电子档案管理制度Word格式.docx
- 文档编号:19058614
- 上传时间:2023-01-03
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:39.33KB
电子档案管理制度Word格式.docx
《电子档案管理制度Word格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《电子档案管理制度Word格式.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文字类、图纸类及程序类资料。
4、学习资料:
读书、技能及拓展学习资料。
三、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责电子档案的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号,每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,会议文件由行政部收集。
四、归档要求
(一)文件的登记
1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。
2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1),以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。
3、电子文件登记表为树式链接,在上级电子文件登记表中建立链接,通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。
4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。
(二)文件分类及编号方法
1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。
2、电子文件稿本代码:
M(manuscript)—草稿性电子文件;
U(unofficial)—非正式电子文件;
F(formal)—正式电子文件。
3、电子文件类别代码:
T(text)—文本文件;
I(image)—图像文件;
C(chart)—图形文件;
V(video)—影像文件;
A(acoustical)—声音文件;
H(hypermedia)—超媒体链结文件;
P(program)—程序文件;
D(data)—数据文件。
(三)文件格式规定
1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。
2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。
3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。
4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件,如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开,则必须在存档电脑上安装相关软件。
(四)注意事项
1、档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料均应齐全完整。
3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即正件在前,附件在后;
草稿在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录D的表D.1),报主管人员批准后,方可借阅。
未经批准,任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
2、借阅时,应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹,借阅人应在当天将借阅档案剪切另存,以免增加共享文档的负担。
3、档案不准转借,必须专人专用。
七、档案的安全管理
1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码,填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。
2、档案电脑密码应3个月更改一次。
3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密,填写《加密文件登记表》(见附录E的表E.2),并提交总经理备案。
附录A
表A.1归档电子文件移交、接收检验登记表
移交、接收检验日期
检验项目
检验结果
移交部门
接收部门
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
文件格式检验
需收集软件及说明检验
填表人(签名)
审核人(签名)
备注
附录B
表B.1归档电子文件登记表(首页)
文件夹名称
形成时间
是否加密
登记人员
链接
表B.2归档电子文件登记表(续页)
文件编号
文件名称
文件稿
本代码
文件类
别代码
附录C
归档计算机各盘分类
附录D
表D.1归档电子文件借阅单
借阅人
借阅时间
借阅用途
借阅文件编号
借阅文件名称
文件稿本代码
文件类别代码
借阅文件是否加密
主管人员意见
日期:
经办人(签字)
借阅人确认
备注
附录E
表E.1档案电脑用户名及密码登记表
序号
用户名
密码
设置时间
设置人员
总经理确认
表E.2加密文件登记表
文件名称
加密时间
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 电子 档案 管理制度
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)