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峰会举办的目的——“协助地方经济发展,实现企业永续经营”,本来就属于工商业联合会的一项工作内容,为宜宾发展献计献策工商业联合会更是义不容辞,峰会的举办将促进和带动工商业联合会工作的开展,其作用是无庸置疑的。
峰会的举办对会议的实际承办方——宜宾深蓝企业咨询有限公司,虽无眼前的实际利益,但在政府和社会各方的协助下,如果运作统筹的好,收支的平衡是有保证的,而且峰会运作过程中积累的政府、企业、传媒的,将对深蓝日后的发展,起到积极推动作用。
二、前期筹划
(一)、寻找合作伙伴。
主办方:
宜宾市政府。
承办方:
(深蓝具体负责)协办方:
由营销公关情况确定。
(须支付一定赞助费,经额暂定1万元)
(二)、此阶段工作流程。
1、深蓝与宜宾工商业联合会接洽,取得其对峰会举办的支持和参与。
工商业联合会的支持和参与,使峰会的筹办由一个企业的单方行为转变成全社会、各行业的共同心声,从而使峰会的举办取得广泛的社会基础。
而工商业联合会的半官方性质,也能增加峰会的公信力,扩大其宣传和影响力,起到四两拨千斤的妙用。
2、积极运筹,充分利用传媒和社会,将峰会的意图转变为政府的行为。
有了政府的支持和参与,峰会的成功就有了可靠保障。
3、在获得政府和工商业联合会的支持和参与后,着手成立峰会筹备组,以全面领导峰会工作。
筹备组人员名单
组长:
市长或副市长。
副组长:
宜宾宜宾工商业联合会会长,深蓝公司总经理。
秘书长:
深蓝公司总经理。
(具体负责)
委员:
相关机构领导、协助方企业领导。
办事人员:
外勤,负责对外联系。
(地点、人员、传媒联系,企业拜访)
内勤,负责内部管理。
(财务、文案、策划、监督、总结)
三、相关准备
峰会筹划工作一旦进展顺利,在筹备组的领导下,积极进行峰会的准备工作。
(一)、峰会筹备计划书的制订。
(时间:
一个月)
1、峰会筹备组全体成员,应开会讨论,确定峰会的筹办原则和行动纲领。
2、按照上述原则和纲领,制作峰会筹备计划书。
计划书包含:
会议时间、会议地点、会议人员、会议日程安排及所议事项、会议举办条件及硬软件支持、传媒联系、后勤支持、服务人员及培训等等。
3、制定峰会筹备实施络图。
(有助于统筹安排,哪些先行,哪些后行,那些并行心中有数)
(二)、峰会时间和地点:
时间建议:
四月初举办为宜,议程三日。
(天气凉爽,避开长假)
地点选择条件:
1、风景区。
2、三星级以上酒店。
3、交通比较方便。
4、有举办大型峰会的场所和能力。
(三)与会人员:
三个月)
1、政府及工商业联合会作为特邀嘉宾。
2、企业年销售额逾800万元的宜宾企业家。
3、筹备组特邀的教授、专家。
4、传媒人员。
5、后勤支持人员。
(四)、峰会宣传及报名工作:
1、峰会有奖征名活动,通过此项活动,吸引公众广泛参与,提升峰会的社会影响力。
(该项活动将于宜宾日报、宜宾在线、宜宾新闻等多家传媒协同进行)
2、筹备组拟定参与人员,寄发邀请函到企业,征询意见,开展报名活动。
3、筹备组与报社联系,进行峰会宣传活动,并开展报纸报名活动。
(广告投放量,暂定为一周一次,届时根据社会各方反应和活动报名情况,进行调整)
4、筹备组与宜宾在线,宜宾新闻等站合作,提供络报名服务。
5、筹备组统计活动报名情况。
如果不理想,立即安排人员,到企业进行攻关游说。
6、峰会截止报名日期:
峰会举办前10日,以方便酒店按人定量合理安排工作。
7、筹备组与电视台联系现场直播事宜。
8、筹备组与报社联系深度报道事宜。
9、筹备组与站联系深度报道事宜。
(五)、峰会接待规模统计及接洽酒店:
5天)
峰会报名截止后,筹备组应尽快统计出人员数量,接洽峰会举办酒店,落实相关事宜。
酒店应围绕以下几个方面开展工作:
1、人员接待标准:
餐饮标准,住宿标准。
(人员住宿房间安排,餐饮坐席安排)
2、场地准备:
停车场,会议举办大厅。
3、酒店气氛营造:
宣传画,宣传标语,气球红幅等。
4、服务人员配备。
5、安全标准。
6、茶水供应。
7、医疗保障。
8、办公设施。
9、服务实施细则制订,各方面进度完成情况,并由筹备组验收通过。
(六)、峰会经费收支:
经费:
1、峰会参与企业收费标准:
6000/个,人数13人,人数超员,按20XX元/人加收。
此费用为现场签收费,只针对企业与会人员。
2、峰会协办单位收费标准:
120XX/个,此费用为提前收取,协办方人员主席台就坐,现场提供广告牌一块。
3、政府划拨部分经费。
4、经费不足部分,由深蓝公司补充;
经费如有充裕,交由深蓝和宜宾工商业联合会共同建立的专项帐户统筹管理,专款专用,留作下一年度峰会举办经费。
5、宜宾企业家风采专题片,由筹备组与电视台合作拍摄,8万元/单位,协议分成。
经费支出:
1、劳务开支。
2、有关人员奖励。
3、办公费用。
4、广告支出。
5、酒店费用。
(七)峰会报到方式:
1、交通:
自驾车。
2、报到时间:
上午9点半到11点。
3、报到地点:
峰会筹备组在酒店设立签到处,签到即收费。
酒店到时提供免费茶水及休息场地。
(八)、峰会其他准备事项:
1、报到时,发放峰会日程安排。
2、报到时,发放笔记本及文具。
(酒店准备)
3、与会者胸牌制作发放,方便了解。
(工作单位,职务,名称)
4、人员座次安排:
政府及机构领导、专家学者、协办方企业主要领导主席台就坐;
其余与会人员,按达到先后,顺序发放坐席号牌。
5、视听器材准备。
(黑板及投影,由酒店提供)
6、峰会记录人员。
(是否需要,到底记录什么)
7、摄影人员。
(数码摄像机)
8、峰会场地布置。
(酒店布置,筹备组提出要求)
9、准备大巴一辆,以备急用。
四、会议举行
峰会日程安排:
1、第一天
上午:
人员签到,并交纳与会费用。
下午:
由筹备组有关领导剪彩。
由筹备组秘书长主持会议。
由市政府领导宣布峰会开幕并讲话。
有关机构领导领导讲话。
专家报告会:
分析国际国内形势对企业经济活动的影响,提出应对策略。
2、第二天
讨论深蓝提交的一个典型案例,分析深蓝所采取的营销策划方案的优劣。
下午:
自由讨论,为宜宾经济发展献计献策。
3、第三天
讨论观点,应进行记录,并进行归纳整理。
上午结束时,发放礼品。
(礼品实用,有档次,但不奢华,建议:
高档茶叶或当地特产)
自由活动。
(组织参观景区景点,调剂身心,增进了解)
参观完毕,由会议主持人宣布峰会结束,筹备组人员与来宾握手告别。
五、会后总结
(一)、峰会完毕后,现场拍摄图片及文字资料,由筹备组制作成册,邮寄与会人员。
(二)、峰会记录,由筹备组继续整理,在有关专家学者的指导下形成文案,邮寄与会人员。
(三)、电话回访,筹备组内勤收集与会人员对峰会举办效果的意见,进行归纳分析,提出整改意见。
(四)、筹备组内勤统计峰会的收支情况,作出资金盈亏报告。
(分析不合理的花费,汲取经验教训)
(五)、峰会品牌的延伸:
成立深蓝·
高管沙龙,其成员为宜宾工商界的高层人士。
沙龙每月举办一期,时间为一天,会议内容:
自由讨论,专家咨询。
(六)、与宜宾电视台合作,制作宜宾企业家风采专题系列片,在电视黄金时段播出,对有关人员进行深度宣传报道。
(如果时间允许,可以先拍摄一部分,在峰会举办前播出,以营造气氛。
)
(七)、总结举办峰会的经验和教训,为筹办川南乃至西部企业家峰会作准备。
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