行都反映出企业的形象,所以在公务场合,他们必须体现出对企业的荣誉感。
1.2.2秘书的角色特点
秘书角色意识四个层次的理解,单位一员角色、领导下属角色、信息传递者角色和组织代表角色,决定了秘书角色特点表现为两点:
一是地位的从属性,二是作用的辅助性。
地位的从属性表现为:
秘书活动就是为领导服务而产生的,它围绕着领导活动而展开,所以秘书的地位是从属于领导活动并受领导活动支配的。
领导者由社会分工分化出来,秘书活动和秘书人员随着领导者的活动需要产生。
如果没有领导和领导活动,秘书和秘书活动就失去了存在的必要和价值因为领导与秘书的关系是一种主从关系,无主即无从。
但是,除了社会分工不同,领导和秘书在法律赋予的公民权利义务上是相同的,人格是平等的。
在工作关系上,秘书要主动服从于领导和领导活动并为之服务,还要要时刻提醒自己的从属地位,。
但在日常人际关系上,却不该依附于领导,一味屈己迎人,应该有自己的个性。
作用的辅助性表现为:
在任何单位中,秘书的作用都是辅助性的。
秘书部门的存在是为了辅助领导工作,秘书人员的主要责任也就是当好领导的助手,主要表现在参加决策工作和管理工作时。
决策前,秘书人员为决策需要提供相关信息,提供咨询,为领导的正确决策做好各方面的准备。
决策中,当可供选择的方案领导难以决定,秘书人员也可以发表自己的见解,分析各种方案的优劣得失,供领导选择最佳方案作参考。
决策后,秘书人员要跟踪决策方案的实施,及时发现问题,及时回馈,总结经验,为决策的完善提供依据。
虽然,在实质上,秘书参与决策工作和管理工作不居于主导地位,而且没有定夺权,只能对领导起辅助作用,起参谋作用。
但是,在某些情况下,秘书人员的正确意见和合理化建议还是会对领导的决策和管理发生较大的影响。
秘书角色的特点是秘书工作性质的体现,行为的成果,受秘书核心价值观的指导,并作用于秘书职业核心价值观念。
1.2.3秘书角色意识对秘书价值观的影响
秘书活动性质和行为特征决定秘书角色意识和特征,秘书的角色意识起作用于秘书职业核心价值观。
从古至今,秘书职业的特点发生了很大变化,从封闭到开放,从静态到动态,从服务作用到参谋作用,这就将秘书职业的观念也引入了开放、枢纽、参谋作用的层次。
秘书性质和行为特征在不同历史时期的不同表现也决定了秘书核心价值观在新时期必须符合现代秘书角色的要求。
2秘书职业核心价值观概述
2.1秘书核心价值观的概念
价值观是指主体按照客观事实对其自身及社会的意义或重要性进行评价和选择的原则、信念和标准。
秘书核心价值观,是秘书人员关于自身及秘书这一特殊社会职业和特殊社会阶层社会价值的认识、理解、感知,是秘书人员对秘书这一社会角色的整体把握,是秘书人员赖以承担秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力。
秘书价值观的构成,包含着两个因素:
一是秘书人员对秘书职业特殊社会分工(秘书实践对象)这一客体的全面的整体的认识和把握,这是秘书价值观的认识基础,决定着秘书价值观的正确与否;
二是秘书人员对自身(主体)角色的全面的整体的认识和把握,这是秘书价值观的物质实体和真实构成,是秘书人员的人生观、道德观对秘书职业认识和感知的产物,它决定、规范着秘书人员的秘书实践和社会行为的正确与否。
2.2秘书职业核心价值观源流
当人类社会发展到有“主其政”的首领时,就出现了“辅其政”的秘书人才,只是在不同时期有不同的称呼而已。
有关秘书史的研究资料表明,秘书工作发轫至今已经有4000多年的历史了。
但是,在漫长的历史长河中,秘书理论研究却没有引起人们的认识,它远远落后于秘书工作实践。
将秘书工作作为一门学科来研究,也就是将秘书的价值观念融会贯通于实践工作的研究则是20世纪80年代以后的事情。
秘书工作是辅助领导进行决策和管理的服务性工作,秘书工作的性质就是它的辅助性。
从历史的发展看,在人类出现分工以后就产生了管理和决策需要,出现了管理与决策的领导机构和领导人物,领导机构与领导人物的出现又产生了对秘书机构和秘书人员的需求。
秘书机构和秘书人员从产生之日起就一直处于辅助地位。
例如:
殷商时代的巫,所从事的上传下达、刻写记事、占卜祭奠等事务性工作是辅助统治者决策与管理,唐代中书省的文员们从事的撰写文书、管理档案、处理信访等工作也是辅助统治者决策与管理的。
在当代,秘书工作的内容和范围与古代有很大差异,但其辅助性大致相同。
纵观秘书工作发展史,辅助性是历史赋予秘书工作的基本属性。
Sun公司是个拥有100亿美元资产的商用电脑系统生产商,它与其他数千家公司如惠普、恩特尔公司、苹果公司等,将硅谷造就成国际高技术经济的中心。
在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首席执行官的背后,忙绿的则是秘书。
他们不仅仅在打字,冲咖啡,而且每天都在参与决策。
他们不必穿的一丝不苟,不必不停几率老板的命令,不必为老板冲一杯咖啡,在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。
在技术革命不断的氛围中,秘书职业越显重要。
硅谷秘书相较古代的秘书就是既有辅助性的继承,也有参与决策的创新。
虽然现代秘书是服从于领导并为领导服务的,在领导与秘书的关系中,领导处于主动地位,秘书处于被动地位。
在工作上,往往是领导安排,秘书执行。
但这里的被动性是秘书与领导关系角度而言的。
就秘书具体工作要求而言,又应是主动的,他必须根据事物和组织运动发展的趋势,主动向领导及各部门提供公共服务,只有这样,才能提高秘书工作的整体效益。
那样,秘书在组织中才能有效发挥自身的才能,成为组织中不可或缺的人员。
传统秘书对自身角色的定位也是可有可无,因为秘书职业在传统观念里就是抄抄写写、端茶倒水的小人物,在企业里是无足轻重、可有可无的人员,企业和机关对秘书并没有太多要求。
随着知识经济时代的到来,所处地位的变化也使现代秘书的角色已经发生了根本的转变,现代秘书已经从当初的“小人物”日渐成为企业内参与管理的特殊助手。
现代秘书在企业中处于中心位置,是贯通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的枢纽,又是协助领导处理日常工作的手足,也是对外联络的形象代表。
秘书参谋助手和组织代表等角色就要求秘书人员必须具备正确价值取向,培养正确的角色意识,从观念里以组织和领导的利益为重。
培养正确的角色意识在秘书职业观念中就表现为秘书职业核心价值观。
正确认识自己的参谋助手作用能够帮助秘书在提高自身专业素质的同时,明确自身的价值,树立正确的价值观念。
2.3秘书职业价值观的特点
2.3.1职业性
职业修养是人们在一定职业活动中的行为规范。
在社会生活中,每一种职业角色都应具备相应的角色条件和角色意识,秘书职业具备秘书角色意识则在秘书核心价值观的指导下形成,秘书职业核心价值观是秘书这一特殊社会阶层进行实践活动的思想基础、道德基础和精神动力。
在正确的人生观、社会观、道德观指导下,建立和构筑了正确的秘书价值观,秘书个体才能在秘书实践、秘书生涯中正确地认识和找到自我,正确地把握秘书角色,达到主、客观的和谐统一,最大效益地发挥秘书阶层的整体社会功能和秘书人员个体的社会作用,做一个清醒的、符合角色要求、为自身所认同又为社会所接受、有所作为的优秀秘书人员。
秘书核心价值观全面、综合地反映着秘书人员的人生观、社会观、行为观和职业道德观。
秘书的价值观,是秘书人员不可缺少的灵魂。
2.3.2秘书从业人员的普遍认同性和普遍约束性
道德修养是任何职业得以发展,得以适应社会的最基本前提,对于秘书职业而言,秘书核心价值观是秘书职业修养的具体表现。
秘书的道德修养,包括道德意志、道德行为的修养,《公民道德建设实施纲要》通知中提出的“二十字基本道德规范”是秘书必须遵循的道德意识、情感、意志、行为的最好规范,其内容为:
爱国守法、明礼诚信、团结友爱、勤俭自强、敬业奉献。
秘书的核心价值观只有遵循社会道德的基本规范,具有存在的普遍性意义,才有其存在的价值。
秘书道德意识修养,最根本的是要树立正确的人生观和价值观,树立全心全意为人民服务的观念,要有集体主义精神,在市场经济的大潮中,要克服利己主义和拜金主义意识。
培养高尚而强烈的道德情感,对于和谐与领导、与同事、与客户的关系,创造良好的工作氛围具有重要意义。
3秘书职业核心价值观的内容
3.1坚持“配角”地位的意识
秘书职业的存在不是为了闪耀光芒,而是甘愿在领导背后默默无闻地服务,秘书人员应具备不是“红花”而甘为“绿叶”的意识。
领导在组织中的职能是决策者和管理者,秘书的职能是辅助者和服务者,而辅助和服务是为了管理和决策。
在组织中,管理者和决策者是主角,辅助者和服务者则是配角,秘书人员对自身职能的理解有助于其把握自己的位置。
秘书人员在本职业工作中必须清楚地意识到自己的配角地位,因为秘书部门和秘书人员的产生就是为了满足领导者的活动需要。
秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。
经常拟稿,但自己不署名,也不拿稿费;
经常组织会议,但自己从不上主席台;
经常熬夜,但白天还得正常工作等等。
秘书职业的活动一开始就是为领导服务并围绕领导展开的,秘书的地位是从属于领导活动并受领导活动支配的。
领导与秘书的关系是主从关系,无主即无从,没有领导和领导活动,秘书活动也就没有存在的价值和意义。
所以,秘书职业的核心价值观之一就是配角地位的意识。
3.2坚持“参谋”作用的意识
秘书是领导者、主事者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。
负有参政设谋,协调综合,督促检查,拾遗补缺等重大责任。
认识到自身责任的重大性有利于秘书把握自身存在的价值,更加坚定地实现自己的价值。
在市场瞬息万变的情况下,组织领导常会因为才智、精力、学识的欠缺影响他们做出正确的决策。
这就需要秘书人员发挥参谋智囊的咨询作用,以提高科学决策的水平。
这主要表现在辅助领导制定决策的过程中。
首先,在决策准备阶段,秘书通过信息调研,为领导决策提供参考依据;
其次,在选择最优决策方案时,秘书凭借自己的职业敏感和理性判断,为领导领导提供有价值的材料;
最后,在领导“拍板”后,针对怎样实施决策以及决策实施过程中产生的新情况、新问题应如何处置,提供参考意见和反馈信息。
这就是秘书职业的参谋智囊作用。
秘书的工作要使领导从繁琐的事务中解脱出来,有更多时间和精力谋划企业发展大计。
这些事务一般包括:
一是公务与信访接待及领导活动安排;
二是日常文书处理、会务和档案管理;
三是文件信息的加工筛选;
四是做好领导临时交办的工作等,这就是秘书的事务助手作用。
当商务活动运营与企业管理实践中出现的不和谐甚至抵触现象,这个时候秘书就要行使自身的协调职能,缓解工作流程中的堵塞或不和谐现象。
秘书的协调作用就相当于组织与领导工作中的“润滑剂”,有了它,工作运转就更加顺畅、和谐,这就是秘书的事务协调作用。
所以“参谋”作用就表现在事物助手和事务协调方面。
毫无疑问,秘书人员的大多数价值都由参谋这个作用体现,所以,具备参谋作用的意识是秘书核心价值观最重要的一点。
3.3坚持“枢纽”位置的意识
秘书是领导与群众之间的桥梁,是信息源与信宿之间的桥梁,是领导意图与最后决策之间的桥梁,也是决策与实践之间的桥梁。
秘书部门和秘书人员正在组织中所处的位置正是组织决策与管理的中枢位置,发挥着其他职能部门无法取代的枢纽作用。
秘书工作是否运转自如,直接关系到组织运营能否正常。
阳光公司陈副总经理因一项对外业务工作与李总经理发生争执。
后来,陈副经理在与高秘书外出乘车中,埋怨李总经理主观武断,不尊重他人意见,导致决策失误,给公司造成了经济损失。
高秘书知道总经理与副总经理因工作意见不同而有些分歧。
总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人。
但不太注意工作方法,有些职员颇有意见。
副总经理考虑问题周到,群众关系好,也关心别人,但决断能力差些。
从个人感情来看,高秘书更倾向副总经理。
今天副总经理谈起这个分明是想得到秘书对他的同情和支持。
高秘书并没有投其所好地对总经理的缺陷颇有微词,也没有表现得据理力争地反对。
而是耐心解释,列举总经理称赞和肯定副总经理的事例来,以消除副总经理的怨气,达到消除误会,增强团结的目的。
经过此事,副总经理也进行反思,多想着总经理的优秀品质,在后来反而相处的更和谐,对公司有很大的帮助。
高秘书就是运用了自己的中介地位,妥善处理了总经理与副总经理之间的隔阂,提升了公司的凝聚力。
运用自己的桥梁作用,妥善处理公司内部矛盾能够有效促进公司内部团结,能够提高整个公司的工作效率。
实践证明,秘书工作能够优质高效运转,必然促进企业运营的高质量、高效率运转。
这是秘书枢纽作用带来的必然结果,所以,秘书人员应认清,枢纽位置的意识是秘书职业核心价值观的一点。
3.4坚持“门窗、耳目”作用的意识
首先,一个公司秘书工作的质量通常能反映出这个企业领导的声誉和企业的整体形象。
公司秘书部门要进行内外联系、公务商洽、迎来送往等工作,是公司企业的“门面”和“窗口”,所以秘书工作大多兼有公共关系职能。
所以秘书要用令合作伙伴和客户满意的工作态度、分秒必争的效率意识、全面优化的工作质量和很强的公关意识,认真完成每一项工作,努力为企业塑造良好的组织形象。
其次,秘书部门是公司企业中各种信息的主要集散地,是公司领导和各部门工作的“信息库”和“资料库”,可以随时随时向领导者提供信息咨询。
在激烈的市场竞争中,秘书要善于及时向企业领导提供各种动态信息,延伸领导听力,拓展领导视力,充分发挥公司企业领导的耳目信息作用。
秘书人员坚持维护企业形象、坚持做好信息工作,就是将自身价值溶于组织荣誉中。
所以,坚持门窗、耳目作用的意识也是秘书核心价值观的重要内容。
4秘书职业核心价值观如何在秘书工作中发挥作用
4.1促进秘书从业人员的角色定位
我们必须认识到,实质上,秘书在决策和管理工作中知识配角,并不居于主导地位,只对领导尽辅助之责,起服务与参谋的作用。
秘书的配角意识要求秘书人员要把握好自己的角色,在工作中以领导活动为中心,以更好的服务领导为工作重点。
在工作中,严格要求自己,恪尽职守,不论自己的合理化建议在领导的决策和管理中发挥多大的作用,都要保持平衡的心态,不争功,不骄傲。
在遵循配角意识这一核心价值观的过程中,秘书人员一定要准确把握自己的心态,克服不健康心理。
秘书在担当配角时不自觉会表现出两种不健康心理:
一是自卑心理,一些秘书人员在与领导交往时有一种自卑心理,认为自己处处不如领导,事事顺从领导,有时察觉出领导意见和决策有不正确的地方,但不敢发表自己的意见,表明自己的心理,甚至怀疑自己是否正确。
针对这种心理,秘书人员一定要增加自己的学识和见识,能够在遇事时更自信地提出自己的意见;
二是依附心理,有些秘书看不到秘书与领导知识分工不同而将领导作为自己的依附对象,并把自己的前途、命运寄托在领导身上,离开了领导就觉得失去了主心骨。
这种心理不仅妨碍秘书人员自身的发展,对秘书工作也是不利的,无论领导是怎样有决策能力的人都难免有失误的时候,这时就需要有独立思想的秘书人员在旁提醒,如果一味依附则不能发挥参谋助手的作用。
这两种心理是不健康的表现,也碍于建立正常的人际关系。
因此克服自卑心理和依附心理,对秘书的角色定位尤为重要。
4.2提高秘书人员主动服务的意识
秘书的配角意识表现为秘书与领导之间的关系是主从关系,决定了秘书地位的从属性,那么在工作中,秘书人员就必须服从与公司领导的要求,按领导意图办事,不可自作主张。
秘书工作的被动性表现在决策和管理性质的工作上,而秘书大部分的工作是提供服务与辅助,是事务性为主。
这就要求秘书人员主动提供服务,主动为辅助工作做准备。
要追求秘书工作的高质量、高效率,秘书与领导之间必须形成默契。
为此,秘书要主动去熟悉和理解领导,了解领导的人生观、价值观准则,与领导处理好关系。
由于商务活动日趋复杂,同事之间的相互尊重、相互配合、相互帮助越来越重要,对此,秘书人员也要主动协调好与同事之间的关系。
4.3激励秘书人员对日常工作的创新
坚持参谋助手作用的意识要求秘书人员必须具备过硬的职业技能。
秘书工作的基本内容主要有撰拟与办理商务文书、办理会务、调查研究、协调工作、商务接洽等,这些工作都需要秘书人员以认真负责的态度,切实完成好。
那么,在日复一日的积累与实践中,随着对这些项目的熟悉度,秘书人员必然会不断寻找更高效、更有用的方法来完成工作。
对日常工作的创新就建立在提高技能的基础上,主要体现在如何做到以下方面:
提高写作能力、对外接待做到热情诚实、与领导和同事融洽相处、具备高超的交谈技巧、礼仪要得体。
4.4启示秘书人员对信息沟通与信息保密的协调
由于秘书身处组织的中枢部门,参与机要事务,管理机要资料文件,在为领导服务的过程中,耳闻目睹了大量秘密。
秘书人员,尤其领导身边工作的秘书人员接触机密更多。
为了维护机关乃至国家的利益,秘书人员树立保密意识就显得尤为必要和重要。
秘书人员要有效的保守秘密,就需要掌握一定的保密方法,讲究一定的保密艺术。
一是熟记范围。
秘书书人员应熟悉并记住秘密的范围,以便保守秘密。
如果有密不知密,或者记不清秘密的等级、期限和范围,就会出现该保的没有保住,不该保的也没有公开,既有害于保密工作,又不利于正常公务。
二是按章办事。
由于秘密关系到国家和集体的利益,凡需要对外公开的事项,包括解密和降密,都必须按照制度办事,履行规定的程序和手续,决不可自行其事,更不可先斩后奏。
三是弄清身份。
秘书人员往往要和各种人交往,包括同外宾交往。
首先弄清对方的身份,以便确定那些该说,那些不该说,以及说到什么程度,严防秘密的泄露和被窃。
四是判断用意。
秘书人员要通过观察与分析,准确判断对方来访的真正用意。
如果察觉对方旨在试探秘密,套取情报,秘书就要及时采取对策,防止落入圈套。
4.5拓展秘书人员对专业知识的利用
做好秘书,需要许多方面的知识、能力和必要的素养。
除了秘书学与秘书实务、秘书礼仪、秘书写作等专业知识,除了要符合忠诚老实、诚信守约、执着奉献、聪明机敏等对秘书的共同要求之外,很重要的一条是要具有非同寻常的商业意识。
首先,要有敏锐的商业头脑;
其次,要精于收支计算;
最后,要善于把握商业运作过程等。
5要自觉构建秘书职业核心价值观
5.1构建秘书职业核心价值观的方法
5.1.1单位培养
秘书作为领导的辅助者和服务者,其核心价值观的缺乏,不仅影响到自身的工作质量,而且影响领导的决策和管理水平。
作为领导,有责任和义务培养秘书,增强秘书自身角色意识。
其培养方式可以灵活多样,或定期组织秘书人员学习秘书的有关文件资料,或召开秘书工作经验交流会或学术研讨会,或与秘书人员谈话谈心,交流思想。
这样可以促使秘书人员时刻意识到自己在组织和领导眼中的存在价值和意义。
单位培养的学习方法多是针对专业技能,主要包括秘书实务、秘书写作和秘书礼仪等方面,以办文、办事、办会为核心。
起草各种文书是秘书人员协助领导处理文件的基础活动,所以专业秘书人员要准确把握文书写作的具体要求。
接待来访者、为领导合理安排时间等就是“办事”的具体表现,这体现了秘书工作的灵活程度,对个人领悟能力和知识储备粮都有很高要求。
办会是现代秘书必须习惯的日常事务,会前准备、会中服务和会后善后都有很多专业知识需要学习。
一个组织只有对秘书的价值具体化,并进行规划和培训,才能培养出合格的秘书。
5.1.2个人的磨练和修养
单位培养是树立核心价值观的必要条件,自身自觉培养是树立核心价值观的根本。
因为外因是条件,内因是根本。
自我培养,可以通过自学培养秘书角色意识,钻研专业知识。
在正确认识自己应具备的专业知识后,个人要做的就是用心学好,认识自身的重要性,认识组织对自身的要求,感受组织对自己的栽培。
除了学好秘书专业的各种知识,还要培养广泛的兴趣爱好,开阔自己的眼界,提升自己的见解能力。
秘书职业核心价值观是对秘书知识的内化过程,又是从态度和情感上对核心价值观的神化过程。
致谢:
在本论文的写作过程中,我的指导老师倾注了大量的心血,从选题到开题报告,从写作提纲,到具体问题。
不厌其烦地指出每稿中的不准确之处,经过老师的严格把关,循循善诱,我的论文才得以圆满完成。
在此我表示衷心感谢。
同时我还要感谢在我学习期间给我极大关心和支持的同学和朋友们。
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