区域财务制度汇编Word下载.docx
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无财务人员在岗,现由直销销售会计(邱玲)兼管
区域营销管理部财务主管岗位职责
各区域营销管理部财务主管为受服饰公司财务部的委托在各区域进行财务基础核算及财务管理工作,直属服饰公司计财部管理。
协助区域经理进行区域财物管理工作,区域经理对区域财务主管具有考评建议权,财务部每月根据区域财务管理指标达标情况进行职责考评,并下达奖罚通知进行通报,其具体岗位职责如下:
1、对区域资产进行建档建册管理并定期进行盘点,确保资产安全,对存在问题及时反馈;
2、根据区域直销网点结算期及签订的合同及专卖店每日销售,跟踪每月销售款的回笼情况,及时将信息反馈给总部;
3、区域设有加盟客户的,客户在区域缴现金,区域财务主管在收款同时列账给总部加盟结算会计进行账务处理,并于收款当日将货款汇回公司指定银行,不得挪用货款,凭物流销售确认单据发客户货品,不得透支发货,不得无单发货;
4、对区域备用金进行管理,按公司《预算管理办法》及《规范费用开支》的有关内容审核单据的真实性后开支费用,并填列《区域费用跟踪台账》进行费用的归集,定期将单据寄回总部办理报销手续,保证区域备用金的正常周转;
5、按公司物流管理的要求,操作区域物流管理系统,核算区域货品。
每月核对账实情况(物流系统数据与实物进行核对),及时处理单据,对存在问题以书面形式反馈总部;
6、结合公司政策及管理需求,定期对区域相关人员进行财务培训,按《零售专柜财务管理制度》的要求进行前台账实管理;
7、按公司价格管理规定对区域网点及加盟客户销售价格建立价格档案,监控、反馈销售价格的执行情况,抵制越权降价;
8、根据财务部的要求,在每月二日前提供上月准确基础核算表;
9、正确落实《时效制度》,在按时按规报送各项基础数据的同时,在第一时间内反馈区域经营动态。
10、结合区域管理指标定期对区域经营情况进行分析,提供区域管理决策依据
直销网点财务管理制度
为了规范公司零售专柜物流及资金流的管理需要,特制定零售专柜财务管理制度。
一、直销网点财产管理责任。
专柜商品财产管理责任人为专柜柜长。
柜长对专柜的商品及公司其它财产的保全承担全部责任,对商品账实相符承担责任。
区域财务主管应针对各零售网点建立资产管理台账。
二、直销网点商品管理流程及结算流程
1、收公司调入货品。
专柜在收到公司调入货品时,柜长(或当班导购员)与送货业务员共同验货,确认到货数量、色规码与送货单据一致后在送货单据上签字确认,留下一联记账,其余一联返回给业务员交回给片区财务人员,片区域财务人员凭此联在电脑系统中做分店入库确认(因沈阳区域现无前台销售系统)。
若店长发现送货单与实物不相符,据实物作入库确认,并在单据上进行文字说明,并由收货人、业务员共同确认,方可证明收发不符。
片区核算员据此确定责任人并由责任人赔偿相关。
2、专柜调货到仓库。
由业务员和专柜(或当班导购员)共同验货装箱,抄写退货草单,(一式两联,一联专柜留存;
一联随货返回仓库),双方签字确认后封箱,由业务员将货运回仓库,办理退库手续,仓库库管验货无误签字后交区域财务人员做店铺退货及仓库入库审核,打印一式三联,由仓库库管、业务员、柜长共同签字确认后,留下一联财务记账,柜长与库管各留一联。
若仓库验货发现与调拨单有差异,由负责调配的业务员承担全部责任并赔偿。
其余随货返回公司;
3、与其它专柜相互调入调出货品。
由柜长(或导购员)与业务员(或其它店铺柜长)共同验货无误后,在网点-网点调配单上签字确认,调出专柜柜长做分店出库确认,调入专柜柜长做分店入库确认,各留下一联记账,并返回区域财务人员一联,以便区域财务人员做店铺调出、入单,审核。
4、销售:
⑴专卖店:
A建立备用金制度。
由营业员在资金部出纳处领取备用金若干,以备日常找零。
每日交接班需盘点备用金,不可与货款相混淆,当班营业员必须确保备用金无误。
B营业员根据顾客的要求,在销售单上,分别填列日期、销售人员名称或编号、商品货号、色规、单价、数量、折扣及金额;
C销售单一式三联,待营业员收银完毕,在三联上分别加盖现金收讫的章子,第一联为存根联,第二联为顾客出门凭证,第三联为财务记账联,次日上午10:
00前营业员将前日收取的营业款交存至资金部指定的银行账户,并将销售单第三联、银行进账单及销售日报(三者金额须一致)一并交回区域财务人员;
D区域财务每周核对销售小票、资金表、销售日报及所回的货款,保证此四项销售数量和金额的一致性;
⑵、商场联营网点:
A直销网点不涉及现金收款业务。
营业员按顾客选购商品填写商场购物小票,并注明折扣及货号、数量、色规码,交与顾客,顾客凭票在商场收银台处交款。
营业员凭已盖(现金收讫)章的购物单发货,店长根据购物单登售日报,营业员应确保购物单与销售单相一致;
要求销售日报字迹清晰,店长名称、货号、色规、吊牌金额、销售金额,回款率等内容完整,区域财务人员为使销售输入及做账更准确,可对销售日报填写稍做调整,如若未按要求填写销售日报,区域财务人员有权对制作当天销售日报人员做相应的考核。
B每日营业员按时将销售日报表交业务员送回区域财务主管做账,销售日报与商场销售日报一致,便于柜长或区域财务主管与商场对账;
5、柜长每日根据当日进货、退货单据及当日销售日报登记柜台商品台账,商品台账的本期进货栏登记当日进货、退货数量(退货用红字登记),本期发出栏登记当日销售数量及销售金额(实际销售金额),顾客退货用红字登记在本期发出栏,摘要栏登记简单说明及进、退货单单号。
商品台账必须每日登记,并结出结存数量。
月末轧账后,结出当月总进货数量及总销售数量和销售金额。
6、联营专柜根据商场规定的时间进行盘点轧账,专卖店盘点轧账时间为每月1日——31日,轧账后柜长必须根据盘点情况按财务部报表要求编制专柜当月进销存盘点表及附表(月进退货统计表),并于轧账后第二天上午前交给区域财务主管。
进销存盘点表必须要素齐全,各要素之间勾稽关系平衡。
区域财务主管负责进行报表核对。
7、严禁店铺私自借出货品。
涉及商场借货或分公司经理借货的,必须由区经理签字认可,并必须在10个工作日内办理相关审批手续平账。
8、结算
A、商场网点结算
1)、对账。
公司与商场往来的确认以商场的结算期为准,由柜长会同区域财务主管在商场规定的时间与商场对账,由店长填写《武汉太和服饰公司结算清单》(格式附后)交由商场确认后交区域财务主管(如商场不能在公司结算单进行确认的,店长必须将商场结算单与公司结算单相关要素进行核对后,对存在出入的地方进行说明后转区域财务主管,确认后将结算单传财务部开具增值税发票,店长必须在商场规定的时间内将增值税发票交给商场。
店长日常工作中必须收集对账资料,对商场的各种促销活动,厂、商另协议达成的结算方法,柜长应跟踪记录,在每月对账单中清楚注明账扣费用发生原因,特卖及促销增、减应结额明细。
店长对对账资料的真实性、准确性承担责任。
2)、结算。
在合同付款期内由柜长负责催收货款,若商场因特殊原因超出合同结款期结款,店长接通知须及时通知区域财务主管,由区域财务主管会同区域经理催收货款。
若因上述环节中某一环节出现差错导致延期结款,应由相应的责任人承担责任。
B、专卖店结算
1)、结算方式。
在专卖店,顾客可用现金、支票、信用卡进行结算。
2)、购货收款流程。
顾客在看好货品后,由营业员在物流系统内开销售小票,后收款,销售小票填写必须要素齐全,不得漏填。
营业员收取现金货款后应在小票上签全名并加盖“现金收讫”章;
若顾客提出以支票付款,应在确认支票款到我公司账户后,营业员方可在销售小票上加盖“转账收讫”章;
若客户要求以信用卡支付货款,营业员将客户信用卡插入相应的银行卡机中刷卡,在卡机打印出转款凭条后交顾客签字确认,营业员凭转款凭条在销售小票上加盖“转账收讫”印章,完成销售业务。
专卖店收款人员必须将当日销售款及时存入公司指定账户,确保货款的回笼。
3)、销售日报的填报及销售小票管理。
专卖店必须于当日闭店前将当天销售日报专真回区域办事处,专卖店店长于次日早上10:
00前与销售日报金额相符的销售款存入银行,将进账单、信用卡刷卡转账单、支票进账单与销售小票连同销售日报(三者金额相符)一并交回公司。
区域财务主管据此进行相关账务处理;
专卖店销售小票本由区域财务人员保管,专卖店店长凭已经开完的小票本到区域财务人员换取新的小票本,登记领取小票本数、票号。
4)、专卖店货品、账本、销售小票管理与联营店相同,每月月末柜长必须与区域财务主管核对收款额与存入银行总额相符。
因专卖店导购员面临着直接收取货款的问题,为了保证销售资金的安全性特制定以下管理条例:
a)专卖店资金第一责任人为店长,第二责任人为两班资金管理员(营业员兼岗);
每班设立一名资金管理员(营业员兼岗),负责现场收银,每日交接货品时交接资金,在资金台账交接本上签字确认,由店长负责监交;
店长则要填写每日汇款追踪表(见附表)与区域财务人员核对签字确认后传真回总公司审核核对,如若核查汇款金额或是销售金额不符,则考核区域财务人员及店长各100元。
b)现金汇款:
由店长或必须于次日上午10:
00前将前一天收取的营业款的现金部分存至公司资金部指定的账户,如若有未汇款情况的,则由区域财务人员对当班人员及店长根据情况予以考核,20元/次。
c)刷卡销售汇款:
因刷卡资金存在与银行的结算,不能达到每日汇款,则将刷卡资金汇款期限定为一星期一次,区域财务人员凭银行结账单与店长核对刷金额无误后统一汇入公司账户(注:
每月最后一次汇款日必在银行扎行日的前一天)。
每个专卖店早晚班扎账时间必须报公司存档;
每日由店长负责存款;
区域财务每日对单店的所有现金货款单、刷卡货款跟销售日报表核对;
三、直销网点商品账的管理。
各直销网点每月必须与区域财务主管进行商品账核对,已上前台系统的专柜必须保证柜台手工账与前台系统账一致。
并保证账实相符。
柜长对专柜商品台账应妥善保管,用完后应装订成册交回公司,柜长不得任意撕毁、丢失专柜台账
四、专柜交接班规定。
各专柜必须建立交接班台账,台账必须具备以下内容:
货号、数量,当班期间的进、退货、销售数量及交班时结存数,交班人、接班人签名。
专柜交接班时必须清点商品明细,严禁只交接商品总数,不交接商品明细。
柜长若执行不力,发生丢失商品、串号造成责任不清时由专柜柜长承担全部经济损失。
五、专柜更换柜长的有关财务手续。
专柜需要更换柜长时,区域经理必须知会区域财务主管。
新的柜长上岗前必须由区域财务主管对其进行相关培训,培训合格后方可上岗。
柜长实物交接必须由区域财务主管负责监交,并于交接次日提交交接报告,在交接报告上的遗留问题全部妥善解决,并由区域财务主管签字认可后区域经理方可安排前任柜长离岗。
未经区域财务主管认可而柜长离岗的,其遗留问题由区经理及前任柜长承担全部责任。
六、盘点制度。
各专柜应认真执行公司盘点制度,每月在公司规定的盘点时间必须进行全面盘点,并拿出盘点报告;
区域财务主管必须定期到专柜进行实地盘点抽查,每月每店至少盘点一次,抽查范围不得低于专柜货品的50%,盘点中发现的问题及时处理,并向总部财务人员提交盘点报告。
盘点记录和盘点报告及处理结果作为区域财务主管档案保存。
七、专柜货款结算。
各专柜应认真执行公司结算制度,配合区域做好销售货款的对账结算工作,积极配合计财部结算商场货款。
八、考核。
若发现违反本制度给公司造成损失,按以下标准进行考核。
1、因店铺管理不严格,造成商品或财产丢失、商品串号的,由店长及相关导购承担商品损失。
丢失货品、串号损失按商品吊牌零售价五折赔偿。
2、商品台账下账不及时,发现一次,扣罚店长30元。
3、销售日报报送不及时,每次扣罚店长20元。
销售日报项目填报不全的,每项扣罚店长20元。
4、未按时上报进销存盘点表,每迟交一天扣罚店长50元。
5、专卖店进账不及时,每次扣罚50元。
6、店铺私自借出货品的,每次扣罚店长100元。
7、未按规定执行交接班制度的,每发现一次扣罚店长50元。
8、区域财务主管未按制度要求进行定期全面盘点、提交盘点报告的,每发现一次扣罚50元。
9、因店长、财务主管对账不及时或未及时送交增值税税票造成商场延期结款的,每次扣罚100元。
费用开支规定
为了规范各费用科目的开支范围,合理、有效的使用资金,特制定本规定。
会计科目
报销要点及说明
列支内容
工资
1.按总部核发的工资数发放。
2.营管部工资发放需经理在工资表上签字后方能发放。
工资表中附签收人签收字样及签收金额。
1.管理人员工资
2.店长、导购员工资
办公费
1.文具用品的购买除在发票或报销单上标明文具用品明细、数量外,还须有领用人签字。
2.邮寄费报销需附投递地址,快件的邮寄需附国内邮件详情单原件。
3.纸张购买单层打印纸最高单价限额60元,多层打印纸最高单价限额150元,A4纸最高单价限额30元,传真纸最高单价限额15元。
4.复印费报销注明复印数量及资料内容。
5.预算允许开支前提下发生的订报及有关业务书籍费要写明书、报名称。
6.办公饮用水以购买月度水票凭证核销。
7.办公室日常清洁消耗品月均最高限额为50元。
报销时注明所属月份。
1.文具用品
2.邮寄费
3.单多层打印纸、A4纸、
传真纸
4.办公清洁及其他消耗性物品
5.复印费
6.书报杂志费
7.办公饮用水
电话费
1.核销标准按公司下发的月度预算额执行,超支部份自行分摊,特殊情况超支需报告审批。
2.凭电信局话费原始凭证核销,报销时注明话费所属月份。
3.长途IP卡附发票或收据核销。
1.电话座机及话费
2.上网通讯费
3.数据传输费
4.长途IP卡
手机费
按公司手机话费标准执行,超支自理。
1.手机基费及话费
2.手机储值卡
差旅费
费用报销标准按总部有关制度的标准执行。
1.回总部开会培训差旅费
2.因业务公干差旅费
维修费
修理需提前做出修理预算明细报总部审批,如遇紧急情况不能事先报批的,事后必须写出情况说明并补办审批手续。
写字楼办公用具及其他设
施维修
汽车费用
1.汽车修理需提前做出修理预算明细报总部审批,如遇紧急情况不能事先报批的,事后必须写出情况说明并补办审批手续。
2.汽车加油定点加油站并购买加油票或油卡,尽量索取增值税发票。
遇特殊情况可临时不定点加油,但零星加油部份不得超过月度加油总量的10%。
3.汽车各种规费经总部车管科审批后据交款原始凭证据实报销。
1.汽车修理费
2.汽车油耗
3.汽车规费
水电费
1.办公和住宿租赁地点有物业管理公司的,交纳水电费后必须索取物业管理公司开具的发票和收据。
2.水电费核销须注明水费所属月份。
办公饮用水不能列入水费开支中。
3.店铺水电费须有商场或所属租赁公司发票或收据。
1.店铺水电费
2.办公及住宿用水电费
商品运输费
1.网点货物运输和所发生的搬运力资费必须注明所运货物时间、出货单号及运输货物相应收货网点柜长签字证明(柜长不在由导购员签字证明)。
2.送货运输费必须注明所送网点,送货路线,单程价格。
如:
A→B,车资价;
B→C,车资价,严禁无明细的总额运费和搬运力资费报销。
1.运输货物车资
2.搬运力资费
办公租赁及物管费
1.签定租赁合同,报总部审批备案。
2.租金、物管费报销须注明所属月份。
3.按合同付款方式支付租金并向房屋业主索取发票,业主发票上必须有收取租金所属月份和收款金额内容。
3.物管费、供暖费报销必须有物业管理公司开具的发票和收据。
1.营管部办公、住宿租金
2.营管部办公、住宿物业管理费
3.集中供暖费
市内交通费
1.市内车资注明巡查网点,公干内容。
遇特殊情况乘坐出租车,要注明原因。
员工月票凭公交公司开具的发票报销,附市内交通明细表。
2.每笔停车费报销必须注明停车地点,过桥费必须有用车人在每张过桥票背后签字证明。
3.有车辆的营销管理部原则上不报销出租车票。
1.市内巡点、公干车资
2.过桥费、停车费
3.店铺员工月票
业务招待费
1.发生一笔核销一笔,并注明被招待人员及事由。
2.进餐或赠礼时须有公司证明人在凭证上签字证明。
3.招待费用达300元以上需向公司提交申请,审核合格后作为报销附件。
用于业务及公共关系费用
店铺营业费
1.复印、传真费报销要写明复印资料内容摘要。
2.店铺日常清洁用品,按单店每月最高限额50元;
专卖店按单店每月最高限额为100元。
3.文具用品的购买除在发票或报销单上标明文具用品明细、数量外,还须有领用人签字。
4.办公耐用品购置前须报告审批。
5.店铺POP须注明促销活动内容。
6.其他无列支科目的店铺费用。
1.复印、传真费
2..玻璃水、清洁剂
3.文具用品
5.店铺POP
6.店铺其他
店铺电话费
1.使用前台丽晶系统的专柜,话费最高限额230元/月,专卖店250元/月
2.使用传真机的网点,话费最高限额100元/月。
3.无前台丽晶系统和传真机的网点,A级店铺报销售用IC卡最高限额50元/月,其余网点30元/月。
4.使用传真报销售的网点比照IC卡标准执行。
如使用商场商务中心传真,按商场收费标准据实报销。
4.话费、IC、IP卡报销时在报销单上注明所属月份。
1.店铺电话基费及话费
2.数据传输费
3.报销售用IC卡
4.长途IP卡
促销费
1.只能列支商场收取的费用,费用报销一律以商场开具的发票或收据核销。
2.自行制作的POP、宣传品、标语、刻字费不能在此科目核销。
以“店铺营业费”科目列支。
1.与商场签定合约中规定收取的费用
2.进场费
3.节日促销让利费用
4.商场收取的其他费用
店铺装修维修费
1.店铺装修费为专项费用,由总部审核装修预算后开支。
2.店铺办公用具及其他设施修理需提前做出修理预算明细报总部审批,如遇紧急情况不能事先报批的,事后必须写出情况说明并补办审批手续。
1.装修店面、专厅发生的各项费用
2.店铺办公用具及其他设
销售结算手续费
1.刷卡手续费指在形象店或专卖店购物时,因刷卡结算银行收取的手续费。
2.办理公司货款回笼时,发生的提款费用,核销时需附银行出具的收据。
办理与银行结算时发生的手续费用。
1.刷卡手续费用
2.提款手续费
3.办理汇票,电汇及其他结算手续费
店铺租赁及物管费
1.签定租赁合同,报总部审批备案。
2.租金、物管费报销须注明所属月份。
3.按合同付款方式支付租金并向房屋业主索取发票,业主发票上必须有收取租金所属月份和收款金额内容。
4.物管费、供暖费报销必须有物业管理公司开具的发票。
1.专卖店租金
2.店铺管理费
3.店铺集中供暖费
店铺保底费
1.有保底销售的商场,必须按销售规模测算能否完成保底数,与商场签定保底经营合同时要报总部有关部门审批,经审批同意后的保底费方能核销。
1.保底费支付方式:
现金和账扣。
2.保底费账扣方式:
A)先扣除,以扣除后的应结额开具税票;
B)先按应结额开具发票,再从应结回款中扣除。
3.以上B)种须向商场索取收据。
与商场签定合约中规定收取销售保底费用
试验检验费
凭检测部门开具的发票或收据报销
产品及原料检测费
广告费
专项费用开支,由总部统一规划使用,区域如有需求,须上报公司审批。
产品宣传制作、形象推广、媒体费用
税金
凭税务局或是工商所开具的相应发票报销,并注明月份。
专卖店国、地及工商税费
其他
没有列入上列科目的费用
按费用发生注明原因,附原始凭证报销。
报销凭证规范:
区域财务主管报销各项费用时,对报报销的原始凭证要按规定进行审核,不符合规定的无盖单收据及其白条等一律不得报销,若特殊情况必须作书面申请,发生违规报销的由区域财务主管负责。
关于差旅费开支标准的规定
一、为了保证出差人员工作与生活的需要,并贯彻勤俭节约、艰苦奋斗的精神,根据国家规定和公司财务管理制度,特制订本规定。
二、出差人员的住宿费实行凭票报销的办法,按出差的实际住宿天数计算报销,伙食补助和市内交通费实行包干办法,按出差的天数计发。
三、出差人员交通费和住宿费开支标准:
1、乘座车、船、飞机和住宿的等级标准:
项目及职务
火车
飞机
其它交
通工具
住宿费限额(元/天)
一般地区
特殊地区
省会
城市
地县级
深圳、珠海、北京、厦门、汕头、上海、广州等
董事长、总经理
据实
报销
据实报销
副总经理
硬卧
普
舱
250
200
350
子公司经理、部级、区域经理正职(含代理)、总监
软座
事先报批
150
区域经理副职、品牌设计师、主管
100
业务员、科员及其他
人员
2、表中“其他交通工具”不包括出租小汽车,出租车票冲抵市内交通费补助,不得另行报销,武汉市内乘座出租车的,无特殊情况一律不予报销。
3、乘飞机人员办理的人身保险费由个人承担。
四、住宿费开支办法:
1、出差住宿费在规定的限额标准内凭票据实报销,实际住宿费超过规定的限额标准部分自理,不予报销。
2、出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家,无住宿发票的,一律不予报销住宿费,到办事机构出差的,应到办事机构住宿,
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