财经应用文写作文档格式.docx
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如经济消息、商品广告、经济合同等都表现出极强的时效性。
三、财经应用文的基本写作要求
(一)观点要鲜明
财经应用文,是反映工作实际、指导工作和处理实际问题的记录和依据,目的、观点、态度、主张不明确,受文者就无以处理问题,应用文也就失去了实用价值。
(二)材料要确凿
财经应用文中的材料(包括具体的事件、客观情况、引用的文件、引用的评论、数据等)要求具体、真实、确凿。
要求材料来自客观实际,能反映事物的本来面目。
(三)体例要恰当
财经应用文都有自己特定的体例、格式,写作时一定要“对号入座”,注意各种文体的性质、特点、作用与适用范围。
(四)语言要简明
财经应用文的语言要简明,是由财经应用文的时效性而决定的,要求内容集中、篇幅简短、语言简洁、读来省时。
第二章 经济活动分析报告
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第一节 经济活动分析报告概述
一、经济活动分析报告的概念、作用及特点
(一)经济活动分析报告的概念
经济活动分析报告就是以经济理论和经济政策为指导,以经济计划指标、会计核算、统计资料和其他有关材料为依据,对某一部门或某一单位的经济活动情况进行科学分析后写出的书面材料,又叫“经济活动分析”、“经济活动分析材料”。
(二)经济活动分析报告的作用
经济活动分析是企业管理中一项经常的工作。
可以为制定经济计划和经营决策提供重要依据。
企业通过经济活动分析可以了解本企业经营效果和薄弱环节,从而为制定新的经济计划和经营决策提供依据,提高管理水平。
见于报刊的经济活动分析,可以供同行参考,让群众知道经济信息与动向。
(三)经济活动分析报告的特点
1.分析性
经济活动分析报告最突出的特点是分析性强。
经济活动分析要依据经济活动的结果,探寻其原因。
在整个过程中表现出很强的分析性。
如果分析的特点不突出,就难以保证由果及因的准确性和可靠性,也就不成其为经济活动“分析”报告了。
2.数据多
经济活动分析报告进行分析的主要依据是数据,基本的方法是通过数据的对比与计算,从中找到突破点和线索,离开会计、统计、业务核算及计划等数据,分析报告的写作便无法进行。
一份综合分析报告要对产品产量、计划完成率、合同履约率、质量等级品率、资金利用率等指标进行分析,运用的数据相当多。
二、经济活动分析报告的类别
按照不同的分类标准,经济活动分析报告可分为若干类别。
(一)按分析的目的划分
1.综合分析
亦称全面分析或系统分析。
即对某一地区、某一部门、某一单位的一定时期的经济活动,根据各项主要经济指标,进行系统综合地分析研究,其重点在于抓经营管理中带普遍性和关键性的问题。
2.专题分析
即对经济工作中的某一重要或关键问题,做专题、重点分析。
3.单项分析
即对经济活动中的某—单项内容进行的分析,如生产或销售成果分析、成本分析、利润分析、资金分析、产量分析、质量分析等。
(二)按分析的范围划分
1.行业(部门)分析
即一个行业的经济情况所作的分析。
2.单位分析
即一个公司、工厂、商店等经济实体对其经济活动所进行的分析。
3.车间(班组)分析
即工厂中的车间或商店的班组对自己生产、经营的经济活动进行的小范围分析。
(三)按分析的内容划分
财务分析、统计分析、审计分析、库存分析、市场分析等。
(四)按分析的阶段和时间划分
定期分析和不定期分析;
年度分析、季度分析、月度分析。
三、经济活动分析的常用方法
写作经济活动分析报告,要运用多种分析方法,其中常见的方法有以下几种:
(一)对比分析法
把两个以上具有相同条件的可比因素进行对比分析,因此说明和反映两个事物之间的联系和差别,并分析原因,提出改进措施。
量的对比,一般用绝对数(倍数)和相对数(百分数、千分数)来表示事物之间的差异程度。
运用比较法从以下几个方面进行。
1.比计划
以本期实际指标与计划指标相比,从而说明计划的执行情况,确定分析的主要问题:
计划是可行还是待修订,计划完成与否的原因,实际与计划的差距及造成差距的因素,通过比计划,可以更好地为完成计划创造条件,为计划的修订提供依据。
2.纵向比较
以本期实际指标与上期或上年同期完成数相比较,与本单位的历史最高水平比,用以反映企业经济活动的发展变化趋势。
3.横向比较
以本期实际指标与同行业(或外国)的先进水平相比,从而进—步找到差距,发现问题,制订措施。
(二)因素分析法
通过对各种数字资料进行比较分析,以找到差距,揭露矛盾,就需要进一步运用因素分析法去研究形成差异和产生矛盾的原因。
产生的原因有各种因素,在错综复杂的因素中找出最本质、最关键的东西来说明本期经济活动特点的方法,则是因素分析法。
如:
A=B×
C,分别分析B、C的变化对A的影响。
(三)动态分析法
用发展的眼光来研究现象的变化及其趋势,从而把握经济活动的过程及其规律。
如通过历年费用的最高、最低水平和平均水平来分析研究,就能找到影响费用水平的各种因素和主客观原因。
第二节 经济活动分析报告的写作
一、经济活动分析报告的格式及内容
经济活动分析报告没有固定格式,结构安排也相对比较灵活,由经济活动分析的目的、需要决定。
常见的经济活动分析报告一般包括标题、正文、署名三部分内容。
(一)标题
全面分析报告的标题,一般要写明单位、时间、分析内容、文种等四项内容,如《×
×
商场2010年1月份销售情况分析》;
专题分析报告的标题,一般是揭示分析报告的主要内容与范围,如《产品库存积压的原因何在?
》;
部门分析报告的标题,一定要标明部门,如《×
市建工系统企业2010年主要经济指标的分析》。
(二)正文
正文可分为导语、主体、结尾三部分。
1.导语
它是分析报告的开头部分,这—部分往往针对分析的问题,或简要介绍被分析对象经济活动的基本情况,如评价产销形势、计划指标及指标完成情况;
或交代分析的目的、起因;
或指出存在的问题等等。
这一部分应开门见山,直截了当地叙述主要问题,尽快引入主体部分。
2.主体
主体部分集中反映着经济活动的分析过程及其结果,经济活动分析报告的核心部分,主要阐释经济活动“怎么样”、“为什么这样”及“应该怎么办”的问题。
体现在结构上即表现为“基本情况——原因分析——对策建议”这样三个相互关联的层次。
(1)基本情况:
一般采用对比、分解、综合的方法,运用大量数据说明经济指标的完成和变化情况及其存在的问题,展示经济活动的基本情况。
有时还可列出表格并叙述说明。
(2)原因分析:
要从分析的对象和目的出发,对经济活动的具体情况予以具体细致地分析,找出主客观影响因素,并对其经济效益作出客观评价。
在分析中,既要分析成绩取得的原因,总结经验,又要善于揭示矛盾,分析问题产生的症结;
既要重视客观因素的分析,也不能忽视主观因素的分析。
如果是全面分析报告,则要对各项重要的经济指标逐项进行分析;
如果是专题分析报告,则要对该专题的内容和要点展开分析;
如果是部门分析报告,则要抓住几个主要经济指标或一两个重点问题进行分析。
这部分的写作必须实事求是,依据确凿的数字和翔实的资料(包括计划资料、统计资料、会计核算资料等),运用适当的分析方法(包括对比分析法、因素分析法、动态分析法、综合分析法、调查分析法等),对一种经济现象发展变化的全过程,追本溯源,抓主要矛盾,突出重点问题,恰如其分地进行分析评价。
(3)对策建议:
它应以主体部分为基础,抓住要害,有针对性地提出切实可行的建议或措施,观点要鲜明,切忌模棱两可,意见要中肯,措施要有的放矢。
3.结尾
由于主要内容已在主体中涉及到了,因此,大多数经济活动分析报告都不再有单独的结尾,而在写完对策建议后自然作结,行文上显得干净利落。
也有一些经济活动分析报告有独立的结尾,或者总结回顾以照应前言,或者预测前景以展望未来,或者补充说明,使内容更加全面。
不管哪种写法,都要简短精粹,切合需要。
(三)署名
在正文之后右下方签署提出报告的单位或个人姓名,说明写作日期。
如标题已标示单位或个人姓名时,只写日期即可。
二、经济活动分析报告的写作要求
(一)分析要深入、具体
写分析报告,重在深入细致地分析。
经济现象是错综复杂的,要真正把握其演变的规律性,就必须进行深入的分析。
要通过对各种经济指标的了解、对照、计算来发现问题、剖析矛盾,从而对经济活动有一个正确评价。
经济活动常用的分析方法有对比分析法、因素分析法和动态分析法等。
不管使用何种方法,都要做到说明问题条理清楚,分析问题切中要害,评价判断恰如其分。
不凭想当然人为地制造因果联系,不作似是而非、模棱两可的肯定或否定,也不作脱离实际情况的“拔高”或强扭角度。
(二)抓住主要矛盾,解决重点问题
经济活动分析涉及面很广,内容繁多,但撰写分析报告却不能面面俱到,而要从分析报告的目的出发,围绕中心,抓住主要矛盾,深入分析,解决重点问题。
只有这样才能提出切实可行的建议和办法。
否则,眉毛胡子一齐抓,难以解决实际问题。
(三)要重视运用第一手资料
撰写经济活动分析报告离不开资料,而资料既包括计划资料、会计核算资料,又包括深入实际调查研究所获取的第一手资料。
在写作过程中,要重视运用第一手资料,搞清楚经济活动的全过程,有的放矢地进行分析。
(四)叙述要简明,有说服力
撰写经济活动分析报告,叙述问题要简明扼要,观点明确,建议可行,具有较强的说服力。
只有这样,才能对实际工作起指导作用。
第三章 招标书与投标书
第一节 招标与投标概述
一、招标与投标的概念
招标与投标是商品买卖、服务或工程承包的一种交易方式,是一个过程的两个方面。
招标是买方或工程业主(即招标人)预先发出招标通告,提出拟购商品或拟建项目的具体条件,邀请卖方或工程承包商(即投标人)在规定的时间和地点,按照一定程序对自己发盘报价的行为。
投标是投标人根据招标通告规定的条件,在指定的时间和地点向招标人发盘,争取与其成交的行为。
二、招标与投标的特点
招标与投标较之其他的交易方式,主要有以下几个特点:
(一)报价的保密性
每一个投标人在投标时都不可能知道其他投标人的报价,投标人对自己的报价都高度保密。
通常情况下,只有投标主持人和报表人员可以了解。
招标人也不得向任何与招标无关的人员以及所有投标人透露所有标价。
因此,投标人只能在不知道竞争对手标价的情况下,按照招标文件的要求进行分析和判断,经过科学的计算确定自己的标价。
(二)机会的一次性
每一个投标人都只有一次投标报价的机会。
因为投标人计算标价都是在保密情况下进行的,一旦开标就不允许任何投标人以任何理由更改标价。
也就是说,投标人发出的标书是没有交易磋商的一次性报盘。
(三)法律的约束性
根据有关法律和惯例,投标人一旦向招标人递交了投标书,那么该投标书和报价也就有了法律效力。
通常情况下,为了保证投标书的法律效力,投标人还要同时向招标人递交一份投标保证书。
三、招标与投标文书的种类
招标与投标是一项十分复杂的工作,涉及的文书也很多,主要有以下几种:
(一)招标公告
又称招标书,主要用来发布招标信息,吸引投标人前来投标的一种公开性文书。
(二)招标邀请书
用于邀请特定对象前来投标的文书。
(三)投标人须知
规定招标项目、工程规模、技术指标或产品数量、规格以及有关要求等内容的投标指导性文书。
(四)投标申请书
投标人向招标人递交的以备招标人审定投标资格的文书。
(五)投标书
投标人按照招标书提出的条件和要求向招标机构递送的书面竞标文书。
(六)投标保证书
又称保函。
它是为保护招标者的利益,防止投标者中途撤标或拒签合同,由投标者通过银行开立的书面保证文件。
(七)中标(未中标)通知书
招标工作结束后,招标人对投标人中标或未中标的书面通知。
我们主要介绍上述七种文书中的两种:
招标书与投标书。
第二节 招标书
一、招标书的概念
招标书是招标人在招标过程中,根据自己的要求向社会或某些特定对象发出的明确招标条件的公告性文书。
有的也称“招标公告”、“招标通告”、“招标启事”。
二、招标书的作用
随着社会主义市场经济的深入发展,现在适宜于承包的建设项目与经营项目,越来越多地采用了招标的方式,招标书的作用也日益突出,具体表现在以下几个方面:
1.向社会公布招标信息(招标项目、时间、地点等),吸引众多的投标人,从而引入竞争机制,扩大交易范围,选择最优对象。
2.向投标人公布招标条件、步骤,明确招标目的,从而避免招标人和投标人双方的盲目性,极大地提高工作效率。
3.促使双方切实执行约定事项,避免招、投标工作的随意性。
三、招标书的写作内容和格式
招标书一般由标题、正文和结尾三部分构成:
招标书的标题写作,要求内容概括,文笔简练,通常可以分为三种形式:
1.由招标单位全称、招标性质与内容、文种名称三个要素组成,如:
“×
股份有限公司×
高新技术开发区高层住宅建筑工程承包招标公告”。
如果是专门经营招标的单位或部门的招标公告,还应在标题下面写上招标公告编号。
2.由招标单位全称和文种名称组成,如:
“中国轻工业品进出口总公司国际招标部招标书”、“×
×
鞋业有限公司招标公告”。
3.简略式标题
这种形式的标题不仅省去了招标的内容和性质,也省去了招标单位的名称,只简单写上文种名称即可。
如:
“招标书”、“招标公告”、“招标通告”。
正文部分包括前言、招标项目、招标步骤等内容,要写得详细、清楚,言语简洁,不拖泥带水,枝蔓缠绕。
1.前言
简要介绍招标的目的、范围。
目的是向投标人说明,该项目是为了提高质量,还是降低成本,缩短工期或者为了技术攻关,从而使投标人明确努力的方向。
范围是指该项招标是面向全世界,还是面向某一地区,以便使投标人明确自己是不是邀请对象。
2.招标项目
这是招标书的核心内容,要具体说明招标项目名称、工程规模、技术指标或产品数量、规格等。
大型项目或大宗产品应分类列出。
3.招标步骤
这一部分应写明招标起止时间,招标文件发售日期、价格、购买方式,开标时间、地点,联系单位、地址等。
正文部分,一般采用分条列项的方式或表格式的结构。
这样便于投标单位阅读及定夺。
(三)结尾
结尾部分主要写清以下内容:
1.招标单位名称(全称)。
2.地址。
3.通讯号码(电话、电报、电传、邮政编码及传真号码)。
4.行文日期。
四、招标书的写作要求
(一)文字简短、明确
招标书的篇幅不宜过长,一般只要写清项目名称、技术要求、投标方法、投标和开标期限、招标文件发售办法等即可。
语言表达应简洁准确,避免歧义。
(二)格式规范,内容具体
既要掌握招标书的基本写作格式,又要根据不同情况灵活应用。
招标书的内容项目要周全,对投标人的要求要明确、合理,以利于招标活动的具体开展。
第三节 投标书
一、投标书的概念及作用
投标书也称标函,它指投标单位按照招标文件提出的条件和要求而制作的递送招标单位的文书。
投标书的重要性是不言而喻的,主要体现在以下几方面:
1.向招标人告知投标人的有关情况。
如组织机构、技术力量、商业信誉等,以取得招标人的信任。
2.在众多的竞争对手中,充分显示自己的优势和实力,为中标提供条件。
3.投标书是招标、投标活动的中心文书,是招标人选择中标者的直接依据,也是中标后签订合同的基础。
二、投标书的结构及写作内容
投标书从写作内容的角度来说,它必须依照招标书的要求与规定写作;
从表述形式上来说,它又有文字式标书和表格式标书两种类别。
我们主要介绍文字式标书的结构和写作。
文字式标书由标题、称谓、正文、附件、落款五部分组成。
投标书的标题可以由投标单位的全称和文书名称组成,如“×
挖掘机有限公司投标书”;
也可以由项目名称和文书名称组成,如“承包×
建设工程投标书”。
有时还可以简写成“投标书”、“标书”或“标函”。
(二)称谓
称谓,要在标题之下,顶格写明招标单位的名称。
(三)正文
包括愿意参加投标的表态,投标单位名称,授权签名人姓名。
2.投标文件说明
这一部分主要说明所提供的投标文件种类和份数,如投标报价表或总报价、货物清单、资格审查文件、技术参数表、投标保证书等。
如果是工程承包投标,还应说明工程建设期限、工程质量、合理施工措施等。
3.投标人声明
包括投标书的有效期限、履行合同的责任义务、表示放弃对招标人进一步解释招标文件的要求权力以及对投标保证金的处置等。
(四)附件
附件即投标书所附带的有关文件材料。
应分别写明各种附件名称、正本和副本数。
(五)落款
落款应依次写明投标单位名称、地址、通讯号码、授权人签名以及发文日期等。
三、投标书的写作要求
(一)语言要谦和恭敬
投标书中经常使用“贵公司”、“贵单位”、“贵方”、“诸位先生”等客套语,从而使对方感到亲切,也使对方容易接受投标。
(二)表达要准确周密
投标书中的内容关系到对招标人的权力和义务的承诺。
因此,语言表达应力求周到、严密,力求避免使用模棱两可、容易使人产生歧义的语言。
(三)数字要准确清楚
投标书中,尤其是投标书的附件中经常使用大量的数字,这些数字直接关系到投标书的真实性。
因此,写作时应引起高度重视,力求准确和清楚。
第四章 合同
第一节 合同概述
一、合同的概念
合同,是平等主体的自然人、法人、其他组织之间(双方或多方)设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
二、合同的作用
合同的法律强制性反映了合同的重要性,另外,合同在社会活动中,特别是在经济活动中的作用也反映了合同的重要性,具体表现在以下三方面:
(一)有利于提高经济效益,促进国民经济的发展
(二)有利于加强企业的经营管理
合同订立双方在签订合同时,要考虑自己完成合同的可能性,尽可能使自己以较小的投入取得较大的经济效益,以促进企业的经济核算,加强企业的经营管理,使经营管理的不足之处得到改善。
(三)有利于保护合同当事人的合法权益
依法订立的合同,具有法律的约束力,且权责明确,减少了扯皮、推卸责任等现象,对于那些不执行合同的单位、个人,要依法进行经济制裁,对那些有意破坏合同条款而给对方造成经济损失的,要给以刑事处分,这就保护了合同当事人的合法权益。
三、合同的种类
合同的种类很多。
按其表现形式分,可分为书面形式、口头形式和其他形式。
在书面形式中有分条列项书写的条款式合同、作出表格填写的表格式合同,也有条款与表格结合式合同。
按其内容划分,可分为买卖合同,供用电、水、气、热力合同,赠与合同,借款合同,租赁合同,融资租赁合同,承揽合同,建设工程合同,运输合同,技术合同,保管合同,仓储合同,委托合同,行纪合同和居间合同等。
第二节 合同的写作及要求
随着我国法制的健全和合同制的实行,我国实行了合同示范文本制度。
合同管理机关和有关业务主管部门,经过法定程序,正式规定了一些合同的文本格式,目前使用的合同,凡有示范文本的,都按固定格式填写。
合同虽然种类繁多,内容各异,形式上也各有特点,但从整体看,仍有它的共同要求和格式。
一、合同的格式
合同格式,一般包括以下四个部分:
合同的标题不同于其它专用文书,一般只写明合同的性质和名称,如“购销合同”、“建设工程承包合同”、“借贷合同”、“运输合同”、“技术咨询合同”等。
标题要写在第一行中间,文字要简洁明确。
(二)立合同方名称
在标题下面并列书写订立合同的单位名称或当事人姓名。
为了下文说明简洁方便,可在双方当事人后面用括号注明“甲方”、“乙方”。
还可根据合同种类称当事人双方为“定作方”和“承揽方”(加工承揽合同)、“借款方”和“贷款方”(借款合同)、“供方”和“需方”(供销合同)、“发包方”和“承包方”(建设工程承包合同)等,如有中介方也要写明。
但不能使用“我方”和“你方”之类不确定或不规范的称谓。
正文是合同的主要部分。
一般应简明扼要地写明签订合同的依据和目的,依据必须是《中华人民共和国合同法》或有关政策法规,目的要明确。
然后逐条写明当事人各方议定的内容,主要有:
各方应履行什么义务、享受什么权利、承担什么责任、违约的处理等内容。
由于合同的
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