文件化信息控制程序Word格式.docx

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b

质量体系文件、技

术文件、行政文件、

其它文件

更改文件

职能负责人审核

信息

批准信息

各职能部门

职能负责人

文件批准人

文控人员

各部门文件

收发人员

文件使用部

门

批准后文件

外来文件

质量体系文件、技术文件、行政文件、其它文件原稿

Ab

文件发放

外来文件处理

文件保存

文件接收

现场使用

文件更改申请

结束

文件发放清单

更新记录

文件处理记录

保存资料

部门有效文件清单

使用及管理

各部门文件

部门文控人员

工程/行政文控人员

4.2记录控制流程

体系管理及相关部门

记录保管部

记录保存部

质量管理体系要求

质量体系过程运行

质量记录、保存、检索要求

各种质量记录

过期记录

开始

记录策划

记录填写

记录保存

记录利用

过期处理

记录清单及要求记录表单

体系运行记录

质量记录合理存放

质量体系审核、追溯要求

作废/销毁记录，记录销毁申请记录

各过程相关部门

质量部、各使用部门

5要求

5.1文件化信息分类

a）管理手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；

b）形成文件的程序；

c）相关制度；

d）记录表单；

e）为确保其过程有效运行和控制所需的文件，如产品图样和技术文件、工艺文件、作业规程、标准等。

5.2文件编号

a）管理手册：

XX汽车技术股份有限公司质量/环境/职业健康安全管理体系程序文件

文件编号

XX/QESP02-2019

版本号

00

页版号

章节名称

共12页；

第4页

b）程序文件：

c）相关制度：

（必要时）

d）记录表单：

记录表单代号：

QR为质量管理记录表单；

ES为环境和职业健康安全管理记录表单。

e）技术文件（包括图纸、工艺、标准等）编号按第6章“技术文件管理”。

5.3文件的编制和审批

5.3.1文件在发布前，根据其类别、职责范围和审批权限的规定进行审批。

5.3.2管理体系文件由管理代表组织编制，管理代表审核，最高管理者批准发布。

5.3.3与文件相关的表单或附件随文件审核批准。

5.3.4为完善部门管理的各项制度由各中心或分公司编审受控，各中心负责人或分公司总经理批准实施。

当

与集团公司规定不一致时，按集团公司规定。

5.3.5文件编写应完整，确保文件正确、清晰、统一、易于检索和识别。

5.3.6文件编写部门不定期检查文件的适用性，必要时重新提交审批，确保文件持续有效。

5.3.7提倡无纸化办公，尽量使用电子文件，使用电子文件时，根据相关的审批权限设置在系统内签字审批；

尚未完成审批权限系统设置的以纸质文件审批，文件控制部门保持文件的审批记录。

5.4文件的发放、领用

5.4.1管理体系文件由体系管理部门受控发放；

设计文件（包括图纸、产品印刷包装文件等）、技术标准、设备安全操作规程由技术部受控发放；

工艺文件性指导文件（包括装配/机加工作业指导书/工艺控制等）由各分公司工艺技术管理部门受控发放；

行政文件由行政财务部受控发放；

专项管理文件由管理职能部门受控发放。

5.4.2文件发放前由文件控制部门办理好相关审批等事项，列入相关受控文件清单。

5.4.3文件发放时文控部门经文件发放范围确认，必要时填写《文件发放清单》将文件发放到使用部门或人员，做好文件接收签署记录。

5.4.4受控文件分发做好受控和分发标识，标识与文件发放清单记录一致。

5.4.5受控文件的发放、回收应由发放部门文件管理员填写《文件发放、回收记录》，由接收部门资料管理人员或持有人签收。

文件接收部门资料管理人员应及时填入本部门使用文件的《部门有效文件清单》，及时更新《部门有效文件清单》的相关内容，保持与文件现行状态一致。

5.4.6推行使用电子文件，电子文件发放，按系统设置受控权限和使用范围在系统内实施；

共用文件在受控

条件下，可在设定的公司共享平台发布，新增文件的发布以邮件等方式通知相关部门，保持发布通知记录。

5.4.7文件接收部门对使用的文件妥善保管，做好文件的维护。

纸质文件因损坏而影响使用时，使用部门及时到受控部门办理文件更换手续，换发的文件允许使用原文件的分发号，同时收回旧文件。

如文件遗失，遗失部门应填写《文件遗失登记表》重新申请领用，由文件控制部门核准后补发，补发文件时，给予新的分发号，注销原分发号。

受控电子文件经复制或打印后使用，不被受控部门受控，使用时应检查文件的版本状态。

5.6运行记录管理

5.6.1根据管理体系要求，对管理体系有效运行的证据资料都作为管理体系运行记录。

在管理体系文件编制中，确定过程运行的记录要求，在程序文件或其它文件中提出，其中记录表单被规定格式的，在《管理体系记录清单》中列出。

5.6.2运行记录根据实际情况可采用不同形式，包括纸张性记录和其它形式记录（如电子文档等）。

5.6.3运行记录表单以编号作为类别标识，有序保存运行记录，以时间等方式区别以便查找。

5.6.4记录表单格式更改按文件更改的要求进行，更新版本号。

5.6.5有规定格式的运行记录按规定要求填写，按规定要求签署；

无规定格式的运行记录其内容应能作为证明管理体系有效运行证据。

5.6.6运行记录由各过程相关职能部门按要求填写，记录填写完整、清晰，条理清楚，纸张性记录确保字迹

在记录保存有效期限，电子文件质量记录做好有效备份保存。

5.6.7保持运行记录的严肃性，记录如需修改，应采取划改，必要时注明修改原因，电子文件质量记录修改

时做好注释或备注说明。

5.6.8体系管理部门通过内审或其它形式，不定期检查各种运行记录情况，各部门领导通过对部分过程运行

记录的审批检查运行记录情况。

6技术文件管理

6.1技术文件主要包括产品图样及设计文件、检验文件、工艺文件、工装文件、包装文件、图文标记作业指导表、产品及技术标准等，以及来自外部的技术文件和资料。

6.2技术文件的签署应齐全、清晰，具体人员由各部门自行确定，各签署人员应对所签项目负责；

在签审时发现问题，及时向责任人提出；

设计人员应对问题进行分析、调整，对不予采纳的意见应向提出者作出说明。

6.3技术文件的编号方法

6.3.1设计文件的编号由文件控制部门参照SJ/T207.4―1999《设计文件的编号》编号，登记入册：

HP□.□□□.□□□.□□□

表面处理或注塑件颜色登记顺序号

类、型、种

级（3、4整件，5虚拟件,6部件，7、8、9零件）

表示XX公司

6.3.2工艺文件的编号由工艺技术员参照Q/XX044-2006《工艺文件编号方法》编号，登记入册：

6.3.3图文标记作业指导表编号：

□□□□□□□□.3277.□□

同一产品代号下的指导表顺序号

图文标记作业指导表代号

去除“.”和企业代号后的产品代号，客户代号不省略

6.3.4工装文件编号：

工装文件顺序号工艺装备编号

6.3.5包装文件的编号方法按Q/XX038—2008《物资编码规则》包装编码规定执行。

6.3.6技术标准编号：

Q/XX×

×

—×

标准发布年号（如2019）

标准顺序号

标准代号

6.4技术文件的归档

6.4.1纸质技术文件归档应完整无损、图形清晰、字迹清楚，无破损、无水迹、污迹和皱褶，无严重折叠。

技术文件归档入库后，资料管理员进行分类保管，并有明显标识。

不符合归档要求的，管理员有权拒绝归档。

6.4.2技术文件电子文档归档按PLM系统要求；

工艺文件、工装文件由各分公司工艺技术部门负责统一管理；

包装设计文件由美工组归档管理和图文标记设计文件由美工室受控管理。

6.4.3技术文件归档经资料管理员检查符合归档要求的，填写《技术文件入库登记表》登记入册，办理签收手续并接收入库。

6.4.4处于试制阶段或其他原因而未归档的技术文件，如工装、临时试样图等不作控制要求；

对需发放的未归档技术文件由编制部门负责控制，负责控制的部门应对这些技术文件建立台帐,对其发放、更改、回收等进行控制，发放的文件盖“试样用图”章；

未归档技术文件一旦符合归档要求应及时送资料室归档，并回收或作废原发放的文件。

6.5技术文件的收发

6.5.1技术文件的发放、领用和回收由技术文件所归档的资料室管理员执行，并做好领用、回收记录。

未经资料员受控发放的技术文件皆为非法无效文件。

6.5.2技术文件发放按《技术文件申领单》发放范围发放，成套技术文件由资料员统一发放，散图或发放范围外的技术文件由各部门签发《技术文件申领单》，科级以上领导批准后领用，发放范围由各部门自行确定。

6.5.2.1计划采购员开出技术文件请领单，通知外协领用图纸，同时将三联中的一份请领单在2个工作日内发到研发中心资料员；

6.5.2.2资料员根据技术文件请领单发放图纸（对于需邮件或传真的外协，则将图纸邮件或传真给外协），对于超过一周（以计划采购员开出请领单的日期算）还未领出的图纸，由资料员邮件给相应的外协并确认；

6.5.2.3对于超过10天（以计划采购员开出请领单的日期算）仍未有确认邮件的外协，资料员将图纸信息邮

件给相应分公司的计划采购员，重新确认新供应商。

6.5.3已转正受控的成套技术文件盖“正图”章,已转正受控的非成套技术文件加盖“生产用图”章；

试制阶段的技术文件加盖“试样用图”章；

临时用的技术文件加盖“临时用图”章，临时用图注明有效期限，超期作废。

6.5.4工程技术研发中心资料室发放的技术文件均为一份，各部门需要一份以上时，允许自行复制，但需加

盖部门受控章并建立档案，各部门资料管理员负责对复制文件的控制。

6.5.5技术文件如需外借或转送外人，在文件上作好“仅供参考”标记，如电子文件应向获取方发出“仅供

参考”信息，工程制作的模型必须以“igs”格式发出，特殊情况须经各中心负责人或分公司总经理批准。

6.5.6试样文件转正或因图面不清不便使用的，使用部门可持原文件到原发放处更换。

6.5.7不再使用的技术文件，应及时送发放该文件的资料室，资料员应对回收文件进行记录并保留。

6.5.8技术文件遗失需补领时，需提出补领申请，单张文件的补领由各分公司领导签字，成套文件的补领经

分公司总经理签字。

6.6技术文件的更改

6.6.1技术文件的更改由该文件编制部门负责，技术文件更改时，在《技术文件更改通知单》中填写更改原因、更改内容、更改后续处理要求等内容，经审批后交部门资料管理员受控，按原文件分发部门发放；

更改生效日为技术文件批准日；

工艺文件的更改在接到技术文件更改单后3天内完成；

图文标记作业指导表的更改由该技术文件编制部门编制更改单，公司资料员实施更改。

6.6.2试制阶段技术文件的更改参照正式文件更改流程，填写《试制更改记录单》。

6.6.3当技术文件更改时，除了更改单上表明的内容外，可能会涉及工艺、检验、工装、模具、供应商、ERP物料结构文件等项目的更改或调整，为有效控制这些更改，更改同时将《技术文件更改跟踪表》随同更改单一起发放，各部门资料接收员负责本部门相关内容的监督检查，完成后返回给更改单发放部门。

电子系统文件产生的更改单也按此规定执行。

6.6.4技术文件更改时，更改人应对更改后可能引起的产品结构和技术性能变化进行评定，必要时验证确认，确定技术更改后无不良影响，保留评定或验证的相关资料。

更改单审批人监管更改过程，在《技术文件更改跟踪表》中记录确认内容。

6.6.5各分公司在对车间发生的问题进行处理时，涉及更改图纸、工艺消耗、BOM，工艺人员在PLM系统中完成对图纸或工艺等的更改单编制（包括在库品的处理），经相关权限人员审核批准，发出更改后图纸，工艺技术人员完成跟踪。

6.6.6更改单按以下方法统一编号，不得重复：

□□□□□□□

顺序号年份号部门代码

注1:

部门代码：

必要时为了便于区分，工程部人员发出的更改单用GC表示；

工艺人员发出的更改单用SJ表示；

包装设计文件更改单用GG。

注2：

年份号：

例如2019年表示为19表示，省略前两位数。

注3：

顺序号：

本部门、本年份下的更改单顺序号,0001,0002,0003,……

7）更改的技术文件应在一个月内由资料员回收旧图，做好“作废”处理；

若因特殊原因作废的文件尚需使用一段时间，则应在其上写明有效期并盖上“作废留用”章；

技术文件底图作废由资料员加盖“作废留用”章登记保存备查。

7外来文件的控制

7.1按职能检索和收集外来文件。

各部门收集的与管理体系相关的外来文件，由相关人员提交资料员统一归

档管理。

其中技术资料由工程资料员管理，行政资料由行政财务中心资料员管理，客户资料由国际贸易指定

人员管理。

资料员收到外来文件时，填写《文件接收登记表》，必要时及时将文件原稿附《文件轮阅表》一

同交相关领导批阅，按批示意见办理，并跟踪处理结果，及时将办理情况向相关领导汇报，文件原稿存档。

7.2各部门需相关内容的技术标准，由技术部收集最新版本，识别分发；

与本管理体系运行相关的法

律、法规由管理运营中心或相应工作职能的部门收集；

涉外的法律、法规和标准由国际贸易收集、识别分发。

7.3外来技术文件由文件收集、接收部门安排文件控制部门进行文件转化、实施，将原稿由归口部门存档。

在文件转化中，应将文件转化为公司内使用的文件格式，按本程序文件管理要求控制。

7.4外来技术文件为其他介质形式时,如光盘等,资料员应检查介质的可读性及内容、介质的外观完好，予以归档管理，并按下列方法编号、登记、入库：

GP□□□□

登记顺序号

H-表示工程和质量部门，K-国际贸易，Y-生产制造部门

表示其他介质技术文件

8体系文件的更改

8.1文件的更改由文件使用或其它相关部门提出，填写《文件更改申请单》提交文件制定部门,由原文件审批人员或相当于原文件审批职能人员审批，其中质量体系第三层文件的记录表单单独更改时，由体系管理部门确认更改。

文件更改由文件控制部门实施。

电子文件更新时，文件控制部门保存旧版本电子文件以备查。

8.2文件更改时，做好更改记录标识，如更改标记、版本号、不同字体等，文件控制部门有效保存更改单中更改内容记录，保存文件的最新版本，确保文件更改的内容和文件现行版本得到识别。

发放新版本文件时收回旧版本的作废文件，如不能收回，文控人员应在签收单上作好未收回的原因记录。

8.3文件更改的方式，如换版、换页、修改等，需在《文件更改通知单》中注明。

体系文件重新编发为

换版，文件版本号按01、02、03……；

单个文件或单页文件更新为更改页版，文件页版号按A、B、C……。

8.4技术文件的更改按本程序中技术文件管理要求。

9档案管理

9.1立卷归档的准则

9.1.1各部门指定专人负责档案的收集、整理、装订、立卷、保管和归档等工作，保证档案的完整性和真实性，并做好保密工作。

9.1.2档案由行政财务中心指定人员保管。

9.1.3归档的卷内文件资料必须易于长期保存，要求图象清晰，字迹工整，禁止用铅笔、圆珠笔书写。

9.2档案分类

9.2.1党群类档案包括：

a）党务；

b）工会；

c）共青团；

d）争先创新活动（如早会内容、活动方案和照片；

班组科、室及个人的月工作总结和考核评分）；

e）报刊；

f）政府部门（如：

文明办、综治办）检查资料；

g）文体等集体活动相关资料；

h）各协会资料；

i）各类荣誉证书。

9.2.2行政类档案包括：

a）政府或其它单位的外来文件；

b）以公司、行政财务中心等名义在公司范围内的发

文和通知；

c）人事档案、员工基本信息、培训证书、技能及技术资格证书、奖惩记录、体检报告等；

d）出勤

统计、工资核实表。

9.2.3经营类档案包括：

a）计划总结、大事记、会议记录、值班记录；

b）传真、电子邮件；

c）重要的合同、协议；

d）业务动态、客户订单；

产品和样品的制作单、信息联络单、检验报告及出货单；

e）质量体系相关各类审查资料。

9.2.4生产技术类档案包括：

a）工伤事故、安全/质量事故等书面资料；

b）标准化、专利文件；

c）环保。

9.2.5科技类档案包括：

a）各类科研项目申报、鉴定材料；

b）基建相关资料包括工程的申报、设计、施工、竣工验收等全过程资料；

c）设备、仪器、设施、计算机软硬件资料包括设备购置、安装调试、运行、维护修理和管理等全过程；

9.2.6会计类档案另见会计档案管理相应规定；

单证类档案另见单证档案管理相关规定。

9.3档案整理和装订

9.3.1卷内文件排列要有条理，保持文件之间的联系，使卷内文件形成一个有机的整体，一般可按时间顺序或重要程度排列:

单一问题的案卷，文件可按时间顺序或主次排列；

两个问题以上的案卷，先按问题分别集中，然后按时间顺序或重要程度排列；

密不可分的文件按批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，底稿在后；

转发件在前，原件在后；

结论、决定性文件在前，依据材料在后；

重要性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

9.3.2编写张号、件号：

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角编写页号，如卷内只有一件印件，已有页码，可不再编页号；

不装订的案卷，要按份装订，逐件加盖档号章。

档号章的位置在每件文件首页的右上角。

9.3.3填写卷内文件目录：

所有归档档案必须全部填写卷内文件目录，卷内文件目录上的项目要填写齐全，字迹工整、清晰。

对文件材料的标题一般照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，要自拟标题；

责任者与时间不明的文件材料要考证清楚，填入相应项内。

9.3.4填写卷内备考表：

每卷卷末要有卷内备考表，填写卷内文件缺损、修改、补充、移出销毁等情况。

如

无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

9.3.5填写案卷封面：

案卷封面上的项目要填写齐全，用钢笔或水笔书写，字迹工整、清晰；

案卷题名/标题

应准确概括本卷文件的主要内容，文字应力求简练、明确。

字数在50字以内。

9.3.6案卷装订与文件修复：

案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，文件装订线外有字迹的要加边托裱，对破损的文件材料应按裱糊技术进行托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；

案卷采用两孔或三孔一线的方法装订。

装订要结实、整齐、美观，不掉页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

9.4档案期限及密级

9.4.1案卷保管期限分为永久（50年以上）、长期（16～50年）短期（15年以内）三种。

基本划分方法为：

凡反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司建设和历史有长远利用价值的档案，列为永久保管；

凡反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；

凡在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

9.4.2属于公司保密范围的资料，如直接影响公司权益的重要文件、公司规划、公司经营情况、会议记录、技术配方等资料，应当在卷宗外标明密级。

9.5档案借阅

9.5.1借阅档案，要办理借阅手续。

借阅档案需填写《借阅登记表》；

必要时经主管领导审批；

若借阅密级档

案须经各中心、分公司负责人审核，行政中心总裁批准。

9.5.2借档人严禁转借、拆