第2章文字处理word全解文档格式.docx
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快速访问工具栏既可以位于窗口的顶端左侧(功能区上方),也可以位于功能区的下方。
单击快速访问工具栏上的“自定义快速访问工具栏”按钮
,在打开的菜单中选择“在功能区下方显示”或“在功能区上方显示”命令即可把工具栏移到功能区的下方或上方。
(2)在快速访问工具栏中添加命令
默认状态下,快速访问工具栏只有少数几个命令按钮。
用户可在其中添加一些其他常用的命令按钮。
有两种方法可在快速访问工具栏上添加命令。
●通过“Word选项”工具栏向快速访问工具栏中添加命令。
操作步骤如下:
①单击快速访问工具栏上的“自定义快速访问工具栏”按钮
,在弹出的下拉菜单中选择“其他命令”,弹出“Word选项”对话框,或单击“文件”选项卡→“选项”命令→“快速访问工具栏”标签,如图2.3所示。
图2.3“Word选项”对话框
②在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择命令类别,该类别的相应命令会出现在所选类别列表框中。
③在所选类别的命令列表框中选择某个命令,然后单击“添加”按钮,所选的命令会出现右侧的“自定义快速访问工具栏”列表框中。
单击“对话框”右侧的“上移”
或“下移”
按钮可调整命令按钮在快速访问工具栏中的位置。
④按“确定”按钮添加成功。
●直接从功能区向快速访问工具栏添加命令。
1单击要添加命令的所在选项卡打开相应的命令。
②在目标命令按钮上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“添加到快速访问工具栏”即可。
4.功能区
功能区由选项卡、组和命令按钮组成,如图2.4所示,每个选项卡上有多个组,每一组包含多个命令,帮助用户快速找到所需命令。
图2.4功能区
5.文档编辑区
文档编辑区即工作区,所有文档内容的输入、显示和编辑都在这里完成。
6.视图模式
视图模式是Word2010显示当前文档的方式,用不同的视图模式显示文档会有不同的效果,但对于文档的打印输出结果并无影响。
“视图”选项卡的“文档视图”组中也包含5种视图模式,单击其中一个模式命令可切换至相应的视图模式。
Word2010的5种视图模式分别如下:
(1)页面视图
该模式模拟打印输出结果的方式,实现“所见即所得”的效果。
对于页眉、页脚、分栏等操作必须在该模式中进行。
(2)阅读版式视图
此模式是专门为计算机屏幕阅读而设计的,该模式下有多种屏幕阅读方式供用户选择。
(3)Web版式视图
该视图模式以网页的方式来显示当前文档,文档不再分页显示,文本和表格自动换行以适应窗格大小。
当文档中需要插入较大图片时,该视图模式不会影响到图片的效果,是较好的浏览文档方式。
(4)大纲视图
当要编辑大文档时,大纲视图是比较理想的视图模式,它不仅显示文档的结构,还显示文件中各段落的内容。
用户可将文档折叠,以便观察某一级的文档结构;
也可展开整个文档观看整体内容。
通过拖动标题,可使移动、复制和重组文档操作变得非常简易。
(5)草稿视图
草稿视图模式下文档的工作区较宽,但是该模式不能显示页眉、页脚和分栏,有时并不能完全显示图文混排的效果。
7.滚动条
滚动条可用于更改正在编辑的文档的显示位置。
8.缩放滑块
拖动缩放滑块可放大或缩小编辑区,更方便用户编辑。
9.状态栏
状态栏显示了当前文档在操作过程中的一些信息,如页面、页数,字数等。
用户可以自定义Word2010状态栏,操作步骤如下:
在状态栏中单击鼠标右键,打开“自定义状态栏”快捷菜单,如图2.5所示。
单击快捷菜单上的某个命令,即可在状态栏上添加或移除该命令。
2.2文档的基本操作
2.2.1文档的创建、打开、保存
1.新建Word文档
单击“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftWord2010”命令,启动Word2010的同时会新建一个空白文档。
在已经启动Word2010的情况下,有以下几种新建word文档的方式:
●单击“文件”选项卡→“新建”命令,如图2.6所示。
在“可用模板”中选择“空白文档”选项,单击右侧“空白文档”下的“创建”按钮,创建一空白Word文档。
●单击快速访问工具栏上的“自定义快速访问工具栏”按钮
→“新建”命令,“新建”按钮将出现在快速访问工具栏中,此时,单击“新建”
按钮可新建一空白Word文档。
●按【Ctrl】+【N】组合键新建一个空白Word文档。
图2.6“新建”命令
2.打开Word文档
最直接的打开文档方式是用鼠标双击该文档。
在已启动Word2010的情况下,打开一个Word文档有以下几种方法:
,→“打开”命令,“打开”
按钮将出现在快速访问工具栏中,此时,单击“打开”按钮打开文档。
●按下组合键【Ctrl】+【O】。
●单击“文件”选项卡→“打开”命令。
●单击“文件选项卡”按钮→“最近所用文件”选项,选项的右侧保留了最近使用过的部分文档,单击需要的文档即可。
使用前三种方法都会弹出一个“打开”对话框,如图2.7所示。
在文件显示区选择要打开的文件,然后单击“确定”按钮打开文档;
单击“取消”按钮直接退出“打开”对话框。
图2.7“打开”对话框
3.保存Word文档
保存文档有以下几种方法:
●单击“文件”选项卡→“保存”命令。
●单击快速访问工具栏上“保存”按钮
保存Word文档。
●按下组合键【Ctrl】+【S】保存当前Word文档。
对于从未保存过的Word文档,执行保存操作后会弹出一个“另存为”对话框,如图2.8所示。
在“保存位置”下拉列表框中选择文件保存的目标位置,在“文件名”文本框中输入需保存的文件名,然后单击“保存”按钮保存文档。
图2.8“另存为”对话框
2.2.2Word2010的密码设置
在Word2010中,用户可为文档设置密码以防他人打开或修改。
设置打开文档密码的操作步骤如下:
①单击“文件”选项卡→“信息”命令,窗口中间会出现于文档有关的信息选项,如图2.9所示。
图2.9“信息”命令
②单击窗口中的“保护文档”按钮→“用密码进行加密”命令,打开“加密文档”对话框。
如图2.10所示。
图2.10“加密文档”对话框
③在“加密文档”对话框中的“密码”文本框中输入密码,“确认”后再次输入一次确认密码,如此,当用户打开该文档时需要输入正确的密码才可。
2.2.3文档的输入与编辑
1.定位光标
光标的定位即是光标插入点的位置,文字录入和文本选定等操作是从光标插入点开始的。
在Word中,只要在指定位置单击鼠标左键即可改变光标的定位(但前提是该位置必须已存在字符,包括空格)。
在空行中双击鼠标也可定位光标。
此外,也可通过键盘来定位插入点,表2.1是一些常用的控制光标定位的按键。
表2.1常用的光标定位按键
按键
功能(将插入点…..)
【Enter】
结束当前段的编辑,并增加一个空的段落
【←】
左移一个字符或汉字
【→】
右移一个字符或汉字
【↑】
上移一行
【↓】
下移一行
【Home】
移至行首
【End】
移至行尾
【PgUp】”
上移一页
【PgDn】
下移一页
【Ctrl】+【End】
移至文档开头
【Ctrl】+【Home】
移至文档结尾
2.选定文本
在对指定的文本进行编辑之前首先要选择该文本。
在文档中拖动鼠标即可选取文本,用户也可结合键盘来选取文本。
以下是结合键盘选取文本的方法。
(1)选取一句
把鼠标移至某句的任意位置,按住【Ctrl】键的同时单击鼠标左键可选取该句。
(2)选取一行
将光标移至指定行的左侧,当鼠标变成
形状时,单击鼠标左键可选择该行。
(3)选取一段
●在某段的任意位置连续单击鼠标三次可选择该段。
●将鼠标移到段落左侧,当鼠标变成
形状时双击鼠标也可选择该段。
(4)选取连续文本
把光标定位在需选文本的起始位置,按住【Shift】键,然后在需选文本的结束位置处单击鼠标左键即可。
(5)选取非连续的文本
按住【Ctrl】键的同时多次拖动鼠标可选择非连续的文本。
(6)选取矩形区域文本
按住【Alt】的同时拖动鼠标在文本中形成矩形选区,从而选择了选区内的文本。
(7)选取全文
●按【Ctrl】+【A】组合键可选取全文。
●把鼠标放在文本任意一行的左侧,待光标变成
形状时连续单击鼠标三次也可选取全文。
3.撤销与恢复
(1)撤消
Word2010的撤消功能可以对之前的操作进行多步撤消。
撤消操作有以下几种方法:
●单击快速访问工具栏中的“撤消”按钮
●按下组合键【Ctrl】+【Z】进行撤消。
●要撤消多次操作,可单击快速访问工具栏中“撤消”按钮右侧的下拉箭头,在弹出的下拉菜单中选择要撤消的操作步骤即可。
(2)恢复
使用了“撤消”命令后,还可以使用“恢复”命令还原撤消操作。
恢复操作有以下几种方法:
●单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮
●使用组合键【Ctrl】+【Y】进行恢复。
●要恢复多次操作,可单击快速访问工具栏中“恢复”按钮右侧的下拉箭头,在弹出的下拉菜单中选择要恢复的操作步骤。
4.复制和移动文本
(1)复制文本
复制文本有以下几种方法:
●选取要复制的文本,按住【Ctrl】键的同时把文本拖至目标位置。
●选取要复制的文本,单击“开始”选项卡→“剪贴板”组→“复制”按钮
,然后把光标插入点定位在目标位置处,单击“开始”选项卡→“剪贴板”组→“粘贴”按钮
●选取要复制的文本,按【Ctrl】+【C】组合键复制文本,然后在目标位置处按【Ctrl】+【V】组合键粘贴文本。
选取要复制的文本,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令,然后在目标位置处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中可选择有关的“粘贴选项”命令进行粘贴,如图2.11所示。
有关粘贴选项的含义如下:
●保留源格式
:
使用此选项可以保留复制文本的原字符样式和直接格式。
直接格式包括诸如字号、倾斜或其他未包含在段落样式中的格式之类的特征。
●合并格式
:
使用此选项可以放弃复制文本的大多数原格式,但会将只应用于部分选择内容的格式(如加粗和倾斜)视为强调格式而予以保留。
复制的文本承袭粘贴到的段落的样式特征。
文本还承袭粘贴文本时紧靠光标前面的文本的直接格式或字符样式属性。
●只保留文本
使用此选项可以放弃复制文本的所有原格式和非文本元素,如图片或表格。
文本承袭目标位置处的段落样式特征,还会承袭目标位置处紧靠光标前面的文本的直接格式或字符样式属性。
使用此选项会放弃图形元素,将表格转换为一系列段落。
(2)移动文本
移动文本有以下几种方法。
●选取文本,用鼠标把文本拖至目标位置后松开鼠标即可移动文本。
●选取要移动的文本,单击“开始”选项卡→“剪贴板”组→“剪切”按钮
●选取要移动的文本,按【Ctrl】+【X】组合键复制文本,然后在目标位置处按【Ctrl】+【V】组合键粘贴文本。
●选取文本后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令,然后在目标位置处单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中可选择有关的“粘贴选项”命令进行粘贴,如图2.11所示。
在Word2010中,无论采用何种方式复制或移动文本,都在会粘贴文本处出现一个“粘贴选项”按钮
单击该按钮会弹出粘贴选项,如图2.11所示。
5.删除文本
(1)删除少量文本
要删除少量文本,只需把光标定位在文本中,使用【BackSpace】或【Delete】键向左或向右删除该文本即可。
(2)删除一段文本
要删除一段文本,可先选取文本,然后使用【BackSpace】或【Delete】键删除选定的文本。
6.查找和替换文本
查找和替换是修改文本的重要手段,查找和替换的对象包括文本、格式、特殊字符等,但不能对图形对象进行查找和替换。
可以对整个文档进行查找和替换操作,也可只对选定的文本进行查找和替换。
(1)查找
查找功能可以帮助用户快速搜索指定的内容,Word2010中的查找功能有两种方法,
●方法一:
单击“开始”选项卡→“编辑”组→“查找”按钮,在窗口左侧弹出“导航”窗格,如图2.12所示。
在文本框中输入要查找的内容,然后按下放大镜按钮
进行搜索。
●方法二:
单击“开始”选项卡→“编辑”组→“查找”按钮右侧的下拉三角按钮→“高级查找”选项,弹出“查找和替换”对话框,如图2.13所示,操作步骤如下:
①在“查找内容”文本框内输入需查找的内容。
②单击“查找下一处”按钮将从光标插入点开始查找。
继续单击“查找下一处”按钮可查找出文档中其余符合条件的内容。
当搜索至文档结尾时,单击“查找下一处”按钮会继续从文档的起始处开始搜索。
图2.12“导航”窗格图2.13“查找和替换”对话框
(2)替换
当需要对文档中的多处内容进行替换时,使用替换功能可帮助用户快速替换文本。
单击“开始”选项卡→“编辑”组→“替换”按钮,或按下【Ctrl】+【H】组合键,打开“查找和替换”对话框,如图2.14所示。
图2.14“查找和替换”对话框
“查找内容”文本框:
在该文本框内输入需替换掉的内容。
“替换为”文本框:
在该文本框内输入替换后的内容。
“替换”按钮:
把“查找内容”文本框中的文本替换为“替换为”文本框中的内容,单击一次只替换一处。
“全部替换”按钮:
将“查找内容”文本框中的文本替换为“替换为”文本框中的内容,单击一次即可对全文或所选择文本中符合条件的文本进行替换。
“查找下一处”按钮:
单击此按钮只查找“查找内容”文本框中的内容,并不进行替换。
“更多”按钮:
单击此按钮会打开“搜索选项”栏,如图2.15所示。
在“搜索选项”标签中,可设置搜索的方向、查找和替换文本的格式等;
使用“格式”菜单按钮下的命令可对查找和替换的内容进行格式设置。
“取消”按钮:
单击此按钮退出对话框,并不执行查找和替换操作。
图2.15单击“更多”按钮后的对话框
2.2.4文档的格式化
文档格式化包括文档的字符格式化和段落格式化等操作,
1.设置字符格式化
要对已有的文本进行格式化,需先选定文字,再执行相应的格式化命令;
在未选定任何文字的情况下设置格式,表示为将要输入的文字预设格式。
字符格式化包括设置字符的字体、字号、颜色等属性。
有以下几种设置字符格式化的方法。
(1)使用“字体”组中的命令按钮
单击“开始”选项卡,打开该选项卡下的功能组,其中“字体”组包含了部分设置字符格式化的命令按钮,如图2.16所示。
图2.16“开始”选项卡→“字体”
(2)使用浮动工具栏
选择文本时,可以显示或隐藏一个方便、微型、半透明的工具栏,称为浮动工具栏,如图2.17所示。
浮动工具栏可设置文本的字体、字形、字号、对齐方式和文本颜色等属性。
组图2.17浮动工具栏
(3)使用“字体”对话框
除了使用浮动工具栏和“开始”选项卡中的“字体”组按钮对文档进行字符格式化以外,还可以使用“字体”对话框进行更丰富、详细的字符格式设置。
选取文本,单击“开始”选项卡→“字体”组右下角的“字体”按钮
(或单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“字体”命令),打开“字体”对话框,如图2.17A和图2.17B所示。
“字体”对话框包括“字体”和“高级”两个选项卡。
在“字体”选项卡中可设置文字的字体、字号、颜色、下划线、着重号和一些特殊效果等,如图2.18A所示;
在“高级”选项卡中可设置字体的缩放、间距和位置等属性,如图2.18B所示。
图2.18A“字体”/“字符”图2.18B“字体”/“高级”
2.设置段落格式化
段落是文档的基本组成单位,可由任意数量的文字、图形及段落标记构成。
按下【Enter】键可结束当前段的输入,同时产生一个新的段落,新段落将继承上一段落的所有格式。
把光标置于段中的任意位置后即可进行段落格式化操作。
段落格式化可通过以下三种方法来完成。
(1)使用“段落”组中的命令按钮
单击“开始”选项卡,打开该选项卡下的功能组,其中“段落”组包含了部分设置段落格式化的命令按钮,如图2.19所示。
图2.19“开始”选项卡→“段落”组
(2)使用浮动工具栏
选择文本时显示或隐藏的浮动工具栏中也可包含了部分的段落格式化命令,如对齐方式、缩进级别等,如图2.17所示。
(3)使用“段落”对话框
“段落”组和浮动工具栏中的段落格式化功能相对简单,而“段落”对话框集中了段落格式化的所有功能。
单击“开始”选项卡→“段落”组右下角的“段落”按钮
(或单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令),打开“段落”对话框。
如图2.20A~2.20C所示。
该对话框包含了三个选项卡:
“缩进和间距”、“换行和分页”和“中文版式”。
●“缩进和间距”选项卡:
“常规”选项组:
该选项可设置段落的对齐方式和大纲级别。
Word有5种段落的对齐方式:
左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。
“缩进”选项组:
该选项可设置段落与页面边界的距离,包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。
图2.20A“缩进和间距”图2.20B“换行和分页”
“间距”选项组:
该选项可设置段与段之间的距离。
“行距”:
该选项可设置段落中行与行之间的间距。
●“换行和分页”选项卡:
Word会根据一页能够容纳的行数对文档进行自动分页,但有时为了排版需要,需对段落进行分页处理,“换行和分页”选项卡提供了该功能,如图2.20B所示。
“孤行控制”:
勾选该选项,不允许光标所在页的首行只保留段落的最后一行或结尾处只出现段落的第一行。
“与下段同页”:
勾选该选项,强制把当前段的整段与下一段同处一个页面。
“段中不分页”:
勾选该选项,不允许同一段落出现在两个页面,强制把该段分在同一页面,保持段的可读性。
“段前分页”:
如果一个段落出现在两个页面,勾选该选项,则把整段都分在后一页。
●“中文版式”选项卡
该选项卡允许用户对中文排版的文本做一些特殊处理,如图2.20C所示。
3.使用格式刷
利用格式刷可快速复制文本的格式(包括字符格式和段落格式)。
●把光标置于参考格式的文本中(或选择参考格式的文本),单击“开始”选项卡→“剪贴板”→“格式刷”按钮
,鼠标变成刷子形状
后拖动鼠标选择目标文本即可。
●把光标置于参考格式的文本中(或选择参考格式的文本),双击“开始”选项卡→“剪贴板”→“格式刷”按钮
后可连续给其他文本复制格式。
再次单击“格式刷”按钮
或按下【Esc】键退出格式刷编辑状态。
2.2.5项目符号和编号
通常为了增加文档的可读性,需要在段落前面增加一些编号或符号。
Word2010有自动设置编号和项目符号的功能。
为段落设置项目符号和编号的方法如下:
●选择段落,在“开始”选项卡下的“段落”组中单击“项目符号”
按钮或“编号”按钮
,即可为段落添加系统默认的项目符号和编号。
●选择段落,在“开始”选项卡下的“段落”组中,单击“项目符号”或“编号”按钮右侧的下拉三角按钮
,在弹出的“项目符号库”或“编号库”中选择所需的项目符号或编号格式。
●选择段落,在“开始”选项卡下的“段落”组中,单击“项目符号”按钮右侧的下拉三角按钮
→“定义新项目符号”按钮,打开“定义新项目符号”对话框,在该对话框中可选择其他的符号或图片作为项目符号,如图2.21所示;
要为段落定义编号则单击“编号”按钮右侧的下拉三角按钮
→“定义新编号格式”按钮,打开“定义新编号格式”对话框,在该对话框中设置其他的编号格式,如图2.22所示。
图2.21“定义新项目符号”对话框图2.22“定义新编号格式”对话框
2.2.6边框和底纹
通常,为了美化文本或强调重点,可对所选择的文本、段落或页面添加边框和底纹效果。
单击“开始”选项卡→“段落”组→“边框”按钮
右侧的下三角按钮,在弹出的列表中选择“边框和底纹”选项,打开“边框和底纹”对话框。
该对话框包括三个选项卡:
“边框”、“页面边框”和“底纹”选项卡,如图2.23A~2.23C所示。
●“边框”选项卡
该选项卡是针对所选择的文本或段落来设置边框,如图2.23A所示。
“设置”选项组:
该选项组包含了边框的几个种类(方框、阴影等),“无”表示不对文本应用任何边框效果。
“样式”列表框:
该列表框提供多种边框的线型样式。
“颜色”下拉列表框:
可在该下拉列表框中设置边框的颜色。
“宽度”下拉列表框:
可在该下拉列表框中设置边框的宽度。
“应用于”下拉列表框:
在该列表框中选择边框应用的对象(“文字”还是“段落”)。
“文字”选项只对所选的文本设置边框;
“段落”选项则对所选文字所在的段落设置边框。
●“页面边框”选项卡
“页面边框”选项卡的设置与“边框”选项卡类似,如图2.23B所示。
不同之处在于:
“边框”选项卡是针对文字和段落而设置的边框,“页面边框”是针对节或页面而设置的边框。
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