授课稿做好综合协调 强化自身素质确保高效运转Word文档格式.docx
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一是机关后勤服务中心的职能:
1.负责市四大班子办公区和市级领导居住区的水、电、气、暖的供应保障、物业管理以及公共设施的管理维修等工作。
2.负责市四大班子办公区和市级领导居住区域的绿化美化、亮化、环境卫生等工作。
3.负责机关食堂和公寓楼食堂的管理工作。
4.负责监控室的综合管理工作。
机关后勤服务中心工作职能牵涉到我们与林业园艺局、供电公司、自来水公司、开源物业公司以及电视电信等各单位、部门的工作协调。
二是计划财务科的职能:
1.负责归口管理市四大班子国有资产、基建资金、维修资金、专项资金。
2.负责业务经费的预算编审、报批,承担项目经费的审计、预算和决算工作。
3.负责局机关、直属单位经费及固定资产的管理工作。
计划财务科工作职能牵涉到我们主要做好与财政局的工作协调。
三是综合管理科的工作职能:
1.负责市四大班子办公区的固定资产管理工作。
2.负责文印室的管理及各种耗材、供应管理等工作。
3.负责对四大班子公务用车的编制、计划、配备及车辆保险的购置工作。
计划财务科工作职能牵涉到我们要做好与四办运转公文的科室、车辆入保的保险公司等部门机构的工作协调。
四是基建房产科的工作职能:
1.负责市四大班子办公用房、市级领导干部住房的房产管理工作。
2.负责市四大班子统一建设的办公用房、公共设施的规划、征地、设计、施工、分配、调整工作。
基建房产科工作职能牵涉到我们要做好与市建委、市国土资源局、市房管局以及房地产开发公司等单位、部门的工作协调。
五是保卫科的工作职能:
1.负责市级重要会议、市领导集体活动的安全保卫工作。
2.负责市四大班子办公区和市级领导居住区的治安、保卫、消防、综合治理等工作。
保卫科的工作职能牵涉到我们要做好与公安、消防、信访、综治办、开源物业公司等单位、部门的工作协调。
六是市直机关节能办的工作职能。
1.贯彻落实有关节能减排的法律法规和政策。
研究、制订本级公共机构节能减排工作计划、阶段性工作方案和措施,并组织实施。
2.组织开展节能减排宣传教育,指导、检查、督促本级公共机构和县区节能减排工作的落实整改。
3.统计、收集、整理、分析、公示节能减排方面的各项数据。
节能办的工作职能牵涉到我们要做好与上级(包括省公共机构节能减排办公室、省事管局)、同级(市发改委、市建委、市财政局、市审计局、市水利局、市环保局、市广电局、漯河日报社)、下级(县区公共机构节能办、县区机关事务管理局)间的工作协调。
七是办公室工作的性质,牵涉到与上下级、所有同级部门间,尤其是各部委、人事局、劳动局、财政局等职能部门间的工作协调。
由此可见我们要做好机关事务管理工作,重中之重就是要做好与各单位、部门间的综合协调工作,建立起互信、互动的协调机制,由此才能确保我们的机关后勤保障、公共机构节能等各项工作的优质、高效运转。
三、协调工作中易出现的问题
(一)忌装腔作势,官腔官调。
机关部门工作都是围绕单位整体工作而开展的,在这个基础上,根据各自的任务和目标又区分为各自具体的工作职能,由于这些职能都具有一定的政策性和指导性,因而,在发挥职能作用,搞好部门之间的综合协调工作中,树立正确的协调观念显得至关重要。
实际工作中,有些机关人员观念不正,总以为是“别人有求于我”,说话趾高气扬,动辄以“到我办公室来一下”、“这事等会儿再说”等等,让人感觉难以接近,更不用说解决实际问题了。
如此言行,既破坏了自己的形象,也为协调工作带来困难。
(二)忌拖拉推诿,互相扯皮。
我们自己的工作总是希望得到别人的支持和帮助,同样,别人的工作也需要我们主动去支持,况且,从部门工作的整体利益目标出发,都要求机关各部门之间能够相互合作,主动去承担一些工作。
但客观上由于机关各部门之间职能有所重叠,有的的确需要多个部门之间通力合作才能解决好问题,此时,如果只站在自己“小集体”的利益上,不考虑整体效能,一味地拖拉推诿,互相扯皮,协调工作便无从谈起,最终也会因这种工作态度而“失道寡助”,造成严重的“自伤”,不利于自身工作的正常开展。
(三)忌信口开河,简单从事。
协调工作一个很重要的方面就是讲求科学、规范、准确。
特别是对一些复杂多变的工作或者是事关单位建设全局的重大工作等,在协调时就不能信口开河,方法草率,否则,作风轻浮,主观臆断,偏听偏信,势必将工作弄糟,甚至给工作带来全局性的失误和损失。
解决这一问题的根本办法,就是要以事实为依据,多深入基层开展调查研究,掌握第一手材料,做到“知实情,办实事,讲实话”,充分考虑工作的方方面面,尽可能把工作协调建立在事实基础上,从而减少协调工作中的盲目性和被动性。
(四)忌低三下四,唯唯诺诺。
协调是以理顺工作关系,沟通工作思路为目的的工作方式和工作手段,无论是部门之间的横向联系,还是上下之间的纵向关系,协调工作的双方都是平等的,无需表现出低三下四的情绪,即便是同上级部门的协调工作,也要堂堂正正。
目前,有相当一部分机关人员在协调工作中,往往因掺杂个人的利益,该提的问题不提,该表态的地方闭口不说,明知工作有矛盾,不主动提出问题的根结所在,好好是是,人云亦云,没有自己的看法和观点,协调工作缺少主动性。
从工作作风的外在表现来说,唯唯诺诺,既是退缩、软弱、依赖、懈怠的象征,又是没有自信、没有魄力,缺乏勇气的一种表现,如此工作面貌,在协调工作中自然得不到协调对象的信任,更难以在关系磨合上,得到满意的效果。
(五)忌故弄玄虚,夸大矛盾。
协调工作是一件细碎庞杂的工作,同时也是一件实实在在的工作,由于它所涉及到的工作都与整体工作效果有关,因而要求我们要把协调工作做实,而不能只看重自身的位置,为了显示自己在工作中的价值,好大喜功,把问题搞复杂化。
实践证明,故弄玄虚、夸大矛盾,只能增加协调工作的难度,破坏工作中的协调环境,让人对所协调的工作望而却步,从而扼杀主动协调的积极性。
(六)忌打击报复,设置障碍。
协调工作是机关经常性的工作,头绪多、协调量大,涵盖面广,势必遇到众多的矛盾,而且这些矛盾解决起来难度大,特别是各部门职能有所区别,协调的工作不一定能够得到统一的认识和支持,这是协调工作中的正常现象。
但是,有些人却受单位和个人的利益,趋动,把正常的职能区分与利益得失对立起来,在协调工作中生怕自己受到“伤害”,一旦协调没有满足个人要求,便“以牙还牙”,处处为他人设置障碍,最终弄个两败俱伤,使协调工作的良性循环由此遭到破坏。
(七)忌固执己见,一意孤行。
协调工作是协调双方的共同行为,在众多的矛盾之中,只有协调双方求大同存小异,自觉站在全局的位置上看问题,多作些换位思考.才有利于各种矛盾的顺利解决。
相反,如果在协调工作中,仅仅站在局部利益的位置上,听不进别人发表的意见,容不得别人正当的要求,固执己见,一意孤行,不但化解不了矛盾,相反还会因失去协调对象的支持而引发出新的矛盾和问题,同时,固执己见,一意孤行地行事,往往会带有片面性,甚至会出现错误的决策,致使工作被动受挫。
(八)忌言而无信,言行相离。
协调工作需要一定的“外部环境”和“内部环境”。
所谓外部环境就是要建立良好的、顾畅的外部关系;
所谓内部环境就是协调者自身的人格反映和处事态度。
外部环境要靠内部环境的影响和推动,而建立良好的内部环境又必须是以“信”为根本,有了信,处事便实实在在,同志之间才能高度信任和关心,即使在协调工作中产生一些摩擦与误会,也能宽容对待,互相理解。
相反当面说东.背后道西,言而无信,言行相离者,在同志之间则很难形成“信”的局面,失去了信任,也就失去了支持,协调工作自然也就陷入了困境。
四、如何做好综合协调工作
(一)认清地位、摆正心态。
首先要正确认识我们机关事务管理工作,做到内心强大,从而充满自信的与各方打交道、搞协调。
从古到今,成功者均重视后勤工作,反之,不重视后勤工作的都要失败。
大家都了解著名的楚汉之争,项羽兵力强大,夺取政权最容易,但是最后被刘邦打败了。
刘邦为什么能打败项羽呢?
刘邦说,他自己确实没多大本事,之所以得天下,打败项羽,就是因为有三个人杰。
论带兵打仗,我不如韩信;
论运筹帷幄,战略谋划,我不如张良;
论后勤保障,供应粮草,我不如萧何。
可见,帮助刘邦得天下的三个人才,就有后勤工作人才。
刘邦重视后勤工作,重视“兵马未动,粮草先行”,他的队伍有保障,吃得上饭,有好武器,就能打胜仗。
凡是不重视后勤保障的,将士在前面冲锋,而后勤跟不上,就注定会失败。
后勤工作在战争中,体现地最为突出。
拿破仑打欧洲的时候所向披靡,最后打沙俄的时候为什么败了,就是因为后勤供应不上。
我们的解放军,建制就是三总部,参谋部、政治部、后勤部。
现在又加了总装备部,也是从总后勤部里面分出来的。
所以说,从古到今,重视后勤工作就会成功,否则就会失败。
其次,我党杰出的领导人都十分重视后勤工作。
毛泽东曾经指出:
“任何轻视后勤工作,以为后勤工作不是重要、专门科学的观点,不需要有系统的学习,不需要精通业务的观点是完全错误的。
”八年抗战怎么能胜利,解放战争怎么能胜利?
一个著名的公式就是“小米加步枪”。
“小米”是什么,就是后勤工作。
这些都是毛泽东在实践中总结出来的。
周恩来曾经说过,政务和事务是机关工作的“两个轮子”,两者缺一不可,可见位置之重要。
邓小平讲过:
后勤工作很重要,现在一定要有一批人搞后勤工作,我愿意给大家当后勤部长。
江泽民说,机关事务工作要为党和国家中心工作服务,直接提到我们的工作。
党和国家的中心工作很重要,但是没有机关事务工作,中心工作很难支撑。
胡锦涛总书记说,要树立光荣感、责任感,把后勤保障工作搞得更好。
温家宝总理对机关事务工作作了“管理、保障、服务、廉洁、务实、高效,贯彻始终、蔚成风气”的批示。
现在的领导人对机关事务工作的认识越来越高,要求越来越明确。
这说明党的领导人都十分重视机关事务工作。
我原来没有直接做这方面工作的时候,对机关事务有认识,但是没有像现在认识的这么高。
不知在座各位有没有光荣感、责任感,我现在开始有了。
再次,新时期党中央、国务院对后勤工作提出了更高更明确的要求。
我概括了三个层面:
一是行政管理体制改革要求机关事务工作发挥降低行政成本的作用。
我们国家现在行政成本太高了,行政成本高了,就会增加老百姓的税负。
老百姓税负高了,生活水平就下降了。
所以历代英明的统治者都懂得怎么样减税负,怎么样藏富于民。
现在的领导者早就意识到了这个问题,要求在行政体制改革中降低行政成本。
那么谁来负责降低行政成本呢?
机关事务管理部门责无旁贷!
想一下,我们用什么政策、什么措施、什么办法来降低行政成本。
当然决策权在党中央、国务院,在省委、省政府,但机关事务管理部门是职能部门,我们要当好参谋。
二是机关事务工作要按照市场化的趋向进行改革,我们也责无旁贷。
过去党委、政府包揽的事太多,现在有好多不用包揽了,物业可以招标、餐厅可以招标,走社会化、市场化的路子。
机关事务工作要按照计划经济向市场经济转变的要求,按照市场化的趋向进行改革。
这对我们要求很高,需要我们动脑筋。
三是建设服务型政府需要机关事务工作提供条件、提供保障。
过去我们的政府主要是管理,现在逐步由管理型向服务型转变,党中央、国务院提的就是服务型政府。
服务型政府由谁体现呢?
各个部门都要体现。
但机关事务部门更要提供条件、提供保障。
例如,办公方式需要转变,过去一家一个衙门,向服务型政府转变就要建政务办理大厅、便民服务大厅,把有关审批职能归到一个大厅,来了就办,不要研究研究,商量商量,能马上办的马上就办,服务型政府有很多事要做,但都需要机关事务工作提供保障,我们要走在前面,这叫“兵马未动,粮草先行”。
新时期党中央、国务院对后勤工作有很多新的要求,我只是说了三个层面,这三个层面都赋予我们很重的任务。
大家都要认真思考我们地位重要不重要,作用重大不重大。
只有自己提高认识,自己重视自己,自己尊重自己,别人才能尊重、重视我们。
从而才能为开展协调打下坚实的实力基础,这就是自尊自重的重要性。
想要别人尊重自己,自己先要自尊自重,先要加强修养,先要长本事、长能力,先要强大起来。
过去,中国一穷二白,“东亚病夫”,谁拿你当回事?
现在中国腰杆挺直了,在国际上的话语权也起作用了,这就是中国几十年自强自尊的结果。
我们局也是一个道理,要想让别人重视我们,我们先要自尊自重自强。
总的算来,我们局从07年4月份成立已经整整三年时间了,三年时间说长不长,说短不短,俗话说:
万事开头难。
三年来我们经历了职能责任、管理机制、人员编制的不健全,经历了机构改革、机构转型的阵痛,也出现了一些矛盾和纷争。
我们应该由衷的感到欣慰:
三年来我们顶住了压力,紧紧团结在局党组周围,自我加压、任劳任怨、努力出成效,我们的许多工作多次获得省、市的表彰,得到广大领导、干部职工的认可和称赞,可以说最困难的时期已经过去,迎接我们的将是一片灿烂的曙光。
如今我们的各项工作更加的规范、职能更加的完善、管理更加的到位,我们局的地位得到了提高,兄弟单位对我们的存在也得以重视。
我们的腰板更加的硬了,去别的单位办个事儿、协调个事儿底气更加的足了。
以上也是我为啥要用如此多的篇幅来说明的目的。
(二)讲求原则,掌握方法。
曾国藩曾有一句名言:
“驭下之道,最贵推诚,不贵权术。
”这句话是说要做好协调工作首先就必须“诚”,只有诚心待人,真心沟通,才能做好协调工作。
从事公务工作的人员、尤其是各科室主任,要处理好各方面的关系,做好协调工作,就要掌握好协调的原则和方法。
要树立全局观念、奉献观念、形象观念,具备豁达大度、荣辱不惊,不卑不亢,真诚待人,小心谨慎、周全细致的气度,同时,按照摸清情况,掌握政策;
注意方法,讲究策略;
把握时机,注重实效;
掌握尺度,注意分寸。
1、原则性和灵活性原则
我们在处理各项事务时,必须坚持从全局出发,为全局服务的原则,协调工作不能以损害全局利益为代价进行。
在遇到局部利益与整体利益发生冲突时,应从全局出发、从长远利益出发,努力说服有关单位、部门服从原则。
但有时过分坚持原则,反而会出现适得其反的作用,导致严重失调的局面,这就需要我们在不失原则的前提下,灵活运作,使应该落实的问题尽快落实,使协调的各方能较满意地接受协调的意见。
但妥协和让步必须是在保持整体利益的前提下进行,否则将会带来更尖锐的矛盾和冲突。
就拿我们为领导盖楼、建小区来说。
首先要申请建房用地,接下来的用地审批、招投标、搞基础建设、搞“五通”(通水、通电、通气、通网络、通有线)以及日常的物业管理服务。
这项工作其实是为市级领导干部服务的,我们“尚方宝剑”在手,在协调、办理各种手续时相对方便、快捷的多了,但是我们还是要搞好与职能部门间的协调合作关系。
因为在今后的工作中,不仅仅是为市级领导盖楼、建小区这些工作了,我们的基建房产工作还需要建委、国土、财政、房管等单位、部门各方位的全面支持。
再拿我们局的人事工作来说,抛开客观因素,我们已经吃了与相关部门来往协调少的亏,以致于工作人员福利待遇的协调落实、职务晋级、工资的进档、调整相对其他单位办理较为滞后。
在以后的工作中我们可以与这些部门紧密联系,相关人员与这些部门工作人员多交流、多沟通,混个脸熟,遇到工作往来不需要再拿“尚方宝剑”、不需要动辄让主要领导出面,通过自身做好协调工作,确保工作的高效运转。
这其实也正是工作能力、方法、技巧的一个体现。
2、互相尊重和平等待人原则
人与人之间是平等的,各职能部门之间也是平等的,大家是共同协作的关系,所以在协调时,一定要采取平等协商的态度,而不能以命令代替协商,强加于人。
在做协调工作时,一定要摆正态度,与协调对象平等交换意见,只有这样才能和协调对象拉近距离、平等协商,才有可能较快、较顺利地达到协调的目的。
在协调沟通时,要站在对方的角度处理问题,体谅对方的实际困难,及时听取对方的意见和建议,在思想沟通的基础上达到求同存异的目的。
即使在上级领导对某项协调事宜有明确批示时,也要认真地听取协调对象的意见和建议,晓之以理,动之以情。
如果领导的批示确有不妥,也应如实向批示的领导汇报,以求问题的正确解决。
比如就一项工作,我局主要领导和职能部门的领导已经搞好了沟通协调,这时你代表局里去办理这个事情,你接触到的不是他们领导本人,很多时候是一般工作人员,或者办理这个事情的工作人员还没得到领导的指示,这个时候你应该委婉的指出来办什么事情、领导间沟通协调的意见,我们可以这样办来达到怎样一个目的,不要摆出这个事情我们领导已经和你们领导协调好了,你不办也得办的心态,很多时候人家在不违反工作程序的情况下确实也给办了,但是会无故的拖延、推后而耽搁了时间,影响了个人或全局的工作开展和利益得失。
3、公平公正和实事求是原则。
在协调工作中要增强透明度,避免暗箱操作,要有正确的依据,不能凭主观武断,更不能掺杂个人成见。
协调部门之间的关系,其实质还是人与人之间的接触。
协调各种矛盾时要尊重历史,正确看待历史遗留问题和历史形成习惯,不能对历史遗留问题放之不管、推卸责任,而是要搞清楚,弄明白这些问题形成的原因,找到解决的办法或做好解释工作。
协调者在听取各方意见的同时,应始终坚持实事求是原则,要及时掌握相关情况深入了解事情的实质,然后以客观事实为依据进行协调。
协调者要把握自己的立场,不能在多种意见之间迷失方向。
比如在一些涉钱涉物的业务工作中,局里放权给你,你代表局里进行业务洽谈和商务合作,最合适的方式就是坚持公开透明、公平公正的原则来与企业或个人进行协调,达到人力物力最少支出单位获取最大利益的目的。
再举一个较为敏感的例子,也是我们局内部的主要矛盾,他已经影响到全局的安定团结、工作的高效开展,这就是原“四办”后勤服务中心人员的编制、待遇落实问题。
这是一个历史遗留问题,根据《关于漯河市机关事务管理局机构编制方案的通知》(漯编〔2007〕21号)精神,已移交的原“四办”后勤服务中心人员,因原“四办”后勤服务中心未注销,我局机关后勤服务中心不能注册登记,造成已移交人员人事关系不能理顺。
同时,部分原“四办”后勤服务中心人员和通讯经费管理工作还没有移交到位。
这件事情让大家受委屈了,一些干部职工道出了心声:
我们感到自己就像一个“没娘孩儿”,心理落差很大。
确实,这个矛盾已经成了局党组、班子无时无刻不揪心之痛。
反过来,我们要实事求是的看待这个问题,过去由于一些客观因素制约,我们解决不了,我们没有解决,这次我们要抓住机构改革之机,多做工作、多做协调,要预期并圆满的解决这个问题。
从此理顺我们局所有工作人员的人事关系、工资关系,按照相关文件要求落实干部职工应得的福利待遇和生活办公用品、劳保用品的按时发放。
4、维护团结和服务沟通原则
协调工作一般是因为沟通不畅或意见不一致,才需要调解,调解的目的就是通过沟通消除裂痕,避免各行其是、各自为政,影响团结、影响集体战斗力等现象的发生。
因此,我们在协调工作中,一定注意维护各方面(局内和局外)的团结和友谊。
而我们大家作为协调者,其实也是服务者,要牢固树立服务意识,在协调的时候要认真负责、热情周到,主动服好务,多与局内领导、其它科室、工作一线干部职工沟通,听取民意,制定工作方案;
多与工作往来的单位部门协调、沟通,寻求政策、财力支持,方便我们的工作。
要做到腿勤、嘴勤、眼快、心明。
在某些必要的时候,为了避免引起不必要的争议,甚至可以委曲求全,充当一下“替罪羊”的角色。
就拿维修工作来说。
个别单位水、电设施有了毛病会打电话寻求维修,有时忘记了维修电话,就会打电话给我们的局其他科室,他们以为只要是找到我们局就可以了。
假若你接到了电话,你会怎么说?
告知对方打几几号吧,找他们。
这样做是不恰当的,你应该说好的我记下来了,马上我们的维修人员就会上门服务,最后再告知对方我们有维修应急电话,并有专人接听。
这样做既避免了给对方造成我们工作相互推诿的印象,又达到了热情服务的目的,何乐而不为?
还有另外一种情况,就是有时由于某些因素我们的后勤服务没有到位,这时其它单位打电话找到了我们,责备一通,可能你并不直接参与这项工作而感到很委屈,但是你应该站在大局、维护团结和机关形象的角度上向对方进行道歉,说明一下原因,告知对方我们现在就着手解决。
而不是像吵架一样和别人理论,说这不管我事,你有意见找哪科室去。
同志们,这就是一种协调,有的时候要委曲求全,充当一下“替罪羊”的角色。
5.争取支持和系统联动原则
一是争取支持。
只要取得支持,我们协调办事就会一路绿灯。
首先要争取上级支持。
要多请示汇报。
请示汇报有两种方式,一是口头形式的汇报,另一种是书面形式的汇报。
两种形式要并用,双管齐下。
书面、口头汇报再延伸,还有电话汇报、短信汇报。
我们一定要千方百计争取上级支持,这样工作才会好干。
二要争取同级支持。
各个局委就是我们的同级,要多上门,多争取意见。
一定时间可以发个征求意见表,征求他们对车子、房子、政府采购等这些职能的意见和建议,现阶段我们还没有这些职能,但并不代表以后就没有。
让他们给我们打打分,哪些做的好,哪些不好,对哪些工作还有看法,都可以给我们反馈。
让人家觉得我们态度很诚恳,自己找自己工作的不足。
三是争取下级支持。
多宣传、多做思想解释工作,把下级都团结起来,做到思想统一。
“上下同欲者胜”,上下一条心,这样的团队才能胜利,上下不一心肯定会失败。
二是系统连动。
我们局有条、块两个系统。
条指国管局、省局、市局、县局,块指市直各党政机关。
这两个系统都要连动好,工作才能有声有色,互相支持,形成气候,我们工作才能有成绩、有亮点。
与上级连动,重点是贯彻执行与反馈;
与同级连动,重点是协同配合与征询;
与下级连动,重点是帮助解难题,抓典型。
目前,我们机关事务工作有个弊端,上下体系不健全。
全市三区两县、一个省级经济技术开发区,目前还有2个县区未设事管局,下一步我们要督促未建局的县区都把管理局建立起来,还要连动起来,帮助他们解难题、抓典型,还要搞评比、搞表彰。
同时,和省局保持一致,比
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