公文处理基本流程修订版剖析Word下载.docx

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（分为表彰性、批评性、传达性通报）。

报告

适用于向上级机关汇报工作，反应情况，答复上级机关的询问，不需要上级机关对报告内容进行回复。

所有相对下级机关都可以使用的稳重（“报告”是上行文，主送机关是有隶属的直接上级，一般不允许越级上报）

请示

适用于向上级机关请求指示、批准的事项。

所有相对下级机关都可以使用的文种（“请示”是上行文，主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报）。

批复

适用于答复下级机关请示事项。

使用“批复“的请提是下级机关上报“请示”，批复只对于主送“请示”的机关，如有其他机关也需要知道批复的内容时，应用抄送的形式传达。

意见

适用于对重要问题提出见解和办法。

党、政、人大等各级机关都可以使用。

函

适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

各级机关都可使用，“函”分为商洽函、问答函、批答函，仅为平级机关之间的交流工具。

会议纪要

适用于记载和传达会议情况和决定事项。

各级机关都可使用，“会议纪要”属于综合性文种，即可上报又可下发，也可平行使用。

3、公文的格式

公文一般是由眉首、主体、版记三部组成。

眉首：

首页红色反线之上的部分（此红色反线上粗下细，名为武文武文线）。

包括：

公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号。

（1）公文份数序号：

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限：

需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度:

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识：

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。

（5）发文字号：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

主体：

即文件的正文部分。

公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间。

（1）公文标题：

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送机关：

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文：

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（4）附件：

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.×

×

”）；

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件。

（5）成文日期：

用汉字将年、月、日标全；

“零”写为“○”，以负责人签发时间为准。

版记：

应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

主题词、抄送、印发机关和印发时间、份数。

（1）主题词：

用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3标宋体字；

词目之间空1字。

（2）抄送：

　公文如有抄送，在主题词下一行；

左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；

回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发时间：

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；

用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识

（二）公文的发文办理程序（见下图）

部门拟稿——部门负责人签字——办公室核稿———单位领导签发——公文编号——排版——印发——存档

1、公文初拟人员职责：

负责草拟公文文稿，做到语言通顺、结构合理、内容正确；

填写发文处理单中人名、时间、表述等（发文底稿单见后附表2）。

初拟人员应认真研究、组织起草，严格把关，拟好草稿后由主要负责人签名。

2、办公室拟稿人员初核职责：

审核公文文字、段落结构是否正确，会签手续是否齐全，公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行。

3、办公室复核职责：

审核公文业务内容是否准确体现领导意图，是否符合法律法规和政策规定，是否符合实际；

是否具有可操作性，是否需要进一步组织有关部门研究和协商会签。

公文用词是否恰当，表述是否准确，语句是否精炼，段落结构是否合理。

协调公文间的关系，内容是否正确，是否必须发文；

签发程序和公文格式是否正确，行文关系和发送范围是否恰当，密级和紧急程度标注是否准确等。

4、办公室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题，视情况请拟文部门自行完善、退回补正。

5、拟稿人、审核人均应在统一格式的公文底稿指的指定栏目内签名表态，以示负责。

6、未经办公室和有关办公室领导审核的文稿，不得直接呈领导签发。

7、各级领导审批和签发公文，要签署自己的意见、姓名和日期，不能只签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。

8、制发公文应当确有必要，注重效用，力戒照抄照转、内容空泛。

要严格控制文件规格和发文数量，可发可不发的文件一律不发。

（三）公文的收文办理程序（见下图）

签收——登记——拟办——请办——传阅——承办——催办——注办签收、登记、拟办、请办、传阅、承办、催办等程序。

1、登记：

对于收到的公文，要在第一时间贴上公文处理卡，写清登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等内容。

（见文件

处理卡附表3）

2、拟办：

文秘工作人员填写收文处理卡后，送办公室主任提出办理意见，按照主任意见呈主管领导批示或转有关部门办理。

3、请办：

办公室根据领导批示将需要办理的公文转有关部门办理。

对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

5、传阅：

办公室根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。

文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。

机要文件传阅要当天送、当天收回，或阅文者在阅文室阅读。

6、承办：

凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、按照文件要求办理；

凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。

　　7、催办：

办公室对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向主管领导汇报办理情况。

8、对涉及其他部门职责的，主办部门要主动搞好协调，协办部门

要积极配合。

9、要严格落实督办制度，做到事事有回音、件件有着落，确保领导批

示落到实处。

公文处理流程图

（四）文件的整理归档

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

一般由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

1、归档的范围

（1）机关文件材料的归档范围：

上级机关、同级机关、下级机关、本机关收文发文资料。

（2）机关文件材料不归档范围:

上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；

本机关文件材料中的重份文件，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，电话记录等；

同级机关的文件材料中。

不需贯彻执行的文件材料；

下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、企业文件归档的分类

（1）党群工作形成的文件材料；

（2）行政管理工作形成的文件材料；

（3）经营管理工作形成的文件材料；

（4）工程技术管理工作形成的文件材料；

（5）人力资源管理工作形成的文件材料；

（6）机电物资管理工作形成的文件材料；

（7）财务、审计管理工作形成的文件材料。

3、归档的方法

（1）装订案卷：

要拆除文件上的金属物，对破损的和大小不一的文件要进行修补、切齐和折叠，左边三孔一线装订

（2）按照文件类型，进行分类归类；

（3）将以归类装订好的的文件统一放入档案盒中保管，徐晓辉的文件，进行销毁处理。

4、档案保存时限

档案保存时间分为永久、长期、短期，永久文件保存时限为50年以上；

长期文件保存时限16-50年；

短期文件保存时限为15年以下

三、公文的行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

4、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

5、“请示”应当一文一事；

一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

6、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

四、公文的管理

1、文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

2、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

3、公文被撤销，视作自始不产生效力；

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

4、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

中国水电五局有限公司第一分局文件

XXX发〔2011〕X号

关于XXXXXXXXXXX的通知

XXXXXXXX:

（正文部分字体为三号仿宋）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

附件：

1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加标点

2.XXXXXXXXXXXXXXX

二〇XX年X月XX日右空四字

注：

成文日期必须在有公文内容的页面中，不可单独放在无公文内容的空白页中，也不可在空白页中标“此页无正文”后，单独放置成文日期，如公文内容刚好满页，则可通过删减公文内容，或者改变行间距进行调整后，放置成文日期。

主题词可单都放置一页，在公文正文结束后，最末页低端添加。

主题词:

XXXXXX通知（词目间间隔一个字，最后一个主题词必须为文种）

抄送:

XXXX,XXXX;

XXXX,XXXXX。

（三号，仿宋）

XXXXXXXXXXXXXXXXX20XX年X月XX日印发

印发机关左空1字，印发时间右空1字，3号仿宋共印X份

附表2

行政发文专用底稿单

中国水利水电第五工程局有限公司一分局文件稿底

签发人

机密程度

文件字号

X项发〔〕号

共印分数

主办单位负责人

拟稿人

核稿人

会签部门及负责人

事由

主送单位

抄送单位

年月日

党发文专用底稿单

****文件稿底

X项党发〔〕号

附表3

文件处理卡

来文机关

来文编号

来文份数

文件标题

收文日期

年月日

收文编号

缓急

密级

办公室

意见

领导

运转

（传阅）

记录

签名

日期

备注

主办部门

处理结果

归档日期

归入档号